Meine 19 Zeitmanagement-Tipps für Sie

Jeder Zeitmanagement-Trainer hat seine eigenen Zeitmanagement-Tipps auf Lager, die sich meist ähneln – das liegt in der Natur der Sache.

Wenn ich mehrere Fitness-Trainer um Tipps fragen würde, wie ich meine Ausdauer steigern kann, würde ich hierzu wohl auch viele gleiche oder zumindest ähnliche Tipps erhalten.

Zeitmanagement – mit „händischen“ und digitalen Tools …


Ob Fitness- oder Zeitmanagement-Trainer – die Herausforderung liegt mehr darin, durch gezielte Fragen die genauen individuellen Anforderungen und Präferenzen zu ermitteln, um der jeweiligen Person die für sie passenden Tipps an die Hand zu geben.

Dennoch gibt es Tipps, mit deren Umsetzung den meisten ein besserer Umgang mit ihrer begrenzt zur Verfügung stehenden (Arbeits-)Zeit gelingt. Und genau dazu zählen die folgenden. Legen Sie los!


1. Wer schreibt, der bleibt.

Machen Sie sich Notizen. Sicher schwirren Ihnen des Öfteren unerledigte Aufgaben, Ideen und Informationen im Kopf herum, die Sie nicht vergessen dürfen bzw. wollen. Solche Gedanken erzeugen Stress – auch unbewusst.

Halten Sie sich an das bekannte Sprichwort „Wer schreibt, der bleibt“. Ob Sie die Notizen auf Papier bringen und dadurch Ihren Kopf entlasten oder sie digital erfassen, bleibt ganz Ihnen überlassen.

Hauptsache, Sie machen Notizen, und das am besten strukturiert und an zentraler Stelle.

Anleitungen & weiterführende Infos:

pxb-notizen-machen

Ob digital oder handschriftlich – Hauptsache, Sie machen Notizen


2. Ziele für mehr Fokus

Setzen Sie sich Ziele. Im geschäftlichen Bereich sind sie (unternehmerische Ziele, Projektziele, …) ohnehin meist vorgegeben. Aber auch private Ziele sind sinnvoll.

Was Ziele mit Zeitmanagement zu tun haben?

Mit klaren Zielen wissen Sie genau, was Sie bis wann erreicht haben wollen/sollen. Dadurch fallen Ihnen Entscheidungen und die Prioritätensetzung wesentlich leichter.

Anleitung & weiterführende Infos:

Zielbuch

Halten Sie die Ziele schriftlich fest


3. Prioritäten = Abarbeitungsreihenfolge

Priorisieren Sie Aufgaben. Prioritäten sind im Grunde nichts anderes als Entscheidungen. Wenn Sie wissen, wie wichtig, wie dringend – und ja, darin besteht ein Unterschied – eine Aufgabe ist, können Sie eine entsprechende Priorität setzen.

Inwieweit Sie diese Entscheidungen selbst treffen, hängt davon ab, in welchem Umfang Sie in Ihrer Arbeit selbstbestimmt agieren können. Je selbstbestimmter Ihre Tätigkeit, desto größer die Entscheidungsfreiheit, wann Sie was erledigen.

Mit Prioritäten entscheiden Sie sich für eine Abarbeitungsreihenfolge der anstehenden Aufgaben.

Anleitungen & weiterführende Infos:

Jeder wird (mehr oder weniger)
fremdbestimmt! (Bild: Fotolia©kantver)


Auch eine Form der Prioritätensetzung
(aus meinem Zeitblüten-Buch)


4. Schnelle Entscheidungen gegen Zeitdruck

Treffen Sie schnelle Entscheidungen. Dieser Tipp ist im Grunde eine Ergänzung zum vorhergehenden.

Schnelle (und trotzdem wohlüberlegte) Entscheidungen sind gefragt, um Zeitdruck vorzubeugen. Denn werden Entscheidungen ständig hinausgezögert, kommt es auch zu einem Aufschub der damit verbundenen Aufgaben. Die Folge: Zeitdruck.

Ergo: Entscheiden Sie möglichst schnell!

Anleitung & weiterführende Infos:

pxb-entscheidungen-treffen

Auch bei einer größeren Auswahl
gilt: möglichst schnell entscheiden


Ein Hinweis in eigener Sache: Auszug Rezension Zeitmanagement-Downloadpaket:

„… Meine Zeiteinteilung ist mittlerweile so gut, dass ich tatsächlich mal durchatmen, mir die Arbeit leichter von der Hand geht und ich abends besser zur Ruhe komme.“


5. Salamischeiben sind verdaulicher

Teilen Sie große Aufgaben in kleinere, leichter bewältigbare auf. Eine ganze Salami versucht man auch nicht in einem Stück hinunterzuschlingen, sondern schneidet davon Scheiben ab. Dadurch ist sie besser verdaulich.

Manche Aufgaben wirken allein schon wegen ihrer Größe oft so, als ob sie gar nicht zu schaffen wären. Dies trägt nicht sonderlich zur Motivation bei.

Brechen Sie große, unüberschaubare Aufgaben auf mehrere kleinere Teilaufgaben herunter.

Das erleichtert Ihnen das strukturierte Vorgehen. Zudem lässt sich dadurch der Fortschritt der großen Aufgabe besser nachverfolgen. Bei Bedarf kann rechtzeitig entgegengesteuert werden – z. B. wenn ein Fälligkeitstermin nicht eingehalten werden kann.

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Salamitechnik: große Aufgaben in „Scheiben
zerschneiden“ (Bild: Fotolia©Han van Vonno)


6. Keine Chance den Zeitdieben: abschotten!

Schotten Sie sich ab. Also sämtliche Ablenkungen und jede Art von Zeitfressern für eine bestimmte Zeit auf ein Minimum reduzieren. Kurzum: alle Unterbrechungen so weit wie möglich einschränken. Geben Sie Zeitdieben keine Chance.

Nur wenn es Ihnen gelingt, sich regelmäßig Phasen freizuschaufeln, in denen Sie ungestört an wichtigen Aufgaben arbeiten, werden Sie etwas weiterbringen.

Anleitung & weiterführende Infos:

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Zeit für konzentriertes Arbeiten einplanen 


7. Mono- statt Multitasking

Betreiben Sie Monotasking. In unserer schnelllebigen Zeit wurde Multitasking zu einem geflügelten Begriff. Dabei werden Tätigkeiten parallel verrichtet. Und genau dieser Umstand ist eine maßgebliche Ursache für Stress und Fehler.

Deshalb: Widmen Sie sich konzentriert einer Tätigkeit nach der anderen.

Auch wenn das im hektischen Arbeitsalltag oft schwierig erscheint, sollten Sie Monotasking so oft wie möglich durchziehen.


8. Was du heute kannst verschieben, …

Vermeiden Sie die „lange Bank“. Manche Aufgaben müssen auf später verlegt werden. Das ist klar. Etwa, weil gewisse Informationen oder Erfordernisse für die Erledigung (noch) nicht vorhanden sind oder andere Aufgaben eine höhere Priorität haben.

Allerdings werden häufig Aufgaben auf die lange Bank geschoben, weil sie schlicht und einfach unangenehm sind. Und dann gilt:

Was man heute kann verschieben, bleibt auch morgen wieder liegen.

Jede aufgeschobene Angelegenheit bleibt im Hinterkopf präsent und führt zu zusätzlichen Belastungen und Stress.

Anleitung & weiterführende Infos:

Lange_Bank

Vor allem unangenehme Aufgaben landen
auf der langen Bank (Bild: Fotolia©Peter Adrian)


9. Schieben Sie auf

Schieben Sie auf. Ja, ich weiß – das Gegenteil von dem vorhergehenden Tipp.

So paradox es vielleicht klingen mag, aber wenn Sie das Gefühl haben, unterzugehen – und nur dann! –, versuchen Sie, für einige Aufgaben und Termine einen Aufschub zu erwirken. Das heißt aber nicht, Aufgaben generell aufzuschieben.

Meiner eigenen Erfahrung nach ist das meistens problemlos möglich. Oft reicht nur ein freundlicher Anruf bei dem Auftraggeber oder der zuständigen Person. Und schon hat man wieder etwas Luft.


10. Das Zauberwort für weniger Stress

Sagen Sie Nein. Ein Nein – natürlich nur dann, wenn es angebracht ist – ist das Zauberwort für mehr Entlastung und Zeitautonomie.

Denn je mehr Aufgaben und Verpflichtungen Sie sich aufhalsen lassen, desto größer wird Ihr Zeitproblem.

Ergo: Sagen Sie nicht zu allem Ja und Amen.

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11. Mehr Licht im Informationsdickicht

Schaffen Sie Licht im Informationsdickicht. Lassen Sie sich nicht von der Masse an Informationen überschwemmen.

Nutzen Sie Kanäle, die für Sie relevante Informationen schnell, qualifiziert und kompakt liefern – sei es über Social Media, Newsportale oder andere Informationsquellen.

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Mit System Licht ins Informationsdickicht bringen


12. Perfektionismus bremst

Seien Sie nicht perfekt. Unter Perfektionismus verstehe ich den Drang, mehr zu machen, als verlangt wird bzw. nötig ist. Das Feilen an unnötigen Details. Perfektionismus kostet Zeit – Ihre Zeit!

Viele Tätigkeiten verlangen Perfektion – keine Frage (z. B. im medizinischen Bereich, wo kleinste Ungenauigkeiten weitreichende Folgen haben können). Aber bei den meisten Tätigkeiten reicht ein „gut“ vollkommen aus.

Erledigen Sie Aufgaben so gut wie nötig, aber nicht perfekt!

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13. Blöcke steigern die Effizienz

Erledigen Sie Aufgaben blockweise. Legen Sie hierzu gleichartige Tätigkeiten zusammen und arbeiten Sie diese – falls möglich – in einem Zug ab. Beispiel: nacheinander fünf anstehende Telefonate. Das ist wesentlich effizienter als über den Tag verteilt.

So können Sie z. B. täglich einen Block für Telefonate, für Routineaufgaben (Postbearbeitung, E-Mail-Bearbeitung, …), für wichtige Aufgaben, … vorsehen.

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14. Abgeben, was sich abgeben lässt

Delegieren Sie, holen Sie sich Unterstützung. Das kann zu einer enormen Entlastung führen. Natürlich hat nicht jeder die Möglichkeit, Aufgaben zu delegieren. Aber meiner Erfahrung nach wird das Abgeben von Aufgaben auch von jenen zu wenig genutzt, die diese Möglichkeit haben.

Das Delegieren erfordert im Vorfeld, sich ein entsprechendes Umfeld zu schaffen, an das Sie Aufgaben vertrauensvoll abgeben können. Mit der Gewissheit, dass sie zu Ihrer Zufriedenheit erledigt werden.

Anleitung & weiterführende Infos:

Delegieren

Auch das Delegieren will gelernt sein (Bild: Fotolia©jpcasais)


15. Testen und optimieren

Probieren Sie gelegentlich Neues aus: Tools,  Planungshilfen, Utensilien, … Es findet sich immer wieder etwas, das die tägliche Arbeit einfacher gestaltet. Ebenso birgt jeder Arbeitsprozess in der Regel Verbesserungspotenzial.

Nehmen Sie nichts als gegeben hin.

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16. Zeitdiebe: nicht funktionierendes Werkzeug

Sorgen Sie für funktionierende Geräte und Utensilien. Ein Drucker, der immer wieder Probleme macht, ein langsamer Computer, eine ineffiziente Ablage – die Unterbrechungen oder Verzögerungen scheinen oft vernachlässigbar. Aber in Summe und über einen längeren Zeitraum betrachtet, würde der daraus resultierende Zeitverlust wohl so manchem die Haare zu Berge stehen lassen.

Gute Zeitmanager arbeiten mit gutem Werkzeug.

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Ineffizientes „Werkzeug“ kostet Zeit
und Nerven (Bild: Fotolia©Gina Sanders)


17. Ein Zeitplan bietet Orientierung

Führen Sie eine Zeitplanung durch. Nicht einfach planlos drauflosarbeiten.

Ein Zeitplan bietet Orientierung, sodass Sie auch in der Hektik nicht so schnell den Überblick verlieren.

Ob Sie sich für einen Wochen- oder Tagesplan entscheiden, ist von Ihren beruflichen Anforderungen abhängig.

In Phasen, in denen ich an Projekten arbeite, die nicht von besonderer Dringlichkeit gekennzeichnet sind, mache ich „nur“ eine Wochenplanung.

Hingegen in Phasen, in denen ich parallel an mehreren Projekten arbeite und kurzfristige Fälligkeitstermine anstehen, führe ich eine Tagesplanung durch.

Anleitungen & weiterführende Infos:


18. Pausen halten die Leistungsfähigkeit aufrecht

Gönnen Sie sich regelmäßige Ruhephasen. Denn nur mittels einer Balance zwischen Ruhe- und Arbeitsphasen werden Sie auf längere Sicht leistungsfähig und vor allem gesund bleiben.

Sorgen Sie für eine Ausgewogenheit zwischen An- und Entspannung.

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19. Auf die „Was solls“-Liste setzen

Bleiben Sie locker. Dazu noch ein abschließender Tipp:

Einfach mal was von der To-do-Liste auf die „Was solls“-Liste setzen.

Auch wenn ich für Zeitmanagement und in diesem Zusammenhang für eine To-do-Liste plädiere – wäre ja auch etwas kurios, wenn ich das als Zeitmanagement-Trainer nicht würde, – finde ich es wichtig, das eine oder andere etwas lockerer anzugehen und nicht in den Selbstoptimierungsdrang zu verfallen.

Ich beim Abarbeiten der „Was solls“-Liste


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Haben Sie noch Fragen?

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Burkhard Heidenberger


Zeitblueten.com wurde von Trainerlink mit der Höchstbewertung (Note 1) prämiert und in der Verlagspublikation „Die besten Adressen im Weiterbildungs-Web“ aufgenommen. Trainerlink listet redaktionell geprüfte Websites zu den Themen Karriere, berufliche Qualifizierung und Erwachsenenbildung.

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Die Note 1 gibt es für absolute Top-Seiten, die nicht nur einen hohen Informationsgehalt aufweisen, sondern umfassende weiterführende Zusatzinformationen und Service-Leistungen bieten.



Kommentare

  • Wirklich schöne Tipps – praktisch und machbar!

    Mein Tipp für Zeitmanagement:

    Eine schöne – wichtige aber nicht dringende – Aufgabe von Anfang bis Ende möglichst in einem Stück durcharbeiten. Dann das Ergebnis ein-vier Wochen später noch einmal überarbeiten. Dann hat sich die Grundidee verfestigt und jetzt können die freien und eigenen Ideen kommen. Danach lässt sich das Ergebnis verwerten und ggf. präsentieren.

    Viola Vockrodt-Scholz antworten
  • Benjamin Floer

    Hallo,

    vielen Dank für den tollen Artikel. Wer das alles umsetzt, ist auf dem direkten Weg zu mehr freier Zeit und weniger Stress.

    Besonders gut gefällt mir der Tipp mit der funktionierenden Technik. Es ist erstaunlich mit wie alten und kaputten technischen Hilfen sich viele durch Ihren Alltag schlagen. Der Fernseher ist immer der neuste, aber das Werkzeug für die Arbeit aus der Steinzeit.

    viele Grüße Benjamin

    Benjamin Floer antworten
  • Frank

    Super Beitrag, bearbeiten den gerade in der Schule. Sehr viel Information, wir sind begeistert. Danke dafür.

    Frank antworten
  • Anja

    Wie immer ein sehr guter und fundierter Artikel :) Lese Tipps zum Zeitmanagement sehr gerne, da es einfach das A und O ist! Ein gutes Zeitmanagement hat mir schon so manchen Stress erspart :)

    Anja antworten
  • Tobias Pfalzgraf

    Die Einteilung der Zeit ist sehr wichtig und meiner Meinung nach ein Studium für sich. Wir haben dies gemerkt, als wir ein Mitglied der Familie gepflegt haben. Auf der einen Seite will man diesem Menschen alles Recht machen, auf der anderen Seite hat man aber selber noch eine Beziehung, die man hegen und pflegen muss. Ohne Zeiteinteilung hätten wir keine Chance gehabt, dieses Vorhaben über fast zwei Jahre durchzuziehen. Am besten sind wir auch immer dann gefahren, wenn wir uns Checklisten gemacht haben. So hat man den Kopf frei, braucht nur eines nach dem anderen abarbeiten und muss keine Angst haben, etwas zu vergessen.

    Tobias Pfalzgraf antworten
  • Super Beitrag!

    Ich werde wohl mit einigen dieser Tipps unsere Betragsreihe “Zeitmanagement im Architekturstudium” im bigi.blog anpassen und Euch verlinken müssen. ?

    LG
    Raffaele

    Raffaele antworten
  • Dominik

    Ein wunderbarer Artikel. Vielen Dank!

    Vor allem beim Delegieren hatten wir in Vergangenheit einige Probleme. Man denkt immer, dass man es selbst besser weiß und es deswegen nicht abgeben will.

    Seitdem wir aber unsere Aufgaben abgeben haben wir noch einmal einen gewaltigen Fortschritt gemacht.

    Alles Liebe!
    Domimik

    Dominik antworten
  • Peatra Lois

    Toll!

    Peatra Lois antworten
  • Becca

    Zeitlos gute Tipps, die sich der ein oder andere gerne nochmal zu Herzen nehmen sollte. Vor allem Delegieren fällt den meisten immer noch sehr schwer, weil man dabei Kontrolle abgeben muss. Es lohnt sich aber, sich zu überwinden.

    Becca antworten

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