Diktat: So diktieren Sie richtig – 7 Tipps

❁ Burkhard Heidenberger (ZEITBLÜTEN-Gründer, Buchautor & Trainer) schreibt zum Thema „Büroorganisation“:

Das Diktieren von Texten an eine Schreibkraft bzw. an die Büroassistenz kann eine große Zeitersparnis mit sich bringen. Viele Führungskräfte nutzen diese Möglichkeit.

Wenn auch Sie täglich viele Texte tippen müssen und die Möglichkeit haben, das Schreiben zu delegieren bzw. auszulagern, dann sollten Sie diese nutzen.

Damit jemand Ihren Text „nach Maß“ tippen kann, müssen Sie dieser Person den Text richtig diktieren – z. B. mittels Sprachaufnahme oder direkt.

Aber richtig diktieren will gelernt sein, damit der fertig geschriebene und formatierte Text Ihren Vorgaben entspricht.

Wertschätzung kann und soll auch beim Diktieren vermittelt werden …

Ein Beispiel aus der Praxis

Einer meiner Bekannten ist Inhaber eines technischen Büros und macht u. a. häufig Anlagenbewertungen. Er prüft also für Kunden den Zustand bestehender technischer Anlagen. Das Ergebnis der Überprüfung wird in einem Bericht dokumentiert.

Zu Beginn seiner Selbstständigkeit hatte er noch keine Mitarbeiter. Damals war der Ablauf wie folgt:

Begehung vor Ort, Notizen gemacht, zurück ins Büro, Bericht geschrieben, Bericht versendet.

Mittlerweile hat er eine Bürokraft, die ihm auch einen Großteil der Schreibarbeit abnimmt. Nun läuft das Ganze so ab:

Begehungen vor Ort. Für seine Notizen nutzt er die Sprachaufnahmefunktion seines Smartphones. Von unterwegs übermittelt er online die Sprachdatei seiner Bürokraft. Diese bringt den Bericht – also sein Diktat – zu Papier oder in ein entsprechendes digitales Format.

Sie sendet ihm den fertig getippten und formatierten Bericht zum Korrekturlesen retour. Diesen liest er am Tablet oder Laptop, nimmt eventuell noch einige Anpassungen oder Korrekturen vor und das war’s. Dadurch spart er sich doch einiges an Zeit. Kurzum: Sie sind ein eingespieltes Team.

So diktieren Sie richtig – 7 Tipps

Mit der Berücksichtigung der folgenden Tipps wird der getippte Text Ihrem Diktat entsprechen:

1. Übung macht den Meister – das gilt für beide!

   Am Anfang werden Sie sich vielleicht noch etwas schwer mit dem verständlichen und schnellen Diktieren tun, aber diese Anfangsschwierigkeiten sind bald überwunden.

   Nehmen Sie zur Übung das Diktiergerät (oder das Smartphone mit Aufnahmefunktion) zur Hand und sprechen Sie einen Text mit den gewünschten Formatierungen und erforderlichen Satzzeichen darauf. Hören Sie in weiterer Folge das Diktat ab und versuchen Sie, den Text selber abzutippen.

   Haben Sie alles verstanden, was Sie draufgesprochen haben? Konnten Sie alles wie gewünscht zu Papier bringen? Dann lassen Sie den gleichen Text von Ihrer Büroassistenz verschriftlichen. Wo hat sie Schwierigkeiten beim Diktat, was hat sie nicht verstanden oder anders wahrgenommen?

   Durch dieses gemeinsame Üben und den für beide lehrreichen Anfangsprozess werden Sie kurzfristig den optimalen Weg zum besten Ergebnis finden.

2. Freundlichkeit punktet

   Freundlichkeit ist eine Art von Wertschätzung. Diese gilt es auch beim Diktat zu vermitteln. Machen Sie sich also bewusst, dass Sie mit Ihrem Diktat mindestens zwei Personen ansprechen. Zum einen Ihre Büroassistenz, zum anderen jene Person(en), die Ihr Schreiben erhalten.

   Beispielsweise ein freundlicher Gruß für die Schreibkraft zu Beginn des Diktats:

   „Hallo Frau Heidenberger, gehen wir’s wieder an. Danke im Voraus fürs Niederschreiben!“

3. Worum geht’s?

   Dann folgt ein kurzer Hinweis, worum es sich beim folgenden diktierten Text überhaupt handelt und eventuelle weitere Informationen:

   „Beim folgenden Text handelt es sich um den Bewertungsbericht für das Gebäude von Dr. Mustermann. Schicken Sie mir bitte den fertig getippten Text zum Korrekturlesen retour. Nach der Korrektur senden Sie den Bericht mit unserem Standard-Begleitschreiben eingeschrieben an Dr. Mustermann und eine Kopie an Frau …“.

4. Schwierige Begriffe und Namen buchstabieren

   Schwierige Begriffe und Namen sollten Sie unbedingt buchstabieren. Also zuerst den Begriff bzw. Namen aussprechen und dann nochmals buchstabieren.

5. Pausen vermeiden

   Nutzen Sie die Pause-Taste für Denkpausen, damit der gesprochene Text flüssig wiedergegeben wird. Dadurch muss die Schreibkraft das Tippen durch unnötige Wartezeiten nicht immer wieder unterbrechen.

6. Satzzeichen und Formatierungen ansagen

   Wenn Sie sich darauf verlassen können, dass Ihre Schreibkraft den Text zu Ihrer Zufriedenheit formatiert und richtig schreibt, sind Formatierungsanweisungen und Satzzeichen nicht erforderlich. Außer Sie wünschen die Hervorhebung einer bestimmten Stelle oder eines Wortes.

   Oder Sie diktieren alle Satzzeichen und Formatierungen. Dann wird der fertig geschriebene Text genau Ihren Vorstellungen entsprechen.

7. Textkorrektur

   Korrekturen sind mit einem Diktiergerät leicht durchführbar. Einfach bis zum Fehler „zurückspulen“ und neu draufsprechen.

   Wenn Sie einen korrigierten Text an einer beliebigen Stelle einfügen möchten, ist das auch kein Problem. Nennen Sie die Stelle (Indextaste nutzen), an der Sie die Korrektur wünschen und sprechen Sie dann den korrigierten Text. Bei Bedarf können Sie Korrekturen immer noch beim getippten Text vornehmen.

Und so sollte der diktierte Text in getippter Form aussehen: