Geschäftsbrief nach DIN 5008 richtig schreiben (inkl. Muster & Vorlage)

Einen Brief nach DIN 5008 richtig verfassen und gestalten, ist keine Hexerei. Im Folgenden habe ich die wichtigsten Punkte aufgelistet.



Zuerst zum Grundlegenden:

Was versteht man unter DIN 5008?

Die DIN 5008 ist eine vom Deutschen Institut für Normung (DIN) herausgebrachte Norm und beinhaltet Schreib- und Gestaltungsregeln für eine einheitliche Textgestaltung. Die Norm wurde im März 2020 aktualisiert.

Da ein Geschäftsbrief in der Regel am Computer mit einem Textverarbeitungsprogramm (z. B. Word) geschrieben wird, berücksichtigt die Norm auch Besonderheiten dieser Textverarbeitung.


Ist die DIN 5008 Pflicht?

Kurz und bündig: nein!

Sie ist eine reine Empfehlung und kann bei der Gestaltung von Briefen optional angewendet werden.


Geschäftsbrief nach DIN 5008: Typ A und Typ B

Bei der Gestaltung von Geschäftsbriefen unterscheidet die DIN 5008 zwischen zwei Typen:

Form A:

Der Abstand zwischen oberem Blattrand und Anschriftenfeld beträgt 2,7 cm, zwischen oberem Blattrand und 1. Falzmarke 8,7 cm.

Form B:

Der Abstand zwischen oberen Blattrand und Anschriftenfeld beträgt 4,5 cm, zwischen oberen Blattrand und 1. Falzmarke 10,5 cm.

Für Geschäftsbriefe ist Form B üblich.

Beide Formen können für Fensterbriefumschläge (DIN lang) verwendet werden.


Muster Geschäftsbrief (PDF): Aufbau, Abstände, Formatierung & Zeilenangaben

Am besten Sie drucken sich diese PDF-Anleitung aus, sodass Sie sie bei Bedarf griffbereit haben. Darin sehen Sie mit einem Blick, wie Sie das Schreiben richtig formatieren und gestalten:

Für Lehrpersonen: Sie können diese Vorlage auch als Unterrichtsmaterial nutzen.


Nun zu den wichtigsten Gestaltungsregelungen der DIN 5008 – zusammengefasst in 15 Punkten (Checkliste). Folgendes gilt es zu beachten: 

Geschäftsbrief schreiben: Gestaltung nach DIN 5008

  1. Seitenränder: links 2,5 cm, rechts 2,0 cm (mind. 1,5 cm), oben 4,5 cm, unten 2,5 cm
  2. Abstände im Text: Zwischen den einzelnen Absätzen im Brief ist ein Abstand von einer Leerzeile einzuhalten.
  3. Logo: Das Logo wird im oberen Randbereich platziert. Die Ausrichtung (links, mittig, rechts) kann beliebig gewählt werden.
  4. Anschriftenfeld (Absender und Adresse): Das ist jener Teil, der im Fenster des Briefumschlags sichtbar ist. Das Anschriftenfeld (h: 4,5 cm, b: 8,5 cm) besteht aus dem 5-zeiligen Feld für Absender- bzw. Rücksendeangaben (Kleinschrift, empfohlene Schriftgröße: 8 pt) und dem 6-zeilgen Adressfeld.
  5. Datum: Die DIN 5008 empfiehlt die Datumsschreibweise Jahr-Monat-Tag (20XX-01-07), alternativ auch die Schreibweisen 07.01.20XX und 7. Jänner 20XX. Zwei Leerzeilen unter dem Datum folgt der Betreff. Die Ortsangabe vor dem Datum ist in Geschäftsbriefen mittlerweile unüblich.
  6. Telefonnummern: Zwischen Vorwahl und restlicher Telefonnummer wird ein Leerzeichen gesetzt. Eine Durchwahlnummer wird mit einem Bindestrich angehängt: 05443 327667-314.
  7. Zahlen und Geldbeträge: Die DIN empfiehlt bei Zahlen eine Gliederung mittels Leerzeichen nach jeweils drei Ziffern: 3.141 592 653 59, 12 250 Stück. Bei Geldbeträgen erfolgt die Gliederung mittels Punkt: 6.712,50 €.
  8. Betreff: Der Betreff wird in Stichworten geschrieben und endet ohne Punkt. Das Wort „Betreff“ wird nicht mehr angeführt. Der Betreff kann z. B. durch Farbe oder Fettschrift hervorgehoben werden. Unterstrichener Text und andere Schriftarten werden nicht empfohlen. Ein Betreff in Farbe ist nur für Werbe- oder Glückwunschbriefe geeignet. Der Betreff soll nicht länger als zwei Zeilen sein. Danach folgen zwei Leerzeilen, bevor die Anrede beginnt.
  9. Schriftart, Schriftgröße, Zeilenabstand: Die Schriftart ist in der Norm nicht geregelt. Bewährt haben sich die Schriftarten Times New Roman, Helvetica und Arial in 12-Punkt-Schriftgröße. Bei umfangreicheren Texten kann auch eine 11-Punkt-Schriftgröße gewählt werden. Es wird ein Zeilenabstand von 1 empfohlen. Zur besseren Lesbarkeit kann ein Zeilenabstand von 1,5 verwendet werden.
  10. Anrede: Nach der Anrede kommt eine Leerzeile und danach der Fließtext.
  11. Abstand Fließtext und Grußformel: Zwischen Brieftext und Grußformel bleibt ein Abstand von einer Leerzeile.
  12. Unterschriftenfeld: Nach der Grußformel folgen insgesamt drei Leerzeilen. Dieser freie Bereich wird für die handschriftliche Unterschrift und einen eventuellen Firmenstempel genutzt. Dann folgt der „maschinengeschriebene“ Name, eventuell mit Zusatzangaben wie Titel, Position etc.
  13. Wer unterschreibt wo? In einigen Unternehmen ist es üblich, dass Dokumente nach dem Vier-Augen-Prinzip von zwei Personen unterzeichnet werden. Zur Reihenfolge: Die Unterschrift der ranghöheren Person (z. B. Geschäftsführer) wird links platziert. Bei gleichem Rang unterschreibt die für den Inhalt verantwortliche Person links. Grundsätzlich gilt: Mit der Unterschrift wird das Schreiben rechtsgültig.
  14. Anlagen: Bei Bedarf werden nach einer weiteren Leerzeile Verteilervermerke und Anlagen aufgelistet.
  15. Geschäfts-/Gesellschaftsangaben (z. B. Handelsregisternummer, Rechtsform, Name der Vorstandmitglieder) werden im unteren Randbereich platziert.

In diesem Dokument sind die genannten Punkte veranschaulicht:

Weiterführende Informationen: 

Wenn Sie sich intensiver mit den Details der DIN 5008 befassen wollen, finden Sie hier weitere Informationen: → Auflistung der einzelnen Regelungen mit Beispielen zu den einzelnen Punkten.


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„Diese geballte Sammlung ist absolut lobens-, erwähnens- und weiterempfehlenswert! Die Vorlagen sind sehr durchdacht und praxisgerecht.“ (Rezension)


Geschäftsbrief: Briefvorlage erstellen (MS Word)

Hier ein Video, wie Sie eine Textvorlage (Template) für einen Geschäftsbrief nach DIN 5008 in MS Word einrichten:


Geschäftsbrief schreiben: Die Pflichtangaben

Die Pflichtangaben in einem Geschäftsbrief sind davon abhängig, ob das Unternehmen im Handelsregister eingetragen ist oder nicht.

Mit Eintrag im Handelsregister:

Geschäftsbrief-Pflichtangaben für Unternehmen mit Eintrag im Handelsregister, z. B. Einzelkaufleute, OHG und KG, Aktiengesellschaft (AG), Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH) / Unternehmergesellschaft (haftungsbeschränkt):

  • Firmenname inkl. Rechtsform
  • Handelsregisternummer
  • Registergericht
  • bei einer GmbH: Geschäftsführer und Aufsichtsratsvorsitzende (Vor- und Nachname)
  • bei einer AG: Vorstandsmitglieder mit Kennzeichnung des Vorstandsvorsitzenden

Ohne Eintrag im Handelsregister:

Geschäftsbrief-Pflichtangaben für Firmen ohne Eintrag im Handelsregister, z. B. Kleingewerbetreibende:

  • Namen des Inhabers
  • Geschäftsanschrift

Detaillierte Informationen zu den Pflichtangaben in Geschäftsbriefen bietet die → Industrie- und Handelskammer.


Privatbrief, Geschäftsbrief, privater Geschäftsbrief: Worin besteht der Unterschied?

Privatbrief:

Hierbei handelt es sich um einen Brief, der von einer Privatperson an eine andere Privatperson gesendet wird. Er ist kein förmlicher Brief und deshalb auch an keine Form und Struktur gebunden.

Beispiele für Privatbriefe:  

Liebesbrief, Einladung, Dankschreiben, Entschuldigungsschreiben

Tipp: 

Haben Sie eine halbwegs leserliche Handschrift, dann sollten Sie einen handschriftlichen Brief vorziehen. Ein solches Schreiben wirkt einfach wertschätzender und eleganter.

Sind Sie von Ihrer Handschrift selbst nicht so begeistert und unsicher, ob sie der Empfänger überhaupt entziffern kann, können Sie den Brief auch tippen und nur die Anrede und Unterschrift per Hand schreiben.

Geschäftsbrief:

Ein Geschäftsbrief ist ein Brief zwischen zwei Unternehmen bzw. Geschäftspartnern (Business-to-Business, B-to-B) oder zwischen Unternehmen und Privatperson (Business-to-Consumer, B-to-C).

Geschäftsbriefe sind entsprechend der DIN 5008 zu gestalten.

Beispiele für Geschäftsbriefe:

Auftragsbestätigung, Rechnung, Angebot, Mahnung, Bestellung

Privater Geschäftsbrief:

Von einem privaten Geschäftsbrief spricht man, wenn eine Privatperson eine Behörde oder ein Unternehmen anschreibt. Die Form und Gestaltung ist nicht geregelt, es empfiehlt sich allerdings eine Anlehnung an die DIN 5008.

Beispiele für private Geschäftsbriefe:

Beschwerdebrief, Bewerbungsschreiben, Anfrage


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Haben Sie noch Fragen?

Haben Sie noch Fragen zu den Vorlagen, dann schreiben Sie mir einfach!

Burkhard Heidenberger


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Kommentare

  • Enna

    Sehr nützliche Vorlagenzusammenstellung, Herr Heidenberger! Vielen Dank! Fein wäre noch eine Vorlage für ein Besrechungsprotokoll.

    Enna antworten
  • Regina

    Sehr geehrter Herr Heidenberger,

    auch ich bin begeistert von den Zeitblüten und Ihren Tipps. Ganz herzlichen Dank!

    Weiter heiter so!

    Regina antworten
  • Anton

    Vielen Dank für die Vorlagen!

    Geschäftsbriefe, dazu zähle ich auch mal Rechnungen, Lieferscheine u.ä., können auch mal länger als eine Seite sein.

    Fein, wenn alle Pflichtangaben schon auf der ersten Seite gemacht worden sind, dann hat man alle Freiheiten, sich auf den Folgeseiten auszudrücken. Das ist jedoch nicht ganz so.

    Z.B. sollte es einen Hinweis auf den Zusammenhang eines Schriftsatzes geben. Beispielsweise bei Rechnungen freut sich das Finanzamt, wenn die Rechnungsnummer auf jeder Seite wiederholt wird. Will man aus Repräsentations- und möglicherweise Kostengründen vorgedrucktes Geschäftspapier verwenden, statt es dem eigenen Drucker zu überlassen, das Briefpapier zu simulieren, kann sich ein technisches Problem ergeben: Die erste Seite wird auf vorgedrucktem Briefpapier, die Folgeseiten auf Blankopapier gedruckt. Dazu muss der Drucker aber in der Lage sein.

    Bei kleinen Firmen mit einfachem Drucker könnte man das Geschäftspapier von Hand einfügen und die Folgeseiten zieht sich der Drucker aus seiner Kassette. Es gibt aber auch Drucker mit mehreren Kassetten. Hier könnte es automatisch gehen. Aber mir ist nicht bekannt, ob es Software und Drucker gibt, die ein Dokument mit Papier aus verschiedenen Kassetten drucken kann. Mit PDF ist es wahrscheinlich auch nicht möglich, einen Kassettenwechsel zu simulieren.

    Anton antworten
  • Rue

    Bisher vergeblich gesucht:

    Abstand des Adressfeldes vom oberen Seitenrand in mm (nicht in einer Anzahl von Zeilen, da diese ja je nach Schriftart unterschiedlich sind).

    Wo genau muss der obere Rand der Schrift für die kleingedruckte Rücksendeadresse in mm vom oberen Rand des Papiers hin?

    Rue antworten
    • Das Adressfeld (inkl. Rücksendeadresse) beginnt bei 45 mm vom oberen und 20 mm vom linken Seitenrand und ist 45 mm hoch und 85 mm breit.

      Die Rücksendeadresszeile ist also Teil des Adressfeldes und ist 5 mm hoch.

      Burkhard Heidenberger antworten
  • Perry Haardt

    Wenn man unter der Grußformel am Ende des Briefes noch einmal die Firma nennen will – also:
    Mit freundlichen Grüßen
    MUSTERFIRMA KG

    lässt man dann eine Leerzeile zwischen der Grußformel und dem Firmennamen oder schreibt man ihn direkt darunter?

    Perry Haardt antworten
    • Hallo Herr Haardt,

      zu Ihrer Frage:

      Wenn die Firma genannt wird, gilt Folgendes:

      • Nach der Grußformel folgt eine Leerzeile und dann der Firmenname.
      • Nach dem Firmennamen folgt ein Abstand von drei Leerzeichen. In diesen Leerzeichenbereich kommt die handschriftliche Unterschrift.
      • Nach den drei Leerzeichen empfiehlt es sich, die Unterschrift maschinenschriftlich zu wiederholen (hierzu gibt es allerdings keine Vorgabe in der DIN5008).

      Als Beispiel:

      . Grußformel, Mit freundlichen Grüßen
      . Leerzeile
      . Firmenname, MUSTERFIRMA KG
      . Leerzeile 1
      . Leerzeile 2, Max Mustermann (handschriftlich)
      . Leerzeile 3
      . Unterschrift, Max Mustermann (maschinenschriftlich)

      Burkhard Heidenberger antworten

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