Wie Sie bei der Ablage Ihrer privaten Dokumente am besten vorgehen

Auch im privaten Bereich fallen zahlreiche Dokumente an, die aufbewahrt werden müssen.

Während es für Unternehmen vorgeschriebene Aufbewahrungsfristen gibt, gelten diese für Privatpersonen nicht bzw. nur in Ausnahmefällen wie z. B. im Zusammenhang mit Handwerkerrechnungen.

Vom Magazin Immobilien-Insider wurde ich zum Thema Ablage für private Dokumente interviewt.

Im Folgenden meine Tipps aus dem Interview nochmals in kompakter Form.

Ablage nach System

Eine übersichtliche, nachvollziehbare Ablage erleichtert das Ordnen und natürlich auch Wiederfinden von Dokumenten. Deshalb ist ein klares System auch für die private Ablage essenziell.

Bewährt hat sich eine Ablage nach Sachgebieten. Ich nutze beispielsweise folgende Unterteilung:

Auto, Bank, Gebrauchsanleitungen, Haus, Rechnungen, Urkunden, Verträge, Versicherungen.

Die Dokumente in der jeweiligen Sachgruppe werden chronologisch abgelegt.

Unmissverständliche Beschriftung

Sämtliche Beschriftungen müssen unmissverständlich ausfallen – das gilt sowohl für die Beschriftung der Schriftgutbehälter als auch für deren Unterteilungen z. B. nach Sachthemen.

Bezeichnungen wie „Diverses“ oder „Verschiedenes“ sind alles andere als unmissverständlich und sorgen dafür, dass Sie letztlich nicht mehr wissen, was genau sich darin befindet. Suchzeiten und Chaos sind vorprogrammiert.

Alle Dokumente an zentraler Stelle aufbewahren

Also nicht verteilt in verschiedenen Räumen, sondern an einem zentralen Ort archivieren. Daraus resultiert: Wenn Sie ein Dokument benötigen, wissen Sie sofort, wo Sie es finden und müssen nicht erst mehrere potenzielle Fundorte im Haus durchstöbern.

Welches Dokument wie lange aufbewahren?

Im Gegensatz zum Unternehmensbereich gelten für private Dokumente kaum Aufbewahrungsfristen. Dennoch ist es sinnvoll, bestimmte Dokumente über einen längeren Zeitraum zu horten, da sie später einmal von Nutzen sein könnten – zum Beispiel zum Zweck der Beweisführung in einem Rechtsstreit oder für die Rente.

Hier Empfehlungen für Aufbewahrungsfristen von privaten Dokumenten:

  • Handwerkerrechnungen: 2 Jahre (gesetzlich vorgeschrieben)
  • sonstige Kaufbelege: innerhalb der Garantie-/Gewährleistungsfrist, in der Regel 2 bis 3 Jahre
  • Mietunterlagen: während des Mietverhältnisses plus 6 Monate
  • Steuerbescheide: 5 Jahre
  • Belege über die Unterhaltszahlungen: mind. 4 Jahre
  • Versicherungen: während der gesamten Laufzeit
  • Bankbelege: 3 Jahre
  • Abschlusszeugnisse: lebenslang
  • sämtliche Arbeitsverträge: lebenslang (wegen der Rentenversicherung)
  • Ausbildungsnachweise: lebenslang (wegen Rentenversicherung)
  • Zivildienst- und Bundesheernachweise: lebenslang (wegen der Rente)
  • Geburtsurkunde: lebenslang
  • Heiratsurkunde: lebenslang
  • Fortbildungsbescheinigung: lebenslang
  • Immatrikulationsbescheinigung: lebenslang (wegen der Rentenversicherung)
  • Sozialversicherungsnachweise: lebenslang (wegen der Rente)
  • Gebrauchsanweisungen: während der Nutzungsdauer des betreffenden Gerätes

Nur zur Info hier die Aufbewahrungsfristen für geschäftliche Dokumente:

Aufbewahrungsfristen

[1] Laut Abgabenordnung (AO), § 147, Absatz 3 und laut Handelsgesetzbuch (HGB), § 257, Absatz 4, unter bestimmten Bedingungen sind Verlängerungen der Fristen möglich.

[2] Laut Unternehmensgesetzbuch (UGB), § 212, Absatz 1 und laut Bundesabgabenordnung § 132, unter bestimmten Bedingungen sind Verlängerungen der Fristen möglich.

[3] Laut Schweizerischem Obligationenrecht, Artikel 962, unter bestimmten Bedingungen sind Verlängerungen der Fristen möglich.

Welche Schriftgutbehälter für die private Ablage verwenden?

Für die private Ablage erfüllen die herkömmlichen und kostengünstigen Stehordner durchaus ihren Zweck:

(Bild: Fotolia©vasyamazyra)

Eine effizientere Ablage – weil übersichtlicher und weniger Handgriffe (kein Lochen, kein Abheften) erforderlich sind – bieten mit Reitern beschriftete Stehmappen in Boxen platziert:

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» Hier habe ich erläutert, warum die Ablage in Stehordnern im Vergleich zu einer Stehmappenablage ineffizient ist.

Sorgen Sie für eine schlanke Ablage

Je mehr Dokumente sich im Schriftgutbehälter befinden, desto unübersichtlicher und ineffizienter wird die Ablage.

Deshalb unbedingt in regelmäßigen Intervallen die irrelevanten Dokumente (z. B. ältere Rechnungen, deren Garantiefrist verjährt ist) entsorgen und dadurch Platz und Ordnung schaffen.

Ich habe mir hierfür einen jährlichen Ausmisttermin in meinem Kalender reserviert. An diesem Tag durchstöbere ich meine Ablagebehälter und entsorge alle nicht mehr benötigten Unterlagen bzw. Dokumente mit überschrittenem Ablaufdatum.

Noch ein kleiner Extra-Tipp:

Bevor ich ein Dokument ablege, notiere ich mir mit Bleistift in der rechten oberen Ecke das Ablaufdatum. Das erleichtert das Ausmisten ungemein, weil ich beim Durchblättern mit einem Blick sehe, welches Dokument entsorgt werden kann.

Auch eine digitale Ablage ist möglich

Allerdings gibt es Unterlagen, welche die Aufbewahrung im Original erfordern. Deshalb wird es in der Regel meist eine Kombination aus digitaler Ablage und Papierablage werden.

Eine digitale Ablage ist mit entsprechendem Equipment einfach umsetzbar. Mit einem Dokumentenscanner inklusive automatischem Papiereinzug lassen sich auch größere Mengen rasch digitalisieren. Um dem Verlust der digitalen Dokumente vorzubeugen, ist eine regelmäßige Datensicherung unumgänglich.


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Ihr

Burkhard Heidenberger


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Kommentare

  • Frank

    Hallo,

    bei einer großen Anzahl von Geräten im Haushalt wird die Ablage für Gebrauchsanweisungen oft sehr groß. Ich gehe daher immer auf die Web-Seite des Herstellers und schaue, ob ich eine Anleitung als PDF runterladen kann (brauchen fast keinen Platz und sind digital durchsuchbar).

    Das Heftchen kommt dann gleich ins Altpapier. Wenn es keine elektronische Variante gibt, versuche ich wenigstens, die weiteren Sprachen abzutrennen und nur die deutsche Version zu behalten.

    MfG, Frank

    Frank antworten
  • Berti

    Hallo, vielen Dank für den super Artikel.

    Eine Sache möchte ich noch hinzufügen, die mir schon einige Zeit erspart hat.

    Ich persönlich ordne meine Dokumente zwar in Ordner ab, aber scanne diese vorher noch und lade diese in meine Cloud hoch. Der Vorteil davon ist, dass dieses Cloud-Programm nach Text innerhalb der Dokumente sucht und einem aufgrund der Texte eine Suche zur Verfügung stellt.

    Das bedeutet, ich habe diese in physischer Form hinterlegt, muss diese aber nicht mehr anfassen, da ich das alles in meiner Cloud finde.

    Viele Grüße

    Berti

    Berti antworten

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