Tagesplanung: 5 wichtige Tipps, wie Sie richtig den Tag planen

❁ Burkhard Heidenberger (ZEITBLÜTEN-Gründer, Buchautor & Trainer) schreibt zum Thema „Zeitmanagement & Entlastung“:

Zeitmanagement und die Tagesplanung sind eng miteinander verbunden. In meinen Seminaren taucht immer wieder die Frage auf: „Wie soll ich bei der Tagesplanung am besten vorgehen?“.

Etwas gleich vorweg: Ob Sie die Tagesplanung digital oder auf Papier durchführen, ist abhängig von Ihren individuellen Anforderungen und Präferenzen.

Tagesplanung handschriftlich oder digital?
Abhängig von den individuellen Präferenzen!

Vor der Tagesplanung: Blick auf Aufgabenliste und Kalender

Die To-do-Liste und der Kalender bilden das Herzstück Ihrer Zeitplanung. Für sie gilt der Grundsatz:

Sammeln Sie alle Aufgaben und Termine JEWEILS AN EINEM Ort.

In Ihre zentrale Aufgabenliste übertragen Sie alle anfallenden Aufgaben, die sich z. B. aus Posteingängen (E-Mail, Brief, …), Telefonaten, Besprechungen, Projekten etc. ergeben. In Ihrem Kalender stehen alle bevorstehenden Termine. Sie können Kalender und Aufgabenliste handschriftlich oder mit einer Software bzw. einem Tool führen.

→ Wenn Sie noch keine zentrale Aufgabenliste führen, legen Sie am besten gleich eine an. Listen Sie alle anstehenden Aufgaben schriftlich (!) auf. Das Gleiche gilt für den Kalender, wo Sie alle bevorstehenden Termine eintragen.

Mit Blick auf Ihre Aufgabenliste und auf Ihren Kalender geht es an die Tagesplanung:

Tag planen: Schritt für Schritt

Nun zu der einfachen Tagesplanung.

Ob Sie die folgenden Schritte analog (handschriftlich) oder digital mit einem Tool bzw. einer Software durchführen, bleibt ganz Ihnen überlassen – abhängig davon, ob Sie lieber „per Hand“ planen oder digitale Tools bevorzugen.

Der Ablauf ist sie sehr einfach gehalten und hat sich gerade deshalb in der Praxis bewährt.

Werfen Sie einen Blick auf Ihren Kalender und schauen Sie, welche Termine (am entsprechenden Tag) anstehen.
Dann blicken Sie auf Ihre Aufgabenliste und entscheiden, welche Aufgaben Sie an diesem Tag erledigen müssen/wollen.
Schreiben Sie die Termine und Aufgaben in Ihren Tagesplan:
Nummerieren Sie die Aufgaben in der vorgesehenen Abarbeitungsreihenfolge bzw. ihrer Wichtigkeit (Priorität).
Beginnen Sie am geplanten Tag mit der Aufgabe Nr. 1 und bleiben Sie so lange dran, bis sie erledigt ist.
Überprüfen Sie die Prioritäten der Aufgaben nochmals und fahren Sie dann mit der Nr. 2 fort, bis auch diese erledigt ist. Dann ist die Aufgabe Nr. 3 dran.

Auch wenn Sie Ihren Tagesplan nicht ganz einhalten können, ist dies nicht weiter tragisch. Am Ende des Tages werden Sie so wenigstens die wichtigsten Dinge erledigt haben.

Tagesplanung: 5 bewährte Tipps aus der Praxis

1. Machen Sie die Tagesplanung schriftlich

Die daraus resultierenden Vorteile:

Sie werden in der Hektik des Arbeitstages nichts vergessen.
An einen schriftlichen Tagesplan werden Sie sich eher halten, als wenn Sie sich die Aufgaben nur im Kopf „vornehmen“.
Sie haben einen besseren Überblick über die Prioritäten, können die Aufgaben also entsprechend reihen.
Sie können erledigte Aufgaben abhaken und nicht geschaffte auf den nächsten Tag übertragen.

2. Planen Sie den Tag am Vorabend

Die Vorteile:

Sie können dadurch nach der Arbeit besser abschalten, der Kopf ist frei. Ihnen schwirren am Abend zu Hause nicht ständig Gedanken durch den Kopf, was Sie morgen noch alles erledigen müssen.
Schwierigkeiten und Probleme, die am Vortag schwer lösbar erscheinen, sehen Sie am nächsten Tag oft aus einer anderen Perspektive. Das liegt daran, dass Ihr Unterbewusstsein auch in der Freizeit und im Schlaf an den Lösungen „arbeitet“. Durch die Tagesplanung am Vorabend wird das Unterbewusstsein stärker einbezogen.
Sie beginnen die Arbeit am nächsten Tag motivierter, weil Sie den Tag schon strukturiert im Kopf haben.
Am Morgen ist Ihre Konzentrationsfähigkeit groß und Sie sind wahrscheinlich noch voller Elan. Diese wertvolle Zeit gilt es nicht mit der Tagesplanung zu „verplempern“, sondern für Aufgaben zu nutzen, die Ihre volle Konzentration erfordern.

3. Verplanen Sie nicht den ganzen Tag

Eine realistische Tagesplanung ist eine Zeitplanung mit Pufferzeiten. Werden bei der Zeitplanung keine Pufferzeiten berücksichtigt, sind Sie am Abend voraussichtlich enttäuscht und frustriert, wenn Sie Ihre Tagesplanung immer wieder über den Haufen werfen müssen.

Eine „Faustregel“ im Zeitmanagement besagt, dass Sie nur ca. 60 % der täglichen Arbeitszeit verplanen sollen.

40 % sind Pufferzeiten für Unvorhergesehenes wie Arbeiten, die länger dauern und für Störungen bzw. Unterbrechungen. Bei einem 8,5-Stunden-Arbeitstag verplanen Sie also ca. 5 Stunden.

Das ist natürlich nur ein grober Richtwert für die Tagesplanung, den Sie nicht so eng sehen dürfen. Er dient nur der Orientierung.

Die erforderliche Pufferzeit ist von Mensch zu Mensch und von Arbeit zu Arbeit unterschiedlich und hängt von mehreren Faktoren ab, wie z. B. der Anzahl der täglichen Störungen (Zeitdiebe), ob der Arbeitsalltag mehr aus neuen Aufgaben besteht oder hauptsächlich aus Routine-Aufgaben etc.

4. Planen Sie in Zeitblöcken

Arbeiten Sie in Blöcken: Fassen Sie gleichartige Aufgaben zusammen, um sie in einem Zuge abarbeiten zu können.

Dadurch gestaltet sich der Arbeitstag viel produktiver.

Denn es ist wesentlich effizienter, wenn Sie z. B. fünf Telefonate in einem Stück erledigen, anstatt während des Tages wichtige Aufgaben immer wieder zu unterbrechen.

Mir ist schon bewusst, dass nicht jeder seinen Arbeitstag in Blöcke unterteilen kann. Aber wenn Sie die Möglichkeit haben, sollten Sie zumindest zwei Arbeitsblöcke vorsehen:

Ein Arbeitsblock, in dem Sie wichtige Aufgaben abarbeiten, und das möglichst ohne Ablenkungen.
Im zweiten Arbeitsblock werden Routinetätigkeiten erledigt (z. B. Telefonate, E-Mail-/Postbearbeitung). In der Regel sind das Aufgaben, die nicht termingebunden sind und auch nicht in die Aufgabenliste aufgenommen werden.

Die Dauer der einzelnen Arbeitsblöcke kann (auch täglich) variieren und hängt davon ab, inwieweit Ihr Arbeitstag fremdbestimmt wird von den Unterbrechungen (z. B. durch Kundenverkehr), von externen Terminen, …

5. Starten Sie mit dem Unangenehmsten

Beginnen Sie den Arbeitstag möglichst mit der unangenehmsten Aufgabe. Am Morgen hat man in der Regel am meisten Elan und kann sich am besten konzentrieren – beste Voraussetzungen, um schwierige und/oder unangenehme Aufgaben gleich anzupacken.

6. Nutzen Sie Chat GPT und Co.

Für viele noch neu, aber Sie können auch KI-basierte Tools wie zum Beispiel Chat GPT für die Tagesplanung nutzen.

Geben Sie Ihre Aufgaben und Termine ein, priorisieren Sie die Aufgaben, ergänzen Sie den jeweiligen Zeitaufwand. Wenn Sie möchten, können Sie zudem Ihre bevorzugten Zeitmanagementmethoden und Tools, gewünschte Pausen etc. eingeben.

Das Tool generiert daraus Vorschläge für Ihren optimalen Tagesplan.

Tag effizient geplant? 6 Fragen

Werfen Sie abschließend nochmals einen Blick auf Ihren Tagesplan. Dabei sollten Sie die folgenden Fragen mit Ja beantworten können:

Habe ich in meinem Tagesplan Aufgaben berücksichtigt, die keinen Aufschub dulden bzw. in Kürze fällig sind?
Gibt es in meinem Tagesplan Aufgaben, deren Erledigung bzw. Nichterledigung sich nachhaltig – positiv oder negativ – auswirken können?
Habe ich im Tagesplan gleichartige Tätigkeiten (z. B. Telefonate) in Blöcke zusammengefasst?
Habe ich ausreichend Reserven für Unvorhergesehenes und Unterbrechungen berücksichtigt?
Habe ich Aufgaben, die meine volle Konzentration erfordern, möglichst in Phasen meines Leistungshochs gelegt?
Habe ich Phasen vorgesehen, in denen ich möglichst ungestört arbeiten kann?

Diese Fragen können natürlich auch auf jedes andere Planungsintervall genutzt werden, so beispielsweise für die Wochenplanung.

Viel Erfolg bei Ihrer Tagesplanung!

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