Wer darf im Büro meine Briefe öffnen? Das sollten Sie wissen!

❁ Burkhard Heidenberger (ZEITBLÜTEN-Gründer, Buchautor & Trainer) schreibt zum Thema „Büroorganisation“:

• Wer darf im Büro an mich adressierte Briefe öffnen?
• Darf das überhaupt jemand und wenn ja, welche Post und unter welchen Umständen?
• Darf ich selbst Briefe öffnen, die nicht direkt an mich adressiert sind?

Die Anschrift muss passen, damit dieser Brief nur von dem
vorgesehenen Adressat geöffnet wird. (Bild: Fotolia©svetlana67)

Vielleicht haben Sie sich schon einmal diese Fragen gestellt. Fakt ist: Wer unerlaubt einen Brief öffnet, macht sich strafbar! Auch in diesem Zusammenhang gilt das Sprichwort:

Unwissenheit schützt vor Strafe nicht.

Im Folgenden finden Sie Antworten auf häufig gestellte Fragen zu diesem Thema.

Welche Briefe dürfen von anderen geöffnet und gelesen werden? 4 Beispiele

Die Anschrift auf der Postsendung gibt darüber Aufschluss – dazu 4 Fälle:

Fall 1: In der Anschrift steht zuerst der Firmenname, dann die Person

Beispiel:

Darf dieser Brief von Dritten geöffnet werden? Ja!

Begründung:

Wird in der Anschrift zuerst die Firma genannt und dann die Person, so darf der Brief z. B. von der Sekretärin geöffnet werden. Der Personenname in der Anschrift dient hier zur eindeutigen Zuordnung und internen Verteilung.

Übrigens: Das früher gebräuchliche „z. Hd.“ (zu Händen) wird gemäß DIN 5008 (Schreib- und Gestaltungsregeln z. B. für Geschäftsbriefe) in der Anschrift nicht mehr verwendet. Ein „z. Hd.“ gilt bzw. galt nicht als Vertraulichkeitsvermerk und deshalb kann der Brief von einer dritten Person geöffnet werden.

Fall 2: In der Anschrift wird zuerst die Person, dann der Firmenname angeführt

Beispiel:

Darf der Brief von Dritten geöffnet werden? Grundsätzlich ja!

Begründung:

Gemäß einem Urteil (LAG Hamm, Urteil v. 19.02.2003, Az. 14 Sa 1972/02) darf eine so adressierte Postsendung im Unternehmen geöffnet und an die entsprechende Person weitergeleitet werden, wenn die Anschrift keinen zusätzlichen Vertraulichkeitsvermerk enthält.

Um hier Unklarheiten und Missverständnisse zu vermeiden, empfiehlt sich eine betriebsinterne Regelung. Darin kann festgelegt werden, dass in dieser Form adressierte Postsendungen ausdrücklich nur von der in der Anschrift genannten Person geöffnet werden dürfen.

Fall 3: „p. Adr.“ bzw. „c/o“ in der Anschrift

Beispiel:

Darf dieser Brief von Dritten geöffnet werden?

Hier gibt es keine eindeutige Festlegung. In der Regel kann man davon ausgehen, dass die Intention des Absenders die direkte Zustellung an die genannte Person ist. Deshalb soll der Brief nur von ihr geöffnet werden.

Wie mit solchen Postsendungen zu verfahren ist, kann auch in einer betriebsinternen Regelung festgelegt werden.

Das „p. Adr.“ bzw. das insbesondere im englischsprachigen Raum übliche „c/o“ (care off) weisen den Postzusteller darauf hin, unter welcher Adresse der Empfänger erreicht wird.

Das „c/o“ sollte für Postsendungen im deutschsprachigen Raum generell nicht verwendet werden. Viele wissen nicht, was es damit auf sich hat und wie mit einer entsprechend gekennzeichneten Postsendung umzugehen ist.

Fall 4: Anschrift mit Vertraulichkeitsvermerk

Beispiel:

Darf der Brief von Dritten geöffnet werden? Nein!

Enthält die Adresse einen Vertraulichkeitsvermerk (z. B. „persönlich“, „vertraulich“, „privat“), darf die Post ausschließlich von dem Adressaten geöffnet werden.

Wird eine Postsendung mit einem Vertraulichkeitsvermerk durch eine dritte Person geöffnet, ist das eine Verletzung des Briefgeheimnisses und kann strafrechtliche Folgen haben.

Darf meine Vertretung (Urlaub, Krankheitsfall) während meiner Abwesenheit meine Post öffnen?

Bei der Vertretung handelt es sich um eine „dritte Person“ und deshalb gilt:

Ja, außer die Postsendung ist mit einem Vertraulichkeitsvermerk gekennzeichnet (s. o. Fall 4).

Ausnahmen:

• Sie erteilen vor Ihrer Abwesenheit einer bestimmten Person ausdrücklich die Erlaubnis, auch persönliche Briefe zu öffnen.
• Es gibt eine betriebsinterne Regelung, die besagt, dass während der Abwesenheit einer Person generell deren Post nicht geöffnet werden darf. Eine solche Regelung ist allerdings unüblich, da die Briefe unternehmensrelevante Informationen enthalten können.

Darf mein Chef bzw. meine Vorgesetzte an mich adressierte Post öffnen?

Hier gilt das Gleiche wie allgemein für eine dritte Person:

Ja, außer es handelt sich um vertrauliche Post (s. o. Fall 4).

Wie kann ich sicherstellen, dass mein Brief nur von dem vorgesehenen Empfänger geöffnet wird?

Wenn es Ihnen wichtig ist, dass der Brief ausschließlich von dem Empfänger geöffnet wird, ergänzen Sie die Anschrift mit einem Vertraulichkeitsvermerk – z. B. „persönlich“, „vertraulich“, „privat“,  „ausschließlich“, „eigenhändig“.

Beispiel:

Per Einschreiben

An dieser Stelle ist auch der eingeschriebene Brief zu erwähnen. Bei einer Postsendung per Einschreiben erhält der Absender den Nachweis der Zustellung (Empfangsbestätigung). Die Übergabe der Postsendung erfolgt nur gegen Unterschrift des Empfängers bzw. des Empfangsberechtigten.

Diese Variante der Postsendung ist insbesondere bei der Übermittlung wichtiger Dokumente sinnvoll, um die Übermittlung später rechtssicher dokumentieren zu können. Dieser Postservice ist gegenüber einer konventionellen Zustellung natürlich mit zusätzlichen Kosten verbunden.

Sind innerbetriebliche Regelungen in Bezug auf das Öffnen von Postsendungen sinnvoll?

Gängige Praxis in den Unternehmen: Die Postsendung wird von dem Sekretariat oder der internen Postverteilungsstelle empfangen, vorsortiert, geöffnet, der Inhalt mit einem Eingangsstempel versehen und an die entsprechenden Mitarbeiter verteilt.

Wenn die Empfangsstelle aus Unwissenheit einfach alle Briefe öffnet, ist Ärger vorprogrammiert. Heikle Informationen können dadurch die Runde machen bzw. an nicht vorgesehene Empfänger geraten und interne Krisen auslösen.

Deshalb sind klare Regelungen sinnvoll und empfehlenswert.

Inhalt der firmeninternen Regelung

Darin soll eindeutig schriftlich (!) geregelt werden,

• welche Post nicht geöffnet werden darf und direkt an den Adressaten weiterzuleiten ist,
• welche Post (unter welchen Umständen) geöffnet werden darf und dann an den Adressaten übermittelt wird.

Mögliche Vereinbarungen:

• Von wem genau in der (längeren) Abwesenheit welche Post geöffnet werden darf, z. B. ausschließlich von den Vorgesetzten und der Sekretärin oder der Abwesenheitsvertretung,
• welche Korrespondenz als persönlich gehandhabt werden soll (auch ohne Vertraulichkeitsvermerk) bzw. welche grundsätzlich nicht geöffnet werden darf (z. B. Post an eine bestimmte Person, an die Geschäftsleitung, den Betriebsrat oder die Personalabteilung, Post von einem Bankinstitut).

Welche Konsequenzen kann die Nichtbeachtung des Briefgeheimnisses haben?

Wird das Briefgeheimnis verletzt, also der Brief von einer nicht autorisierten Person geöffnet und gelesen, macht diese sich strafbar.

Die Verletzung des Briefgeheimnisses kann mit einer Geldstrafe oder sogar Freiheitsstrafe geahndet werden – s. Verletzung des Briefgeheimnisses.

Auch im Unternehmen kann das unerlaubte Öffnen eines Briefes ernste Folgen haben. Neben dem Vertrauensverlust, der oft eine Disqualifikation für verschiedene Aufgabenbereiche nach sich zieht, muss die Person unter Umständen mit einer Abmahnung oder einer Versetzung rechnen.

In schwerwiegenden Fällen, z. B. beim Ausplaudern interner Geheimnisse, droht sogar die Kündigung.

Abschließend noch etwas zum Unterschied zwischen Brief- und Postgeheimnis, da dieser einigen nicht bewusst ist bzw. diese Begriffe gerne verwechselt werden:

Worin besteht der Unterschied zwischen Post- und Briefgeheimnis?

Sowohl das Postgeheimnis als auch das Briefgeheimnis sind gesetzlich verankert und schützen den Absender und Empfänger vor Indiskretionen.

Das Postgeheimnis ist für Postangestellte relevant. Es untersagt ihnen jeglichen Einblick und Zugang zum Inhalt aller Art von Postsendungen.

Das Briefgeheimnis gilt – im Gegensatz zum Postgeheimnis – für alle Personen. Es bedeutet, dass jedes verschlossene Schriftstück ausschließlich durch den vorgesehenen Empfänger geöffnet werden darf.

Fazit

Um auf die eingangs erwähnten Fragen zurückzukommen:

An Sie gerichtete Briefe können unter bestimmten Umständen (s. o. die 4 Fälle) im Büro von anderen geöffnet und gelesen werden.

Auch Sie können in der Firma Postsendungen öffnen. Seien Sie sich aber stets bewusst, dass ein unautorisiertes Öffnen unangenehme Folgen haben kann. Werfen Sie deshalb immer einen genauen Blick auf die Anschrift unter Berücksichtigung der genannten Fälle. Informieren Sie sich auch über entsprechende Regelungen, die gegebenenfalls im Unternehmen gelten.

Sind Sie dann in Bezug auf eine bestimmte Postsendung immer noch unsicher, fragen Sie vor dem Öffnen bei Ihrem Vorgesetzten nach, um Unannehmlichkeiten zu vermeiden.