Das Jahresgespräch: So führen Sie es richtig!

Das Jahresgespräch – also ein jährliches Gespräch zwischen Vorgesetztem und Mitarbeiter – ist oft ein unterschätztes Führungsinstrument.

Es dient vor allem der Förderung und Motivation der Mitarbeiter und forciert auch die Erreichung der Unternehmensziele.

Ein solches Jahresgespräch richtig geführt, kommt nicht nur dem Unternehmen zugute, sondern ist für beide Seiten ein Gewinn.

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Mitarbeitergespräch – so darf es sich nicht abspielen!


Wozu überhaupt ein Jahresgespräch (oder auch Mitarbeitergespräch)?

Das Jahresgespräch erfüllt mehrere Zwecke:

Man wirft also gemeinsam einen Blick auf die Vergangenheit, Gegenwart und Zukunft.

Das heißt:

Üblicherweise dauert so ein Gespräch ein bis zwei Stunden und läuft nach einem bestimmten Schema ab.

Ein Mitarbeitergespräch bringt folgende Vorteile mit sich:


In eigener Sache

Jahresgespräch: Leitfaden, Protokollvorlage und Fragenkatalog:

Sie erhalten neben einem Gesprächsleitfaden und einer Protokollvorlage auch einen Fragenkatalog mit über 50 Fragen unterteilt in verschiedene Bereiche (Rückblick, Zielsetzung, Entwicklung, Betriebsklima, Arbeitsprozesse etc.):

Zusätzlich erhalten Sie Zugriff auf über 60 Mustertexte, Vorlagen, Arbeitshilfen:


Was es zu beachten gilt – 6 Punkte

Damit Jahresgespräche erfolgreich sind, sollten folgende Punkte berücksichtigt werden:

  1. Vertrauen ist das A und O! Alle im Gespräch weitergegebenen Informationen und getroffenen Vereinbarungen sind streng vertraulich zu behandeln.
  2. Damit die getroffenen Vereinbarungen auch eingehalten werden, sind entsprechende Rückfragen bzw. Kontrollen erforderlich. Damit wird gewährleistet, dass das Jahresgespräch seinen Zweck erfüllt und nicht zu einer wirkungslosen Pflichtübung verkommt.
  3. Gegenseitiger Respekt und Wertschätzung sind die Basis für ein fruchtbares Gespräch.
  4. Wichtig: Ein Jahresgespräch sollte kein reines Kritikgespräch sein. (» Wie Sie richtig kritisieren, ohne zu verletzen)
  5. Planen Sie ausreichend Zeit ein und sorgen Sie dafür, dass es keine Störungen (Telefon, Besucher etc.) gibt.
  6. Es darf nicht als Ersatz für die fehlende Kommunikation zwischen Vorgesetzten und Mitarbeitern herangezogen werden. Es sollte der Glanzpunkt für eine gute Beziehung sein.

Einladung Jahresgespräch

In größeren Unternehmen erfolgt die Durchführung der Jahresgespräche in der Regel von der Personalabteilung. Die Einladung hierzu erfolgt üblicherweise schriftlich (z. B. per E-Mail). 

Beispieltext für eine schriftliche Einladung:

Liebe/r (Name),

am (Datum) um (Uhrzeit) findet das Jahresgespräch statt, zu dem ich Dich hiermit einlade.

Wir werfen gemeinsam einen Blick zurück auf das vergangene Jahr, auf die bei unserem letzten Gespräch getroffenen Vereinbarungen und gesetzten Ziele, sprechen über Deine gemachten Erfahrungen, Deine Vorschläge und Anliegen.

Konkret möchte ich u. a. folgende Punkte ansprechen:

  • (Punkt 1)
  • (Punkt 2)

Bitte bereite Dich vor, sodass auch alle für Dich relevanten Punkte zur Sprache kommen.

Ich freue mich auf unser Gespräch!

Solltest Du vorab Fragen haben, lass sie mich gerne wissen.

Schöne Grüße

Burkhard Heidenberger


Jahresgespräch: Auf die richtigen Fragen kommt es an – 15 Beispielfragen

Inwieweit Sie als Vorgesetzte(r) verwertbare und wertvolle Informationen von Ihren Mitarbeitern in den jeweiligen Gesprächen erhalten, hängt u. a. auch von den Fragen ab, die Sie Ihren Mitarbeitern stellen. Im Folgenden habe ich einige Fragen formuliert. Daraus können Sie Ihren individuellen Fragenkatalog vorbereiten:

  1. Welche Ziele wurden erreicht (u. a. auch jene Ziele/Vereinbarungen, die beim letzten Mitarbeitergespräch protokolliert wurden)? Welche wurden nur teilweise oder nicht erreicht?
  2. Wo sehen Sie die Gründe, warum das Ziel nicht erreicht wurde? (konkretes Ziel nennen)
  3. Welche (wiederholten) Beschwerden hat es von Kunden/Auftraggebern gegeben? Welche positiven Rückmeldungen?
  4. An welchen Projekten arbeiten Sie gerade? Welche konkreten Projekte werden folgen?
  5. Wo gibt es bei diesen Projekten aktuell die größten Herausforderungen? Und welche Lösungsansätze bzw. Bewältigungsansätze sind vorgesehen?
  6. Gibt es Probleme und/oder Schwierigkeiten, die aus Ihrer Sicht möglichst zeitnah gelöst werden müssen?
  7. Die Anschaffung welcher Arbeitsmittel (Software, Geräte, …) würden Ihre Tätigkeit erleichtern/effizienter gestalten und/oder die Arbeitsergebnisse verbessern?
  8. Wo/wann (Arbeits-/Projektabläufe) kommt es häufig zu Verzögerungen und wie könnten diese in Zukunft verhindert/reduziert werden?
  9. Auf einer Skala von 1 bis 10, wie beurteilen Sie das Betriebsklima? Und wie könnte es Ihrer Meinung nach verbessert werden? Was könnten Sie persönlich und was kann/können ich/wir dazu beitragen?
  10. Wie kann im Team (oder in der Abteilung) die Zusammenarbeit verbessert werden?
  11. Wo sehen Sie allgemein noch Optimierungspotenzial? Haben Sie konkrete Vorschläge?
  12. Gibt es ein bestimmtes Thema/Problem, das Sie mit mir besprechen wollen und bei dem ich/wir Ihnen vielleicht weiterhelfen kann/können?
  13. Welche persönlichen Entwicklungsmöglichkeiten wünschen Sie sich im Unternehmen? Wie können wir/ich Sie dabei unterstützen?
  14. Welche aktuellen Rahmenbedingungen sehen Sie als förderlich bzw. hinderlich für Ihre Entwicklung im Unternehmen?
  15. Wie/wo könnten Sie die dadurch gewonnenen Kompetenzen in Ihre Tätigkeit einbringen? Was würde sich dadurch gegenüber der aktuellen Situation ändern?

Über 50 Fragen für Ihr Jahresgespräch im ❁ Zeitblüten-Downloadbereich:

Sie erhalten neben einem Gesprächsleitfaden und einer Protokollvorlage auch einen Fragenkatalog mit über 50 Fragen unterteilt in verschiedene Bereiche (Rückblick, Zielsetzung, Entwicklung, Betriebsklima, Arbeitsprozesse etc.):

Zusätzlich erhalten Sie Zugriff auf über 60 Mustertexte, Vorlagen, Arbeitshilfen:


Leitfaden Jahresgespräch – 6 Tipps

Zur Orientierung, wie ein solches Gespräch ablaufen soll, habe ich folgenden kurzen Leitfaden zusammengestellt.

Wenn Sie die folgenden Punkte berücksichtigen, wird es für beide Seiten ein gewinnbringendes Mitarbeitergespräch:  

Tipp 1

Rückblick auf das
vergangene Arbeitsjahr

Machen Sie gemeinsam einen Rückblick auf das vergangene Arbeitsjahr. Wurden die vereinbarten Ziele erreicht? Wenn nein, warum nicht?

Basis für diese Rückschau bilden die Unterlagen des letzten Mitarbeitergesprächs.

 

Tipp 2

Neue Ziele und
Vereinbarungen treffen

Ausgerichtet auf die Unternehmensziele werden für das kommende Jahr neue Vereinbarungen und Ziele getroffen. Dabei wird auch festgelegt, wie die Erreichung der Ziele kontrolliert wird. Alle gesteckten Ziele müssen folgende Kriterien erfüllen. Sie

  • sollen realistisch und somit auch erreichbar sein, aber trotzdem eine Herausforderung darstellen,
  • sind möglichst konkret zu formulieren und dürfen keine Widersprüche aufweisen,
  • sind mit einem Termin zu fixieren,
  • müssen messbar sein.

Kurzum: Was genau ist bis wann und wie zu erreichen?

Zum Thema Zielvereinbarungen:

Tipp 3

Feedback geben

Damit der Mitarbeiter weiß, wo er steht, ist Feedback wichtig. Klären Sie die Stärken und Schwächen. Informieren Sie ihn über Karriere- und Entwicklungsmöglichkeiten. Loben Sie, aber lassen Sie ihn auch ruhig wissen, womit Sie nicht zufrieden sind bzw. waren.

Aber bitte immer fair bleiben und so formulieren, dass der Mitarbeiter „sein Gesicht nicht verliert“.

Effektive Tipps, um mit Feedback mehr zu erreichen:

Tipp 4

Fördermaßnahmen vereinbaren

Wie können die Stärken des Mitarbeiters ausgebaut werden? Wie kann er sich im Sinne des Unternehmens möglichst schnell weiterentwickeln? Welche Wünsche und Vorstellungen hat der Mitarbeiter in dieser Hinsicht? Klären Sie diese Fragen und vereinbaren Sie dann konkrete Maßnahmen.

 

Tipp 5

Zwischengespräche festlegen

Ganz essenziell für die Erreichung von Zielen ist eine regelmäßige Fortschrittskontrolle, hier in Form von Zwischengesprächen. So können Sie auch bei auftretenden Problemen frühzeitig entgegenwirken und müssen sich nicht erst im Nachhinein fragen, wieso es nicht geklappt hat.

Fixieren Sie deshalb gleich einen Termin für ein solches Zwischengespräch und legen Sie schriftlich fest, was genau kontrolliert wird.

 

Tipp 6

Unbedingt schriftlich

Alle getroffenen Vereinbarungen und Ziele werden schriftlich festgehalten. Nur so kann auch nach einem Jahr noch genau geprüft werden, was genau vereinbart wurde und damit das Ergebnis kontrolliert werden. Der Mitarbeiter erhält eine Kopie der Aufzeichnung.

Wenn Sie diese Punkte berücksichtigen, sollte einem erfolgreichen Mitarbeitergespräch, z. B. in Form eines Jahresgesprächs, nichts mehr im Wege stehen.

 


ZEITBLÜTEN-Download-Bereich

Mitarbeitergespräch:
Fragenkatalog & Formular

Im ZeitblütenDownloadbereich erhalten Sie Vorlagen, Mustertexte und Arbeitshilfen (insgesamt  über 60!). Unter anderem finden Sie dort:

  • einem Gesprächsleitfaden für Ihr Jahresgespräch
  • eine Jahresgespräch-Protokollvorlage
  • einen Fragenkatalog mit über 50 Fragen unterteilt in verschiedene Bereiche (Rückblick, Zielsetzung, Entwicklung, Betriebsklima, Arbeitsprozesse etc.)

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Download-Bereich mit über 60 Vorlagen, die Ihren Arbeitsalltag erleichtern:

  • Zum sofortigen Weiterverwenden: Herunterladen und gleich weiterverwenden
  • Große Zeitersparnis: Vorlagen müssen nicht erst selbst zeitaufwendig erstellt werden
  • Professionelles Design: Alle Unterlagen elegant und optisch ansprechend gestaltet
  • Individuell anpassbar: Vorlagen können individuell angepasst werden (mit eigenem Logo, Firmendaten, …)
  • Texte einfach übernehmen: Praxisbewährte Mustertexte (Sie müssen sich nicht erst selbst Texte überlegen und diese ausformulieren)

Auszug aus den über 60 Vorlagen im Download-Bereich: 

Gesprächsleitfaden & Formular Mitarbeitergespräch, Feedback-Checkliste, Checkliste „So kritisieren Sie richtig“, Auftragsbestätigung, Aufbewahrungsfristen, Besprechungsprotokoll, Bestellformular, Fehleranalyse, Geschäftsbrief nach DIN 5008, Dankschreiben, Kondolenzschreiben, Inventur, Ordnerrücken, Rechnung, …


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Haben Sie noch Fragen?

Haben Sie noch Fragen zu den Vorlagen, dann schreiben Sie mir einfach!

Burkhard Heidenberger


Zeitblueten.com wurde von Trainerlink mit der Höchstbewertung (Note 1) prämiert und in der Verlagspublikation „Die besten Adressen im Weiterbildungs-Web“ aufgenommen. Trainerlink listet redaktionell geprüfte Websites zu den Themen Karriere, berufliche Qualifizierung und Erwachsenenbildung.

Auszug aus der Trainerlink-Bewertung:

Die Note 1 gibt es für absolute Top-Seiten, die nicht nur einen hohen Informationsgehalt aufweisen, sondern umfassende weiterführende Zusatzinformationen und Service-Leistungen bieten.


Kommentare

  • Martina Hessler

    Lieber Herr Heidenberger,

    ich habe Ihre Seite entdeckt, als ich auf der Suche nach wertvollen Inspirationen in Vorbereitung auf anstehende Mitarbeiter-Jahresgespräche war.

    Sehr angetan bin ich nun über die Vielfalt der Inspirationen, die mich hier erwartet hat. Die Form Ihrer Informationen ist übersichtlich und sehr breit gefächert – immer mit einer mir sehr angenehmen persönlichen Note.

    Vielen Dank dafür! Ich werde ganz bestimmt weiter stöbern und wertvolle Anregungen sowohl als Geschäftsführung wie auch für mich persönlich wirken lassen.

    Ich wünsche Ihnen weiterhin viel Erfolg!

    Herzliche Grüße
    Martina Hessler

    Martina Hessler antworten
  • Sehr geehrter Herr Heidenberger,

    auf der Suche nach “Wie führe ich Jahresgespräche” bin ich auch auf Ihre Seite gestoßen. Was mich beeindruckt hat und weshalb ich mich an Ihren Vorschlägen gerne orientieren werde: Ich finde Ihre Seite sehr gut durchstrukturiert und alles auf den Punkt gebracht. Vielen Dank!

    Herzliche Grüße
    Thomas Nuber

    Thomas Nuber antworten

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