Bürohandbuch (Büroleitfaden, Office-Handbuch): Vorlage & Tipps

❁ Burkhard Heidenberger (ZEITBLÜTEN-Gründer, Buchautor & Trainer) schreibt zum Thema „Büroorganisation“:

Ein Bürohandbuch (auch als Büroleitfaden oder Office-Handbuch bezeichnet) ist eine Informationssammlung – eine Art Wissensdatenbank, die z. B. Anleitungen zu wiederkehrenden Büroabläufen und Aufgaben enthält.

Solche Aufgaben und Abläufe gibt es in der Regel zahlreiche im Büro. Meist ist eine Person damit vertraut, aber wenn diese unerwartet – und vielleicht sogar für längere Zeit – ausfällt, dann ist Feuer am Dach.

Gibt es hingegen ein Bürohandbuch, in dem die einzelnen Schritte und Erfordernisse dokumentiert sind, können personelle Absenzen gut überbrückt werden – quasi eine Erste Hilfe bei Ausfällen. Aber auch zur Einschulung neuer Mitarbeiter eignet sich das Bürohandbuch hervorragend.

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Fehlendes Bürohandbuch: Ein Beispiel aus der Praxis

Die Sekretärin fällt plötzlich für längere Zeit aus und ist auch nicht für Fragen erreichbar. Nun muss kurzfristig eine Vertretung eingesetzt und eingearbeitet werden. Oder die Sekretariatsaufgaben, die üblicherweise die abwesende Bürokraft erledigt, werden intern auf die Mitarbeiter aufgeteilt.

Als Beispiel: Büromaterial muss dringend nachbestellt werden.

• Aber bei welchem Lieferanten wird was bestellt und zu welchen Konditionen?
• Wer ist die richtige Ansprechperson?
• Wo sind die Bestellformulare abgelegt?

Und das ist noch eine der einfachsten Herausforderungen, die zahlreiche Fragen aufwirft. Deren Beantwortung kann zeitaufwendig und nervenaufreibend sein.

Was bringt ein Bürohandbuch?

Ist hingegen ein Bürohandbuch vorhanden, wo sämtliche Informationen und Abläufe dokumentiert sind, verläuft die plötzliche Abwesenheit der zuständigen Person weniger „dramatisch“.

Ein weiterer Vorteil eines Office-Handbuches:

Wertvolles Know-how und Wissen bleiben im Unternehmen, auch wenn die jeweilige Person die Firma verlässt. Zudem können damit neue Mitarbeiter einfacher eingearbeitet werden.

Welche Informationen kommen in das Bürohandbuch?

Grundsätzlich sollte das Handbuch eine kompakte Sammlung an Informationen sein, die den Ablauf wiederkehrender (komplexer) Tätigkeiten dokumentiert.

Aber auch weniger komplexe Tätigkeiten werden darin nachvollziehbar festgehalten. Das sind vor allem Aufgaben, die nur eine bestimmte Person durchführt und die für andere nicht so einfach nachvollziehbar sind.

Deshalb werden im Handbuch die einzelnen Schritte detailliert beschrieben und bei Bedarf mit Screenshots (z. B. bei einer Softwareanwendung) ergänzt. Aber auch Checklisten, Formulare und eine Sammlung der wichtigsten Kontakte wie Ansprechpartner bei Problemen bilden eine nützliche Ergänzung.

In welcher Form wird das Bürohandbuch angelegt?

Für die Informationssammlung bietet sich ein konventionelles Textdokument (z. B. Word) mit Inhaltsverzeichnis an.

Zusammen mit sämtlichen zur Dokumentation gehörenden Unterlagen (Checklisten, Formulare etc.) wird das Handbuch dann in einem Ordner am Server bzw. in der Cloud abgelegt, sodass bei Bedarf die MitarbeiterInnen mit entsprechenden Zugriffsrechten darauf Einblick haben.

Office-Handbücher: Wie viele sind nötig?

Der Umfang und die Anzahl der Handbücher richtet sich nach der Größe des Unternehmens.

Bei Kleinunternehmen reicht evtl. ein Bürohandbuch. Bei größeren Firmen kann für jede Abteilung ein eigenes Handbuch sinnvoll sein. Auch für besonders komplexe Bereiche und Anwendungsfälle (Software) oder Positionen (z. B. SekretärInnen-Handbuch) bietet sich jeweils eine eigene Dokumentation von Abläufen an.

Was ist bei der Pflege zu beachten?

Das Pflegeintervall ist vom Inhalt und dessen Aktualitätsdauer abhängig.

Ein Bürohandbuch ist nur dann effektiv, wenn es stets auf aktuellem Stand ist. Dies bedarf einer regelmäßigen Pflege von einer dazu beauftragten Person. Je höher der Pflegeaufwand, desto mehr Personen sind für die Aktualisierung zuständig. Jede bekommt dabei ihren Pflegepart zugewiesen.

Aber nur mit der Beauftragung der Pflege ist es meist nicht getan. Es sollte auch regelmäßig kontrolliert werden, ob die Aktualisierungen tatsächlich stattfinden. Denn stellen sich Informationen als veraltet heraus, wenn man sie dringend benötigt, bringt das ganze Handbuch nichts.

Bürohandbuch anlegen: Wie vorgehen?

Gut, Entscheidung für ein Office-Handbuch ist gefallen. In einem Brainstorming werden Ideen für den Inhalt gesammelt – etwa bei einem Meeting mit allen verantwortlichen Mitarbeitern.

Brainstorming ist durch. Es folgt eine grobe Gliederung, am besten in Form eines Inhaltsverzeichnisses.

Ist der erforderliche bzw. gewünschte Inhalt soweit klar, wird entschieden,

1. wer die Verantwortung für das Erstellen des Handbuches übernimmt,
2. wer für welchen Inhalt zuständig ist,
3. wer die Aufbereitung der Informationen übernimmt inkl. (Zwischen-)Termine für die Lieferung der Informationen
4. und wer für die Pflege verantwortlich ist.

Sobald der Entwurf des Handbuches vorliegt, werfen die Vorgesetzten und Verantwortlichen nochmals einen Blick darauf, um eventuelle Änderungswünsche zu kommunizieren. Dann geht es an die Fertigstellung.

Fazit

Der Aufwand für das erstmalige Anlegen eines Bürohandbuches darf nicht vernachlässigt werden. Liegt dann aber eine Dokumentation für die relevanten Büroabläufe vor, werden damit zukünftig viel Zeit gespart und Nerven geschont, etwa bei einem plötzlichen und längeren Ausfall von Mitarbeitern. Zudem wird damit der interne Wissens- und Know-how-Fluss gefördert.