Auftragsbestätigung [inkl. Muster/Vorlage] – was Sie darüber wissen sollten

Eine weitere Vorlage für Unternehmer: die Auftragsbestätigung (im Englischen: „order confirmation“ oder „purchase order“). Sie müssen eine Auftragsbestätigung schreiben? Im Folgenden erfahren Sie alles, was Sie dazu wissen müssen.

Was genau ist eine Auftragsbestätigung?

Gemäß DIN 69905 ist die Auftragsbestätigung eine „Mitteilung über die Annahme eines Auftrages“.

Oder anders formuliert:

Die Auftragsbestätigung ist die Antwort des Auftragnehmers auf die Bestellung/Beauftragung, in der er den Auftraggeber über die Annahme des Auftrags informiert. Dieser Auftrag kann eine Warenbestellung oder die Erbringung einer Dienstleistung sein.

Also eine Form der Willenserklärung mit folgendem sinngemäßen Inhalt: „Ja, ich nehme den Auftrag zu folgenden (vereinbarten) Konditionen an …“ „Ja, ich werde den Auftrag zu den vereinbarten Konditionen erfüllen.“

Ein möglicher Ablauf an einem Praxisbeispiel aus dem Dienstleistungssektor:

  1. Ein Unternehmen holt im Zuge eines Dienstleistungsbedarfs bei diversen Anbietern ein entsprechendes Angebot ein.
  2. Daraufhin beauftragt das Unternehmen einen Dienstleister auf Basis des gelegten Angebots.
  3. Der Dienstleister bestätigt per Auftragsbestätigung die Annahme des Auftrags, übermittelt also dem Auftraggeber seine Auftragsbestätigung, die dieser unterzeichnet zurücksendet.
  4. Nach Eingang der unterzeichneten Auftragsbestätigung beginnt der Auftragnehmer mit der Auftragsabwicklung.

Ist die Auftragsbestätigung Pflicht?

Nein! Sie ist nur eine im allgemeinen Geschäftsverkehr übliche Form der Willenserklärung. Das heißt, wenn Sie einen Auftrag annehmen, müssen Sie nicht zwingend eine Auftragsbestätigung an den Auftraggeber senden, allerdings kann dies durchaus zu Ihrem Vorteil sein (s. nächster Punkt).

Welchen Zweck hat die Auftragsbestätigung?

Die AB (Auftragsbestätigung) erfüllt mehrere Aufgaben:

Missverständnissen vorbeugen

Sie soll Missverständnisse sowohl auf der Auftraggeber- als auch auf der Auftragnehmerseite vermeiden, damit es im Zuge der Auftragsabwicklung nicht zu bösen Überraschungen und in weiterer Folge zu einem Streitfall kommt.

  • Der Auftraggeber (z. B. Kunde) erhält also die in der Auftragsbestätigung formulierte Leistung/Ware.
  • Der Auftragnehmer (z. B. Dienstleister, Lieferant) hat die in der Auftragsbestätigung formulierte Leistung/Ware auszuführen/zu liefern.

Zur „Absicherung“ bei mündlicher Beauftragung

Eine Beauftragung kann auch mündlich erfolgen, beispielsweise im Zuge eines (Telefon-)Gesprächs, einer Beratung etc. In der schriftlichen Auftragsbestätigung werden die mündlichen Vereinbarungen zu Papier gebracht und liegen dadurch auch schwarz auf weiß vor.

Hinweis auf die Allgemeinen Geschäftsbedingungen

Der Auftragnehmer verweist in der AB ausdrücklich auf die Allgemeinen Geschäftsbedingungen.

Bei Abweichungen zum Angebot

Weicht die Auftragsbestätigung in wesentlichen Punkten (z. B. Menge, Artikel/Positionen, Preis, Liefertermin) von dem Angebot ab, wirkt sie wie ein neues Angebot, das der Zustimmung des Auftraggebers bedarf.

Wann ist eine Auftragsbestätigung sinnvoll?

Eine AB ist insbesondere dann sinnvoll, wenn

  • es Abweichungen/Änderungen (z. B. Preise, Mengen, Artikel) gegenüber dem Angebot gibt,
  • es mehrere Angebotsversionen gibt,
  • ein freibleibendes Angebot vorliegt,
  • eine Bestellung ohne vorheriges Angebot erfolgt.

Welche Form ist empfehlenswert?

Aus rechtlicher Sicht ist auch eine mündliche Auftragsbestätigung zulässig. Allerdings empfiehlt sich immer die schriftliche Form!

Denn sollte es im Zuge der Auftragsabwicklung zu einem Streitfall aufgrund von Unstimmigkeiten oder Missverständnissen kommen, kann die schriftliche Auftragsbestätigung als Beweisdokument herangezogen werden – vorausgesetzt, sie enthält die relevanten Daten im Zusammenhang mit dem erteilten Auftrag.

Die AB kann sowohl als Geschäftsbrief als auch per E-Mail übermittelt werden. (Der Vollständigkeit halber sei auch das Fax erwähnt, auch wenn es heute kaum noch in Verwendung ist.)

Welche Aufbewahrungsfrist gilt für die Auftragsbestätigung?

Wie für alle geschäftlichen Dokumente gilt auch für die AB eine länderspezifische Aufbewahrungsfrist:

Deutschland: 6 Jahre

Österreich: 7 Jahre

Schweiz: 10 Jahre

Inhalt: Was gehört in eine Auftragsbestätigung? (Checkliste)

Die AB sollte kurz und kompakt formuliert sein sowie alle wesentlichen Daten beinhalten. Dazu gehören:


Formulierungen, Textbausteine

Im Folgenden einige Formulierungen, die Sie in Ihrer Auftragsbestätigung verwenden können:

Herzlichen Dank für Ihren Auftrag vom [Datum] …

Haben Sie vielen Dank für …

Hiermit bestätigen wir Ihren Auftrag über die Lieferung von …

Mit diesem Schreiben bestätigen wir den Eingang Ihrer Bestellung …

Wir freuen uns über Ihren Auftrag!

Wie telefonisch vereinbart, …

Gemäß unserem Angebot vom [Datum] …

Die Bearbeitung Ihres geschätzten Auftrags beginnt in der KW … und ist bis spätestens [Datum] abgeschlossen.

Als Termin für den Arbeitsbeginn haben wir den [Datum] vorgemerkt.

Die Lieferung erfolgt am [Datum].

Vielen Dank für Ihr Vertrauen!

Der obigen Aufstellung entnehmen Sie zusammengefasst die Eckdaten des Auftrags.

Wir versichern Ihnen, alles in unserer Macht Stehende zu tun, um Ihren Auftrag zu Ihrer vollsten Zufriedenheit auszuführen.

Wir sichern Ihnen eine sorgfältige Umsetzung zu und freuen uns auf die Zusammenarbeit!

Bei Rückfragen stehen wir Ihnen natürlich gerne zur Verfügung.

Haben Sie noch Fragen?


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Geld-zurück-Garantie:

Sollten Sie mit den Vorlagen tatsächlich nicht zufrieden sein, erhalten Sie den Kaufpreis komplett zurückerstattet. Der Betrag wird Ihnen kurzfristig zurücküberwiesen. VÖLLIG UNKOMPLIZIERT. OHNE WENN UND ABER! Sie gehen kein Risiko ein.


Haben Sie noch Fragen?

Haben Sie noch Fragen zu den Vorlagen, dann schreiben Sie mir einfach!

Ihr

Burkhard Heidenberger


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