Abwesenheitsbenachrichtigung: So hinterlassen Sie einen guten Eindruck!

Steht bei Ihnen in Kürze ein Urlaub an? Und wenn Sie dann für einige Zeit per E-Mail nicht erreichbar sind, sollten Sie eine Abwesenheitsbenachrichtigung im E-Mail-Programm einrichten.

Denn dadurch wartet der Versender einer E-Mail nicht umsonst auf eine kurzfristige Antwort von Ihnen und ist dann vielleicht noch verärgert oder enttäuscht, wenn er diese nicht erhält. Im Geschäftsbereich ist eine automatische E-Mail-Abwesenheitsbenachrichtigung Usus, insbesondere dann, wenn Sie keine Vertretung haben, die in Ihrer Abwesenheit E-Mails bearbeitet und Telefonate entgegennimmt.

Für Ihre Abwesenheitsnotiz gilt: Seien Sie freundlich!

Freundlichkeit kann Stil und Wertschätzung vermitteln. Das gilt auch bei einer Abwesenheits-E-Mail. Ich gebe es zu: Ich achte bei einer Abwesenheitsnachricht durchaus darauf, wie sie formuliert ist. Da gibt es die reinen Informations-E-Mails, wie z. B.

„Bin bis … außer Haus.“

Dann solche E-Mails, die mit Informationen, die für den Empfänger relevant sind, sparsam umgehen:

„Bin im Urlaub.“

Und dann gibt es auch die informativen und freundlichen Abwesenheits-E-Mails, die stets einen guten und professionellen Eindruck hinterlassen. Und ein solcher ist vor allem im Geschäftsbereich wichtig.

Das sollte Ihre Abwesenheits-E-Mail enthalten

Wenn Sie eine Abwesenheitsnotiz vorbereiten, beachten Sie folgende Punkte:

  • Informativer, kurzer Betreff, z. B. Bin bis … außer Haus.
  • Eine Anfangs- und Schlussgrußformel gehören dazu.
  • Keine Rechtschreibfehler. Denn je kürzer der Text, desto negativer der Eindruck, den Grammatikfehler hinterlassen.
  • Verzichten Sie auf reine Kleinschreibung.
  • Die wichtigste Information: Wann sind Sie wieder zurück?
  • Gibt es eine Vertretung und wenn ja, wie heißt sie und wie ist sie zu erreichen?
  • Zum Schluss dürfen der Name und die Signatur nicht fehlen.

Wenn Sie nun alle diese Punkte beachten, dann könnte die Abwesenheitsbenachrichtigung so lauten:

Betreff: Bin bis … außer Haus.

Guten Tag,

vielen Dank für Ihre Nachricht!

Ich bin bis einschließlich … nicht im Büro.

In meiner Abwesenheit vertritt mich Herr Vorname Name, an den Sie sich bei Fragen gerne wenden können. Er ist per E-Mail unter vorname.name@zeitblueten.com bzw. unter der Nr. 0699 123 32 988 telefonisch erreichbar.

Schöne Grüße

Burkhard Heidenberger

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Ing. Burkhard Heidenberger
Mondweg 31 – A 1140 Wien

b.heidenberger@zeitbl.com
https://www.zeitblueten.com
Tel. 0043 – (0)1 234 56 78
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Zahlreiche Textvorlagen für Ihre
Abwesenheitsbenachrichtigung
habe ich hier zusammengestellt »


Zum Weiterlesen:

Der Abwesenheitsassistent in Outlook: So nutzen Sie ihn!



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