Büro: 13 Ablage-Tipps & Checkliste
Eine effiziente Ablage ist das Herzstück der Büroorganisation. Wie Sie eine solche Ablage umsetzen? Hierzu im Folgenden meine 10 Tipps.
Ordnung schafft Übersicht und entspannt
13 Ablage-Tipps für mehr Ordnung und Klarheit
Berücksichtigen Sie die folgenden Tipps beim Ablegen Ihrer Dokumente, werden Sie darauf stets einen schnellen Zugriff haben.
1. Farbcodierung verwenden
Nutzen Sie Farben, um Kategorien zu kennzeichnen. Beispielsweise können Sie für Buchhaltung blaue Ordner, für Projekte rote und für Verträge grüne verwenden. Das erleichtert die visuelle Zuordnung und spart Zeit beim Suchen.
2. Ablagebehälter beschriften
Beschriften Sie jeden Ablagebehälter. Sei es ein Ordner, ein Ablagefach oder wo auch immer Sie Dokumente ablegen.
3. Eindeutige und klare Beschriftung
Nur beschriften ist zu wenig. Die Beschriftung muss eindeutig und unmissverständlich sein. „Diverses“ oder „Verschiedenes“ ist alles andere als eindeutig.
Und genau in solchen beschrifteten Ablagen „verschwinden“ Dokumente.
Die Beschriftung sollte nicht nur eindeutig, sondern auch von der Gestaltung einheitlich und übersichtlich erfolgen, um Suchzeiten so gering wie möglich zu halten.
Als Beispiel eine Ordnerbeschriftung, die unmissverständlich auf den Inhalt schließen lässt:
Was es insbesondere bei Mappen- und Ordnerbeschriftungen zu beachten gilt (inkl. Vorlage), habe ich hier beschrieben.
4. Ablage schlank halten
Fragen Sie sich bei jedem Dokument, ob Sie es wirklich ablegen müssen (gesetzlich vorgeschrieben etc.). Wo könnten Sie es im Notfall wieder herbekommen?
Je schlanker die Ablage, desto effizienter.
5. Datenträger beschriften
Sollten noch Datenträger zur Anwendung kommen, sind diese ebenso zu beschriften. Notieren Sie darauf z. B. den Inhalt in Stichworten und das Datum.
6. 80 %-Regel
Füllen Sie Ablagebehälter – z. B. Ordner – maximal bis ca. 80 %. Dann kommt ein neuer Ordner dran.
In einem überquellenden Ablagebehälter ist das Suchen nach Dokumenten mühevoll.
7. Trennblätter verwenden
Schaffen Sie eine zusätzliche Übersicht in Ihren Aufbewahrungsbehältnissen, z. B. in Ordnern mittels Trennblättern, Registern etc.
8. Dokumente nach Aktualität sortieren
Platzieren Sie die neuesten Dokumente stets vorne oder oben. So greifen Sie automatisch auf die aktuellsten Informationen zu, ohne lange suchen zu müssen.
9. Ablagepfad
Machen Sie es sich zur Gewohnheit, bei jedem Dokument den Dateinamen und den Ablagepfad einzufügen – beispielsweise in der Fußzeile.
Bekommen Sie ein solches Dokument in die Hand, wissen Sie bei Bedarf mit einem Blick, wo Sie es in Ihrer EDV-Ablage finden.
10. Mit Wegwerfdatum
Beschriften Sie Ordner und andere Aufbewahrungsmittel mit dem Wegwerfdatum (abhängig von der Aufbewahrungsfrist), bevor Sie sie im Archiv verstauen.
So sehen Sie im Archiv mit einem Blick, ob der Ordner bereits mit dem gesamten Inhalt entsorgt werden kann bzw. wie lange er noch aufbewahrt werden muss.
11. Regelmäßige Ablagezeiten einplanen
Nehmen Sie sich einmal wöchentlich oder monatlich Zeit, um neu hinzugekommene Unterlagen systematisch abzulegen. So vermeiden Sie, dass sich unnötige Stapel ansammeln.
12. Ein jährlicher Entsorgungstermin
Fixieren Sie im Kalender einen Entsorgungstermin. An diesem Tag werden alle Unterlagen (im Archiv) entsorgt, deren Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist und die nicht aus anderen Gründen weiter aufbewahrt werden müssen.
Hier eine Übersicht der gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungsfristen:
[1] Laut Abgabenordnung (AO), § 147, Absatz 3 und laut Handelsgesetzbuch (HGB), § 257, Absatz 4, unter bestimmten Bedingungen sind Verlängerungen der Fristen möglich.
[2] Laut Unternehmensgesetzbuch (UGB), § 212, Absatz 1 und laut Bundesabgabenordnung § 132, unter bestimmten Bedingungen sind Verlängerungen der Fristen möglich.
[3] Laut Schweizerischem Obligationenrecht, Artikel 962, unter bestimmten Bedingungen sind Verlängerungen der Fristen möglich.
13. Beachten Sie die Zugriffsregel
Die Zugriffsregel besagt:
Je häufiger Sie auf eine Ablage zugreifen, desto näher wird diese platziert.
Wenn Sie beispielsweise auf einen Projektordner täglich zugreifen müssen, so platzieren Sie diesen am besten in direkter Griffnähe. Nach Ablauf des Projekts können Sie den Ordner an einem anderen Platz unterbringen.
Weitere Beiträge zum Thema “Ordnen & Organisieren”:
➠ Tipps zum effektiven Ausmisten und Entrümpeln
➠ Private Dokumentenablage mit System
Checkliste: Effiziente Ablage organisieren
Abschließend nochmals die Tipps als Umsetzungs-Checkliste zusammengefasst:
- Farbcodierung nutzen: Farben zur Kategorisierung einsetzen (z. B. blau für Buchhaltung, rot für Projekte).
- Beschriftung: Klare und eindeutige Bezeichnungen, keine vagen Begriffe wie „Diverses“.
- Ablage schlank halten: Nur wirklich notwendige Dokumente ablegen.
- Datenträger beschriften: Inhalt und Datum für schnelle Zuordnung notieren.
- 80 %-Regel beachten: Behälter nur zu 80 % füllen, um Übersicht zu wahren.
- Trennblätter: Für mehr Struktur in Ordnern und Fächern verwenden.
- Nach Aktualität sortieren: Neueste Dokumente vorne oder oben platzieren.
- Ablagepfad einfügen: Digitale Dokumente mit Ablagepfad versehen.
- Wegwerfdatum: Ordner mit Aufbewahrungsfrist beschriften.
- Ablagezeiten: Regelmäßige Termine für Ablage und Ordnung festlegen.
- Entsorgungstermin: Einmal jährlich abgelaufene Unterlagen aussortieren.
- Zugriffsregel: Häufig benötigte Unterlagen griffbereit platzieren.
EDV-Ablage
Aber nicht nur Dokumente sollten sinnvoll abgelegt werden, um die Suchzeiten auf ein Minimum zu reduzieren. Auch digitale Dokumente gehören in einer übersichtlichen Ablagestruktur organisiert.
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