Die perfekte E-Mail (Geschäfts-, Anschreiben-, Anfrage-E-Mail)

Die Kommunikation per E-Mail gehört heute immer noch für viele zum Alltag, so auch zu meinem. Innerhalb kürzester Zeit lassen sich damit weltweit Informationen übermitteln und austauschen – äußerst praktisch.

Im Folgenden werfe ich einen Blick auf die Gestaltung und Formulierung von E-Mails. Auf die negativen Aspekte dieses Kommunikationsmittels, die durchaus gegeben sind (Stichwort E-Mail-Flut), gehe ich dabei nicht näher ein.

pxb_mail-knigge

Jede E-Mail lässt Rückschlüsse auf den Absender zu.


Die Formulierung lässt Rückschlüsse zu

Nach meiner Erfahrung lässt die Form und Formulierung des E-Mail-Textes häufig Rückschlüsse auf die Absender zu.

Auch dann, wenn es sich um eine rein sachliche Informationsnachricht oder um eine Anfrage handelt, aus der man beispielsweise keine Emotionen durch die Formulierung herauslesen kann.

Um das Ganze etwas anschaulicher zu erläutern, folgend zwei Beispiele aus dem geschäftlichen Umfeld.

Nehmen wir an, eine Unternehmerin erhält zwei E-Mails mit Kooperationsanfragen. Bei beiden geht es um ein ähnliches Anliegen. Die Empfängerin kennt weder den einen noch den anderen Absender persönlich. Es handelt sich also um einen Erstkontakt.


E-Mail-Anfrage 1:

Betreff: Ein Kooperationsvorschlag im Bereich [Thema nennen]

Sehr geehrte Frau Dr. [Name],

mein Name ist [Vor- und Zuname] und ich bin Inhaber des Unternehmens [Firmenname].

[Es folgt eine kurze (!) Beschreibung des Unternehmens.]

Da ich bereits einige Ihrer interessanten Beiträge zum Thema […] auf Ihrer Website und auf der Plattform […] gelesen habe und Ihr Unternehmen in diesem Bereich über eine große Expertise verfügt, möchte ich Ihnen auf diesem Wege eine Kooperation vorschlagen.

[Es folgt eine kompakte Beschreibung und eine Erläuterung der Win-win-Situation.]

Darf ich mich bei Ihnen einmal telefonisch melden, um die Möglichkeiten ausführlicher zu erläutern?

Sollten Sie vorerst weitere detaillierte Informationen wünschen oder Fragen haben, lassen Sie es mich gerne wissen. Über Ihr Interesse und eine Antwort würde ich mich jedenfalls sehr freuen.

Herzliche Grüße nach […] und einen guten Start in die Woche

Max Mustermann

[Signatur]

Mögliche Schlussfolgerungen:

Dieses Schreiben vermittelt allgemein Wertschätzung! Warum?

  1. Der Betreff ist kurz, aber doch konkret und nicht fordernd („Vorschlag“). Er macht neugierig, weil auch der Bereich für eine mögliche Kooperation genannt wird. Allein diese Nennung bereits im Betreff suggeriert, dass sich der Absender mit dem Unternehmen der Empfängerin befasst hat – natürlich vorausgesetzt, dass es diesen Bereich dort tatsächlich gibt.
  2. Der Absender hat sich die Mühe gemacht, festzustellen, ob die Empfängerin einen Titel trägt, auch wenn das kein wirklicher Aufwand ist – in der Regel genügt ein Blick ins Impressum. Die Verwendung des Titels in der Anrede ist ein Zeichen der Wertschätzung bzw. Höflichkeit – ob die Empfängerin darauf Wert legt oder nicht, sei dahingestellt.
  3. Der Absender stellt sich zuerst mit Namen vor, bevor er sein Anliegen äußert. Die E-Mail wirkt damit persönlicher. Diese Vorstellung in einer E-Mail ist nicht unbedingt üblich, auch weil der Name ohnehin nach der Grußformel am Schluss steht.
  4. „Da ich bereits einige Ihrer interessanten Beiträge zum Thema […] auf Ihrer Website und auf der Plattform […]“: Diese Passage macht deutlich, dass der Absender einen – zumindest kurzen – Blick auf die Website geworfen bzw. sich mit der Expertise der Empfängerin und ihrem Unternehmen befasst hat.
  5. Die E-Mail enthält keine Tipp- bzw. Rechtschreibfehler, die Struktur ist übersichtlich.
  6. Die Formulierung enthält keine direkte Forderung.
  7. Auch die Abweichung von den sonst üblichen Standard-Grußformeln (wie z. B. „Mit freundlichen Grüßen“) vermittelt Wertschätzung.
  8. Der aktuelle Zeitbezug „einen guten Start in die Woche“ deutet darauf hin, dass es sich um keine „Massen-E-Mail“ handelt, die so täglich an mehrere Personen versendet wird.

Eine fehlerfreie, übersichtliche und strukturierte E-Mail vermittelt der Empfängerin (unterbewusst) die Botschaft, dass eine eventuelle Kooperation auch in geordneten Bahnen ablaufen könnte.


❁ Zeitblüten-Downloadbereich:

Ihnen liegt das Formulieren von Texten nicht oder es ist Ihnen einfach zu mühsam? Sie haben keine Zeit und Lust, Vorlagen und Arbeitshilfen selbst zu gestalten? Dazu ein Hinweis in eigener Sache:

Hier erhalten Sie Zugriff auf über 60 Mustertexte, Vorlagen, Arbeitshilfen:


E-Mail-Anfrage 2:

Kommen wir zur nächsten Nachricht:

Betreff: Kooperation

hallo frau [Name],

ich bin inhaber des unternehmens [Firmenname]. nähere informationen zu meinem unternehmen finden sie auf der firmenhompage: [URL]

ich bin an einer kooperation mit ihnen interressiert. [Es folgt eine Beschreibung.]

wann kann ich mich bei ihnen telefonisch melden, um allles im detail zu besprechen?

mfg

Rudi Mustermann

[Signatur]

Mögliche Schlussfolgerungen:

Im Vergleich zur ersten E-Mail vermittelt diese Variante geringere/keine Wertschätzung: 

  1. Kein konkreter Betreff, sondern einer, der so wortgleich an zahlreiche andere Empfänger gehen kann.
  2. Die E-Mail erweckt den Eindruck, als habe der Absender sich für das Verfassen kaum Zeit genommen: kurze Nachricht, alles in Kleinbuchstaben, Rechtschreib-/Tippfehler, kein Titel in der Anrede, die Grußformel zum Schluss als Kürzel.
  3. Eine Verlinkung zur Firmenwebsite anstelle einer kurzen Unternehmensbeschreibung ist eine indirekte Aufforderung an die Empfängerin, sich selbst über das Unternehmen des Absenders zu informieren.
  4. Die Fehler im Text lassen den Schluss zu, dass die E-Mail ohne Korrekturlesen versendet wurde.
  5. Ein „Hallo“ beim Erstkontakt in einem geschäftlichen Anliegen ist unangebracht.
  6. Abgesehen von dem Empfängernamen wurde keine „Personalisierung“ vorgenommen – es wurde also nicht näher auf die Person der Empfängerin eingegangen. Diese Textvariante kann durch Austausch des Namens an zig andere Personen in gleicher Form versendet werden.
  7. Auch vermittelt die fordernde Formulierung Überheblichkeit seitens des Absenders: Er geht davon aus, dass die Empfängerin ebenso Interesse an der Kooperation hat und eine solche auch zustande kommt.

All diese möglichen Schlussfolgerungen sagen natürlich nichts über die fachliche Kompetenz des Absenders aus! Allerdings lassen sie eventuell auf die zwischenmenschliche Komponente schließen, die ebenfalls maßgeblich für den Erfolg einer Kooperation ist.

Auch wenn die zweite E-Mail ein etwas überzeichnetes Beispiel darstellt, so sind Abwandlungen dieser Nachricht überhaupt keine Seltenheit.

Fazit: Die Formulierung einer E-Mail-Nachricht sollte – insbesondere in der geschäftlichen Korrespondenz und beim Erstkontakt – mit Bedacht erfolgen.


Checkliste: Wie Sie eine Anfrage freundlich und überzeugend formulieren

Wenn Sie eine Anfrage-E-Mail schreiben, sollten Sie folgende Punkte berücksichtigen:




Kommentare

  • Baron

    Sehr hilfreich!

    Baron antworten
  • Jonas

    Hallo. Mir gefällt Anfrage 2 besser, da kürzer und direkt auf den Punkt geht.

    Jonas antworten
    • Kurt

      ….tatsächlich auf den Punkt! Nur, dieser Punkt geht an den Papierkorb.

      Kurt antworten
  • Hallo Herr Heidenberger,

    ein gut gewähltes Thema. Wer gleichwertig “in der Kürze liegt die Würze” und “wertschätzender, höflicher Individualität” zu kommunizieren versteht, ist ein/e auffallend wahrnehmbare “anders als andere”-Heldin/Held. Ein erstrebenswertes Ziel mit imensem Erfolgspotential in der heutigen Zeit!

    Beste Grüße und einen schönen Tag für Sie

    Ihr Andreas Berner

    Andreas Berner antworten

Diesen Artikel kommentieren

Bitte die Kommentarregeln berücksichtigen. Danke!

Diese Website ist durch reCAPTCHA geschützt und es gelten die Datenschutzbestimmungen und Nutzungsbedingungen von Google.