Jahresgespräch führen: 3 Checklisten, 17 Fragen, Vorlagen, Tipps, Leitfaden & Beurteilungsbogen

Das Jahresgespräch – also ein jährliches Gespräch zwischen Vorgesetztem und Mitarbeiter – ist oft ein unterschätztes Führungsinstrument.

Es dient vor allem der Förderung und Motivation der Mitarbeiter und forciert auch die Erreichung der Unternehmensziele.

Ein solches Jahresgespräch richtig geführt, kommt nicht nur dem Unternehmen zugute, sondern ist für beide Seiten ein Gewinn.

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Jahresgespräch – so nicht!



Wozu überhaupt ein Jahresgespräch?

Das Jahresgespräch erfüllt mehrere Zwecke:

  • Der Mitarbeiter bekommt Feedback zu seinen Leistungen, zu den Arbeitsergebnissen und zu seinem Verhalten im vergangenen Arbeitsjahr,
  • gegenwärtige Konflikte und Probleme werden analysiert und Lösungen gesucht,
  • er/sie wird über die (neuen) Unternehmensziele informiert,
  • es werden Leistungsziele vereinbart,
  • er/sie erhält allgemeine für die Tätigkeit erforderliche Informationen,
  • es werden Weiterentwicklungsmöglichkeiten konkretisiert.

Man wirft also gemeinsam einen Blick auf die Vergangenheit, Gegenwart und Zukunft.

Das heißt:

Üblicherweise dauert so ein Gespräch ein bis zwei Stunden und läuft nach einem bestimmten Schema ab.

Ein Jahresgespräch bringt folgende Vorteile mit sich:

  • Eine gute Gesprächsbasis fördert ein gutes Arbeits- und somit Betriebsklima.
  • Man erfährt die gegenseitigen Erwartungen und Wünsche.
  • Richtig geführt schafft das Jahresgespräch eine starke Vertrauensbasis.
  • Der Mitarbeiter wird motiviert und damit wird seine Leistung und Effizienz gefördert.
  • Die Loyalität und die Identifizierung mit dem Unternehmen werden gestärkt.

Jahresgespräch: Leitfaden, Protokollvorlage, Beurteilungsbogen & Fragenkatalog:

Sie erhalten neben einem Gesprächsleitfaden, einer Protokollvorlage und einem Beurteilungsbogen auch einen Fragenkatalog mit über 50 Fragen unterteilt in verschiedene Bereiche (Rückblick, Zielsetzung, Entwicklung, Betriebsklima, Arbeitsprozesse etc.):

Zusätzlich erhalten Sie Zugriff auf über 60 Mustertexte, Vorlagen, Arbeitshilfen:


Jahresgespräch – wann genau?

  • Da die Gespräche doch viel Zeit in Anspruch nehmen (Vorbereitung, Durchführung, Nachbearbeitung), sollten Sie diese nach Möglichkeit in weniger hektischen Phasen anberaumen. Beispielsweise in einer saisonal oder aufgrund der Auftragssituation ruhigeren Zeit.
  • Zudem kann es sinnvoll sein, die Jahresgespräche vor Beginn eines umfangreicheren Auftrags oder Projekts einzuplanen. Dadurch können Sie bereits im Vorfeld mögliche Probleme im Team oder in Arbeitsabläufen lösen.
  • Ebenso empfehlenswert sind Jahresgespräche nach größeren internen Umstrukturierungen, um die Auswirkungen im Detail zu erfassen.

Dauer: Wie lange dauert ein Jahresgespräch ?

Für ein konventionelles Jahresgespräch können Sie als groben Richtwert 1 Stunde/Mitarbeiter ansetzen (nur die Besprechung, ohne Vor- und Nachbearbeitung).

Das ist doch recht zeitintensiv, insbesondere wenn die Gespräche neben dem operativen Tagesgeschäft durchgeführt werden.

Umso wichtiger ist es, dass Sie die aus den Gesprächen resultierenden Erkenntnisse nutzen und die Umsetzung der vereinbarten Ziele forcieren. Sonst können Sie das Gespräch als reine Zeitverschwendung verbuchen.

Zur Info: Mittlerweile kommen nicht nur in größeren Unternehmen eine HR-Software (Human Resource) und Tools für effizientere Jahresgespräche zum Einsatz.

Ablauf & Struktur eines Jahresgesprächs

Der Aufbau wird in drei Phasen gegliedert:

  1. Planung & Vorbereitung
  2. Durchführung
  3. Nachbearbeitung

Die einzelnen Abschnitte im Detail:

Jahresgespräch vorbereiten: Checkliste

Unabhängig davon, ob Sie als ChefIn, Führungskraft oder Vorgesetzte/r agieren – mit der Berücksichtigung der folgenden Punkte sind Sie für die Besprechung bestens gerüstet.

Vorbereitung EINIGE TAGE VOR dem Jahresgespräch:

  • Besprechungspunkte, Aspekte und Ziele vorab schriftlich festhalten (Was soll mit dem Gespräch erreicht werden? Was soll sich nach dem Austausch ändern? Welche Reaktionen sind zu erwarten? Perspektiven, Minimalziele, wünschenswerte Maximalziele, Meilensteine)
  • auf mögliche Diskussionspunkte und Gegenargumente vorbereiten
  • notwendige Informationen einholen (z. B. Status quo, Mitarbeiterentwicklung, erreichte Ziele, Verlauf früherer Gespräche)
  • erforderliche Dokumente und Unterlagen zurechtlegen (einen umfassenden Fragekatalog, Gesprächsleitfaden, Beurteilungsbogen und eine Protokollvorlage erhalten Sie im ZEITBLÜTEN-Downloadbereich)
  • Gliederung bzw. Strukturierung des Gesprächsablaufs („roter Faden“ zur Orientierung)
  • ungefähre Dauer abschätzen (Pufferzeiten berücksichtigen)
  • Datum und Zeitpunkt festlegen
  • Entscheidung für Besprechungsort/-raum (mit ruhiger Gesprächsumgebung) – falls nötig reservieren. Steht kein Besprechungsraum zur Verfügung, kann das Gespräch auch direkt am Arbeitsplatz des Mitarbeiters (z. B. im Einzelbüro) stattfinden – vorausgesetzt, die Vertraulichkeit wird gewährleistet.
  • Beteiligte informieren, Einladungen inkl. Besprechungspunkte zeitgerecht versenden (Richtwert: 1 Woche vorher); für weniger umfangreiche Gespräche reicht eine mündliche Einladung.

Hier können Sie die Vorbereitungs-Checkliste als PDF-Dokument mit klickbaren Feldern herunterladen. Umgesetzte Punkte einfach abhaken:


Beispieltext: schriftliche Einladung zum Jahresgespräch

Liebe/r (Name),

am (Datum) um (Uhrzeit) findet das Jahresgespräch statt, zu dem ich Dich hiermit einlade.

Wir werfen gemeinsam einen Blick zurück auf das vergangene Jahr, auf die bei unserer letzten Besprechung getroffenen Vereinbarungen und gesetzten Ziele. Wir sprechen über Deine gemachten Erfahrungen, Deine Vorschläge und Anliegen.

Konkret möchte ich u. a. folgende Punkte ansprechen:

  • (Punkt 1)
  • (Punkt 2)

Bitte bereite Dich vor, sodass auch alles für Dich Relevante zur Sprache kommt.

Ich freue mich auf unser Gespräch!

Solltest Du vorab Fragen haben, lass sie mich gerne wissen.

Schöne Grüße

Burkhard Heidenberger


Vorbereitung AM TAG des Jahresgesprächs:

  • vorsorgen, dass keine Störungen auftreten (Telefon umleiten, Smartphone stummschalten, …),
  • erforderliche Unterlagen bereitlegen
  • funktionstüchtige Schreibutensilien und evtl. notwendige Geräte (z. B. Beamer) im Besprechungsraum bereitstellen
  • Erfrischungsgetränke hinstellen
  • Sitzplatzpositionierung: anstatt sich direkt gegenüberzusitzen, besser im 90°-Winkel (wirkt auf Mitarbeiter weniger „bedrohlich“)

Jahresgespräch durchführen – Checkliste:

Die folgende Checkliste für eine konstruktive Gesprächsführung basiert auf dem KOALA-Prinzip.

Dabei steht

K für Kontaktphase: Begrüßung, kurzer Smalltalk

O für Orientierungsphase: Erläuterung des Gesprächsanlasses und -ziels

A für Analysephase: beiderseitige Darlegung der persönlichen Sicht der Dinge

L für Lösungsphase: gemeinsame Erarbeitung von Lösungen, Planung der nächsten Schritte

A für Abschlussphase: Protokollierung der Besprechungspunkte, Vereinbarungen und Ziele, freundliche Verabschiedung

Gesprächsführung – Schritt für Schritt:

  • eine offene, einladende Körperhaltung einnehmen
  • als Einleitung eine freundliche Begrüßung und ein Danke fürs Kommen
  • positiver Gesprächseinstieg (Getränk anbieten, kurzer Smalltalk)
  • Gesprächsanlass und -ziel kompakt darlegen (auch wenn bereits in der Einladung kommuniziert)
  • Gespräch mithilfe eines Gesprächsleitfadens durchführen (→ einen bewährten Gesprächsleitfaden erhalten Sie im ZEITBLÜTEN-Downloadbereich)
  • MitarbeiterIn erläutert zu den jeweiligen Besprechungspunkten die eigene Perspektive (die von Ihnen ggf. parallel in Stichworten notiert wird)
  • nicht unterbrechen, zuerst ausreden lassen und erst dann auf die dargebrachten Aspekte eingehen
  • auf die Wortwahl achten, stets sachlich bleiben, nicht emotional werden
  • auf Basis des Gesprächszieles gemeinsam Lösungen oder zukünftige Maßnahmen erarbeiten
  • Ziele, Meilensteine und Schritte vereinbaren, den Mitarbeitern die Umsetzung möglichst selberverantwortlich überlassen und sie nicht durch zu detaillierte Vorgaben einschränken
  • vereinbarte Ziele sind gemäß der SMART-Methode formuliert: spezifisch (möglichst konkret), messbar, akzeptiert, realistisch und terminiert
  • alle wesentlichen Punkte (z. B. Maßnahmen, Etappenziele, Fristen, Feedback) nochmals verbal zusammenfassen, um Missverständnissen vorzubeugen
  • Protokollierung der besprochenen Punkte und vereinbarten Aufgaben (→ im ZEITBLÜTEN-Downloadbereich erhalten Sie eine Protokollvorlage unterteilt nach relevanten Bereichen wie Rückblick, Status quo, Zielsetzung, Entwicklung, Feedback)
  • beide Gesprächspartner unterschreiben das Protokoll (kann den Mitarbeitern auch erst nach der schriftlichen Ausformulierung unmittelbar nach dem Gesprächstermin zur Unterzeichnung übermittelt werden)
  • evtl. bereits einen Termin für das nächste MAG festlegen
  • freundliche Verabschiedung

Hier können Sie wieder die Umsetzungs-Checkliste herunterladen:


Jahresgespräch nachbearbeiten – Checkliste:

Erst durch die Nachbearbeitung holen Sie das Maximum aus einem MAG heraus:

  • Reflexion des Gesprächs (Was war gut, was wollen Sie bei der nächsten Besprechung besser machen?)
  • Klärung evtl. offener Punkte resultierend aus der Unterhaltung
  • Mitarbeiter alle Informationen und Ressourcen zur Verfügung stellen, die für die getroffenen Vereinbarungen und Zielsetzungen erforderlich sind
  • Protokoll anhand der Gesprächsnotizen ausarbeiten (falls nicht bereits während des Gesprächs geschehen) und an Beteiligte zur Unterzeichnung übermitteln
  • Beurteilungsbogen ausfüllen (→ der ZEITBLÜTEN-Downloadbereich enthält eine Vorlage für ein Mitarbeiter-Beurteilungsformblatt)


Fragebogen: Auf die richtigen Fragen kommt es an – 17 Beispielfragen

Inwieweit Sie als Vorgesetzte/r nutzbare Informationen von Ihren Mitarbeitern erhalten, hängt u. a. auch von den Fragen ab, die Sie ihnen stellen.

Im Folgenden habe ich einige Fragen formuliert. Daraus können Sie Ihren individuellen Fragenkatalog zusammenstellen:

  1. Gibt es (aktuelle) Probleme und/oder Schwierigkeiten, die aus Ihrer Sicht möglichst zeitnah gelöst werden müssen? (Beispiele: bei einem aktuellen Projekt, Computer-, Software-, Netzwerkprobleme, andere Gerätemängel bzw. Funktionseinschränkungen, Mobbing, …)
  2. Was läuft aus Ihrer Sicht gut, womit sind Sie sehr zufrieden? (z. B. Zusammenarbeit im Team, Betriebsklima)
  3. Wo sehen Sie noch Optimierungspotenzial? Haben Sie konkrete Vorschläge?
  4. Wo bzw. in welchem Bereich wünschen/brauchen Sie Unterstützung und von wem in welcher Form?
  5. Wo sehen Sie die Gründe, warum das (Projekt-)Ziel nicht erreicht wurde? (konkretes Projekt/Ziel nennen)
  6. Wie kann im Team (oder in der Abteilung) die Zusammenarbeit verbessert werden? Gibt es Schwierigkeiten im Team?
  7. Wo sehen Sie Informationsbedarf? Welche Informationen fehlen Ihnen? Wo und wie kann die Kommunikation verbessert werden?
  8. Welche persönlichen Entwicklungsmöglichkeiten wünschen Sie sich im Unternehmen? Wie könnte(n) wir/ich Sie dabei unterstützen?
  9. Wo sehen Sie sich (im Unternehmen) in den nächsten drei Jahren?
  10. Wie zufrieden sind Sie mit Ihrer Tätigkeit? Was könnte(n) wir/ich beitragen, um Ihre Zufriedenheit zu steigern?
  11. Wünschen Sie sich bestimmte Fortbildungs-/Schulungsangebote? Wenn ja, in welchem Bereich?
  12. Wie/wo könnten Sie die dadurch gewonnenen Kompetenzen in Ihre Tätigkeit einbringen? Was würde sich dadurch gegenüber der aktuellen Situation ändern?
  13. Die Anschaffung welcher Arbeitsmittel (Software, Geräte, …) würde Ihre Tätigkeit erleichtern/effizienter gestalten und/oder die Arbeitsergebnisse verbessern?
  14. Fühlen Sie sich in Ihrem Tätigkeitsbereich überfordert/unterfordert? Was müsste sich ändern, was könnte(n) wir/ich dagegen unternehmen?
  15. Welche Tätigkeit liegt Ihnen besonders, wo sehen Sie Ihre Stärken? Wie/in welchen Bereichen können Sie Ihre Stärken noch mehr einbringen/besser einsetzen?
  16. Wo/wann (Arbeits-/Projektabläufe) kommt es häufig zu Verzögerungen und wie könnten diese in Zukunft verhindert/reduziert werden?
  17. Funktioniert die Vertretungsregelung in Ihrer Abwesenheit (z. B. Urlaub, Krankheit)? Was könnte besser sein?

Über 50 Fragen für Ihr Jahresgespräch im ❁ Zeitblüten-Downloadbereich:

Sie erhalten neben einem Gesprächsleitfaden, einer Protokollvorlage und einen Beurteilungsbogen auch einen umfassenden Fragenkatalog mit über 50 Fragen unterteilt in verschiedene Bereiche (Rückblick, Zielsetzung, Entwicklung, Betriebsklima, Arbeitsprozesse etc.):

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9 Tipps für ein souverän geführtes Jahresgespräch

Von einem erfolgreichen Jahresgespräch profitieren sowohl Sie als Vorgesetzte/r als auch Ihre Mitarbeiter. Behalten Sie hierzu die folgenden Tipps auf dem Schirm:

1. Die Vorbereitung – das A und O!

Mit einer umfassenden Vorbereitung ermöglichen Sie einen reibungslosen Ablauf und weichen potenziellen Stolpersteinen aus.

2. Mitarbeitern Vorbereitungsmöglichkeit bieten

Gewähren Sie Ihrem Personal allein der Fairness halber ausreichend Zeit, um sich vorzubereiten. Also das Gespräch nicht zu kurzfristig anberaumen. Geben Sie vorab auch die konkreten Besprechungsthemen bekannt.

3. Für eine angenehme Gesprächsatmosphäre sorgen

In einer angenehmen Umgebung unterhält es sich leichter. Sorgen Sie für ein Wohlfühl-Ambiente.

Dazu trägt auch bei, wenn Sie Ihren Mitarbeitern nicht direkt gegenübersitzen, sondern in einem 90°-Winkel. Diese Positionierung wird insbesondere bei sensiblen Themen als weniger „angriffig“ wahrgenommen.

4. Themenfokus

Je mehr Themen bei einem Jahresgespräch zur Sprache kommen, desto größer die Gefahr der „Verwässerung“.

Fokussieren Sie sich besser auf ein eingegrenztes Thema und führen Sie bei Bedarf mehrere themenfokussierte MA-Gespräche durch.

5. Wagen Sie einen Perspektivwechsel

Werden heikle Themen angesprochen – z. B. bei einem Kritikgespräch –, erleichtert ein Perspektivwechsel das Finden von Lösungen und gangbaren Wegen.

Versuchen Sie hierzu, die Sache aus der Sicht Ihres Mitarbeiters zu sehen und dadurch seine Beweggründe nachzuvollziehen. Und vielleicht stellen Sie sogar fest, dass dieser aus seiner Warte durchaus recht hat:

Wer hat recht: Mitarbeiter oder Chef?

6. Kritik? Ja, wenn sie konstruktiv ist!

Ein Kritikgespräch kann maßgeblich zur Weiterentwicklung und Verbesserung beitragen.

Allerdings kommt es immer auf die Formulierung an, inwieweit das Feedback – und nichts anderes ist Kritik – Früchte trägt.

Kommunizieren Sie stets offen, fair, sachlich und so, dass Ihr Gegenüber sein Gesicht nicht verliert.

7. Insbesondere bei Kritik: Ich-Botschaften nutzen

Vermeiden Sie bei schwierigen Besprechungen Sätze mit direkter Anrede – also mit „Sie“ am Satzanfang.

Diese wecken beim Gegenüber häufig negative Emotionen – abhängig vom Kontext –, weil sie als Anklagesätze empfunden werden:

„Sie haben nun schon öfter …!“

Ich-Botschaften hingegen fördern einen sachlichen Dialog. Damit berichten Sie von Ihrer persönlichen Wahrnehmung, ohne Ihr Gegenüber unmittelbar zu beurteilen.

Beispiele:

Statt einer Anklageformulierung: „Sie sind in letzter Zeit unmotiviert!“

Besser so: „Ich habe den Eindruck, dass Sie sich in letzter Zeit schwer motivieren können. Oder täusche ich mich?“

Statt einer direkten, pauschalen Anklage: „Sie kommen immer öfter zu spät!“

Besser eine Konkretisierung in Verbindung mit einer Ich-Formulierung:

„Ich habe festgestellt, dass Sie in den letzten zwei Wochen vier Mal zu spät gekommen sind.“

Weitere Beispiele für Ich-Sätze:

„Mir ist aufgefallen, dass Sie in Kundengesprächen eher zurückhaltend agieren.“

„Ich wünsche mir, dass Sie sich bei Konflikten zukünftig direkt an mich wenden.“

„Ich bin davon ausgegangen, dass der Abgabetermin für Projekt X ohne Überstunden zu bewältigen ist.“

8. Aussagen zusammenfassen

Nachdem die Mitarbeiter ihren Standpunkt dargelegt haben, fassen Sie das Gesagte noch einmal in kurzen Sätzen zusammen.

Das setzt natürlich aufmerksames Zuhören voraus. Mit den Wiederholungen beugen Sie Missverständnissen vor:

„Habe ich das richtig verstanden, dass …?“

„Es ist also so, dass …“

9. Sparen Sie nicht mit Lob

Auch wenn Kritik angebracht ist, so gibt es mit Sicherheit auch positive Aspekte hervorzuheben. Vermitteln Sie Ihren Angestellten Wertschätzung und Anerkennung.

Denn Lob ist der Kraftstoff, um den Motivationsmotor am Laufen zu halten. Nutzen Sie das Jahresgespräch, um zwischendurch auch einmal ein aufrichtiges Dankeschön an das Personal zu richten.


Mitarbeiterbeurteilung: Das gilt es zu beachten

Im Zuge des Jahresgesprächs findet häufig eine Beurteilung statt.

Im Idealfall werden damit die Motivation der Mitarbeiter gesteigert, Potenziale und Weiterbildungsbedarf erkannt und die Leistungen und der Personaleinsatz optimiert.

Im Sinne der Transparenz und Fairness informieren Sie das Personal über die Bewertungskriterien, um Unstimmigkeiten und Konflikten vorzubeugen.

Anhand der periodisch vorgenommenen Beurteilung lässt sich die Entwicklung der Mitarbeiter gut nachvollziehen und kann bei Bedarf als Grundlage für personelle Entscheidungen herangezogen werden.

Um eine nachvollziehbare Beurteilung zu gewährleisten, verwenden Sie einheitliche Beurteilungsbögen mit vordefinierten Indikatoren.

Da sich die Anforderungen der Mitarbeiter von Abteilung zu Abteilung oft merklich unterscheiden, sollte der Beurteilungsbogen entsprechend angepasst werden.

Bei der Festlegung von Beurteilungskriterien sind solche zu vermeiden, die sich rein auf die Persönlichkeit beziehen.

Nutzen Sie Indikatoren, die

  • primär für den Arbeitsbereich bzw. die Abteilung relevant sind
  • unmittelbar wahrnehmbares Verhalten beurteilen
  • sich eindeutig voneinander unterscheiden
  • von der Anzahl her überschaubar sind (als Richtwert: darstellbar auf einem DIN-A4-Blatt)

Zudem sollten die Kriterien nicht nur die Aufgaben des jeweiligen Mitarbeiters betreffen, sondern allgemein genug sein, dass sie auf weitere Angestellte anwendbar sind.

In einigen Unternehmen ist es üblich, dass dem Mitarbeiter vorab der Beurteilungsbogen zur Selbstbewertung zugestellt wird.

Hier ein Ausschnitt aus dem Beurteilungsbogen (Word) im ZEITBLÜTEN-Downloadbereich, den Sie bei Bedarf individuell anpassen können:

Folgende Bewertungskategorien können in einem Beurteilungsbogen einfließen (und sind in der ZEITBLÜTEN-Vorlage enthalten):

  • Arbeitsleistung/Arbeitsweise
  • Kompetenzen
  • Kommunikation
  • Verhalten
  • Engagement
  • Führungskompetenzen (bei Führungskräften)

Ein Beurteilungsbogen für Ihr Jahresgespräch im ❁ Zeitblüten-Downloadbereich:

Sie erhalten neben einem Gesprächsleitfaden, einer Protokollvorlage und einen Fragenkatalog mit über 50 Fragen auch einen Beurteilungsbogen (gegliedert in verschiedene Anforderungsbereiche):

Zusätzlich erhalten Sie Zugriff auf über 60 Mustertexte, Vorlagen, Arbeitshilfen:


Fehler, die Sie unbedingt vermeiden sollten

Auf dem Weg zu einem erfolgreichen Jahresgespräch gibt es einige Stolpersteine. Dazu zählen:

1. Unzureichende Vorbereitung

Fehlende Unterlagen, unkonkrete Gesprächsthemen und -ziele, verspätete Einladung – alles schlechte Voraussetzungen für ein fruchtendes Jahresgespräch.

2. Eingeschränkte Privatsphäre

Passiert es, dass vertrauliche Informationen an unberechtigte Personen (z. B. Arbeitskollegen) gelangen, führt das zu einer Verletzung der Privatsphäre und der Persönlichkeitsrechte der Mitarbeiter mit möglichen rechtlichen Konsequenzen.

3. Unterbrechungen und Störungen

Wird das Gespräch immer wieder von eingehenden Anrufen oder Besuchen unterbrochen, stört das jeden konstruktiven Gesprächsverlauf.

4. Schnell, schnell

Betonen Sie Ihrem Gegenüber bereits zu Beginn die knapp bemessene Zeit, erzeugt das Druck.

Während des Gesprächs permanent auf die Uhr sehen, macht es nicht besser. Das sind ungünstige Voraussetzungen für ein zufriedenstellend verlaufendes Gespräch.

5. Gehaltsverhandlungen zulassen

Für Gehaltsverhandlungen gibt es eigens einberufene Gespräche. Deshalb dieses Thema im Jahresgespräch unbedingt außen vor lassen.

Denn dadurch werden häufig relevante Themen (Ziele, Feedback etc.) verknüpft und emotional aufgeladen.

6. Emotional werden

Insbesondere bei heiklen Themen und Ermahnungen kann das Gespräch von beiden Seiten auf eine emotionale Ebene abgleiten.

Sie als Führungskraft sollten allerdings immer sachlich, fair und ruhig agieren. Das zeugt von Souveränität.

7. Keine Vereinbarungen treffen = Placebo-Gespräch

Ein Jahresgespräch, aus dem weder Maßnahmen noch Ziele abgeleitet werden, bleibt ein Placebo-Gespräch: ohne Wirkung.

8. Unzureichende oder keine Dokumentation

Nicht nur zwecks Erinnerungshilfe, sondern ebenso zur Fortschrittskontrolle und Durchführung der getroffenen Vereinbarungen ist eine Protokollierung unumgänglich. Ihr Motto sollte lauten:

„Wer schreibt, der bleibt.“

9. Keine Wertschätzung vermitteln

Das Jahresgespräch bietet eine günstige Gelegenheit, um Ihre Wertschätzung kundzutun.

Zeigen Sie Ihren Angestellten hingegen die kalte Schulter, wird sich das auf deren zukünftige Motivation und Leistungsbereitschaft alles andere als positiv auswirken.

Datenschutz & Aufzeichnung: Das sollten Sie wissen

Nicht unerwähnt lassen möchte ich das Thema Datenschutz:

Aussagen während des Jahresgesprächs sind von beiden Seiten vertraulich zu behandeln.

Es ist durchaus vorgekommen, dass Mitarbeiter, aber auch Vorgesetzte das Gespräch z. B. per Smartphone zu Beweiszwecken heimlich aufgezeichnet haben.

Wichtig:

Eine Audio-/Video-Aufzeichnung des Jahresgesprächs ist für beide Parteien aufgrund der Verletzung des Persönlichkeitsrechts unzulässig. Wird dem zuwidergehandelt, kann das (für Arbeitnehmer) zu einer fristlosen Kündigung führen.

Hingegen ist die schriftliche Protokollierung des Jahresgesprächs üblich und sinnvoll. Dabei ist der Arbeitgeber verpflichtet, das Protokoll vor Einsicht unberechtigter Personen zu schützen (Grundlage: DSGVO, Art. 6).

Die Angestellten erhalten eine Kopie des Protokolls. Mit Zustimmung des Mitarbeiters darf eine Niederschrift mit den vereinbarten Weiterbildungs- und Entwicklungsmaßnahmen an die Personalentwicklung weitergegeben werden.

Protokoll Jahresgespräch: Aufbewahrungsfrist

Das Protokoll wird in der Regel in der Personalakte der jeweiligen Mitarbeiter aufbewahrt. Für das Dokument gilt folgende Aufbewahrungsfrist:

3 Jahre nach Ausscheiden des Mitarbeiters aus dem Unternehmen.


Rezension: 

„Diese geballte Sammlung ist absolut lobens-, erwähnens- und weiterempfehlenswert! Die Vorlagen sind sehr durchdacht und praxisgerecht.“

Der ZEITBLÜTEN-Downloadbereich enthält Vorlagen, Mustertexte und Arbeitshilfen (insgesamt über 60!) für Unternehmer, Führungskräfte und Vorgesetzte – darunter folgende für das souveräne Führen von Jahresgesprächen: 

  • Formular/Protokoll zur Protokollierung des Gesprächs
  • einen Gesprächsleitfaden (mit dem Sie sicher und Schritt für Schritt durch das Gespräch geführt werden)
  • einen Beurteilungsbogen (gegliedert in verschiedene Anforderungsbereiche)
  • einen Fragenkatalog mit über 50 Fragen unterteilt in verschiedene Bereiche (Rückblick, Zielsetzung, Entwicklung, Betriebsklima, Arbeitsprozesse etc.)

Damit sparen Sie sich
Zeit, Nerven & Mühe!

ZEITBLÜTEN-Download-Bereich

Jahresgespräch:
Fragenkatalog & Formular

Im ZeitblütenDownloadbereich erhalten Sie Vorlagen, Mustertexte und Arbeitshilfen (insgesamt  über 60!). Unter anderem finden Sie dort:

  • einem Gesprächsleitfaden für Ihr Jahresgespräch
  • eine Jahresgespräch-Protokollvorlage
  • einen Fragenkatalog mit über 50 Fragen unterteilt in verschiedene Bereiche (Rückblick, Zielsetzung, Entwicklung, Betriebsklima, Arbeitsprozesse etc.)

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Download-Bereich mit über 60 Vorlagen, die Ihren Arbeitsalltag erleichtern:

  • Zum sofortigen Weiterverwenden: Herunterladen und gleich weiterverwenden
  • Große Zeitersparnis: Vorlagen müssen nicht erst selbst zeitaufwendig erstellt werden
  • Professionelles Design: Alle Unterlagen elegant und optisch ansprechend gestaltet
  • Individuell anpassbar: Vorlagen können individuell angepasst werden (mit eigenem Logo, Firmendaten, …)
  • Texte einfach übernehmen: Praxisbewährte Mustertexte (Sie müssen sich nicht erst selbst Texte überlegen und diese ausformulieren)

Auszug aus den über 60 Vorlagen im Download-Bereich: 

Gesprächsleitfaden & Formular Jahresgespräch, Feedback-Checkliste, Checkliste „So kritisieren Sie richtig“, Auftragsbestätigung, Aufbewahrungsfristen, Besprechungsprotokoll, Bestellformular, Fehleranalyse, Geschäftsbrief nach DIN 5008, Dankschreiben, Kondolenzschreiben, Inventur, Ordnerrücken, Rechnung, …


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Burkhard Heidenberger


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Kommentare

  • Martina Hessler

    Lieber Herr Heidenberger,

    ich habe Ihre Seite entdeckt, als ich auf der Suche nach wertvollen Inspirationen in Vorbereitung auf anstehende Mitarbeiter-Jahresgespräche war.

    Sehr angetan bin ich nun über die Vielfalt der Inspirationen, die mich hier erwartet hat. Die Form Ihrer Informationen ist übersichtlich und sehr breit gefächert – immer mit einer mir sehr angenehmen persönlichen Note.

    Vielen Dank dafür! Ich werde ganz bestimmt weiter stöbern und wertvolle Anregungen sowohl als Geschäftsführung wie auch für mich persönlich wirken lassen.

    Ich wünsche Ihnen weiterhin viel Erfolg!

    Herzliche Grüße
    Martina Hessler

    Martina Hessler antworten
  • Sehr geehrter Herr Heidenberger,

    auf der Suche nach “Wie führe ich Jahresgespräche” bin ich auch auf Ihre Seite gestoßen. Was mich beeindruckt hat und weshalb ich mich an Ihren Vorschlägen gerne orientieren werde: Ich finde Ihre Seite sehr gut durchstrukturiert und alles auf den Punkt gebracht. Vielen Dank!

    Herzliche Grüße
    Thomas Nuber

    Thomas Nuber antworten

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