Anfrage schreiben (Brief, E-Mail): Checkliste, Tipps, Beispiele, Muster, Vorlage

❁ Burkhard Heidenberger (ZEITBLÜTEN-Gründer, Buchautor & Trainer) schreibt zum Thema „Büroorganisation“:

Hier erfahren Sie alles Wissenswerte für ein erfolgreiches Anfrageschreiben, mit dem Sie bei den Empfängern einen guten Eindruck hinterlassen. Aus der Praxis – für die Praxis!

Denn ob bzw. wie die Empfänger auf Ihr Akquise-/Anfrage-Schreiben reagieren, hängt primär von der Formulierung Ihrer Nachricht ab.

Schriftliche Anfrage: Die Formulierung lässt Rückschlüsse zu

Die Form und Formulierung des Textes lässt erfahrungsgemäß häufig Rückschlüsse auf die Absender zu.

Auch dann, wenn es sich um eine rein sachliche Informationsnachricht oder um eine Anfrage handelt, aus der man beispielsweise keine Emotionen durch die Formulierung herauslesen kann.

Um das Ganze etwas anschaulicher zu erläutern, folgend zwei Beispiele aus dem geschäftlichen Umfeld.

(Die folgenden Textbeispiele und die Checkliste sind aus dem ZEITBLÜTEN-Downloadbereich, der über 80 Mustertexte, Vorlagen & Arbeitshilfen für den Arbeitsalltag enthält→ alle Infos zum Downloadbereich – HIER KLICKEN).

Anfrage (z. B. Akquise): 1 Musterbeispiel und 1 Negativbeispiel

Nehmen wir an, eine Unternehmerin erhält zwei Schreiben mit Kooperationsanfragen. Bei beiden geht es um ein ähnliches Anliegen. Die Empfängerin kennt weder den einen noch den anderen Absender persönlich. Es handelt sich also um einen Erstkontakt.

Zuerst das Schreiben, bei dem die Chancen auf eine Rückmeldung groß sind – natürlich vorausgesetzt, dass bei der Empfängerin ein grundsätzliches Interesse an einer Kooperation vorhanden ist:

Mustertext Anfrageschreiben, Positivbeispiel

Betreff: Ein Kooperationsvorschlag im Bereich (Thema nennen)

Sehr geehrte Frau Dr. (Name),

mein Name ist (Vor- und Zuname) und ich bin Inhaber des Unternehmens (Firmenname).

(Es folgt eine kurze Beschreibung des Unternehmens.)

(Grund der Anfrage nennen – in diesem Fall eine Kooperationsanfrage:) Da ich bereits einige Ihrer interessanten Beiträge zum Thema (…) auf Ihrer Website und auf der Plattform (…) gelesen habe und Ihr Unternehmen in diesem Bereich über eine große Expertise verfügt, möchte ich Ihnen auf diesem Wege eine Kooperation vorschlagen.

(Es folgt eine kompakte Beschreibung und eine Erläuterung der Win-win-Situation.)

Darf ich mich bei Ihnen einmal telefonisch melden, um die Möglichkeiten ausführlicher zu erläutern?

Sollten Sie vorerst weitere detaillierte Informationen wünschen oder Fragen haben, lassen Sie es mich gerne wissen. Über Ihr Interesse und eine Antwort würde ich mich jedenfalls sehr freuen.

Herzliche Grüße nach (…) und einen guten Start in die Woche

Max Mustermann

(Signatur)

Mögliche Schlussfolgerungen:

Dieses Schreiben vermittelt allgemein Wertschätzung! Warum?

1. Der Betreff ist kurz, aber doch konkret und nicht fordernd („Vorschlag“). Er macht neugierig, weil auch der Bereich für eine mögliche Kooperation genannt wird. Allein diese Nennung bereits im Betreff impliziert, dass sich der Absender mit dem Unternehmen der Empfängerin befasst hat – natürlich vorausgesetzt, dass es diesen Bereich dort tatsächlich gibt.
2. Der Absender hat sich die Mühe gemacht, festzustellen, ob die Empfängerin einen Titel trägt, auch wenn das kein wirklicher Aufwand ist – in der Regel genügt ein Blick ins Impressum. Die Verwendung des Titels in der Anrede ist ein Zeichen der Wertschätzung bzw. Höflichkeit – ob die Empfängerin darauf Wert legt oder nicht, sei dahingestellt.
3. Der Absender stellt sich zuerst mit Namen vor, bevor er sein Anliegen äußert. Das Schreiben wirkt damit persönlicher. Diese Vorstellung ist nicht unbedingt üblich, auch weil der Name ohnehin nach der Grußformel am Schluss steht.
4. „Da ich bereits einige Ihrer interessanten Beiträge zum Thema […] auf Ihrer Website und auf der Plattform […]“: Diese Passage macht deutlich, dass der Absender einen – zumindest kurzen – Blick auf die Website geworfen bzw. sich mit der Expertise der Empfängerin und ihrem Unternehmen befasst hat.
5. Das Schreiben enthält keine Tipp- bzw. Rechtschreibfehler, die Struktur ist übersichtlich.
6. Die Formulierung enthält keine direkte Forderung.
7. Auch die Abweichung von den sonst üblichen Standard-Grußformeln (wie z. B. „Mit freundlichen Grüßen“) vermittelt Wertschätzung.
8. Der aktuelle Zeitbezug „einen guten Start in die Woche“ deutet darauf hin, dass es sich um keine „Massen-Schreiben“ handelt, das so täglich an mehrere Personen versendet wird.

Ein fehlerfreies, übersichtliches und strukturiertes Schreiben vermittelt der Empfängerin (unterbewusst) die Botschaft, dass eine eventuelle Kooperation auch in geordneten Bahnen ablaufen könnte.

Anfrageschreiben: Ein Negativbeispiel

Kommen wir zur nächsten Nachricht – ein Schreiben mit geringen Erfolgsaussichten: 

Betreff: Kooperation

hallo frau (Name),

ich bin inhaber des unternehmens (Firmenname). nähere informationen zu meinem unternehmen finden sie auf der firmenhompage: (URL)

ich bin an einer kooperation mit ihnen interressiert. (Es folgt eine Beschreibung.)

wann kann ich mich bei ihnen telefonisch melden, um allles im detail zu besprechen?

mfg

Rudi Mustermann

(Signatur)

Mögliche Schlussfolgerungen:

Im Vergleich zur ersten E-Mail vermittelt diese Variante geringere/keine Wertschätzung: 

1. Kein konkreter Betreff, sondern einer, der so wortgleich an zahlreiche andere Empfänger gehen kann.
2. Die E-Mail erweckt den Eindruck, als habe der Absender sich für das Verfassen kaum Zeit genommen: kurze Nachricht, alles in Kleinbuchstaben, Rechtschreib-/Tippfehler, kein Titel in der Anrede, die Grußformel zum Schluss als Kürzel.
3. Eine Verlinkung zur Firmenwebsite anstelle einer kurzen Unternehmensbeschreibung ist eine indirekte Aufforderung an die Empfängerin, sich selbst über das Unternehmen des Absenders zu informieren.
4. Die Fehler im Text lassen den Schluss zu, dass die Nachricht ohne Korrekturlesen versendet wurde.
5. Ein „Hallo“ beim Erstkontakt in einem geschäftlichen Anliegen ist unangebracht.
6. Abgesehen von dem Empfängernamen wurde keine „Personalisierung“ vorgenommen – es wurde also nicht näher auf die Person der Empfängerin eingegangen. Diese Textvariante kann durch Austausch des Namens an zig andere Personen in gleicher Form versendet werden.
7. Auch vermittelt die fordernde Formulierung Überheblichkeit seitens des Absenders: Er geht davon aus, dass die Empfängerin ebenso Interesse an der Kooperation hat und eine solche auch zustande kommt.

All diese möglichen Schlussfolgerungen sagen natürlich nichts über die fachliche Kompetenz des Absenders aus! Allerdings lassen sie eventuell auf die zwischenmenschliche Komponente schließen, die ebenfalls maßgeblich für den Erfolg einer Kooperation ist.

Auch wenn das zweite Schreiben ein etwas überzeichnetes Beispiel darstellt, so sind Abwandlungen dieser Nachricht keine Seltenheit.

Fazit: Die Formulierung einer Anfrage sollte – insbesondere in der geschäftlichen Korrespondenz und beim Erstkontakt – mit großem Bedacht erfolgen.

Checkliste: Wie Sie eine Anfrage überzeugend formulieren

Wenn Sie eine Anfrage (E-Mail oder Geschäftsbrief) schreiben, sollten Sie folgende Punkte berücksichtigen:

bei einer E-Mail-Anfrage nach Möglichkeit über offiziellen Dienstaccount versenden (aus der E-Mail-Adresse sollte Ihr Namen hervorgehen, keine anonyme Webadresse)

konkreter, kompakter Betreff, der neugierig macht

höfliche Anrede mit Titel (falls vorhanden), kein „Hallo“ bei Erstkontakt

kurze Vorstellung (eigene Person/Unternehmen)

Passage, die deutlich macht, dass Sie sich mit den Empfängern/Unternehmen befasst haben (und das Schreiben deshalb nicht sofort auf ein Massen-Schreiben schließen lässt)

keine direkten (Auf-)Forderungen

generell höfliche und freundliche Formulierungen, ohne sich anzubiedern

fehlerfreier Text

keine Abkürzungen im Text

übersichtliche Struktur durch Absätze

Abweichung von den üblichen Standard-Grußfloskeln

evtl. aktuellen Zeit- und/oder Ortsbezug in das Schreiben bzw. in die Grußformel einbauen

Signatur (die mehrere Kontaktmöglichkeiten enthält bzw. Links, wo die Empfänger vorab weitere Informationen zu Ihrer Person finden)

Hier können Sie die Checkliste als PDF-Dokument herunterladen und ausdrucken:

10 Einleitungssätze für Ihr Anfrageschreiben

Die Einleitung sollten Sie immer freundlich und positiv formulieren.

Der Einleitungssatz stellt quasi das freundliche Lächeln dar, das Sie den Empfängern zur Begrüßung schenken.

Beispiele für Einleitungssätze:

Sehr geehrte Frau …,

1. ich kann mir vorstellen, dass Sie täglich zahlreiche E-Mails/Anfragen erhalten. Dennoch hoffe ich, dass Sie …
2. ich habe auf Ihrer interessanten Homepage gelesen, dass …
3. bei meiner Recherche nach hilfreichen Informationen zu … bin ich auf Ihre interessante Webseite gestoßen.
4. Sie wurden mir von Burkhard Heidenberger (oder einem Kollegen/Geschäftspartner, …) im Zusammenhang mit … empfohlen.
5. ich interessiere mich für Ihr …
6. Ihr … (z. B. Vortrag am vergangenen Samstag auf der …) hat mich sehr angesprochen/hat mich positiv überrascht!
7. mit großem Interesse verfolge ich die beeindruckende/spannende/positive Entwicklung von …
8. durch/über/von (Namen/Medium) habe ich von Ihrem interessanten Angebot erfahren.
9. um Ihre wertvolle Zeit nicht zu sehr in Anspruch zu nehmen, möchte ich mit meinem Anliegen gleich auf den Punkt kommen.
10. ich hoffe, meine E-Mail erreicht Sie bei bester Gesundheit. (war während der „Corona-Zeit“ ein passender Einleitungssatz)

Anfrage richtig schreiben: 12 Schlusssätze

Formulieren Sie die folgenden Textbausteine bei Bedarf so um, dass sie für den Anlass Ihres Schreibens und für die jeweiligen Empfänger angemessen sind.

1. Ich versichere Ihnen, dass … (z. B. wir bei Beauftragung alles unternehmen, damit das Ergebnis zu Ihrer vollsten Zufriedenheit ausfällt)!
2. Was halten Sie von … (meinem Angebot, meinem Vorschlag)?
3. Rufen Sie mich gerne an. Ich freue mich auf das Gespräch.
4. Ich hoffe auf Ihr Entgegenkommen! / Vielen Dank für Ihr Entgegenkommen!
5. Über ein/en Gespräch/Gedankenaustausch mit Ihnen würde ich mich sehr freuen.
6. Darf ich Ihre Antwort bald erwarten?
7. Falls Sie Fragen haben oder weitere Informationen wünschen, zögern Sie nicht, mich zu kontaktieren.
8. Darf ich mich bei Ihnen melden, um die Details zu besprechen? Gerne mache ich Ihnen ein konkretes Angebot.
9. Lassen Sie mich gerne wissen, wann es für Sie zeitlich am besten passt, dann melde ich mich verlässlich bei Ihnen.
10. Bitte melden Sie sich, sollte es noch Unklarheiten oder Fragen geben.
11. Sagt Ihnen mein Vorschlag/Angebot zu? Wünschen Sie Änderungen? Ich freue mich auf Ihre Rückmeldung!
12. Herzlichen Dank für Ihre Zeit!

Korrekte Anschrift: Das sollten Sie beachten

Der ZEITBLÜTEN-Downloadbereich enthält neben zahlreichen Vorlagen und Mustertexten auch eine Word-Vorlage für einen Geschäftsbrief nach DIN 5008 (→ alle Infos zum Downloadbereich – HIER KLICKEN).

Senden Sie Ihr Schreiben per Brief, dann gilt es, auf die korrekte Anschrift zu achten.

In der Anschrift wird in der Regel zuerst die Person, dann der Firmenname angeführt:

Herrn
Burkhard Heidenberger
ABC-Firma
Bergmillergasse 8
A-1140 Wien

Übrigens: Das früher gebräuchliche „z. Hd.“ (zu Händen) wird gemäß DIN 5008 in der Anschrift nicht mehr verwendet.

Wenn Sie sicherstellen wollen, dass Ihr Brief nur von dem vorgesehenen Empfänger geöffnet wird, ergänzen Sie die Anschrift mit einem Vertraulichkeitsvermerk – z. B. „persönlich“, „vertraulich“, „privat“, „ausschließlich“, „eigenhändig“.

Vertraulich
Herrn
Burkhard Heidenberger
ABC-Firma
Bergmillergasse 8
A-1140 Wien

Wenn Ihre Anfrage an mehrere Personen gerichtet ist

Richten Sie sich mit Ihrem Schreiben an mehrere Personen in einem Unternehmen, stellt sich die Frage, wer in der Anrede zuerst genannt wird.

Orientieren Sie sich an diesen 3 Merksätzen:

1. Primär: Reihung nach Hierarchie

Dies gilt unabhängig von Geschlecht und Titel (Prof., Dr., …) – Beispiel:

1. Sehr geehrter Herr Heidenberger, (Geschäftsführer)
2. sehr geehrte Frau Dr. Wenusch, (Prokuristin)

2. Bei gleicher Hierarchie: nach alphabetischer Reihenfolge

Beispiel: Anschreiben geht an zwei Geschäftsführer

1. Sehr geehrter Herr Schrott, (Geschäftsführer)
2. sehr geehrter Herr Heidenberger, (Geschäftsführer)

Befinden sich die angeschriebenen Personen in der gleichen Hierarchieebene – wie im genannten Fall die beiden Geschäftsführer –, erfolgt die Reihung der Anreden in alphabetischer Reihenfolge.

Wenn allerdings in diesem Fall eine Person eine Frau ist, wird sie zuerst erwähnt.

3. Bei gleicher Hierarchie mit Dame: zuerst die Frau …

… und dann nach alphabetischer Reihenfolge – Beispiel:

1. Sehr geehrte Frau Lantschner, (Geschäftsführerin)
2. sehr geehrter Herr Schrott, (Geschäftsführer)
3. sehr geehrter Herr Heidenberger, (Geschäftsführer)

Komma oder Ausrufezeichen nach der Anrede?

Sehr geehrter Herr Heidenberger!

oder

Sehr geehrter Herr Heidenberger, 

Komma oder Ausrufezeichen nach der Anrede? Die Antwort:

Laut DIN 5008 kommt ein Komma nach der Anrede.

Das Ausrufezeichen nach der Anrede ist zwar nicht falsch, allerdings im modernen Schriftverkehr unüblich und gilt als veraltet (Stil der 1970er und 1980er Jahre).

Heute unüblich:

Sehr geehrter Herr Heidenberger!

Es freut mich sehr, dass …

Besser so:

Sehr geehrter Herr Heidenberger,

es freut mich sehr, dass …

In der Schweiz wird nach der Anrede kein Satzzeichen gesetzt – also weder Komma noch Ausrufezeichen –, und dann wird wie bei einem Satzanfang groß weitergeschrieben.

Sehr geehrter Herr Heidenberger

Es freut mich sehr, dass …

Komma nach Schlussformel – ja oder nein?

Kurz und bündig: nein!

Der Duden schreibt dazu: „Die Grußformel […] steht ohne Punkt, Komma oder Ausrufezeichen.“ Also so:

Herzliche Grüße

Burkhard Heidenberger

Und so nicht:

Herzliche Grüße,

Burkhard Heidenberger

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Burkhard Heidenberger | ZEITBLÜTEN-Gründer, Buchautor & Trainer

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