Briefe richtig schreiben: So schreiben Sie einen Brief nach DIN 5008

Einen Brief nach DIN 5008 richtig gestalten, ist keine Hexerei. Im Folgenden habe ich die wichtigsten Punkte aufgelistet und einen Link zu einem Video, das Ihnen anschaulich erläutert, wie Sie eine Briefvorlage nach DIN 5008 in MS Word erstellen.

Aber zuerst einige Infos zur DIN 5008.

Die DIN 5008 beinhaltet Schreib- und Gestaltungsregeln und regelt dadurch die Textgestaltung. Da heute ein Brief meistens am Computer mit einem Textverarbeitungsprogramm geschrieben wird, wurden in den Neufassungen der Norm auch die Besonderheiten der PC-Textverarbeitung berücksichtigt. Die Norm wurde 2011 aktualisiert.

Nun zu den wichtigsten Regelungen:

  • Jede Zeile beginnt man mit einem Abstand von 2,5 cm zum linken Blattrand. Linker Seitenrand: 2,5 cm, rechter Seitenrand: 2 cm (aber mind. 1,5 cm), Seitenrand oben: 4,5 cm, Seitenrand unten: 2,5 cm.
  • Zwischen den einzelnen Absätzen im Brief ist ein Abstand von einer Leerzeile einzuhalten.
  • Über das Adressfeld im Brief wird kleingedruckt der Absender platziert.
  • Das Adressfeld (inkl. Absenderhinweis) ist 9-zeilig aufgebaut und darf 4,5 cm nicht überschreiten.
  • Zwei Leerzeilen unter dem Datum folgt der Betreff. Der Betreff wird in Stichworten geschrieben und endet ohne Punkt. Das Wort „Betreff“ selbst wird nicht mehr geschrieben!
  • Der Betreff kann hervorgehoben werden, aber nur durch Farbe oder Fettschrift. Unterstrichener Text und andere Schriftarten werden nicht empfohlen. Ein Betreff in Farbe ist nur für Werbe- oder Glückwunschbriefe geeignet. Der Betreff soll nicht länger als zwei Zeilen sein. Dem Betreff folgen zwei Leerzeilen, bevor die Anrede beginnt.
  • Als neutrale Anrede eignet sich „Sehr geehrte Damen und Herren“. Nach der Anrede folgt eine Leerzeile, bevor mit dem Brieftext begonnen wird.
  • Nach dem Brieftext kommt wiederum eine Leerzeile, bevor die Grußformel folgt.
  • Nach der Grußformel bleiben insgesamt drei Leerzeilen frei. Dieser freie Bereich wird für die handschriftliche Unterschrift und einen eventuellen Firmenstempel genutzt.
  • Dann folgt wieder der „maschinengeschriebene“ Name, eventuell mit Zusatzangaben wie Titel, Position etc.
  • Eventuelle Verteilervermerke und Anlagen werden nach einer weiteren Leerzeile aufgelistet.
  • Die Schriftart ist in der Norm nicht geregelt. Bewährt haben sich die Schriftarten Times New Roman und Arial.

So, das sind die wichtigsten Regelungen der DIN 5008. Wollen bzw. müssen Sie sich intensiver damit befassen, folgend ein weiterführender Link:

Und hier ein Video, wie Sie einen Geschäftsbrief nach DIN 5008 in MS Word einrichten:


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Ihr

Burkhard Heidenberger


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Kommentare

  • Enna

    Sehr nützliche Vorlagenzusammenstellung, Herr Heidenberger! Vielen Dank! Fein wäre noch eine Vorlage für ein Besrechungsprotokoll.

    Enna antworten
  • Regina

    Sehr geehrter Herr Heidenberger,

    auch ich bin begeistert von den Zeitblüten und Ihren Tipps. Ganz herzlichen Dank!

    Weiter heiter so!

    Regina antworten
  • Anton

    Vielen Dank für die Vorlagen!

    Geschäftsbriefe, dazu zähle ich auch mal Rechnungen, Lieferscheine u.ä., können auch mal länger als eine Seite sein.

    Fein, wenn alle Pflichtangaben schon auf der ersten Seite gemacht worden sind, dann hat man alle Freiheiten, sich auf den Folgeseiten auszudrücken. Das ist jedoch nicht ganz so.

    Z.B. sollte es einen Hinweis auf den Zusammenhang eines Schriftsatzes geben. Beispielsweise bei Rechnungen freut sich das Finanzamt, wenn die Rechnungsnummer auf jeder Seite wiederholt wird. Will man aus Repräsentations- und möglicherweise Kostengründen vorgedrucktes Geschäftspapier verwenden, statt es dem eigenen Drucker zu überlassen, das Briefpapier zu simulieren, kann sich ein technisches Problem ergeben: Die erste Seite wird auf vorgedrucktem Briefpapier, die Folgeseiten auf Blankopapier gedruckt. Dazu muss der Drucker aber in der Lage sein.

    Bei kleinen Firmen mit einfachem Drucker könnte man das Geschäftspapier von Hand einfügen und die Folgeseiten zieht sich der Drucker aus seiner Kassette. Es gibt aber auch Drucker mit mehreren Kassetten. Hier könnte es automatisch gehen. Aber mir ist nicht bekannt, ob es Software und Drucker gibt, die ein Dokument mit Papier aus verschiedenen Kassetten drucken kann. Mit PDF ist es wahrscheinlich auch nicht möglich, einen Kassettenwechsel zu simulieren.

    Anton antworten
  • Rue

    Bisher vergeblich gesucht:

    Abstand des Adressfeldes vom oberen Seitenrand in mm (nicht in einer Anzahl von Zeilen, da diese ja je nach Schriftart unterschiedlich sind).

    Wo genau muss der obere Rand der Schrift für die kleingedruckte Rücksendeadresse in mm vom oberen Rand des Papiers hin?

    Rue antworten
    • Das Adressfeld (inkl. Rücksendeadresse) beginnt bei 45 mm vom oberen und 20 mm vom linken Seitenrand und ist 45 mm hoch und 85 mm breit.

      Die Rücksendeadresszeile ist also Teil des Adressfeldes und ist 5 mm hoch.

      Burkhard Heidenberger antworten
  • Perry Haardt

    Wenn man unter der Grußformel am Ende des Briefes noch einmal die Firma nennen will – also:
    Mit freundlichen Grüßen
    MUSTERFIRMA KG

    lässt man dann eine Leerzeile zwischen der Grußformel und dem Firmennamen oder schreibt man ihn direkt darunter?

    Perry Haardt antworten
    • Hallo Herr Haardt,

      zu Ihrer Frage:

      Wenn die Firma genannt wird, gilt Folgendes:

      • Nach der Grußformel folgt eine Leerzeile und dann der Firmenname.
      • Nach dem Firmennamen folgt ein Abstand von drei Leerzeichen. In diesen Leerzeichenbereich kommt die handschriftliche Unterschrift.
      • Nach den drei Leerzeichen empfiehlt es sich, die Unterschrift maschinenschriftlich zu wiederholen (hierzu gibt es allerdings keine Vorgabe in der DIN5008).

      Als Beispiel:

      . Grußformel, Mit freundlichen Grüßen
      . Leerzeile
      . Firmenname, MUSTERFIRMA KG
      . Leerzeile 1
      . Leerzeile 2, Max Mustermann (handschriftlich)
      . Leerzeile 3
      . Unterschrift, Max Mustermann (maschinenschriftlich)

      Burkhard Heidenberger antworten

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