Onboarding → Checkliste, Mappe (Vorlage) & Mustertexte

❁ Burkhard Heidenberger (ZEITBLÜTEN-Gründer, Buchautor & Trainer) schreibt zum Thema „Unternehmer-Tipps“:

Gute und loyale Mitarbeiter sind rar! Deshalb sollten Sie neue Beschäftigte herzlich willkommen heißen und ihnen eine optimale Einweisung zukommen lassen.

Das gelungene Onboarding neuer Mitarbeiter fördert die Motivation und trägt maßgeblich zur Zufriedenheit und Loyalität bei. Auch die positive Wirkung auf das Unternehmensimage darf nicht unterschätzt werden. Und ein guter Ruf zieht letztlich weitere talentierte Bewerber an.

Onboarding – was ist das?

Kurz und prägnant:

Onboarding bezeichnet den Prozess, neue Mitarbeitende in das Unternehmen zu integrieren.

Ein funktionierendes Onboarding beschleunigt den Einstieg, vermittelt den Neuen die Unternehmenskultur und hilft bei der Kontaktaufnahme zu den Kolleginnen und Kollegen. Es trägt dazu bei, ihre Produktivität und Motivation zu steigern und fördert ihre Loyalität zum Unternehmen.

Onboarding Mitarbeiter: 2 Beispiele

Um zu veranschaulichen, wie sich der Arbeitsantritt für neue Mitarbeiter gestalten kann, hier zwei Fälle aus der Praxis.

Vorab sei noch erwähnt, dass das Negativbeispiel in vielen Firmen alles andere als eine Ausnahme darstellt.

1. Negativbeispiel:

Am ersten Arbeitstag betritt die neue Mitarbeiterin das Unternehmen. Sie muss sich erst einmal durchfragen, bis sie jemand zu ihrem Arbeitsplatz führt.

Die Kollegen im Team sind überrascht, weil sie von einer Neueinstellung nichts wussten. Sie verhalten sich der Neuen gegenüber distanziert. Sie fühlt sich gänzlich verloren.

Schließlich „erbarmt“ sich doch ein Kollege und erreicht die Vorgesetzte telefonisch, da sie unterwegs ist. Diese erteilt die Anweisung, der Neuen eine Schnelleinführung und ein paar Aufgaben zu geben.

Die Frustration ist groß, und das schon am ersten Arbeitstag. Die Wahrscheinlichkeit, dass die neue Mitarbeiterin bereits in der Probephase kündigt, ist hoch.

2. Positivbeispiel:

Das Team wurde zeitgerecht über die neue Mitarbeiterin sowie über ihren Aufgaben- und Verantwortungsbereich informiert.

Die Mitarbeiterin hat bereits vor Arbeitsantritt alle für einen reibungslosen Start relevanten Informationen in Form einer Willkommensmappe erhalten.

Am ersten Arbeitstag wird sie von ihrer Vorgesetzten persönlich begrüßt und herzlich willkommen geheißen. Es findet eine Führung durch die Räumlichkeiten und eine Vorstellung ihrer direkten KollegInnen statt.

Ihr wird eine Person zugeteilt, die sie einarbeitet und bei allen Fragen mit Rat und Tat zur Seite steht.

Dadurch erfährt sie ein Gefühl des Willkommenseins, was der Motivation und Produktivität enorm förderlich ist.

Onboarding Mitarbeiter: Die 3 Phasen

Phase 1: Vorbereitung

Diese Phase umfasst sämtliche erforderlichen Vorbereitungsmaßnahmen, um den neuen Mitarbeitern einen reibungslosen Start zu ermöglichen.

Dazu zählen die Erstellung eines Einarbeitungsplans, die Klärung von Formalitäten, die Übermittlung (z. B. per E-Mail) von relevanten Informationen für den ersten Arbeitstag (Uhrzeit Arbeitsbeginn, Ansprechperson, an wen wenden, …), Kollegen und Kolleginnen informieren, funktionstüchtigen Arbeitsplatz einrichten, Willkommensgeschenk besorgen.

Phase 2: Orientierung

In dieser Phase lernen die neuen Mitarbeiter die Unternehmenstruktur (Hierachien, Verantwortlichkeiten, Abteilungen etc.), die Unternehmenskultur, die Arbeitsabläufe und die Ziele des Unternehmens kennen.

Phase 3: Integration

Während dieser Phase steigen die neuen Mitarbeiter aktiv in die Arbeitsprozesse ein. Sie arbeiten an realen Projekten mit, nehmen an Besprechungen und Teammeetings teil, ggf. besuchen sie Schulungen. Regelmäßige Feedback-Gespräche mit Vorgesetzten, Personalverantwortlichen oder Mentoren sind ebenfalls Teil dieser Phase. Feedback und Bewertungen im Onboarding-Prozess helfen dabei, den Fortschritt und Erfolg zu überprüfen und zu verbessern.

Dauer

Ein erfolgreicher Onboarding-Prozess dauert in der Regel bis zu sechs Monate.

War macht was?

Das Onboarding erfordert ein reibungsloses Zusammenwirken mehrerer Gruppen bzw. Personen:

• Die Personalabteilung ist für die Organisation des Onboarding-Prozesses verantwortlich.
• Mentoren oder direkte Vorgesetzte führen die neuen Mitarbeiter in den Arbeitsprozess ein, stehen ihnen bei Fragen zur Seite und geben Feedback.
• Die Kollegenschaft und das Team unterstützen die Neulinge bei der Integration und der Einarbeitung in die Abläufe.
• Bei einem Computerarbeitsplatz ist die IT-Abteilung zuständig für die Einrichtung und für die Zugänge der IT-Systeme.

Wer in welchem Ausmaß involviert ist, hängt auch von der Größe des Unternehmens, der Branche und den individuellen Bedürfnissen der neuen Mitarbeiter ab.

Onboarding-Checkliste: Begrüßung und Einarbeitung neuer Mitarbeiter

Der Bewerbungsprozess ist abgewickelt, die Entscheidung für einen Mitarbeiter gefallen. Das Einstellungsgespräch hat stattgefunden. Der Dienstvertrag ist unterzeichnet. Der Termin für den Arbeitsbeginn wurde festgelegt.

Nun zu den weiteren erforderlichen Schritten in Form von Checklisten-Punkten:

Phase 1, Vorbereitung:

Zeitpunkt/Dauer: Beginnt mit der Einstellungszusage und endet mit dem Arbeitsantritt.

• Zu klärende Fragen:
  Wohin und an wen soll sich der Mitarbeiter am ersten Arbeitstag wenden?
  Wer übernimmt die Einarbeitung?
  Wie soll der erste Arbeitstag ablaufen? (ungefährer Zeitplan)
  Wem soll der neue Mitarbeiter intern und extern persönlich vorgestellt werden? (Liste)
• Begrüßungsmappe und Unterlagen zusammenstellen (→ der ZEITBLÜTEN-Downloadbereich enthält u. a. eine umfassende Word-Vorlage für eine Willkommens-/Begrüßungsmappe und Mustertexte für Begrüßungsschreiben)
• vorab Begrüßungsschreiben (z. B. per E-Mail) übermitteln
• evtl. kleines Willkommensgeschenk besorgen
• Schlüssel bzw. Zugangschip organisieren
• Belegschaft/Team über Arbeitsbeginn des Mitarbeiters vorab informieren (z. B. per Rundmail)
• MentorIn bzw. StartbegleiterIn bestimmen (zuständig für die Einarbeitung und die soziale Integration des neuen Mitarbeiters)
• Einarbeitungsplan (mit StartbegleiterIn) erstellen
• Arbeitsplatz einrichten (Schreibtisch, PC, Telefon, E-Mail-Adresse, Arbeitszeitkonto, persönlicher Zugang am PC etc.)
• Arbeitsmittel, Unterlagen und Zugangsdaten bereitstellen
• Telefonliste, Türschild, (E-Mail)-Verteiler etc. ergänzen

Phase 2, Orientierung:

Zeitpunkt/Dauer: Beginnt mit dem ersten Arbeitstag, dauert in der Regel wenige Tage bis zu zwei Wochen. Die genaue Dauer hängt von der Position, der Komplexität des Aufgabenbereichs der neuen Mitarbeiter und der Unternehmensstruktur ab.

• Mitarbeiter persönlich willkommen heißen
• Begrüßungsgespräch führen:
  Willkommensmappe übergeben (wenn nicht bereits vorab übermittelt)
  Erläuterung der Betriebsorganisation, internen Regelungen und Formalitäten: Arbeitszeiten, Pausenregelung, Krankmeldung, Urlaubsbeantragung, Vertretungsregelung, Sicherheitsvorschriften und arbeitsrechtliche Belange etc.
  über Abläufe, Schnittstellen und spezielle Gepflogenheiten (z. B. Kleiderordnung) informieren
  Arbeitsaufgaben, Verantwortungsbereich und Zuständigkeiten erläutern
  Übergabe von Schlüssel- bzw. Zugangschip, Empfangsbestätigung unterzeichnen
• Gebäuderundgang: Räumlichkeiten und relevante Bereiche zeigen (Toiletten und Sanitärräume, Teeküche, Kantine, Besprechungsräume, Materiallager, Postfächer, Aushang, Anlaufstellen etc.)
• Vorstellung: direkte Vorgesetzte, Kolleginnen und Kollegen im Arbeitsbereich/Team, andere MitarbeiterInnen und Ansprechpersonen, StartbegleiterIn
• evtl. gemeinsames Mittagessen
• Arbeitsplatzeinweisung: PC, Software, Telefonanlage, Zeiterfassung, Drucker, Kopierer, Arbeitsgeräte, Arbeitsmaterial, Materialbeschaffung, Ablagesystem mit der dazugehörigen Dateistruktur etc.
• Termin für nächstes Gespräch festlegen

Phase 3, Integration:

Zeitpunkt/Dauer: Mehrere Wochen bis Monate. Die genaue Dauer hängt von der Position, der Komplexität des Aufgabenbereichs der neuen Mitarbeiter und der Unternehmensstruktur ab.

• Einarbeitung: Software/Programme, Geräte und Maschinen
• Zuweisung erster Aufgaben/Projektarbeit
• Wahrnehmung erster Termine und Meetings
• Überprüfung der ersten Aufgaben
• Schulungen, um die Fähigkeiten und Kenntnisse zu erweitern und auf zukünftige Aufgaben vorzubereiten
• Networking-Events, um den Kontakt zu anderen KollegInnen zu fördern und die Zusammenarbeit zu verbessern
• Regelmäßige Feedbackgespräche

Hier können Sie die Onboarding-Checkliste als PDF-Dokument mit klickbaren Feldern herunterladen. Umgesetzte Punkte einfach abhaken:

Willkommensschreiben: Mustertext

Übermitteln Sie neuen Mitarbeitern ein Begrüßungsschreiben (z. B. per E-Mail) vor Arbeitsantritt.

Darin erfährt etwa die neue Kollegin, wo und wann sie sich melden soll. Informationen über den Ablauf des ersten Arbeitstages sind ebenfalls hilfreich, um den Start zu erleichtern und die evtl. vorhandene Nervosität zu mildern.

Liebe Frau … (Name),

wir freuen uns, Sie am … (Datum) um … (Uhrzeit) bei uns im Haus zu begrüßen!

Zur Orientierung sende ich Ihnen hier den Ablauf Ihres ersten Arbeitstages:

9:00 Uhr: Ich hole Sie beim Empfang ab, führe Sie durch die Räumlichkeiten und stelle Ihnen Ihre Kolleginnen und Kollegen vor.

9:30 Uhr: Besprechung mit … (Name) von der Personalabteilung. Sie erläutert Ihnen die Unternehmensrichtlinien und teilt Ihnen weitere personaltechnische Informationen mit.

…

Anbei erhalten Sie eine Willkommensmappe. Darin finden Sie relevante Informationen über unser Unternehmen, die Ihnen den Start und die Orientierung erleichtern sollen.

Falls Sie Fragen haben, nur zu – Sie können sich gerne an mich wenden.

Schöne Grüße

Burkhard Heidenberger

(Name Geschäftsführung)

Sie wollen weniger förmliche, sondern bevorzugen Willkommensschreiben, die lockerer, herzlicher und persönlicher formuliert sind? Diese erhalten Sie im ZEITBLÜTEN-Downloadbereich:

In eigener Sache

❁ Zeitblüten-Downloadbereich:

Neben Mustertexten für ansprechende Begrüßungsschreiben enthält der Downloadbereich auch eine Vorlage für eine Willkommensmappe sowie eine Checkliste für die Begrüßung und Einarbeitung neuer Mitarbeiter.  

Zudem erhalten Sie Zugriff auf über 80 weitere Vorlagen und Arbeitshilfen!

REZENSION: „Diese geballte Sammlung ist absolut lobens-, erwähnens- und weiterempfehlenswert! Die Vorlagen sind sehr durchdacht und praxisgerecht.“

Begrüßungsschreiben: je persönlicher, desto wertschätzender

Ein Schreiben auf edlen Papier und mit blauer Tinte unterzeichnet, wirkt besonders elegant und wertschätzend.

Auch die persönliche Unterschrift der Kolleginnen und Kollegen kann ein schönes Zeichen sein – einfach umsetzbar in einem Unternehmen mit einer überschaubaren Anzahl an Mitarbeitern. Alternativ können auch nur die zukünftigen Teammitglieder oder Kollegen in der entsprechenden Abteilung unterschreiben.

Begrüßungsmappe (Willkommensmappe) für Mitarbeiter: Zweck, Inhalt & Vorlage

Bei Arbeitsantritt werden neue Mitarbeiter mit Informationen überflutet und damit oft überfordert.

Die Begrüßungsmappe erleichtert Neulingen den Einstieg und die Orientierung. Sie enthält wichtige Informationen über das Unternehmen und die Betriebsabläufe.

Sie können die Mappe ausgedruckt und ansprechend gebunden am ersten Arbeitstag übergeben. Oder Sie übermitteln das Dokument einige Tage vor Arbeitsantritt z. B. per E-Mail. Damit sind neue Mitarbeiter bereits am ersten Tag umfangreich informiert und können sich besser auf die Einweisung fokussieren.

Inhalt – ein Auszug:

• persönliches Willkommensschreiben
• Unternehmenshierarchie, Organigramm
• Leitbild
• Ansprechpersonen und Kontaktdaten
• Erläuterung wichtiger Arbeitsabläufe
• betriebsinterne Regelungen
• Arbeitszeit- und Urlaubsregelung
• Informationen zu Örtlichkeiten
• Informationen zur Arbeitssicherheit und Technik
• Formulare

→ Neben einer umfassenden Willkommensmappe-Vorlage (Word) und Mustertexten für Willkommensschreiben enthält der ZEITBLÜTEN-Downloadbereich über 80 weitere Vorlagen.

Onboarding: 6 Fragen & 6 Antworten

Im folgenden 6 Fragen, die sich Personalverantwortliche häufig stellen. Vielleicht haben Sie sich auch die eine oder andere bereits gestellt:

1. Wie kann die Motivation und das Engagement der neuen Mitarbeiter während des Onboardings gefördert werden?

Bewährt haben sich folgende Maßnahmen:

• regelmäßige Check-Ins und Feedback-Gespräche
• Einbindung in soziale Aktivitäten (z. B. gemeinsames Mittagessen) und Team-Events
• herausfordernde, aber bewältigbare Aufgaben, um den Lern- und Entwicklungsprozesses zu forcieren
• klare Zielsetzungen
• offene und wertschätzende Kommunikation

2. Wie kann der Erfolg des Onboardings gemessen und bewertet werden? 

Tipps:

• klare Ziele und Kennzahlen definieren
• Fortschritte und Zielerreichung überprüfen
• regelmäßige Befragung der am Onboarding-Prozess involvierten Personen
• Performance der neuen Mitarbeiter mit jener von „eingesessenen“ Mitarbeitern vergleichen, um Entwicklung zu bewerten
• Fluktuationsrate messen (gibt es Mitarbeiter, die bereits während des Onboardings oder der Probezeit das Unternehmen verlassen?)

3. Wie kann das Onboarding an die Bedürfnisse und Erfahrungen der neuen Mitarbeiter angepasst werden?

Um das Onboarding individuell z. B. an eine neue Mitarbeiterin anzupassen, sollten zunächst ihre Kenntnisse und Fähigkeiten ermittelt werden. Das kann durch das Vorgespräch oder einen Einstufungstest erfolgen.

Entsprechend des Bedarfs wird der Einarbeitungsprozess angepasst – z. B. durch zusätzliche Schulungen, um gezielt Wissenslücken zu schließen oder vorhandene Fähigkeiten zu vertiefen.

4. Wie kann das Onboarding in virtuellen oder Remote-Arbeitsumgebungen umgesetzt werden?

Insbesondere in der Zeit der Corona-Pandemie hat sich das Arbeiten im Homeoffice stark verbreitet und ist mittlerweile etabliert. Das hatte auch Auswirkungen auf den Onboarding-Prozess. Unterstützend dabei sind:

• klare Kommunikationskanäle für neue Mitarbeiter und Personalverantwortliche definieren
• virtuelle Tools und Plattformen für Schulungen und Präsentationen nutzen (z. B. E-Learning-Module)
• Online-Ressourcen (Handbüchern, Dokumente etc.) bereitstellen
• Videokonferenz-Tools (z. B. Zoom, Microsoft Teams, Google Meet) für regelmäßige Check-Ins und Feedback-Gespräche verwenden
• Networking und virtuelle Team-Events planen

5. Ist der Einsatz einer Onboarding-Software sinnvoll?

Vor allem in größeren Unternehmen mit komplexen Strukturen und mehreren Abteilungen hat sich eine Onboarding-Software bewährt. Aber auch in Firmen mit Remote- oder virtuellen Arbeitsplätzen kann sie eine effektive Lösung sein, um den Einarbeitungsprozess zu optimieren.

Zu den Funktionen zählen z. B. das zentrale Speichern relevanter Mitarbeiterdaten, die Erstellung individueller Einarbeitungspläne, das automatische Versenden von Benachrichtigungen und Erinnerungen, das Bereitstellen von Informationen über das Unternehmen und die Arbeitsabläufe, E-Learning-Module und weiterer Online-Ressourcen.

6. Was gilt es in Bezug auf Richtlinien und Gesetze zu beachten?

Um sicherzustellen, dass das Onboarding im Einklang mit den gesetzlichen Bestimmungen und Unternehmensrichtlinien steht, sollte der Prozess regelmäßig überprüft und bei Bedarf aktualisiert werden. Hierzu zählen z. B. Datenschutzgesetz, Gleichbehandlungsgesetz, arbeitsrechtliche Bestimmungen, Vorschriften zur Arbeitssicherheit und Arbeitsgesundheit.

Ankündigung und Vorstellung neuer Mitarbeiter

Mitarbeiter ankündigen – warum?

Über den Arbeitsantritt neuer Mitarbeiter sollten Sie die Belegschaft vorab informieren. Das zeugt von Transparenz und die soziale Einbindung der Neuen wird gefördert.

Wie Sie diese Information kundtun, hängt auch von der Unternehmensgröße ab:

Rundmail:

Eine E-Mail ist im Nu geschrieben und versendet. Deshalb bietet sich diese Form insbesondere für größere Betriebe an, um die Belegschaft zu informieren.

Aushang:

In Unternehmen ohne bzw. mit wenigen Computerarbeitsplätzen (z. B. Handwerksbetrieb, Fertigungsunternehmen) kann mittels Aushang am Schwarzen Brett über die Einstellung neuer Mitarbeiter informiert werden.

Meeting/Besprechung:

In kleineren Firmen mit wenigen Angestellten kann die Ankündigung auch als Besprechungspunkt in einem Meeting vorgebracht werden.

Vorstellung im Team

Am ersten Arbeitstag werden „Neuankömmlinge“ den Kollegen vorgestellt. Hierzu wird die Person z. B. von dem Vorgesetzten zum Team begleitet und allen Teammitgliedern vorgestellt.

Eine persönliche Vorstellung sollte auch mit Personen aus anderen Abteilungen erfolgen, mit denen der Neue zukünftig eng zusammenarbeitet.

Fazit: Gelungenes Onboarding → Zufriedenheit & Loyalität

Mitarbeiter zu motivieren – insbesondere langfristig –, ist wahrlich eine Herausforderung und Kunst! Wenn Ihnen dieses Kunststück gelingt, kommt das Ihrem Unternehmen auf alle Fälle nachhaltig zugute.

Die Wertschätzung, die Sie Ihren Mitarbeitern entgegenbringen, hat wesentlichen Einfluss auf deren Motivation.

Mit einem gelungenen Onboarding neuer Mitarbeiter legen Sie den Grundstein für eine hohe Motivation und Loyalität.

Sie fühlen sie sich gleich zu Beginn gut angekommen und aufgenommen. Die Wahrscheinlichkeit, dass die Neuen bereits in der Probezeit wieder kündigen, wird immens reduziert.

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Ing. Burkhard Heidenberger | ZEITBLÜTEN-Gründer, Buchautor & Trainer

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