Ihnen fällt das Entsorgen von Dokumenten schwer? „Sicherheitsspeicher“ müssen her!

❁ Burkhard Heidenberger (ZEITBLÜTEN-Gründer, Buchautor & Trainer) schreibt zum Thema „Büroorganisation“:

Entrümpeln, entsorgen, aufräumen – das ist der erste Schritt in Richtung Büroordnung und nachhaltiger Ablageorganisation! Damit werden Platzressourcen und Übersicht geschaffen, die optimale Basis für weitere Aktionen.

Im Folgenden gehe ich auf das Entsorgen von Dokumenten ein. Denn damit tut sich so mancher schwer – das weiß ich auch aus Rückmeldungen von Teilnehmern meines Büroorganisationskurses.

Ablage oder Papierkorb? Das ist hier die Frage!

Nun gibt es natürlich Dokumente, die aufbewahrt werden müssen, sei es aus steuerrechtlichen Gründen, zur internen Dokumentation, Firmenunterlagen, …

Aber es gibt in der Regel noch mehr Dokumente, die nach einer bestimmten Aktion/Tätigkeit ohne Umwege in den Papierkorb wandern können. Tun sie aber nicht, da sie „sicherheitshalber“ aufbewahrt werden.

Die Nachteile

Und genau dieses unnötige Aufbewahren bläht sämtliche Schriftgutbehälter auf, belegt wertvollen Platz, sowohl in der Ablage als auch im Raum (bedingt durch zusätzliche Ablagebehältnisse), erhöht die Kosten (Lagerkosten, mehr Ablagebehälter, Arbeitszeit durch Suchen und Ablegen, …), Suchzeiten nehmen zu und die Effizienz im Büro ab.

Nun fällt das Entsorgen von Dokumenten einigen Menschen besonders schwer und mögen die Argumente, die dafür sprechen, noch so überzeugend sein. Das sind dann in der Regel auch jene Personen, denen generell das Loslassen Schwierigkeiten bereitet.

Die Bereitschaft, Ordnung zu schaffen, ist bei ihnen zwar gegeben, aber das Sicherheitsdenken dominiert und unterdrückt diese Bereitschaft.

Dieses Sicherheitsdenken lässt sich leider nicht mit einem Schalter einfach ein- und ausschalten. Sie müssen anderweitig überzeugt werden. Das gelingt, indem diesen Personen die „Angst“ genommen wird und sie selbst erfahren, dass ihr Sicherheitsdenken doch eher übertrieben ist.

Der Wiederbeschaffungs-Check

Wenn sich bei Ihnen beim Entsorgen von Dokumenten Zweifel breitmachen, empfehle ich, die Wiederbeschaffungsmöglichkeit mit folgender Frage zu checken:

Wo/wie kann ich das Dokument im Notfall wiederbeschaffen?

Dann wird Ihnen bewusst werden, dass Sie fast 90 % der entsorgten Unterlagen problemlos und schnell wiederbeschaffen können. Allein dieses gewonnene Bewusstsein erleichtert das Entsorgen ungemein.

Wenn Ihnen das Entsorgen schwerfällt: Sicherheitsspeicher …

Sicherheitsspeicher müssen her!

Aber es gibt Menschen, die auch mit diesem Bewusstmachungsprozess ihr Sicherheitsdenken nicht ablegen können. Wenn auch Sie sich zu diesen Personen zählen und sich mit dem Entsorgen von Dokumenten schwertun, vielleicht genau deshalb auch Schwierigkeiten mit Ihrer Schreibtischordnung und Ablage haben, dann versuchen Sie es mit „temporären Sicherheitsspeichern“ – ich bezeichne sie einfach mal so.

Gehen Sie am besten so vor:

1. Legen Sie sich zwei Kartonschachteln oder Boxen zu. Darin werden genau solche Dokumente abgelegt, die Sie sonst sicherheitshalber in der Ablage verstauen. Diese Kartonschachteln fungieren als temporäre Sicherheitsspeicher:
   – Kartonschachtel 1 für die erste Jahreshälfte
   – Kartonschachtel 2 für die zweite Jahreshälfte
   (Die Größe der Kartonschachteln richtet sich nach der ungefähren Anzahl der anfallenden Dokumente und nach dem Entsorgungsintervall. Ich gehe in diesem Beispiel von einem halben Jahr aus.)
2. Tragen Sie dann einen halbjährlichen Entsorgungstermin in Ihren Kalender ein.
3. Im ersten Halbjahr geben Sie sämtliche Dokumente, die Sie sonst sicherheitshalber aufbewahren, in die Kartonschachtel 1.
4. Im zweiten Halbjahr lagern Sie die Kartonschachtel 1 irgendwo aus (z. B. Keller, Lager, Abstellraum – damit Sie bei Bedarf jederzeit wieder auf ein Dokument zugreifen können) und verwenden ab nun die Kartonschachtel 2 als Sicherheitsspeicher.
5. Nachdem das Jahr um ist, können Sie sämtliche Dokumente in der ausgelagerten Kartonschachtel 1 ungeprüft entsorgen. Also ohne den Inhalt nur eines Blickes zu würdigen, ab damit in den Altpapiercontainer. Sie werden sehen, wie gut das tut! Ist der Inhalt erst mal im Container, ist auch der Drang, das Ganze nochmals durchzugehen, ruckzuck vorbei.
6. Nun wird die genutzte Kartonschachtel 2 zwischengelagert und die leere Kartonschachtel 1 wieder als temporärer Sicherheitsspeicher verwendet.

Was das bringt?

Aus dieser Vorgehensweise resultieren mehrere Vorteile:

• Ihnen wird das Entsorgen von Dokumenten wesentlich leichter fallen, da Sie wissen, dass Sie im „Notfall“ das Dokument noch im Sicherheitsspeicher finden.
• Sie sehen nach einem halben Jahr (oder nach dem von Ihnen gewählten Entsorgungsintervall), wie viele Dokumente üblicherweise sicherheitshalber in Ihrer Ablage landen und diese dadurch aufblähen. Allein beim Anblick des vollen Sicherheitsspeichers fällt es so manchem wie Schuppen von den Augen.
• Sie werden feststellen, dass Sie – wenn überhaupt – kaum auf Dokumente in Ihrem Sicherheitsspeicher zurückgreifen müssen.
• Und sollten Sie doch ein Dokument im Sicherheitsspeicher benötigen, werden Sie schnell merken, dass Sie es auch anderweitig – voraussichtlich auch noch wesentlich schneller – wiederbekommen.

Noch ein abschließender Tipp

Wenn Sie befürchten, dass Sie zum festgelegten Termin den Inhalt der Kartonschachtel nicht entsorgen, beauftragen Sie einfach eine andere Person, zum Termin X den Inhalt zu leeren. Damit kommen Sie erst gar nicht in Versuchung, den Entsorgungstermin immer wieder hinauszuzögern.

Diese Zwischenlagerung in Sicherheitsspeichern mag dem ein oder anderen vielleicht etwas umständlich erscheinen, aber sie hat sich in meiner Trainerpraxis für „hartnäckige Fälle“ mehrfach bewährt.