Was eine gute Bürokraft können muss

Mittlerweile gibt es für die Berufsbezeichnung Sekretär(in) weitere Begriffe:

  • Bürokraft
  • Büroassistenz
  • Office-Manager(in)

Ich bleibe jetzt einfach mal bei der geschlechtsneutralen Bezeichnung Bürokraft.

Weil ein bekannter Unternehmer gerade auf der Suche nach einer Bürokraft ist und mich gefragt hat, welche Anforderungen ich hierfür stellen würde, hab ich mir darüber mal ein paar Gedanken gemacht.

Eine gute Bürokraft muss heute doch recht viele Qualifikationen aufweisen, da bei ihr viele Fäden im Büro zusammenlaufen. Ich bin auch der Meinung, dass die Arbeit einer Bürokraft häufig unterschätzt wird.

Natürlich sind die Anforderungen von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich, denn es macht in der Regel einen Unterschied, ob die Bürokraft für einen kleinen Handwerksbetrieb oder für ein weltweit agierendes Unternehmen tätig ist.

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12 Qualifikationen, die eine gute Bürokraft vorweisen sollte

Gut, fangen wir an:

1. PC-Kenntnisse

Es gibt wohl heute keinen Büroarbeitsplatz mehr, an dem kein Computer steht. Somit sind PC-Kenntnisse Voraussetzung.

Aber nicht nur die Bedienung eines Computers sollte kein Problem darstellen, sondern insbesondere Kenntnisse von sogenannten Office-Anwendungsprogrammen sind unbedingt erforderlich. Die meist genutzten Office-Programme sind MS Word und MS Excel. Ebenso wird häufig der Umgang mit Präsentationssoftware verlangt.

2. Allgemeine Sekretariatsaufgaben souverän erledigen

Eine weitere Voraussetzung ist die souveräne Erledigung sogenannter allgemeiner Sekretariatsaufgaben. Dazu zählen Aufgaben wie die Abwicklung der Korrespondenz, Reiseplanung, Terminkoordinierung, Telefonate etc. Also alles Tätigkeiten, die im Arbeitsalltag einer Bürokraft mehr oder weniger täglich anfallen.

3. Organisationstalent

Organisieren ist nicht jedermanns bzw. jederfraus Sache. Aber eine Bürokraft sollte diese Fähigkeit mitbringen. Denn wenn es mit dem Organisieren nicht richtig klappt, kann das (negative) Auswirkungen auf mehrere Arbeitsabläufe im Büro haben.

4. Sprachkenntnisse

Diese Qualifikation ist vor allem davon abhängig, inwieweit das Unternehmen mit anderssprachigen Kunden zu tun hat. Auf alle Fälle sollte die schriftliche und verbale Kommunikation mit anderssprachigen Kunden keine Schwierigkeiten darstellen.

5. Branchenkenntnisse

Branchenkenntnisse sind immer vorteilhaft und werden in Stellenanzeigen oft sogar explizit erwähnt.

Als Beispiel: Eine Bürokraft in einem Installationsunternehmen wird sicher mit anderen Fachbegriffen und spezifischen Problemen konfrontiert werden als eine bei einem Finanzdienstleister.

6. Selbstständiges Arbeiten

Eine Bürokraft sollte insbesondere die Vorgesetzten entlasten. Sie bekommt viele Aufgaben delegiert.

Wenn ihr selbstständiges Arbeiten nicht liegt, sie immer wieder nachfragen muss und sie auch keine Verantwortung übernimmt, dann führt das zu keiner Entlastung der Vorgesetzten – im Gegenteil!

7. Verlässlichkeit

Verlässlichkeit ist nicht in Gold aufzuwiegen. Wenn Vorgesetzte Arbeit abgeben bzw. Aufgaben delegieren und sich darauf verlassen können, dass diese mit dem gewünschten Ergebnis erledigt werden, führt das zu einer wirklichen Entlastung.

Allerdings sollte seitens der Führungskraft auch die Anerkennung dafür nie zu kurz kommen.

8. Freundlichkeit

Freundlichkeit ist neben der Kompetenz das A und O.

Denn die Bürokraft nimmt in der Regel zahlreiche Telefonate entgegen. Auch kommt über sie häufig der erste Kontakt eines Kunden mit dem Unternehmen zustande. Wenn diese Kontaktaufnahme auf eine unfreundliche und unhöfliche Art erfolgt, bekommt der potenzielle Kunde sofort einen negativen (Erst-)Eindruck, den er vielleicht auf das gesamte Unternehmen projiziert.

9. Teamfähigkeit

Die Bürokraft bildet häufig die Schaltzentrale im Büro. Sie muss zwischen Kollegen, Vorgesetzten und Kunden koordinieren.

Das verlangt ein erhebliches Maß an Teamfähigkeit und auch diplomatisches Geschick.

10. Kommunikationsfähigkeit

Insbesondere diese Fähigkeit ist für den Umgang mit Vorgesetzten, Kunden und Kollegen äußerst wichtig. Es gilt, in jeder Situation die richtigen Worte und den richtigen Ton zu treffen.

11. Souveränes Auftreten

Je mehr Kundenkontakt, „Gäste“ und Besucher im Büro, desto wichtiger ist das souveräne Auftreten. Das gilt auch für den folgenden Punkt.

12. Gepflegtes Äußeres

Eine Bürokraft präsentiert das Unternehmen auch nach außen. Wenn ein potenzieller Kunde das erste Mal das Büro betritt und von einer „ungepflegten“ Bürokraft begrüßt wird, ist der erste Eindruck des Kunden wahrscheinlich nicht ein positiver.

So, das sind meiner Meinung nach Qualifikationen, die eine „gute“ Bürokraft unbedingt mitbringen sollte. Natürlich gelten die meisten davon auch für andere Mitarbeiter.

Nehmen wir an, Sie sind auch auf der Suche nach einer Büroassistenz. Welche Anforderungen bzw. Qualifikationen wären für Sie noch wesentlich?


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Ihr

Burkhard Heidenberger


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Kommentare

  • Ich

    Hallo!

    Schön zu lesen, dass man doch anerkennt, wie wichtig die “Visitenkarte” des Hauses ist.

    Ich bin Assistentin der Geschäftsführung. Und von den Kollegen oft belächelt – solange bis ich sie nicht zum Chef vorlasse. :-)

    Gott sei dank weiß mein Chef zu schätzen, was er an mir hat. Aber das ist keine Einbahnstraße. Er gibt mir Vertrauen, ich ihm den Rückhalt.

    Was vielleicht noch fehlt in Ihrer Aufzählung:

    Fingerspitzengefühl/gesunder Menschenverstand. Was muss zum Chef, was ist “Blödsinn”. Im Großen und Ganzen geht es darum, ihm den Rücken für die wichtigen Dinge im Berufsleben freizuhalten.

    Viele Grüße,
    ich

    Ich antworten
    • Hallo,

      Sie haben recht! Das gehört in meiner Auflistung unbedingt noch ergänzt:

      Eine gute Bürokraft versteht es, abzublocken und nicht alles zum Vorgesetzten durchzulassen. Damit hält sie ihm den Rücken frei.

      Vielen Dank für den Hinweis!

      Burkhard Heidenberger antworten
  • Lydia

    Hallo,

    auch ich finde Ihre Aufstellung sehr gut und interessant. Ich bin auch eine “Bürokraft” – wohl eher noch eine Sekretärin als eine “Office Managerin”. Ich persönlich mag diese übermodernen Begriffe nicht.

    Die Anerkennung für diesen doch recht schlicht wirkenden Beruf – und da spreche ich noch eher von der Schaltzentrale in einem Büro als von einer Assistentin der Geschäftsführung – ist nicht immer gegeben. Gerade in Fachspezifischen Bereichen, wo für die anderen Tätigkeiten Handwerker, Coaches, Berater usw. tätig sind, ist diese Schaltzentrale überaus wichtig, da sie die administrativen Angelegenheiten von den anderen fern hält.

    Das Schöne an so einer Stelle ist, dass sie sehr abwechslungsreich ist. Eine zusätzliche Kompetenz geht mir bei Ihrer Aufstellung nicht ab. Als Allrounder (leider auch wieder so ein englischer Begriff) ist man noch am besten für so eine Stelle geeignet.

    Lydia antworten
  • Rolf

    Klasse Beitrag,

    habe noch nie daran gedacht, dass unsere Bürokraft uns natürlich auch nach außen vertritt. Wir haben da ausgesprochenes Glück. Sie ist sehr kompetent und sieht dazu auch noch gut aus. Ich werde das bei den nächsten Gehaltsverhandlungen berücksichtigen.

    Rolf antworten

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