Zielvereinbarungsgespräch führen → Vorlagen, Beispiele & 11 Tipps

❁ Burkhard Heidenberger (ZEITBLÜTEN-Gründer, Buchautor & Trainer) schreibt zum Thema „Unternehmer-Tipps“:

Sie planen ein Zielvereinbarungsgespräch? Sie wollen dabei möglichen Stolperfallen geschickt ausweichen, damit beide Seiten zufrieden aus dem Gespräch gehen?

Hier erfahren Sie alles Wissenswerte für die erfolgreiche Vorbereitung und Durchführung. Sie erhalten bewährte Tipps, Vorlagen, Muster und Checklisten, die ein souveränes Zielvereinbarungsgespräch gewährleisten. Aus der Praxis – für die Praxis!

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Was ist ein Zielvereinbarungsgespräch?

Das Zielvereinbarungsgespräch ist in der Regel ein Vier-Augen-Gespräch, welches zwischen Vorgesetzten und Mitarbeitern stattfindet.

In diesem Gespräch werden Ziele und daraus resultierende Maßnahmen zur Zielerreichung vereinbart.

Aber Achtung: Das Zielvereinbarungsgespräch darf kein Kritik- oder Beurteilungsgespräch sein. Sollte ein solches notwendig sein, dann in einem eigens hierfür einberufenen Gespräch.

Der Unterschied zwischen Zielvereinbarungsgespräch, Mitarbeitergespräch und Entwicklungsgespräch

Das Zielvereinbarungsgespräch dient primär der Zielvorgabe und Zielkommunikation an die Belegschaft (Abteilung, Team, Mitarbeiter), im Entwicklungsgespräch werden die internen beruflichen Perspektiven und Entwicklungen der Mitarbeiter besprochen.

Der Zweck des Mitarbeitergesprächs hingegen besteht darin, den Beschäftigten Feedback zu geben. Das kann in einem institutionalisierten Jahresgespräch erfolgen oder anlassbezogen.

Wozu ein Zielsetzungsgespräch?

Zielgespräche sind ein bewährtes Führungsinstrument. Damit werden die Unternehmensziele an die Mitarbeiter kommuniziert.

Richtig durchgeführt, bieten sie der Belegschaft Orientierung, steigern die Motivation und Loyalität der Mitarbeiter und reduzieren die Personalfluktuation.

Allerdings kann dabei auch einiges falsch gemacht werden:

Werden Mitarbeiter durch Zielvorgaben überfordert, steigt der Leistungsdruck, die Motivation sinkt und es kommt früher oder später unweigerlich zu einem Leistungsabfall.

Zielgespräch planen

Das Zielvereinbarungsgespräch findet in der Regel zwischen Führungskraft und MitarbeiterIn statt.

In diesem Gespräch werden auf Basis der Zielfestlegung die erforderlichen Maßnahmen zur Zielerreichung definiert.

Achten Sie bei den vereinbarten Maßnahmen auf ein hohes Maß an Selbstverantwortlichkeit und Eigenentscheidungen seitens der Mitarbeiter. Das fördert die Motivation.

Das Ziel und die daraus resultierenden Leistungsbeiträge werden schriftlich festgehalten. Der Mitarbeiter bekommt eine Kopie dieser Vereinbarung.

Vor Gesprächsbeginn sollten Sie folgende Fragen klären:

Fragen zur Person: 

• Was kann der/die MitarbeiterIn leisten?
• Welche Entwicklung hat die Person bisher im Unternehmen gemacht?
• Welche Verantwortung hat sie genau inne?
• In welchen Bereichen hat sie Schwierigkeiten?
• Wie kann sie diese Schwierigkeiten lösen und benötigt sie dabei von Ihnen Unterstützung?
• Was können Sie ihr in Bezug auf ihre Fähigkeiten zutrauen?
• Was können Sie fordern, ohne die Person zu überfordern?

Fragen zu den Zielen:

• Welche Ziele wurden erreicht, welche teilweise und welche nicht?
• Welche Maßnahmen haben zur Zielerreichung geführt? Gab es günstige Einflüsse?
• Welche Maßnahmen waren nicht bzw. weniger erfolgreich und aus welchen Gründen?
• Wie können diese Hindernisse und Unzulänglichkeiten zukünftig vermieden werden?
• Welches Optimierungspotenzial sehen Sie (als Vorgesetzte/r), welches die Mitarbeiter?
• Ist eine Anpassung des Zieles notwendig?

Checkliste (PDF): Vorbereitung Zielgespräch

Vorbereitung EINIGE TAGE VOR dem Zielvereinbarungsgespräch:

• Auswertung/Überprüfung der im letzten Ziel- und Meilensteingesprächen getroffenen Vereinbarungen
• notwendige Informationen einholen (z. B. Mitarbeiterentwicklung, Status quo, Verlauf früherer Gespräche)
• Besprechungspunkte festlegen, neue Ziele und Meilensteine ausarbeiten
• auf mögliche Diskussionspunkte vorbereiten
• erforderliche Dokumente und Unterlagen zurechtlegen (→ der ZEITBLÜTEN-Downloadbereich enthält: Zieleformular, Fragekatalog, Gesprächsleitfaden, Beurteilungsbogen, Protokollvorlage u.v.m.)
• Gliederung bzw. Strukturierung des Gesprächsablaufs („roter Faden“ zur Orientierung)
• ungefähre Dauer abschätzen (Pufferzeiten berücksichtigen)
• Datum und Zeitpunkt festlegen
• Entscheidung für Besprechungsort/-raum (mit ruhiger Gesprächsumgebung) – falls nötig reservieren. Steht kein Besprechungsraum zur Verfügung, kann das Gespräch auch direkt am Arbeitsplatz des Mitarbeiters (z. B. im Einzelbüro) stattfinden – vorausgesetzt, die Vertraulichkeit wird gewährleistet.
• Mitarbeiter informieren, Einladung zeitgerecht versenden (Richtwert: mind. eine Woche vorher).

Vorbereitung AM TAG des Zielvereinbarungsgesprächs:

• vorsorgen, dass keine Störungen auftreten (Telefon umleiten, Smartphone stummschalten, …),
• erforderliche Unterlagen bereitlegen
• funktionstüchtige Schreibutensilien und evtl. notwendige Geräte (z. B. Beamer) im Besprechungsraum bereitstellen
• Erfrischungsgetränke hinstellen
• Sitzplatzpositionierung: anstatt sich direkt gegenüberzusitzen, besser im 90°-Winkel (wirkt auf Mitarbeiter weniger „bedrohlich“)

Hier können Sie die Vorbereitungs-Checkliste als PDF-Dokument mit klickbaren Feldern herunterladen. Umgesetzte Punkte einfach abhaken:

Einladung zum Zielgespräch: Mustertext

In größeren Unternehmen erfolgt die Einladung hierzu üblicherweise schriftlich (z. B. per E-Mail).

Beispieltext für eine schriftliche Einladung zum Gespräch:

Liebe/r (Name),

am … (Datum) um … (Uhrzeit) findet ein Zielvereinbarungsgespräch statt, zu dem ich Dich hiermit einlade.

Wir werfen gemeinsam einen Blick zurück auf die vergangene Periode sowie auf die bei unserer letzten Besprechung getroffenen Vereinbarungen und gesetzten Ziele. Wir sprechen über die Fortschritte, Deine gemachten Erfahrungen, Deine Vorschläge und Anliegen.

Konkret möchte ich u. a. folgende Punkte ansprechen:

• (Punkt 1)
• (Punkt 2)

Bitte bereite Dich vor, sodass auch alles für Dich Relevante zur Sprache kommt. Bring bitte folgende Unterlagen mit: 

• Aufstellung …
• Bericht zu …

Ich freue mich auf unser Gespräch!

Solltest Du vorab Fragen haben, lass sie mich gerne wissen.

Schöne Grüße

Burkhard Heidenberger

Zielarten: Welche gilt es zu unterscheiden?

Ausgehend von den Unternehmenszielen werden diese auf den jeweiligen Verantwortungsbereich der einzelnen Mitarbeiter heruntergebrochen. Sind die Ziele definiert, erfolgt daraus die Ableitung der erforderlichen Maßnahmen.

Abhängig von der Unternehmensgröße – hier eine mögliche Gliederung:

UNTERNEHMENSZIELE
verantwortlich: z. B. GeschäftsführerIn

↓

BEREICHSZIELE
BereichsleiterIn

↓

ABTEILUNGSZIELE
AbteilungsleiterIn

↓

TEAMZIELE
TeamleiterIn

↓

MITARBEITERZIELE
MitarbeiterIn

Bei den Zielen selbst gilt es zu unterscheiden:

Quantitative Ziele (Ergebnisziele):

Diese Ziele sind messbar. Die Messbarkeit erfolgt in der Regel über KPIs (Key Performance Indicators). Das sind Leistungskennzahlen, an denen der Erfolg bzw. das Ergebnis ersichtlich ist.

Verhaltensziele:

Verhaltensziele zählen zu den qualitativen Zielen. Sie beschreiben eine gewünschte bzw. geforderte Verhaltensänderung der Mitarbeiter und sind in der Regel nicht unmittelbar messbar, allerdings beobachtbar.

Entwicklungsziele:

Sie berücksichtigen die Entwicklung und die internen beruflichen Perspektiven der Mitarbeiter.

Beispiele für Ziele (Mitarbeiter)

Beispiele für quantitative Ziele:

• Bis … (Datum) Reduzierung der Kundenbeschwerden um mind. … %.
• Bis … (Datum) eine Umsatzsteigerung um mind. … %.
• Die Konversionsrate für das Produkt … im kommenden Geschäftsjahr um mind. … % steigern.
• Auf der XY-Messe mind. … (Anzahl) neue Kontakte für Produktinteressenten gewinnen.
• Im kommenden Jahr mind. … (Anzahl) Buchungen über unsere Plattform generieren.
• Bis … (Datum) mind. … (Anzahl) 5-Sterne-Bewertungen für unser Produkt … gewinnen.
• Bis … (Datum) Erhöhung der Verkaufsabschlüsse am Telefon um mind. … %.

Beispiele für Verhaltensziele:

• Alle Angebote über einer Summe von … (Betrag) werden der Vorgesetzten zum Gegenlesen und Unterzeichnen vorgelegt.
• Auf schriftliche Kundenbeschwerden wird binnen 24 Stunden reagiert.
• Sämtliche nach außen gehende Korrespondenz wird einer Rechtschreibprüfung unterzogen.
• Bei Arbeitsschluss wird vor Verlassen des Büros der Schreibtisch in Ordnung gebracht.

Beispiele für Entwicklungsziele:

• MitarbeiterIn … (Name) absolviert im nächsten Halbjahr einen Rhetorikkurs.
• MitarbeiterIn … (Name) nimmt im 2. Quartal am internen Schulungsprogramm zur Kundenbetreuung teil.
• MitarbeiterIn … (Name) erhält in der Zeit vom … bis zum … (Datum) ein Mentoring, um danach selbstständig … (Aufgabenbeschreibung) abzuwickeln.

Zielgespräch: Ziele SMART formulieren

Für die Formulierung von Zielen hat sich die SMART-Formel etabliert:

Spezifisch

Formulieren Sie das Ziel spezifisch, also konkret, eindeutig und präzise.

Beispiel:

Unspezifisch: Den Umsatz steigern.

Spezifisch: Den Umsatz im kommenden Geschäftsjahr um mind. 5 % steigern.

Messbar

Um die Erreichung eindeutig feststellen zu können, muss das Ziel messbar sein. Bei quantitativen Zielen ist das relativ einfach. Schwerer fällt es bei qualitativen Zielen (z. B. Kundenzufriedenheit verbessern).

Formulieren Sie also ein Erfolgskriterium, das Sie zweifelsfrei überprüfen können.

Reflexionsfrage:

Woran genau lässt sich die Zielerreichung feststellen?

Beim genannten Beispiel ist die eindeutige Messgröße die Umsatzsteigerung (mind. 5 %).

Akzeptiert, attraktiv

Die Vorgabe soll für Mitarbeiter möglichst akzeptabel und im besten Fall attraktiv sein.

Ein Ziel, dessen Erreichen für Mitarbeiter unrealistisch erscheint oder mit Nachteilen verbunden ist, wird auf keine große Akzeptanz stoßen.

Eine vereinbarte Bonuszahlung bei Zielerreichung kann die Akzeptanz und Attraktivität deutlich erhöhen.

Realistisch

Ziele können durchaus ambitioniert formuliert werden, müssen aber erreichbar sein, um Mitarbeiter nicht zu überfordern.

Unrealistische Ziele demotivieren und frustrieren. Der Misserfolg ist vorprogrammiert.

Terminiert

Bis wann soll das Ziel erreicht sein? Ziele ohne Terminierung köcheln vor sich hin. Für die Erfolgsmessung quantitativer Ziele ist ein klarer Termin (mit Deadline) Voraussetzung, sonst bleibt es ein reines Vorhaben.

Terminiertes Ziel:

Bis zum … (Datum) eine Umsatzsteigerung um mind. … %.

Fortschrittskontrolle (Controlling)

Ziele, Meilensteine und Rahmenbedingungen können sich aufgrund unvorhersehbarer Entwicklungen ändern.

Deshalb ist eine regelmäßige Fortschrittskontrolle in Form von Zwischengesprächen empfehlenswert. Dadurch kann zeitgerecht reagiert und die Zielerreichung forciert werden.

Fixieren Sie gleich beim Zielvereinbarungsgespräch einen Termin für ein Fortschrittsgespräch und legen Sie schriftlich fest, was dabei genau überprüft wird.

Wenn die Zielvereinbarung nicht erreicht wird

Wurde das definierte Ziel zum Stichtag nicht erreicht, gilt es im ersten Schritt, den Ursachen auf den Grund zu gehen.

Ob der Zielverfehlung persönliche Konsequenzen folgen, hängt primär von den Ursachen, Folgen und getroffenen Vereinbarungen (z. B. Bonuszahlung) ab. Die Zielerreichung fließt häufig auch in die Mitarbeiterbeurteilung ein.

Zielvereinbarungsgespräch führen: 11 Tipps & Regeln

1. Informieren Sie Ihre Mitarbeiter rechtzeitig über das Zielvereinbarungsgespräch – mindestens eine Woche vorher.
2. Achten Sie auf eine überschaubare Anzahl der vereinbarten Ziele (max. 5). Zu viele Vereinbarungen sind nicht gerade förderlich für die Motivation.
3. Brechen Sie das Ziel auf überprüfbare Meilensteine herunter.
4. Erfragen und berücksichtigen Sie, soweit möglich, die Wünsche und Anliegen der Mitarbeiter bei der Zielumsetzung.
5. Bleiben Sie bei Kritik sachlich und fair.
6. Lassen Sie Lob und Anerkennung nicht zu kurz kommen.
7. Fragen Sie die Mitarbeiter nach eigenen Ideen und geben Sie dazu Feedback. Damit vermitteln Sie Wertschätzung.
8. Legen Sie großen Wert darauf, dass Mitarbeiter möglichst entsprechend ihrer Stärken eingesetzt werden.
9. Fassen Sie das Vereinbarte vor dem schriftlichen Protokollieren nochmals mündlich zusammen, um eventuelle Unklarheiten und Missverständnisse zu beseitigen.
10. Halten Sie die Zielvorgaben schriftlich fest (Zielvereinbarungsbogen bzw. Zielformular). 
11. Vereinbaren Sie einen Termin für das nächste Gespräch, z. B. Meilensteinüberprüfung oder Feedbackgespräch.

Alle Unterlagen für ein erfolgreiches Zielvereinbarungsgespräch sowie weitere Vorlagen, Mustertexte und Arbeitshilfen (insgesamt über 80!) können Sie im Download-Bereich herunterladen und weiterverwenden. Damit sparen Sie sich Zeit, Nerven & Mühe!

Haben Sie noch Fragen?

Haben Sie noch Fragen zu den Vorlagen, dann schreiben Sie mir einfach!

Ing. Burkhard Heidenberger | ZEITBLÜTEN-Gründer, Buchautor & Trainer

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