Ihnen fällt das Entsorgen von Dokumenten schwer? „Sicherheitsspeicher“ müssen her!

Entrümpeln, entsorgen, aufräumen – das ist der erste Schritt in Richtung Büroordnung und nachhaltiger Ablageorganisation! Damit werden Platzressourcen und Übersicht geschaffen, die optimale Basis für weitere Aktionen.

Im Folgenden gehe ich auf das Entsorgen von Dokumenten ein. Denn damit tut sich so mancher schwer – das weiß ich auch aus Rückmeldungen von Teilnehmern meines Büroorganisationskurses.


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Chaos oder Ordnung – wozu tendieren Sie?

Hin und wieder komme ich in ein Unternehmen mit einem Großraumbüro. Es gibt wenige Orte wie ein Großraumbüro, die mit einem Blick die unterschiedlichen „Ordnungstypen“ erkennen lassen. So zahlreich die Schreibtische, so unterschiedlich die darauf vorherrschende bzw. fehlende Ordnung:


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Gesund essen im Büro – 8 Tipps

Häufig sind die Tage im Büro von Hektik bestimmt. Termindruck, Stress – zum Essen fehlt die Zeit und die Mittagspause wird schon mal durchgearbeitet. Und wenn einen zwischendurch doch der Hunger packt, greift so mancher zum Schokoriegel.

Nun sind die meisten dieser Fast-Food-Produkte nicht nur rasch verdrückt, sondern auch ausgesprochen


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Der Hund im Büro – so kann es klappen

Die meisten Hundebesitzer möchten möglichst viel Zeit mit ihrem vierbeinigen Freund verbringen. Der Wunsch, den Hund auch mit ins Büro zu nehmen, drängt sich auf. Ein Recht hierzu gibt es allerdings nicht, welches die Mitnahme gestattet.

Um diesen Wunsch aber trotzdem Realität werden zu lassen, gilt es, einiges zu berücksichtigen.


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Peter Mohr: Präsentieren Sie mit der Backbone-Technik!

Ein Gastbeitrag von Peter Mohr: 

Die Ausgangssituation

Wenn wir präsentieren, sind wir in dem zu präsentierenden Thema meist schon seit Monaten oder sogar Jahren eingearbeitet. Zudem kennen wir den Inhalt und die Struktur unserer eigenen Präsentation bis ins kleinste Detail.

Auf unsere Zuhörer treffen diese beiden Voraussetzungen aber nicht zu. Denn zum einen sind diese meist zum ersten Mal mit dem präsentierten Inhalt konfrontiert. Zum anderen kennen sie auch nicht die konkrete Struktur und Gliederung unserer Präsentation.

Die Problematik

Dadurch entsteht meist folgende Problematik:

Wenn wir unsere Zuhörer überzeugen wollen, müssen diese auch den Inhalt unserer Gedanken bis ins Detail verstanden haben.

Denn ein “Sich-überzeugen-lassen” setzt immer auch ein “Verstanden-haben” voraus.

Aber oft können die Zuhörer unsere Gedanken gerade deshalb nicht hundertprozentig verstehen, weil ihnen die Gesamtstruktur der Präsentation gar nicht, zu wenig oder erst zu spät völlig klar wird. Die Zuhörer sehen dann den Wald vor lauter Bäumen nicht.

Es entstehen zu viele Reibungsverluste, weil der Zuhörer sehr viel seiner Kapazität in das Nachvollziehen der Präsentationsstruktur investieren muss.

Eine halbherzige Lösung: die Darstellung der Präsentationsgliederung zu Beginn der Präsentation

Eine mögliche Lösung wäre es, wenn wir den Zuhörern zu Beginn auch eine Gliederungsübersicht (Agenda) der Präsentation darstellen. Diese strukturierte Vorschau auf die Präsentation gibt den Zuhörern schon mal eine gewisse Orientierung, um die Inhalte der Präsentation besser einordnen und verstehen zu können.

Allerdings reicht diese einmalige Vorschau auf die Gliederung häufig nicht aus. Denn schon wenige Minuten nach der Darstellung der Gliederungsübersicht haben die Zuhörer diese schon wieder vergessen. Und dies umso eher, je neuartiger das Gesamtthema für die Zuhörer ist. Dies habe ich schon oft in meinen Seminaren getestet und demonstriert.

Die vollwertige Lösung: die Backbone-Technik

Bei der Backbone-Technik hangelt man sich bei der Präsentation an einer Art Rückgrat (dem Backbone) entlang, welches man den Zuhörern immer wieder demonstriert und vor Augen führt.

  • Man zeigt ihnen hierzu zu Beginn der Präsentation die Gliederungsübersicht, die ja genau diesen Backbone darstellt.
  • Danach behandelt man den ersten inhaltlichen Punkt. Bildlich gesprochen präsentiert man nun die erste “Rippe”, die von diesem Rückgrat abzweigt.
  • Und wenn man dann diesen ersten inhaltlichen Punkt abgehandelt hat, springt man aber nicht gleich zum nächsten inhaltlichen Punkt. Nein, man springt stattdessen erst wieder auf den Backbone zurück.
  • Und erst danach geht man in den nächsten inhaltlichen Punkt hinein.

Bildlich gesprochen springt man also von der Rippe wieder hoch auf das Rückgrat, dann auf dem Rückgrat einen Wirbel weiter und geht erst von diesem nächsten Wirbel aus wieder in die Tiefe der nächsten Rippe hinunter.

Der Präsentator lenkt durch diese Backbone-Technik somit auch zwischen den einzelnen Präsentationsinhalten die Aufmerksamkeit der Zuhörer immer wieder auf die Gesamtstruktur und Gliederung der Präsentation.

Dem Zuhörer wird dadurch immer wieder deutlich, welche Punkte bisher schon dargestellt wurden, welche Punkte gerade aktuell sind und welche Punkte später noch darzustellen sind. Er erkennt damit stets die tiefere Struktur und den Gesamt-Gedankengang der Präsentation.

Die praktische Umsetzung der Backbone-Technik

Der Präsentator soll einerseits nach der Abhandlung eines inhaltlichen Themenpunktes den Backbone der Präsentation verbal ansprechen. Andererseits sollte er den Backbone dann auch synchron visualisieren.

Der Ablauf könnte beispielsweise folgendermaßen aussehen:

Gesprochener Text:

„Meine Damen und Herren. Ich habe Ihnen gerade das Wirkprinzip unseres Turbolab 3000 gezeigt.“

Gezeigtes Bild:

Kurz zuvor war noch das letzte Powerpoint-Chart zum Thema “Wirkprinzip” zu sehen. Synchron zu seinen Worten springt der Präsentator auf Mausklick wieder auf das den Zuhörern schon bekannte Powerpoint-Chart mit der Präsentationsgliederung. Der gerade zuvor abgehandelte Gliederungspunkt “Wirkprinzip” ist darauf als einziger Punkt rot hinterlegt.

Gesprochener Text:

„Sie werden sich jetzt sicherlich fragen, welche Vorteile dieses neue Wirkprinzip bringen kann. Diese Fragestellung möchte ich Ihnen im nächsten Abschnitt unserer Präsentation erläutern. Es geht hierbei um den Nutzen und die Vorteile des Turbolab 3000.“

Gezeigtes Bild:

Synchron zu diesen Worten springt er per Mausklick auf die rote Hinterlegung von dem Gliederungspunkt “Wirkprinzip” auf den nun folgenden Gliederungspunkt “Nutzen und Vorteile”.

Gesprochener Text:

„Der Turbolab 3000 hat einerseits folgenden Vorteil für Sie…..“

Gezeigtes Bild:

Synchron hierzu springt dann der Präsentator per Mausklick in sein erstes Powerpoint-Chart zum Thema “Nutzen und Vorteile”.

Ohne Backbone-Technik wäre der Präsentator direkt von dem letzten Powerpoint-Chart des Themas “Wirkprinzip” in das erste Powerpoint-Chart des Themas “Nutzen und Vorteile” gesprungen.

Die Vorteile der Backbone-Technik

Die Backbone-Technik entspricht folgendem klassischen Prinzip der Rhetorik:

  1. Sage, was Du gleich sagen wirst!
  2. Sag es dann!
  3. Und sage danach nochmal, was Du gerade gesagt hast!

Durch dieses Prinzip wird es für Zuhörer sehr viel einfacher, die Inhalte und den Gedankengang einer Präsentation zu verstehen und verarbeiten.

Außerdem kann der Präsentator jeden Sprung auf den Backbone nutzen, um auch eine gewisse Dramaturgie in die Kapitelübergänge zu bekommen. Zudem kommt mit der Backbone-Technik auch immer deutlich die Botschaft rüber, dass die Zuhörer dem Präsentator wichtig sind.

Denn dadurch, dass der Präsentator den Backbone immer wieder verbal und visuell aufzeigt, vermittelt er seinen Zuhörern, wie wichtig es ihm ist, dass sie ihm folgen können.

Insgesamt ist die Backbone-Technik eine Methode, die die Überzeugungskraft einer Präsentation deutlich steigert.

Noch ein besonderer Tipp zur Backbone-Technik

Ich haben sehr gute Erfahrungen damit gemacht, den Backbone (Gliederungspunkte der Präsentation) auch mal mit einem vorbereiteten Flipchart-Blatt zu visualisieren, während man die eigentlichen Inhalte der Präsentation mit dem Beamer visualisiert.

Bei dieser Methode ist der Backbone am Flipchart während der gesamten Präsentation für jeden Zuhörer permanent sichtbar.

Das gerade behandelte Thema wird durch einen roten Magneten auf dem Flipchart hervorgehoben.
Wenn der Präsentator am Beamer zum nächsten inhaltlichen Punkt kommt, setzt er dazu synchron am Flipchart den Magneten einfach auf den nächsten Gliederungspunkt – eventuell mit einem lauten “Klacken”. Diese Methode bringt eine interessante Dramaturgie mit sich.

Fazit

Die Backbone-Technik ist einfach und fast banal – aber äußerst wirkungsvoll. Leider nutzen nach meiner Erfahrung höchstens 15% der Präsentatoren diese Technik.

Ich habe schon zahlreiche Präsentatoren erlebt, die allein aufgrund der Backbone-Technik wesentlich verständlicher, dramaturgischer, engagierter und auch überzeugender auf ihr Publikum wirkten.

Probieren Sie es einfach mal aus! Nicht nur am Anfang Ihrer Präsentation, sondern auch bei jedem inhaltlichen Step, um zwischendurch die Präsentationsgliederung kurz zu thematisieren.

Zur Person:

mohr präsentation

Dipl.-Paed.Univ. Peter Mohr ist spezialisierter Fachtrainer und Fachbuchautor für die Themenbereiche Präsentation und Verkauf. Er hat bereits mehr als 1000 Präsentations-Trainings durchgeführt und über 5000 Präsentatoren und Redner trainiert. Er ist bekannt für extrem fordernde und intensive Seminare und Trainings.



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Sie müssen die Weihnachtsfeier organisieren? Kein Problem!

Ob im Unternehmen, in einem Verein oder in einer anderen Institution – eine Weihnachtsfeier gehört vielfach zu einer liebgewordenen Tradition. Und wie bei jeder Feier gilt es auch bei der Vorbereitung der Weihnachtsfeier einiges zu beachten, damit sie allen Teilnehmern möglichst lange in guter Erinnerung bleibt.


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