Was Sie bei der Ordnerbeschriftung beachten sollten

Kleinigkeiten mit großer Wirkung – dazu zähle ich auch die Gestaltung der Ordnerrücken und deren Einfluss auf die Büroeffizienz bzw. auf die Büroordnung.

Ordner und Mappen zählen trotz der digitalisierten Ablage immer noch zu den am häufigsten genutzten Ordnungshilfen im Büro.

Und Suchzeiten gehören zu den größten Zeitfressern im Büroalltag. Je weniger Wert auf die Ablage und auf eine einheitliche Ordnerbeschriftung gelegt wird, desto länger die Suchzeiten und desto größer die Ineffizienz im Büro.

Ja! Eine einheitliche Ordnerbeschriftung ist für die Büroeffizienz außerordentlich wichtig und das ist vielen gar nicht bewusst.

In meiner früheren Tätigkeit als Techniker in einem Planungsbüro hatte ich viel mit Architekten und anderen Planern zu tun und kam so häufig in deren Büros. Mein Blick richtete sich dann auch auf die Beschriftung der Ordner.

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Wie beschriften? Das ist hier die Frage!

Die Gestaltung der Ordnerrücken lässt Rückschlüsse zu

Aus dieser Erfahrung behaupte ich sogar, dass der Blick auf die Gestaltung der Ordnerrücken Rückschlüsse auf die Effizienz des Büros bzw. des Unternehmens zulässt.

Schlampig beschriftete Ordner sind nicht gerade förderlich für kurze Suchzeiten und das Schaffen und Beibehalten von Ordnung.

Aber was gilt es bei der Ordnerbeschriftung zu beachten? Wie sollten die Ordnerrücken gestaltet werden, damit sie auch wirklich zu einer effizienten Ablage beitragen?

Nehmen wir an, Sie stehen vor einem Schrank vollgeräumt mit Ordnern. Wenn Sie die folgenden Tipps beachten, behalten Sie auch bei einer großen Anzahl an Ordnern den Überblick und das Auffinden bzw. Ablegen eines Dokuments fällt wesentlich leichter.

Achten Sie auf eine einheitliche Ordnerrücken-Gestaltung

Damit meine ich die einheitliche Platzierung der Information auf dem Ordnerrücken. Als Beispiel sei hier die Projektnummer genannt. Wenn die Projektnummer auf dem Ordnerrücken mal am oberen Rand, dann mittig und ein anderes Mal am unteren Rand platziert wird, ist das alles andere als einheitlich.

Wenn Sie nun vor dem Ordnerschrank stehen und sich an dieser Projektnummer orientieren, fällt das Suchen durch die unterschiedliche Platzierung der Nummer wesentlich schwerer, als wenn sie bei allen Ordnern einheitlich – z. B. am oberen Rand der Ordnerrücken – platziert wäre.

Heben Sie die wesentliche Information hervor

Mit dieser wesentlichen Information meine ich jene, die zur Orientierung beim Suchen dient. Häufig ist das beispielsweise der Projektname.

Dieser Projektname wird dann auf dem Ordnerrücken an prominenter Stelle platziert und das in größerer Schrift, als die restlichen Informationen auf dem Ordnerrücken.

Alternativ oder zusätzlich kann diese “Blickfang-Information” farblich hinterlegt werden.

Sehen wir uns das wieder in der Praxis an: Sie stehen erneut vor dem vollen Ordnerschrank. Darin befinden sich Stehordner, die zu verschiedenen Projekten gehören. Sie orientieren sich beim Suchen zuerst nach dem Projektnamen. Und weil der besonders hervorgehoben wurde, werden Sie sicher schnell das Zielobjekt ausfindig machen.

Der Ordnerrücken muss auf den Inhalt schließen lassen

Nun gut, der gewünschte Ordner wurde durch die Hervorhebung des Projektnamens schnell gefunden. Häufig gehören aber zu einem Projekt mehrere Ordner.

Deshalb ist es wichtig, dass anhand der Ordnerbeschriftung auch Rückschlüsse auf den genauen Inhalt gemacht werden können.

So kann ein Projektordner den gesamten Schriftverkehr beinhalten, ein weiterer zum gleichen Projekt ausschließlich Rechnungen – und genau diese Information muss auf dem Ordnerrücken ersichtlich sein.

Nummerieren Sie die Ordner

Bleiben wir bei der Annahme, dass zu einem Projekt mehrere Ordner gehören. In diesem Fall bietet es sich an, neben den relevanten Informationen zum Inhalt auch die Nummer der Ordnerreihenfolge am Ordnerrücken zu vermerken.

Das ist eine wesentliche Erleichterung beim Ordnung halten. Als Beispiel: Zu einem Projekt gehören zehn Ordner. Sie sind alle einheitlich beschriftet und aus der Beschriftung geht eindeutig der Inhalt hervor. Wenn diese Ordner durchnummeriert werden, so werden sie in der Regel auch wieder in der entsprechenden Reihenfolge im Schrank zurückgelegt.

Achten Sie auf eindeutige Bezeichnungen

Bleiben wir bei der Inhaltskennzeichnung. Bezeichnungen wie Sonstiges, Diverses etc. können alles und nichts bedeuten. Wenn ich nun mehrere Ordner mit einer solchen Beschriftung habe, so sind längere Suchzeiten garantiert.

Je klarer die Beschriftungen, desto leichter fällt die Ablage und damit das Ordnung halten.

Beschriftung per Hand? Nein!

Handschriftliche Ordnerbeschriftungen kommen in der Praxis häufig vor. Wenn nun mehrere Personen auf Ordner zurückgreifen müssen und diese auch von mehreren handschriftlich gekennzeichnet wurden, dann trägt das nicht wirklich zu kurzen Suchzeiten bei – auch wenn auf eine einheitliche Beschriftung geachtet wurde.

Nehmen wir wieder das Bild des vollen Ordnerschranks. Die schnelle Orientierung fällt nicht gerade leicht, wenn für die Beschriftung unterschiedliche Schriftbilder, vielleicht sogar mit schwer lesbarer Handschrift, verwendet wurden.

Machen Sie sich unterschiedliche Ordnerfarben zunutze

Ordner gibt es in zahlreichen Farben und diese Ordnerfarben können besonders hilfreich bei der Orientierung sein.

Als Beispiel: Für die Buchhaltung werden rote, für Projekte blaue und für das Marketing gelbe Ordner verwendet.

Wenn ich nun in einem vollen Ordnerschrank nach einem bestimmten Projektordner Ausschau halte, gilt mein Augenmerk den blauen Ordnern. Oder wenn Sie ohnehin für Buchhaltung, Projekte und Marketing jeweils eigene Schränke nutzen, sehen Sie bei einem im Büro herumliegenden Ordner mit einem Blick, in welchen Schrank bzw. in welche Abteilung er gehört.

Verwenden Sie eine einheitliche Strukturierung für den Ordnerinhalt

Um den Inhalt eines Ordners zu strukturieren werden häufig Trennregister verwendet. Auch hier bietet es sich im Hinblick auf die Effizienz an, einen Standard zu etablieren.

Wieder am Beispiel der Projektordner: Es werden für alle Ordner – das gilt für alle Projekte – möglichst einheitliche Trennregister und Bezeichnungen verwendet. Schriftverkehr, Technik, Rechnungen, Angebote – diese Aufteilung könnte so eine einheitliche Struktur sein. Oder wenn es bei jedem Projekt einen eigenen Ordner für den Schriftverkehr gibt: Posteingang, Postausgang etc.

Platzieren Sie Ordner nach ihrer Zugriffshäufigkeit

Zu beachten gilt:

Je häufiger ein Ordner verwendet bzw. benötigt wird, desto kürzer soll der Zugriffsweg sein.

Das heißt: Ordner für ein aktuelles Projekt sollten am besten in direkter Griffnähe platziert werden. Also der Schrank in direkter Nähe wird für aktuelle Projekte und für die am häufigsten verwendeten Ordner genutzt.

Wenn ich jedes Mal erst den Büroraum wechseln muss, um auf häufig genutzte Ordner und Dokumente zurückzugreifen, und das vielleicht mehrmals am Tag, ist das alles andere als effizient.

Mein Fazit

Eine einheitliche und sinnvolle Gestaltung der Ordnerrücken und Etiketten trägt maßgeblich zur Ordnung und Effizienz im Büro bei. Dennoch wird in der Praxis häufig kaum darauf geachtet.

Wenn Sie sich dafür entscheiden, gilt es zuerst einige Vorüberlegungen zu treffen:

  • Welche Informationen sollen auf den Ordnerrücken?
  • Nach welcher dieser Information orientiere ich mich bei der Dokument-/Ordnersuche?
  • Wo und wie werden diese Informationen auf dem Ordnerrücken bzw. Etikett platziert?

Nutzen Sie Vorlagen

Wenn Sie sich dann für eine entsprechende Gestaltung entschieden haben, legen Sie am besten eine Vorlage an, auf die Sie dann immer zurückgreifen können.

Eine solche Ordnerrücken-Vorlage in MS Excel, die alle diese genannten Punkte berücksichtigt, sowie über 70 weitere Vorlagen können Sie im Download-Bereich herunterladen:

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