Onboarding: Checkliste, Willkommensmappe (Vorlage) & Mustertexte

Gute und loyale Mitarbeiter sind rar! Deshalb sollten Sie neue Beschäftigte herzlich willkommen heißen und ihnen eine optimale Einweisung zukommen lassen.

Das gelungene Onboarding neuer Mitarbeiter fördert die Motivation und trägt maßgeblich zur Zufriedenheit und Loyalität bei. Auch die positive Wirkung auf das Unternehmensimage darf nicht unterschätzt werden. Und ein guter Ruf zieht letztlich weitere talentierte Bewerber an.



Onboarding Mitarbeiter: 2 Beispiele

Um zu veranschaulichen, wie sich der Arbeitsantritt für neue Mitarbeiter gestalten kann, hier zwei Fälle aus der Praxis.

Vorab sei noch erwähnt, dass das Negativbeispiel in vielen Firmen alles andere als eine Ausnahme darstellt.

1. Negativbeispiel:

Am ersten Arbeitstag betritt der neue Mitarbeiter das Unternehmen. Er muss sich erst einmal durchfragen, bis ihn jemand zu seinem Arbeitsplatz führt.

Die Kollegen im Team sind überrascht, weil sie von einer Neueinstellung nichts wussten. Sie verhalten sich dem Neuen gegenüber distanziert. Er fühlt sich gänzlich verloren.

Schließlich „erbarmt“ sich doch ein Kollege und erreicht die Vorgesetzte telefonisch, da sie unterwegs ist. Sie erteilt die Anweisung, dem Neuen eine Schnelleinführung und ein paar Aufgaben zu geben.

Die Frustration ist groß, und das schon am ersten Arbeitstag. Die Wahrscheinlichkeit, dass der neue Mitarbeiter bereits in der Probephase kündigt, ist hoch.


2. Positivbeispiel:

Das Team wurde zeitgerecht über den neuen Mitarbeiter, dessen Aufgabenbereich und Verantwortlichkeit informiert.

Der Mitarbeiter hat bereits vor Arbeitsantritt alle für einen reibungslosen Start relevanten Informationen in Form einer Willkommensmappe erhalten.

Am ersten Arbeitstag wird er von seiner Vorgesetzten persönlich begrüßt und herzlich willkommen geheißen. Es findet eine Führung durch die Räumlichkeiten und eine Vorstellung seiner direkten Kollegen statt.

Ihm wird eine Person zugeteilt, die ihn einarbeitet und bei allen Fragen mit Rat und Tat zur Seite steht.

Dadurch erfährt er ein Gefühl des Willkommenseins, was der Motivation und Produktivität enorm förderlich ist.


Checkliste: Begrüßung und Einarbeitung neuer Mitarbeiter

Der Bewerbungsprozess ist abgewickelt, die Entscheidung für einen Mitarbeiter gefallen. Das Einstellungsgespräch hat stattgefunden. Der Dienstvertrag ist unterzeichnet. Der Termin für den Arbeitsbeginn wurde festgelegt.

Nun zu den weiteren erforderlichen Schritten in Form einer Checkliste.

Vor dem ersten Arbeitstag:

  • Zu klärende Fragen:
    Wohin und an wen soll sich der Mitarbeiter am ersten Arbeitstag wenden?
    Wer übernimmt die Einarbeitung?
    Wie soll der erste Arbeitstag ablaufen? (ungefährer Zeitplan)
    Wem soll der neue Mitarbeiter intern und extern persönlich vorgestellt werden? (Liste)
  • Begrüßungsmappe und Unterlagen zusammenstellen (→ der ZEITBLÜTEN-Downloadbereich enthält u. a. eine umfassende Word-Vorlage für eine Willkommens-/Begrüßungsmappe und Mustertexte für Begrüßungsschreiben)
  • vorab Begrüßungsschreiben (z. B. per E-Mail) übermitteln
  • evtl. kleines Willkommensgeschenk besorgen
  • Schlüssel bzw. Zugangschip organisieren
  • Belegschaft/Team über Arbeitsbeginn des Mitarbeiters vorab informieren (z. B. per Rundmail)
  • MentorIn bzw. StartbegleiterIn bestimmen (zuständig für die Einarbeitung und die soziale Integration des neuen Mitarbeiters)
  • Einarbeitungsplan (mit StartbegleiterIn) erstellen
  • Arbeitsplatz einrichten (Schreibtisch, PC, Telefon, E-Mail-Adresse, Arbeitszeitkonto, persönlicher Zugang am PC etc.)
  • Arbeitsmittel, Unterlagen und Zugangsdaten bereitstellen
  • Telefonliste, Türschild, (E-Mail)-Verteiler etc. ergänzen

Am ersten Arbeitstag:

  • Mitarbeiter persönlich willkommen heißen
  • Begrüßungsgespräch führen:
    Willkommensmappe übergeben (wenn nicht bereits vorab übermittelt)
    Erläuterung der Betriebsorganisation, internen Regelungen und Formalitäten: Arbeitszeiten, Pausenregelung, Krankmeldung, Urlaubsbeantragung, Vertretungsregelung, Sicherheitsvorschriften und arbeitsrechtliche Belange etc.
    über Abläufe, Schnittstellen und spezielle Gepflogenheiten (z. B. Kleiderordnung) informieren
    Arbeitsaufgaben, Verantwortungsbereich und Zuständigkeiten erläutern
    Übergabe von Schlüssel- bzw. Zugangschip, Empfangsbestätigung unterzeichnen
  • Gebäuderundgang: Räumlichkeiten und relevante Bereiche zeigen (Toiletten und Sanitärräume, Teeküche, Kantine, Besprechungsräume, Materiallager, Postfächer, Aushang, Anlaufstellen etc.)
  • Vorstellung: direkte Vorgesetzte, Kolleginnen und Kollegen im Arbeitsbereich/Team, andere MitarbeiterInnen und Ansprechpersonen, StartbegleiterIn
  • evtl. gemeinsames Mittagessen
  • Arbeitsplatzeinweisung: PC, Software, Telefonanlage, Zeiterfassung, Drucker, Kopierer, Arbeitsgeräte, Arbeitsmaterial, Materialbeschaffung, Ablagesystem mit der dazugehörigen Dateistruktur etc.
  • Übertragung erster Aufgaben
  • Termin für nächstes Gespräch festlegen

Hier können Sie die Onboarding-Checkliste als PDF-Dokument mit klickbaren Feldern herunterladen. Umgesetzte Punkte einfach abhaken:


Willkommensschreiben: Mustertext

Übermitteln Sie neuen Mitarbeitern ein Begrüßungsschreiben (z. B. per E-Mail) vor Arbeitsantritt.

Darin erfährt etwa die neue Kollegin, wo und wann sie sich melden soll. Informationen über den Ablauf des ersten Arbeitstages sind ebenfalls hilfreich, um den Start zu erleichtern und die evtl. vorhandene Nervosität zu mildern.

Liebe Frau … (Name),

wir freuen uns, Sie am … (Datum) um … (Uhrzeit) bei uns im Haus zu begrüßen!

Zur Orientierung sende ich Ihnen hier den Ablauf Ihres ersten Arbeitstages:

9:00 Uhr: Ich hole Sie beim Empfang ab, führe Sie durch die Räumlichkeiten und stelle Ihnen Ihre Kolleginnen und Kollegen vor.

9:30 Uhr: Besprechung mit … (Name) von der Personalabteilung. Sie erläutert Ihnen die Unternehmensrichtlinien und teilt Ihnen weitere personaltechnische Informationen mit.

Anbei erhalten Sie eine Willkommensmappe. Darin finden Sie relevante Informationen über unser Unternehmen, die Ihnen den Start und die Orientierung erleichtern sollen.

Falls Sie Fragen haben, nur zu – Sie können sich gerne an mich wenden.

Schöne Grüße

Burkhard Heidenberger

(Name Geschäftsführung)


Sie wollen weniger förmliche, sondern bevorzugen Willkommensschreiben, die lockerer, herzlicher und persönlicher formuliert sind? Diese erhalten Sie im ZEITBLÜTEN-Downloadbereich:

❁ Zeitblüten-Downloadbereich:

Neben Mustertexten für ansprechende Begrüßungsschreiben enthält der Downloadbereich auch eine Vorlage für eine Willkommensmappe sowie eine Checkliste für die Begrüßung und Einarbeitung neuer Mitarbeiter.  

Zudem erhalten Sie Zugriff auf über 60 weitere Vorlagen und Arbeitshilfen!


Begrüßungsschreiben: je persönlicher, desto wertschätzender

Ein Schreiben auf edlen Papier und mit blauer Tinte unterzeichnet, wirkt besonders elegant und wertschätzend.

Auch die persönliche Unterschrift der Kolleginnen und Kollegen kann ein schönes Zeichen sein – einfach umsetzbar in einem Unternehmen mit einer überschaubaren Anzahl an Mitarbeitern. Alternativ können auch nur die zukünftigen Teammitglieder oder Kollegen in der entsprechenden Abteilung unterschreiben.


Begrüßungsmappe (Willkommensmappe) für Mitarbeiter: Zweck, Inhalt & Vorlage

Bei Arbeitsantritt werden neue Mitarbeiter mit Informationen überflutet und damit oft überfordert. Die Begrüßungsmappe erleichtert ihnen den Einstieg und die Orientierung. Sie enthält wichtige Informationen über das Unternehmen und die Betriebsabläufe.

Sie können die Mappe ausgedruckt und ansprechend gebunden am ersten Arbeitstag übergeben. Oder Sie übermitteln das Dokument einige Tage vor Arbeitsantritt z. B. per E-Mail. Damit sind neue Mitarbeiter bereits am ersten Tag umfangreich informiert und können sich besser auf die Einweisung fokussieren.

Inhalt – ein Auszug:

  • Willkommensschreiben
  • Unternehmenshierarchie, Organigramm
  • Leitbild
  • Ansprechpersonen und Kontaktdaten
  • Erläuterung wichtiger Arbeitsabläufe
  • betriebsinterne Regelungen
  • Arbeitszeitregelung
  • Informationen zu Örtlichkeiten
  • Informationen zur Arbeitssicherheit und Technik
  • Formulare

→ Neben einer umfassenden Willkommensmappe-Vorlage (Word) und Mustertexten für Willkommensschreiben enthält der ZEITBLÜTEN-Downloadbereich über 60 weitere Vorlagen.


Ankündigung und Vorstellung neuer Mitarbeiter

Mitarbeiter ankündigen – warum?

Über den Arbeitsantritt neuer Mitarbeiter sollten Sie die Belegschaft vorab informieren. Das zeugt von Transparenz und die soziale Einbindung der Neuen wird gefördert.

Wie Sie diese Information kundtun, hängt auch von der Unternehmensgröße ab:

Rundmail:

Eine E-Mail ist im Nu geschrieben und versendet. Deshalb bietet sich diese Form insbesondere für größere Betriebe an, um die Belegschaft zu informieren.

Aushang:

In Unternehmen ohne bzw. mit wenigen Computerarbeitsplätzen (z. B. Handwerksbetrieb, Fertigungsunternehmen) kann mittels Aushang am Schwarzen Brett über die Einstellung neuer Mitarbeiter informiert werden.

Meeting/Besprechung:

In kleineren Firmen mit wenigen Angestellten kann die Ankündigung auch als Besprechungspunkt in einem Meeting vorgebracht werden.

Vorstellung im Team

Am ersten Arbeitstag werden „Neuankömmlinge“ den Kollegen vorgestellt. Hierzu wird die Person z. B. von dem Vorgesetzten zum Team begleitet und allen Teammitgliedern vorgestellt.

Eine persönliche Vorstellung sollte auch mit Personen aus anderen Abteilungen erfolgen, mit denen der Neue zukünftig eng zusammenarbeitet.

Fazit: Gelungenes Onboarding → Zufriedenheit & Loyalität

Mitarbeiter zu motivieren – insbesondere langfristig –, ist wahrlich eine Herausforderung und Kunst! Wenn Ihnen dieses Kunststück gelingt, kommt das Ihrem Unternehmen auf alle Fälle nachhaltig zugute.

Die Wertschätzung, die Sie Ihren Mitarbeitern entgegenbringen, hat wesentlichen Einfluss auf deren Motivation.

Mit einem gelungenen Onboarding neuer Mitarbeiter legen Sie den Grundstein für eine hohe Motivation und Loyalität.

Sie fühlen sie sich gleich zu Beginn gut angekommen und aufgenommen. Die Wahrscheinlichkeit, dass die Neuen bereits in der Probezeit wieder kündigen, wird immens reduziert.


Mustertexte für Begrüßungsschreiben, eine Vorlage für eine Willkommensmappe, eine Begrüßungs-/Einarbeitungs-Checkliste sowie weitere Vorlagen, Mustertexte und Arbeitshilfen (insgesamt über 60!) können Sie im Downloadbereich herunterladen und weiterverwenden. Damit sparen Sie sich Zeit, Nerven & Mühe!

ZEITBLÜTEN-Download-Bereich

Mustertexte Begrüßungsschreiben,
Willkommensmappe u. v. m.


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  • Zum sofortigen Weiterverwenden: Herunterladen und gleich weiterverwenden
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  • Professionelles Design: Alle Unterlagen elegant und optisch ansprechend gestaltet
  • Individuell anpassbar: Vorlagen können individuell angepasst werden (mit eigenem Logo, Firmendaten, …)
  • Texte einfach übernehmen: Praxisbewährte Mustertexte (Sie müssen sich nicht erst selbst Texte überlegen und diese ausformulieren)

Auszug aus den über 60 Vorlagen im Download-Bereich: 

Einarbeitung neuer Mitarbeiter (Begrüßungsschreiben, Vorlage Willkommensmappe, Begrüßungs-/Einarbeitungs-Checkliste), Vorlagen für Mitarbeitergespräche (Gesprächsleitfaden, Protokoll, Fragenkatalog mit über 50 Fragen, Beurteilungsbogen), Auftragsbestätigung, Aufbewahrungsfristen, Geschäftsbrief nach DIN 5008, Dankschreiben, Kondolenzschreiben, Ordnerrücken, Rechnung, …


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Haben Sie noch Fragen zu den Vorlagen, dann schreiben Sie mir einfach!

Burkhard Heidenberger


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Kommentare

  • saskia b.

    beim ersten beispiel musste ich im ersten moment lachen, aber dann ist mir das lachen im hals stecken geblieben, weil sich das ganze ziemlich genau so in einem unternehmen abgespielt hat, wo ich früher tätig war. mittlerweile bin ich selbst im personalmanagement verantwortlich und wir legen großen wert auf eine richtige einarbeitung. wie sie auch schreiben, hat die einarbeitung auch einfluss auf die mitarbeiterfluktation und die damit verbundenen kosten. wenn mitarbeiter bereits am ersten tag im stich gelassen werden und sich das dann fortsetzt, sind sie ganz sicher nicht lange im unternehmen.

    ps: danke für die hilfreichen checklisten und vorlagen.

    lg saskia

    saskia b. antworten
  • Thomas Leitgeb

    Ausführliche Infos. Danke. Eine Willkommens-Mappe ist eine gute Idee. Werde ich in meiner Firma auch einführen. TL

    Thomas Leitgeb antworten

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