Wie schreibe ich ein Protokoll? Eine Kurzanleitung

Wie schreibe ich ein Protokoll?

Vielleicht haben Sie sich diese Frage schon mal gestellt und nach einer Anleitung bzw. nach Tipps dazu gesucht.

Zuerst kurz zum Protokoll selbst:

Das Protokoll ist ein Dokument, in dem Handlungen, Aussagen, Vorgänge, Besprechungen etc. festgehalten/dokumentiert werden. Es dient als Gedächtnisstütze für die Teilnehmer, als Dokumentation und auch als Information für Personen, die nicht teilgenommen haben.

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Nehmen wir als Beispiel das Besprechungsprotokoll: In einer Besprechung werden in der Regel Beschlüsse gefasst, Aufgaben vereinbart und Ähnliches. All das muss schriftlich festgehalten werden, damit die Teilnehmer auch später noch wissen, was vereinbart wurde, wer was bis wann zu erledigen hat und weitere wichtige Aussagen und Informationen.

Da solche Ergebnisse und Vereinbarungen in der Regel auch für weitere Personen von Interesse sind, können diese im Protokoll die für sie wesentlichen Informationen nachlesen.

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Protokoll schreiben – das sollten Sie wissen!

So weit, so gut! Kommen wir nochmals auf unsere Ausgangsfrage zurück: Wie schreibe ich ein Protokoll?

Nehmen wir als Beispiel ein Besprechungsprotokoll. Am besten gehen Sie beim Verfassen des Protokolls so vor:

  1. Vorbereitung

    Versorgen Sie sich vorab mit allen für die Besprechung relevanten Informationen. Um was geht es genau, was ist das Ziel der Besprechung, welche Vereinbarungen sollen getroffen werden, wer sind die Teilnehmer, …?

    Je mehr Informationen Sie vorab bekommen, umso leichter wird Ihnen später das Protokollieren fallen.

  2. Notizblock und Stift

    Das ist das wichtigste Werkzeug für den Protokollführer, obwohl ich häufig auch Protokollführer sehe, die in ihren Laptop die Notizen reinklopfen. Es bleibt Ihnen überlassen, für welches Medium Sie sich entscheiden.

    Wenn Sie einen Notizblock verwenden, nummerieren Sie zur Orientierung die Seiten. So behalten Sie den Überblick, auch wenn mal ein paar Blätter lose sind und Sie erst zu einem späteren Zeitpunkt das Protokoll verfassen.

  3. Protokollinhalt

    Man beginnt mit dem Protokollkopf: Datum, Ort, Teilnehmer (eventuell Abwesende), Besprechungsthema.

    Dann folgen die Tagesordnungspunkte – wenn es solche gibt. In weiterer Folge Stichworte zu den einzelnen Besprechungspunkten, zu Einwänden und Aussagen von Teilnehmern, zu Vorschlägen, Vereinbarungen.

  4. Protokollieren

    Für Ihre Aufzeichnungen können Sie ruhig Abkürzungen verwenden, vorausgesetzt, Sie wissen auch später noch, was sie bedeuten. Namen (insbesondere wenn Sie die Besprechungsteilnehmer nicht alle persönlich kennen) und besondere Bezeichnungen sollten aber vollständig notiert werden.

    Lassen Sie zwischen den einzelnen Notizen ausreichend Platz, um bei Erfordernis noch etwas einfügen zu können. Auch ein breiter rechter Rand ist hilfreich – beispielsweise für Korrekturen.

    Die Mitschrift soll kompakt, sachlich und objektiv sein. Bei Unklarheiten sofort nachfragen.

    Was sich in der Praxis auch als sehr hilfreich erwiesen hat: Lesen Sie zum Abschluss der Besprechung die Beschlüsse in der Runde nochmals vor. Sollte es noch Unklarheiten bzw. Ungereimtheiten geben, fallen die häufig beim Vorlesen der Vereinbarungen oder durch Rückmeldungen der Teilnehmer auf.

  5. Nachbearbeitung

    Bei der Nachbearbeitung geht es um das „Reinschreiben“. Die stichwortartigen Notizen werden in chronologischer Reihenfolge in Sätzen gefasst. Sie als ProtokollführerIn unterschreiben das Protokoll.

    Dann wird es an die Teilnehmer verteilt,  mit der Möglichkeit, innerhalb einer gegebenen Frist Einwände bekanntzugeben.

Protokoll schreiben leichtgemacht – 2 Buch-Tipps

Für alle, die die Angst vor dem Protokollieren verlieren möchten, habe ich abschließend noch zwei Buchempfehlungen.

Damit das Mitschreiben und vor allem das Ausformulieren und die Ausarbeitung gelingen (inkl. zahlreicher Beispiele):



Zum Weiterlesen: 



Kommentare

  • Mazu

    In einigen Gremien meiner Firma werden Protokolle online geführt. Mit Beamer und Laptop sehr praktisch, da alle Teilnehmer gleich sehen können, was aufgeschrieben wird und ggf. auch noch den Text nach ihren Wünschen verändern können.

    Sollte während der Besprechung gleichzeitig etwas präsentiert werden, kann das Protokoll auf einem zweiten Laptop erstellt werden und dann am Ende der jeweiligen Punkte nochmal gemeinsam am Beamer angeschaut werden.

    Mazu antworten
  • Berner M.

    Danke für die Protokoll-Vorlagen – sehr praktisch!

    Berner M. antworten
  • Hallo Herr Heidenberger,

    vielen Dank für Ihren Artikel.

    Ich komme immer mehr dazu, in Protokollen von Sitzungen nur noch das wirklich Wichtigste festzuhalten und das auch nicht mehr in chronologischer Reihenfolge, sondern:

    1. Beschlüsse
    2. Arbeitsaufträge (wer macht was bis wann?)
    3. Infos und Termine
    4. Themenspeicher

    Das geht schnell, ist übersichtlich und wird gelesen (zumindest öfter als in der klassischen Form).

    Herzliche Grüße,

    Oliver Teufel

    Oliver Teufel antworten
  • Loris Beck

    Ihr Artikel hat mir sehr geholfen für meine Arbeit zur Protokollführung. Danke! :)

    Loris Beck antworten

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