5 Tipps für die erfolgreiche Tagesplanung

Zeitmanagement und die Tagesplanung sind eng miteinander verbunden. In meinen Seminaren taucht immer wieder folgende Frage auf: „Wie soll ich bei der Tagesplanung am besten vorgehen?“.

Etwas gleich vorweg: Ob Sie die Tagesplanung digital oder auf Papier durchführen, ist abhängig von Ihren individuellen Anforderungen und Präferenzen.

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Tagesplanung handschriftlich oder digital? Abhängig von den individuellen Präferenzen!

Nun zu den 5 Tipps für eine effektive Tagesplanung, die sich in der Praxis bewährt haben:

Tipp 1: Machen Sie die Tagesplanung unbedingt schriftlich

Die daraus resultierenden Vorteile:

  • Sie werden in der Hektik des Arbeitstages nichts vergessen,
  • an einen schriftlichen Tagesplan werden Sie sich eher halten, als wenn Sie sich die Aufgaben nur im Kopf „vornehmen“,
  • Sie haben einen besseren Überblick über die Prioritäten, können die Aufgaben also entsprechend reihen,
  • Sie können erledigte Aufgaben abhaken und nicht geschaffte auf den nächsten Tag übertragen.

Tipp 2: Machen Sie den Tagesplan am Vorabend

Auch dies hat mehrere Vorteile:

  • Sie können dadurch nach der Arbeit besser abschalten, der Kopf ist frei. Ihnen schwirren am Abend zu Hause nicht ständig Gedanken durch den Kopf, was Sie morgen noch alles erledigen müssen.
  • Schwierigkeiten und Probleme, die am Vortag schwer lösbar erscheinen, sehen Sie am nächsten Tag oft aus einer anderen Perspektive. Das liegt daran, dass Ihr Unterbewusstsein auch in der Freizeit an den Lösungen „arbeitet“. Durch die Tagesplanung am Vorabend wird das Unterbewusstsein stärker einbezogen.
  • Sie beginnen die Arbeit am nächsten Tag motivierter, weil Sie den Tag schon strukturiert im Kopf haben.
  • Am Morgen ist Ihre Konzentrationsfähigkeit groß und Sie sind wahrscheinlich noch voller Elan. Diese wertvolle Zeit gilt es nicht mit der Tagesplanung  zu „verplempern“, sondern für Aufgaben zu nutzen, die Ihre volle Konzentration erfordern.

Tipp 3: Verplanen Sie nicht den ganzen Tag

Eine realistische Tagesplanung ist eine Zeitplanung mit Pufferzeiten. Werden bei der Zeitplanung keine Pufferzeiten berücksichtigt, sind Sie am Abend voraussichtlich enttäuscht und frustriert, wenn Sie Ihre Tagesplanung immer wieder über den Haufen werfen müssen.

Eine „Faustregel“ im Zeitmanagement besagt, dass Sie nur ca. 60 %  der täglichen Arbeitszeit verplanen sollen. 40 % sind Pufferzeiten für Unvorhergesehenes wie Arbeiten, die länger dauern und für Störungen bzw. Unterbrechungen. Bei einem 8,5-Stunden-Arbeitstag verplanen Sie also nur ca. 5 Stunden.

Das ist natürlich nur ein grober Richtwert für die Tagesplanung, den Sie nicht so eng sehen dürfen. Er dient nur der Orientierung. Die erforderliche Pufferzeit ist von Mensch zu Mensch und von Arbeit zu Arbeit unterschiedlich und hängt von mehreren Faktoren ab, wie z. B. der Anzahl der täglichen Störungen (Zeitdiebe), ob der Arbeitsalltag mehr aus neuen Aufgaben besteht oder hauptsächlich aus Routine-Aufgaben etc.

Tipp 4: Planen Sie in Zeitblöcken

Arbeiten Sie in Blöcken. In solchen Zeitblöcken werden gleichartige Aufgaben abgearbeitet. Damit gestaltet sich der Arbeitstag viel produktiver. Es ist viel effizienter, wenn Sie z. B. fünf Telefonate in einem Stück erledigen als während des Tages wichtige Aufgaben damit zu unterbrechen.

Mir ist schon klar, dass dies nicht immer möglich ist. Aber ich weiß aus eigener Erfahrung, dass es öfter möglich ist, wie man glaubt.

Weitere Aufgaben, die sich für Zeitblöcke eignen: E-Mail-, Postbearbeitung etc.

Tipp 5: Mit dem Unangenehmsten beginnen

Beginnen Sie den Arbeitstag immer mit der unangenehmsten Aufgabe. Am Morgen hat man in der Regel am meisten Elan und kann sich am besten konzentrieren – beste Voraussetzungen, um schwierige und/oder unangenehme Aufgaben anzupacken.

Mit der Umsetzung dieser Tipps wird Ihnen eine Tagesplanung gelingen, die sich auch bei Ihnen bewähren wird. Und hier noch meine Tipps für mehr Entlastung im (Arbeits-)Alltag:

» Meine 18 Zeitmanagement-Tipps


Zum Weiterlesen:



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