Büroorganisation: Heißen Sie Ihren Besuch willkommen!

Unlängst hatte ich einen Termin bei einem Geschäftspartner in dessen Büro. Da ich zeitig dran und mein Geschäftspartner noch in einer Besprechung war, bot mir die Empfangsdame an, in der Zwischenzeit in einem anderen Besprechungszimmer Platz zu nehmen.

Sie brachte mir zur Überbrückung der Wartezeit aktuelle Tageszeitungen, bot mir etwas zum Trinken an und war auch sonst sichtlich um mein Wohlergehen bemüht.

Mir wurde wirklich das Gefühl des Willkommenseins vermittelt. Nun mag vielleicht der eine oder andere denken, dass dies selbstverständlich sein sollte für einen Geschäftspartner. Aber das ist nicht immer so.

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Herzlich willkommen!

Wie Sie Ihre Besucher herzlich willkommen heißen

Ob Geschäftspartner, (potenzieller) Kunde oder wer auch immer – es braucht nicht viel, um eine „in Erinnerung bleibende“ Besucherbetreuung anzubieten.

Nun habe ich mir mal durch den Kopf gehen lassen, woraus das o. g. wahrgenommene Willkommensgefühl in diesem Unternehmen resultiert:

1. Der Empfangsraum

Es beginnt schon mal beim Empfangsraum. Wenn ich von der Eingangstür direkt durch einen vollgeräumten, schummrigen Gang ins Besprechungszimmer gelange, wirkt das nicht besonders einladend. Ein heller, warmer Empfangsraum, vielleicht auch mit ein paar Pflanzen, macht schon viel mehr her.

Natürlich ist nicht überall ein solcher Empfangsraum umsetzbar. Auch wenn es einen solchen nicht gibt, sollte der „Besucherweg“ zumindest freundlich und klar gestaltet werden: warmes Licht – am besten Tageslicht, ohne mit Ballast vollgeräumt zu sein.

2. Abholung an der Tür

Es ist nicht nur einmal vorgekommen, dass ich ein Büro besucht habe, die Tür wurde beim Anläuten automatisch geöffnet und das wars auch schon. Keiner schien für den Besuch zuständig zu sein. Ich musste mich erst selber durchfragen, bis ich zu meinem Gesprächspartner gekommen bin.

Wenn es keinen Empfangsraum gibt, sollte jeder Besuch direkt an der Tür abgeholt werden. Für diese Besucherabholung muss natürlich eine Person eingeteilt werden.

3. Freundliche Begrüßung

Eine freundliche Begrüßung ist Voraussetzung, um einer Person ein Willkommensgefühl zu vermitteln.

4. Sich um den Besuch kümmern

Ein neuer Besucher kennt sich mit den Örtlichkeiten nicht aus. Deshalb braucht er Unterstützung. Am besten werden von der Besucherbetreuung Antworten geliefert, bevor Fragen auftauchen.

Mir wurde von der Empfangsdame im oben erwähnten Büro die Jacke abgenommen, dann hat sie mich zum Besprechungszimmer geführt indem sie vorausging, mir alle Türen öffnete, mich aber zuerst durch die Tür ließ und mir noch den Hinweis gab, wo ich die Toilette finde.

Freundlicher Smalltalk auf dem Weg ins Besprechungszimmer. Nachdem ich Platz genommen hatte, bekam ich Getränke und Lesestoff angeboten. Dann ging sie wieder zum Empfang nicht ohne den Hinweis, ich sollte mich an sie wenden, wenn ich noch etwas bräuchte.

5. Eine Auswahl anbieten

Noch etwas zu den Getränken. Oft bekommt man „nur“ ein Glas Wasser angeboten. Ist immerhin schon etwas. Aber etwas mehr Auswahl sollte dem Besucher doch geboten werden, z. B. Mineralwasser, Kaffee, Fruchtsaft. Das vermittelt dem Besucher auch eine Art von Wertschätzung.

Fazit

Der Wert der Besucherbetreuung wird meiner Meinung nach oft unterschätzt. Das wurde mir auch in einem Gespräch mit Kollegen bewusst, als einer von seinen Schwierigkeiten mit einem Auftraggeber berichtete: „Dann war ich zu der Besprechung geladen und mir wurde nicht mal ein Getränk angeboten. Aber eigentlich habe ich in diesem Büro nichts anderes erwartet.“

Der Umgang mit Besuchern lässt häufig auch auf die Qualität einer möglichen Zusammenarbeit schließen.

Natürlich ist nicht überall eine individuelle Besucherbetreuung umsetzbar, beispielsweise in Einrichtungen mit sehr hohem Kundenverkehr. Nichtsdestotrotz können auch hier kleine Willkommenszeichen gesetzt werden.

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