Bewerbungsabsage schreiben → Vorlage + Mustertexte + charmante Formulierungen

❁ Burkhard Heidenberger (ZEITBLÜTEN-Gründer, Buchautor & Trainer) schreibt zum Thema „Büroorganisation“:

Sie haben eine Stelle ausgeschrieben, auf die sich zahlreiche Bewerber gemeldet haben?

Nun haben Sie sich für einen Kandidaten entschieden bzw. einige in die engere Auswahl gezogen. Den anderen Bewerbern sagen Sie ab.

Aber wie schreibt man eine stilvolle und höfliche Bewerbungsabsage?

Denn eines ist klar: Für die Empfänger ist die Absage immer eine Enttäuschung. Je größer die Hoffnung auf die Stelle war, desto größer der Dämpfer.

Und doch können Sie als Unternehmen mit einer charmanten Absage punkten.

Hier erfahren Sie alles Wissenswerte für ein gelungenes, modernes Absageschreiben – inkl. Vorlage, Textbausteinen und Mustertexten. Aus der Praxis – für die Praxis!

Tipp: Warum überhaupt eine Absage schreiben?

Weil Sie damit Wertschätzung und guten Stil vermitteln, der Ihrem Firmenimage zugutekommt.

Keine Reaktion auf eine Bewerbung mag für Sie zwar mit dem geringsten Aufwand verbunden sein, allerdings sollten Sie mögliche Folgen bedenken.

Nicht unbedingt bei einer einzelnen Bewerbung, aber beispielsweise bei mehr als hundert Bewerbern, die keine Rückmeldung bzw. kein Absageschreiben erhalten, kann das schnell zu einem unguten Multiplikator werden.

In Social Media und durch die diversen Bewertungsmöglichkeiten im Netz kann heute jeder seine Enttäuschung öffentlich kundtun.

Auch wenn es für den Empfänger offensichtlich ist, dass es sich um ein Standard-Absageschreiben handelt, ist das immer noch besser als gar keine Reaktion.

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Absage – per E-Mail, Brief oder Telefon?

Welche Kommunikationsform Sie wählen, hängt natürlich auch von der Anzahl der Bewerbungen und dem daraus resultierenden monetären und zeitlichen Aufwand ab.

Grundsätzlich können Sie es so handhaben:

• Eine telefonische Absage empfiehlt sich bei Bewerbern, die Sie bereits zu einem Vorstellungsgespräch geladen hatten. Das zeugt von gutem Stil und Wertschätzung gegenüber den Kandidaten.
• Wenn es sich um eine große Anzahl an Bewerbern handelt oder die Bewerbung per E-Mail eingegangen ist, können Sie für Ihr Absageschreiben ebenso diesen Weg nutzen.
• Das Absageschreiben per Brief bietet sich dann ein, wenn Sie die Unterlagen auf dem Postweg erhalten haben oder nur wenige Bewerbungen vorliegen.

Absageschreiben Bewerbung: Muss ein Grund genannt werden?

Kurz und bündig: nein! Eine Nichtbegründung ist heute eher die Regel als die Ausnahme.

Weshalb? Deshalb:

• Den Unternehmen fehlt bei zahlreichen Bewerbern schlicht die Zeit, um in jedem Schreiben auf den individuellen Absagegrund einzugehen. Deshalb wird häufig ein Standardtext für das Ablehnungsschreiben bevorzugt.
• Unternehmen wollen eine gesetzliche Angreifbarkeit in Bezug auf Diskriminierung vermeiden. Deshalb wird – wenn überhaupt – nur ein allgemeiner Grund angeführt.

Ausnahmeregelung bei der Bewerbung von behinderten Personen:

Eine Ausnahmeregelung gilt bei der Bewerbung von schwerbehinderten Personen. Hier muss die Absage begründet werden. Dabei sollten Sie diese so formulieren, dass die Absage nicht den Schluss zulässt, dass die Behinderung der Grund für die Ablehnung war.

Absage Bewerbung: Welche Gründe angeben?

Die Gründe für eine Ablehnung können vielfältig sein:

• wichtige Formalien in den Bewerbungsunterlagen wurden nicht berücksichtigt
• Schlampigkeitsfehler
• zahlreiche Grammatik- und Orthografiefehler
• unpassendes Bewerberprofil, entspricht nicht den Anforderungen
• unzureichende Qualifikation
• Überqualifizierung
• unvollständige, mangelhafte Bewerbungsunterlagen (fehlendes oder unprofessionelles Foto)
• schlechte Noten im Zeugnis
• unvorteilhaftes Arbeitszeugnis
• Bewerbungsfristen wurden nicht eingehalten (Unterlagen zu spät eingegangen)
• unrealistische Gehaltsvorstellungen (zu hohes Gehalt verlangt)
• unstimmiger Lebenslauf
• keine passende freie Stelle (bei einer Initiativbewerbung)
• Alter, Geschlecht, Herkunft oder religiöse Anschauungen – auch wenn diese Absagegründe gesetzlich nicht zulässig sind, mögen sie doch oft ausschlaggebend für die Ablehnung sein

Absage rechtssicher formulieren

Das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz (AGG, auch Antidiskriminierungsgesetz genannt) schützt Menschen vor Diskriminierung.

Dieses Gesetz gilt es auch bei der Formulierung von Absageschreiben zu beachten. Bei der Anführung von Gründen sind Bemerkungen zu Religion, ethnischer Herkunft, Weltanschauung, Geschlecht, Behinderung, Alter oder sexueller Identität unbedingt zu vermeiden.

Von Rechtsexperten wird empfohlen, die Absageentscheidung nicht zu begründen und das Schreiben möglichst neutral zu halten, um die Gefahr einer Diskriminierung und Klage zu unterbinden.

Frist: Aufbewahrung der Bewerberunterlagen

Sämtliche Unterlagen (Stellenausschreibung, Anschreiben, Absageschreiben inkl. Lesebestätigung bei E-Mail-Versand) sollten Sie mindesten 6 Monate aufbewahren.

Denn ein abgelehnter Bewerber könnte sich auf das Allgemeines Gleichbehandlungsgesetz AGG berufen. Dann muss dieser seine Ansprüche schriftlich und innerhalb einer Frist von zwei Monaten einreichen. Diese Frist beginnt mit Erhalt des Absageschreibens.

Absageschreiben & Datenschutz

Spätestens nach 6 Monaten sind die Bewerbungsunterlagen (Anschreiben, Lebenslauf, Zeugniskopien etc.) datenschutzkonform zu vernichten.

Diese Frist wird u. a. von → Datenschutzbeauftragten empfohlen.

Wollen Sie die Unterlagen von bestimmten Kandidaten länger aufbewahren, weil evtl. eine passende Stelle in Ihrem Unternehmen zu einem späteren Zeitpunkt vakant wird, müssen Sie hierzu eine schriftliche Einwilligung bei der jeweiligen Person einholen – etwas durch Ergänzung im elektronischen Absageschreiben:

„Da Ihre Qualifikationen sehr vielversprechend sind, würden wir Sie gerne in unseren Talent Pool aufnehmen. Falls Sie damit einverstanden sind und Benachrichtigungen bei einer passenden Stelle erhalten wollen, folgen Sie bitte diesem Link: (Link zur Zustimmungserklärung für den Talent Pool)“

Bewerbungsabsage schreiben: Vorlage & Mustertext (für Arbeitgeber)

Bewerber absagen | Mustertext

Betreff: Ihre Bewerbung vom …

Sehr geehrte(r) …,

herzlichen Dank für Ihre Bewerbung und Ihr Interesse an unserem Unternehmen. 

Wahrscheinlich haben Sie mit dem Erhalt dieses Schreibens bereits geahnt, was wir Ihnen damit bedauerlicherweise mitteilen müssen.

Sie sind leider nicht in unsere engere Auswahl gekommen. Bitte werten Sie diese Absage nicht als Abwertung Ihrer Fähigkeiten und Kenntnisse. Insbesondere bei einer Vielzahl an Bewerbungen – wie für unsere aktuelle Stellenausschreibung – gelangen nur wenige Bewerber in die engere Auswahl.

Wir bedauern, Ihnen keine positive Nachricht geben zu können und wünschen Ihnen für Ihre berufliche und persönliche Zukunft alles Gute.

Mit besten Grüßen

(Unterschrift GeschäftsführerIn)

Weitere Formulierungen:

• Vielen Dank für Ihre Bewerbung und Ihr damit verbundenes Interesse an unserem Unternehmen.
• Wir bedanken uns für Ihre Bewerbung und Ihr Vertrauen, welches Sie … (Firmenname) entgegengebracht haben.
• Haben Sie vielen Dank für die Übersendung Ihrer Bewerbungsunterlagen, Ihr Interesse an unserer Stellenausschreibung und für Ihre Zeit.
• Leider hat es dieses Mal nicht geklappt. Bei der Vielzahl an Bewerbungen, die uns erreicht haben, ist die Entscheidung nicht leichtgefallen.
• Leider hat uns das Timing einen Strich durch die Rechnung gemacht und andere Bewerber:innen waren ein wenig schneller.
• Aktuell haben wir leider keinen Bedarf mehr.
• Wir freuen uns natürlich, dass wir die Stelle als … zwischenzeitlich besetzen konnten, müssen aber gleichzeitig eine weniger schöne Entscheidung treffen und Ihnen heute absagen.
• Da wir nicht mit allen Bewerberinnen und Bewerbern Vorstellungsgespräche führen können, haben wir anhand der eingegangenen Bewerbungsunterlagen eine Auswahl derjenigen getroffen, die unserer Ansicht nach dem Anforderungsprofil besonders nahekommen.
• Aufgrund der Vielzahl der bei uns eingehenden Bewerbungen müssen wir eine Vorauswahl treffen und können somit nicht alle Bewerber (m/w/d) zu einem Gespräch einladen. Leider müssen wir Ihnen mitteilen, dass wir Ihre Bewerbung nicht in die engere Auswahl aufnehmen konnten.
• Sehr gerne melden wir uns aber, sollte sich das in naher Zukunft ändern.
• Die Stelle ist bereits vergeben und wir haben derzeit leider keinen darüber hinausgehenden Bedarf.
• Bedauerlicherweise mussten wir die Stelle inzwischen schließen, da wir sie bereits besetzen konnten.
• Bitte sehen Sie dies nicht als persönliche Wertung Ihrer Qualifikation.
• Bitte sehen Sie in dieser Absage keine Wertung Ihrer Qualifikation oder Person. Es lässt sich leider nicht vermeiden, dass Bewerber mit guten Voraussetzungen nicht berücksichtigt werden können.
• Es ist von unserer Seite nicht eine Entscheidung gegen eine/n BewerberIn, sondern eher eine Entscheidung für jemand anderes.
• Sehr wichtig ist uns, ob ein/e KandidatIn ins bestehende Team passt bzw. es ergänzt.
• Nicht zuletzt brauchen wir eine gewisse Sicherheit, dass wir die Kandidaten glücklich machen können.
• Wir bedauern, Ihnen keinen günstigeren Bescheid geben zu können.
• Lassen Sie sich dadurch aber nicht entmutigen, mit Ihren Skills werden Sie die richtige Stelle für sich finden!
• Wir hoffen, dass sich Ihr beruflicher Werdegang Ihren Vorstellungen entsprechend weiterentwickelt.
• Wir finden Ihr Profil jedoch sehr interessant und würden, mit Ihrem Einverständnis, Ihre Daten gerne in unseren Pool für eine eventuelle zukünftige Zusammenarbeit aufnehmen.
• Wir werden Ihre Bewerbungsunterlagen in unserem Bewerbermanagementsystem speichern. Diese Daten werden selbstverständlich vertraulich behandelt und nach x Monaten vollständig gelöscht.
• Nochmals vielen Dank für Ihr Interesse an … (Firmenname) als Arbeitgeber. Wir wünschen Ihnen alles Gute für Ihre berufliche sowie private Zukunft.
• An dieser Stelle möchten wir uns nochmals für Ihre Mühe, welche Sie sich mit Ihrer Bewerbung gemacht haben, bedanken. Darüber hinaus wünschen wir Ihnen weiterhin alles Gute und viel Erfolg für Ihren privaten und beruflichen Lebensweg.
• Wir wünschen Ihnen für die Zukunft alles Gute!

Absage nach Vorstellungsgespräch | Mustertext, Vorlage:

Sehr geehrte(r) …,

wir möchten uns herzlich für das angenehme und nette Gespräch am … (Datum) bedanken.

Leider müssen wir Ihnen mitteilen, dass wir Sie nicht in die engere Auswahl nehmen können.

Die Entscheidung ist uns nicht leichtgefallen. Sie stellt in keiner Weise ein Werturteil über Ihre Qualifikation dar.

Bitte lassen Sie sich von unserer Absage nicht entmutigen oder von Ihrem Weg abbringen. Für die Zukunft wünschen wir Ihnen viel Erfolg und drücken die Daumen, dass es an anderer Stelle klappt.

Herzliche Grüße

(Unterschrift GeschäftsführerIn)

Absageschreiben: Aufbau und Beispiele

Unabhängig davon, ob es sich um ein Absageschreiben für eine ausgeschriebene Stelle, ein Praktikum, eine Ausbildung, eine Initiativbewerbung oder nach einem Vorstellungsgespräch handelt – der Aufbau ist grundsätzlich stets gleich.

Folgende Struktur hat sich bewährt:

1. Betreff:

Ihre Bewerbung für die Stelle als (Jobtitel)

2. Anrede und Einleitung:

Sehr geehrte Frau …,

wir bedanken uns herzlich für Ihre Bewerbung und das entgegengebrachte Interesse an unserem Unternehmen.

3. Absage:

Es gibt Mitteilungen, die gehen uns leichter von der Hand. Eine Absage bringt keine Freude, weder Ihnen, noch uns. Und dennoch müssen wir Ihnen mit diesem Schreiben eine Absage erteilen.

4. Wertschätzende Worte:

Die Entscheidung ist uns nicht leichtgefallen. Sie stellt in keiner Weise ein Werturteil über Ihre Qualifikation dar.

5. Schlusssatz & Schlussworte:

Bitte lassen Sie sich von unserer Absage nicht entmutigen oder von Ihrem Weg abbringen. Für die Zukunft wünschen wir Ihnen viel Erfolg und drücken die Daumen, dass es an anderer Stelle klappt.

6. Grußformel:

Mit besten Grüßen

(Unterschrift)

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Burkhard Heidenberger | ZEITBLÜTEN-Gründer, Buchautor & Trainer

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