Wozu ein Kick-off-Meeting? 4 Ziele

❁ Burkhard Heidenberger (ZEITBLÜTEN-Gründer, Buchautor & Trainer) schreibt zum Thema „Büroorganisation“:

Ein Kick-off-Meeting ist ein „Auftakt-Meeting“, beispielsweise zu Beginn eines Projektes. Vor allem bei wichtigen und großen Projekten sollte ein Kick-off-Meeting unbedingt einberufen werden.

„Was soll das bringen?“ Diese Frage habe ich nicht nur einmal gehört. Den Zweck eines solchen Meetings möchte ich an einem Beispiel aus der Praxis erläutern.

Ich war lange Zeit in der Baubranche tätig. Bei größeren Bauvorhaben war die Einberufung eines Kick-off-Meetings zum Projektstart gang und gäbe. An diesem Meeting nahmen in der Regel der Bauherr oder dessen Vertreter sowie sämtliche am Projekt beteiligten Planer teil.

Zweck eines Kick-off-Meetings

Diese Versammlung erfüllt mehrere Zwecke:

1. Das Projektteam lernt sich kennen

Alle Projektbeteiligten werden einander vorgestellt und lernen sich kennen. Dadurch kennt man dann auch das Gesicht hinter der z. B. E-Mail-Adresse oder der Telefonstimme. Ebenso werden beim Meeting die Rollenverteilung und Zuständigkeiten klar aufgezeigt.

Ich weiß danach, wer für was zuständig bzw. verantwortlich ist und an wen ich mich in welcher Sache wenden kann.

2. Projektvorstellung

Dann wird das Projekt allen Beteiligten vorgestellt. Es wird auf eventuell zu erwartende Schwierigkeiten hingewiesen.

Erwartungen und Ablauf werden kundgetan.

3. Projektziel

Projektziele und Meilensteine werden vermittelt und die damit verbundenen Termine.

Üblicherweise handelt es sich in diesem Stadium um ein Grobkonzept, das zur Orientierung dienen soll.

4. Motivation

Eine oft unterschätzte Wirkung des Kick-off-Meetings: es wirkt motivationsfördernd. Der Ablauf des Meetings hat häufig Einfluss auf die gesamte Projektabwicklung. Der Projektleiter oder – um beim Beispiel des Bauprojekts zu bleiben – der Bauherr sollen dafür sorgen, dass der Funke überspringt, sollten es also verstehen, alle Beteiligten zu motivieren.

Die Motivation kann auf unterschiedliche Weise erfolgen. So wurde von einem Bauherrn schon beim Auftakt-Treffen „sanfter“ Druck vermittelt: „Sollte es zu wesentlichen Verzögerungen oder Schwierigkeiten kommen, dann werde ich jeden dafür Verantwortlichen persönlich zur Rechenschaft ziehen!“ Auch eine (zweifelhafte) Art zu motivieren. Und doch hat diese Androhung ihre Wirkung nicht verfehlt.

Zusammengefasst:

Ein Kick-off-Meeting dient dazu, dass alle Projektbeteiligten sich gegenseitig und das Projekt kennenlernen und im Idealfall einen Motivationsschub erhalten.