Büroorganisation: Warum die Ablage in Stehordnern ineffizient ist!

❁ Burkhard Heidenberger (ZEITBLÜTEN-Gründer, Buchautor & Trainer) schreibt zum Thema „Büroorganisation“:

Bei der Büroorganisation zählen die Stehordner bzw. Regalordner immer noch zu den am häufigsten verwenden Ablagebehältern. 

(Bild: Fotolia©vasyamazyra)

Im Vergleich zu der Ablage mit Ordnern sind bei der Ablage mittels Stehmappen/Einstellmappen, wie beispielsweise beim Dokumentenmanagement-System von Classei und Mappei, wesentlich weniger Handgriffe erforderlich.

Stehmappe (Bildquelle: classei.de)

Diese geringere Anzahl der Handgriffe gilt sowohl für die Ablage eines Dokumentes als auch, um an das gewünschte Dokument zu gelangen. Daraus resultiert eine höhere Effizienz.

Ordner-Ablage: Mehr Handgriffe für die Ablage eines Dokumentes

Um das Ganze zu veranschaulichen, habe ich die erforderlichen Handgriffe im Folgenden aufgelistet.

Ablegen eines Dokumentes in einen Regalordner:

1. Ordner hervorholen und hinlegen
2. Ordner aufschlagen
3. Locher zur Hand nehmen
4. Blatt zur Hand nehmen
5. Dokument lochen
6. Locher weglegen
7. Klemmspanner öffnen
8. das entsprechende Registerfach aufschlagen und die Dokumente über den Bügel nach links schieben
9. Hebel nach oben drücken, um die Bügel zu öffnen
10. Dokument einlegen
11. Hebel nach unten drücken, um die Bügel wieder zu schließen
12. Dokumente und Klemmspanner über den Bügel wieder nach rechts schieben
13. Klemmspanner schließen
14. Ordner schließen
15. Ordner nehmen und wegstellen

Diese zahlreichen Arbeitsschritte machen deutlich, dass die Ordner-Ablage mit einem relativ hohen Zeitaufwand verbunden ist, insbesondere, wenn man diese Ablage für zahlreiche Dokumente und über einen längeren Zeitraum betrachtet.

In der Praxis werden die Dokumente häufig nicht einzeln abgelegt, sondern auf einem Stapel oder in einem Ablagekorb „zwischengeparkt“. Wird ein Dokument benötigt, ist der Suchaufwand durch die Stapelbildung entsprechend hoch. Wenn es die Zeit dann erlaubt (in der Praxis oft am Freitagnachmittag vor dem Start in das Wochenende), werden die Dokumente im Stapel gesammelt in den Ordnern abgelegt.

Abhängig vom Umfang des Stapels kann das ein beträchtlicher Aufwand sein. Gemäß MTM (Methods-Time Measurement) beträgt der Zeitaufwand für einen Ablagevorgang (=1 Blatt oder 1 Akt) um die 50 Sekunden (hier ist auch der Anteil für das Anlegen der Ablagebehälter berücksichtigt).

Stehmappen erfordern weniger Handgriffe

Die Ablage mittels Stehmappen ermöglicht eine direkte Ablage (ohne das „Zwischenparken“):

1. Schublade öffnen (wenn die Mappen in einer Lade anstatt in einer Box auf dem Schreibtisch untergebracht sind)
2. entsprechende Mappe (halb) herausziehen
3. Dokument zur Hand nehmen
4. Dokument in Mappe hineingeben
5. Mappe zurücklegen
6. Schublade schließen

Ablagebox (Bildquelle: classei.de)

Häufig ist den Teilnehmern meines Büromanagementkurses der Aufwand durch die Ablage nicht bewusst. Diese Gegenüberstellung der Handgriffe für die Ablage eines Dokuments hat oft einen Aha-Effekt bei den Teilnehmern zu Folge.

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