So zitieren Sie in E-Mail-Nachrichten richtig
Das Zitieren erleichtert das Lesen von Antwort-E-Mails. Wie also richtig zitieren?
Richtig zitieren: 8 Tipps
Bei kurzen E-Mails ist das Zitieren in der Regel nicht notwendig. Hingegen bei umfangreichen, „textvollen“ Nachrichten bietet es sich an. Am besten gehen Sie so vor:
- Lassen Sie den Text durch Ihr E-Mail-Programm zitieren:
Das geschieht in der Regel automatisch durch Einzug des Originaltextes, indem Sie auf „Antworten“ oder „Weiterleiten“ klicken. - Löschen Sie irrelevante Passagen:
Entfernen Sie aus der zitierten E-Mail alle unwichtigen Teile, einschließlich Signatur und Anrede, die nicht für Ihre Antwort relevant sind. - Antworten Sie direkt unter den entsprechenden Passagen:
Setzen Sie Ihre Antwort unter die jeweilige Passage, auf die Sie eingehen möchten, um den Zusammenhang klar darzustellen. - Längere Passagen auszugsweise zitieren:
Zitieren Sie längere Passagen nur mit Anfang und Ende, ergänzt durch das Zeichen […] in der Mitte. So bleibt Ihre Antwort kompakt. - Antworten Sie Abschnitt für Abschnitt:
Gehen Sie auf jeden relevanten Absatz der zitierten E-Mail separat ein, um Missverständnisse zu vermeiden. - Heben Sie Zitate visuell hervor:
Nutzen Sie Anführungszeichen, Pfeile (>) oder andere Formatierungen, um Zitate vom neuen Text abzuheben.. - Themenbezogene Antworten geben:
Sortieren Sie Ihre Antworten nach Themenblöcken, wenn die Diskussion mehrere Themen umfasst, und zitieren Sie nur relevante Teile. - Vertrauliche Informationen entfernen:
Löschen Sie alle sensiblen Daten oder interne Notizen, die nicht für Dritte bestimmt sind, bevor Sie die E-Mail weiterleiten oder zitieren.
Umsetzung:
Die meisten E-Mail-Programme setzen vor dem zitierten Text folgendes Zeichen vor jede Zeile: >
Bei einer Antwort auf eine Antwort wird der Doppelpfeil gesetzt: >>
Einige E-Mail-Programme kennzeichnen den zitierten Text farblich. Der Nachteil der farblichen Kennzeichnung liegt darin, dass nicht jedes Programm Farbtext darstellt.
Deshalb empfehle ich generell das Setzen des Pfeil-Zeichens, auch wenn Ihr Mail-Programm dies nicht automatisch macht. Mit diesem Zeichen wird der zitierte Text wesentlich übersichtlicher und damit leichter lesbar.
Dann gibt es noch E-Mail-Programme, die vor einem zitierten Text den Namen des Autors einfügen. Das ist insbesondere dann sinnvoll, wenn eine Diskussion per Mail mit mehreren Personen geführt wird.
Abschließend noch ein vereinfachtes Beispiel einer E-Mail-Antwort mit zitierten Passagen aus der Originalnachricht:
Hallo Julian,
noch kurz zum Treffen am Samstag:
> ich weiß noch nicht, wann ich am Samstag
> kommen kann, ruf mich doch bitte vorher an, dann…
Komm einfach vorbei, ich werde da sein.
>…ach, und vielen Dank für das Essen gestern.
Welches Essen? Meinst du das, von dem ich nur riechen konnte, weil du blitzschnell alles hintergeschlungen hast?
Viele Grüße von immer noch hungrigen
Burkhard
Weiterführende Tipps:
- E-Mail-Netiquette (E-Mail-Knigge): So hinterlassen Sie einen guten Eindruck
- Anfrage schreiben (Brief, E-Mail): Checkliste, Tipps, Beispiele, Muster, Vorlage
Hallo Herr Heidenberger,
ich freue mich immer über Ihren Newsletter – er ist wie ein Highlight in der Woche! Super Themen, Informationen, die sofort umgesetzt werden können. Das oben beschriebene Thema: Antworten auf E-Mails war besonders informativ, da mich diese ewig langen Mails (einer antwortet dem anderen usw.) immer geärgert haben. Jetzt kann ich’s besser machen!
Viele Grüße aus der schönen Pfalz nach Wien von Heike Steger
Vielen Dank für die netten Worte, Frau Steger!
Sehr geehrter Herr Heidenberger,
ich finde Ihre Tipps zum Thema Email-Netiquette sehr hilfreich.
Können Sie mir mal einen Rat geben? Es hat mit dem Zitieren einer ganzen Reihe von Emails zu tun:
Ich (A)(im Vorstand eines Vereins) schicke eine Mail (1) an den Vorsitzenden (B), um ihn unter anderem zu fragen, wer sich um einen bestimmten Termin kümmern soll. Der Vorsitzende (B) schickt eine Mail (2) an (C), um diesen Punkt zu klären. Die Mail (2) ist einfach eine Weiterleitung von Mail (1) mit einem Zusatz von (B), also (2+1). (C) antwortet auf (2+1), indem er diese Mail an (D) mit einem Zusatz schickt, also Mail (3+2+1). Schließlich antwortet (D) an (C) auf diese Mail, indem er sie mit einem Zusatz versieht (Mail 4+3+2+1) und in CC an E,F,G und H schickt. Das bedeutet, dass meine ursprüngliche Mail (1) , die ich nur an (B) gerichtet habe, am Schluss an mir unbekannte Personen (E,F,G,H) weitergeleitet wird.
Muss ich davon ausgehen, wenn ich eine Mail an (B) schreibe, dass er und andere sie aus Bequemlichkeit immer weiterleitet, oder hätte er nach Netiquette eine eigene Mail (2) schreiben sollen, ohne meine Mail (die zum Teil andere Themen ansprach) als Ganzes zu zitieren?
Vielen Dank!
Dia
Liebe Dia,
es kann durchaus vorkommen, dass der Empfänger einer E-Mail den Inhalt bewusst (aus Bequemlichkeit oder anderen Gründen) oder unbewusst/unabsichtlich weiterleitet.
Es ist aber unüblich und aus dem Aspekt der Netiquette unangebracht, den Inhalt einer Nachricht, die für eine Person bestimmt war, an andere Personen weiterzuleiten. Die Weiterleitung kann unter Umständen auch einen Eingriff in das allgemeine Persönlichkeitsrecht darstellen – mehr dazu können Sie hier nachlesen.
Wenn Sie nicht wünschen, dass der Inhalt Ihrer E-Mail wie in dem von Ihnen geschilderten Beispiel weitergeleitet wird, sollten Sie das explizit in Ihrer Nachricht anführen.
Schöne Grüße
Burkhard
Hallo Burkhard,
ganz herzlichen Dank für diese prompte Auskunft. Auch der verlinkte Ratschlag eines Rechtsanwaltes in einem offensichtlich schwerwiegenderen Fall ist sehr aufschlussreich.
Viele Grüße
Dia
Gerne!