Ablage (Schreibtisch): Endlich Ordnung mit der 4-Quadranten-Methode

❁ Burkhard Heidenberger (ZEITBLÜTEN-Gründer, Buchautor & Trainer) schreibt zum Thema „Büroorganisation“:

Mit der 4-Quadranten-Methode lassen Sie die Stapel auf Ihrem Schreibtisch verschwinden. Damit wird Ihr Kopf freier, Ihr Blick bleibt nicht mehr auf den unerledigten Vorgängen – was Stapel ja meist sind – hängen. Sie bekommen mehr Arbeitsfläche und arbeiten effizienter.

Zuletzt aktualisiert: 13.12.2022

Stapel auf dem Schreibtisch – Adieu!

Mit der 4-Quadranten-Methode vorsortieren

Und los geht es:

Nehmen Sie alle Papiere von Ihrem Schreibtisch und geben Sie diese auf einen freien Platz.

Ich hatte meine Papiere – und es waren wirklich einige Stapel – für die Durchführung der 4-Quadranten-Methode auf dem Fußboden platziert. Kniend auf dem Fußboden ist zwar nicht die bequemste Haltung, aber genau deshalb war ich motiviert, meine Dokumente im Schnelldurchgang zu ordnen.

Bilden Sie nun vier Bereiche (Orte, Plätze). Um dem Namen dieser Methode gerecht zu werden, können Sie diese vier Bereiche quadrantenmäßig anordnen – muss aber nicht sein.

Die 4-Quadranten

Folgend die vier Bereiche:

1. Erledigen
2. Delegieren
3. Ablage
4. Wegwerfen (Papierkorb)

Nehmen Sie nun jedes Blatt einzeln in die Hand und legen Sie es entsprechend der Anforderung in einen der vier Bereiche.

1. Erledigen

In diesen Bereich kommt jedes Dokument, welches eine Aufgabe zur Folge hat.

Wichtig:

Bevor Sie es dort ablegen, nehmen Sie es als Aufgabe in Ihre To-do-Liste auf. Benötigen Sie für die Aufgabe weniger als drei Minuten (z. B. weiterleiten), erledigen Sie diese gleich.

Besteht das Dokument aus mehreren Blättern, geben Sie es in eine offene Klarsichtfolie. Dadurch verkeilt es sich später nicht in der Ablage, wie dies beispielsweise mit Büroklammern der Fall ist. Nun zum nächsten Bereich.

2. Delegieren

Hier kommen Dokumente für eine Aufgabe, die Sie delegieren können. Dann können Sie diese Unterlagen an die zuständigen Personen gesammelt weitergeben.

3. Ablage

Ein Dokument, das Sie nicht mehr benötigen und somit ablegen können, legen Sie in diesen Bereich.

4. Wegwerfen

In den Papierkorb landen alle nicht mehr benötigten Papiere. Genießen Sie das gute Gefühl, welches sich mit jedem entsorgten Papier verstärkt – Ihr Kopf wird frei.

Nach der Vorsortierung folgt die Ablage

Wenn Sie alle Papiere sortiert haben, können diese in ihr neues „Zuhause“ einziehen.

1. Der Stapel im Erledigen-Bereich kommt in das Ablagefach Unerledigt.
2. Den Stapel Ablage können Sie gleich in die entsprechenden Ordner ablegen. Wenn Sie keine Zeit und Lust mehr haben, geben Sie diesen Stapel in das Fach Ablage. Diese Unterlagen können Sie dann zwischendurch mal ablegen.
3. Die Unterlagen im Bereich Delegieren können Sie gleich an die zuständigen Personen verteilen.
4. Und die Papiere im Bereich Wegwerfen können Sie in einem Zuge entsorgen.

In Zukunft werden Sie nur mehr jene Dokumente auf Ihrem Schreibtisch haben, die Sie für die aktuelle Arbeit benötigen. Wenn Sie einmal auf Ihrem Schreibtisch Ordnung geschaffen haben, wird es Ihnen leichter fallen, auch das Büro auf Ordnung zu trimmen.