Unterschied zwischen wichtig und dringend? 40 Beispiele
Kennen Sie den Unterschied zwischen wichtig und dringend?
Stelle ich diese Frage den Teilnehmern meines Zeitmanagementseminars, ernte ich damit häufig fragende Blicke. Nun, die Prioritätensetzung beruht auf dieser Unterscheidung, beispielsweise die Prioritäten nach Eisenhower.
Wann ist eine Aufgabe wichtig, wann dringend?
In aller Kürze:
Wichtig ist eine Aufgabe dann, wenn etwas „auf dem Spiel steht“. Dringend ist eine Aufgabe, wenn sie einen kurzfristigen Erledigungstermin hat. Die wichtigen Aufgaben sind selten dringend und die dringenden sind nicht immer wichtig.
Um meine Aufgaben nach Wichtigkeit zu unterscheiden, nutze ich eine konkrete Fragestellung. Im geschäftlichen Bereich hilft mir folgende Frage zur Ermittlung der Prioritäten:
Wo steht am meisten Geld auf dem Spiel (für die Firma), sei es Gewinn oder Verlust?
Diese Frage habe ich mir anfangs immer mit einem Post-it auf meinen Bildschirm geklebt, bis mir das „Denken und Arbeiten in Prioritäten“ in Fleisch und Blut übergegangen ist.
Ein Beispiel aus der Geschäftspraxis:
Der Abgabetermin für ein Angebot ist am Monatsletzten fällig, also beispielsweise in drei Wochen. Sie möchten den lukrativen Auftrag unbedingt bekommen. Also es steht für Ihr Unternehmen Geld „auf dem Spiel“, weil z. B. schon länger kein ergiebiger Auftrag an Land gekommen ist. Für die Ausarbeitung des Angebotes benötigen Sie etwa einen Tag. Die Aufgabe „Angebot erstellen“ ist für Sie also wichtig, aber heute noch nicht dringend. Die Aufgabe wird zu einer dringenden UND wichtigen Aufgabe, wenn morgen der Abgabetermin ist.
Das Denken und Handeln in Prioritäten ist die Basis für ein effektives Zeitmanagement.
In ziemlich jedem Zeitmanagementbuch und -seminar wird das Thema Prioritäten intensiv behandelt: Prioritäten nach Eisenhower, ABC-Analyse etc. Bei diesen Methoden wird aber immer davon ausgegangen, dass wir selbstbestimmt arbeiten, also selber Prioritäten vergeben können. Das trifft vielleicht für einen Unternehmer zu, weniger aber für Angestellte. Dazu bin ich in diesem Beitrag näher eingegangen: Zeitmanagement – auch Sie werden fremdbestimmt!
Wichtig und dringend mit der Eisenhower-Methode
Nachdem Sie nun den Unterschied zwischen wichtig und dringend kennen, abschließend noch die Eisenhower-Methode kurz erläutert.
Die Prioritätensetzung nach Eisenhower basiert auf den Unterschied zwischen wichtig und dringend.
Hierbei handelt es sich um eine Form der Aufgabenpriorisierung, bei der die anstehenden Aufgaben vier Matrixen zugeordnet werden.
Nach dem Eisenhower-Prinzip unterscheidet man also vier Prioritätenklassen (A, B, C, D):
Eisenhower-Methode: Beispiele
Hier habe ich für die Prioritäten-Klassen jeweils 10 Beispiele zusammengestellt:
Priorität A: Wichtig und dringend
Diese Aufgaben sind sofort zu erledigen, da sie sowohl hohe Wichtigkeit als auch Dringlichkeit haben.
- Ein wichtiges Angebot muss bis heute Abend abgegeben werden.
- Ein kritischer Kunde meldet ein dringendes Problem, das sofort gelöst werden muss.
- Eine Präsentation für ein wichtiges Meeting am nächsten Morgen muss fertiggestellt werden.
- Eine Zahlung ist heute fällig, um Mahngebühren oder Vertragsstrafen zu vermeiden.
- Ein technischer Ausfall gefährdet die Betriebsabläufe und muss sofort behoben werden.
- Ein Mitarbeiter meldet einen Notfall, der schnelle Entscheidungen erfordert.
- Ein Lieferant droht mit Lieferstopp, falls eine Zusage nicht heute erfolgt.
- Ein wichtiges Bewerbungsgespräch muss kurzfristig organisiert werden.
- Eine Steuerfrist läuft heute ab – die Unterlagen müssen abgegeben werden.
- Ein plötzliches Kundenmeeting wurde einberufen, das Sie vorbereiten müssen.
Priorität B: Wichtig, aber nicht dringend
Diese Aufgaben haben eine hohe Bedeutung, jedoch keine unmittelbare Dringlichkeit. Sie sollten geplant und regelmäßig bearbeitet werden.
- Langfristige Projektplanung für ein wichtiges Ziel.
- Erstellung eines strategischen Jahresplans.
- Weiterbildung, um wichtige Kompetenzen zu erweitern.
- Regelmäßige Teammeetings zur langfristigen Prozessoptimierung.
- Planung und Vorbereitung eines Messeauftritts in drei Monaten.
- Durchführung eines Mitarbeitergesprächs zur Weiterentwicklung.
- Investitionsanalyse für ein neues Geschäftsfeld.
- Erstellen eines Marketingplans für das nächste Quartal.
- Vorbereitung eines umfassenden Berichts für das Management.
- Aufbau eines neuen Kundenbindungsprogramms.
Priorität C: Dringend, aber nicht wichtig
Diese Aufgaben sind zeitkritisch, aber von geringer Bedeutung. Sie sollten delegiert oder effizient bearbeitet werden.
- Beantwortung von Routine-E-Mails und Anfragen.
- Telefonanrufe, die keine strategische Relevanz haben.
- Organisation von kleineren administrativen Aufgaben wie Ablage oder Terminvereinbarung.
- Planung der Mittagspause für ein Teammeeting.
- Schnelle Rückfragen zu einfachen Themen durch Kollegen.
- Bestellen von Büromaterial, da Vorräte knapp werden.
- Beantworten von Standardanfragen durch Kunden.
- Buchung eines Besprechungsraums für ein kurzfristiges Meeting.
- Erstellen eines kurzen Statusberichts, der keine kritische Relevanz hat.
- Sammeln und Aufbereiten von Informationen für weniger dringliche Zwecke.
Priorität D: Weder wichtig noch dringend
Diese Aufgaben sollten vermieden, verschoben oder komplett eliminiert werden, da sie kaum Mehrwert bieten.
- Unnötiges Scrollen durch Social Media während der Arbeitszeit.
- Anwesenheit in einem Meeting ohne klare Zielsetzung.
- Lesen von irrelevanten Newslettern oder Artikeln.
- Verwalten von Dokumenten, die nicht benötigt werden.
- Teilnahme an Diskussionen ohne Mehrwert.
- Persönliche Telefonate oder Chatten während der Arbeitszeit.
- Verfeinern von Präsentationen, die bereits ausreichend gut sind.
- Ausführliche Bearbeitung von Anfragen, die niemand benötigt.
- Perfektionieren von unwichtigen Berichten oder E-Mails.
- Sortieren von bereits digitalisierten Unterlagen.
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