So zitieren Sie in E-Mail-Nachrichten richtig

Das Zitieren erleichtert das Lesen von Antwort-E-Mails. Wie also soll man richtig zitieren?

Richtig zitieren – nicht nur in Outlook

Bei kurzen E-Mails ist das Zitieren in der Regel nicht notwendig. Hingegen bei umfangreichen, „textvollen“ Nachrichten bietet es sich an. Am besten gehen Sie so vor:

  1. Lassen Sie zunächst den Text durch Ihr E-Mail-Programm (z. B. Outlook) zitieren. Das geschieht in der Regel  automatisch durch Einzug des Originaltextes, indem Sie auf Antworten oder Weiterleiten klicken.
  2. Löschen Sie dann aus der zitierten E-Mail allen irrelevanten Passagen, also jenen Text, auf den Sie in Ihrer Antwort nicht eingehen. Weg auch mit der Signatur und Anrede des zitierten Textes.
  3. Dann wählen Sie jene Passage(n) aus, auf die Sie direkt antworten wollen. Setzen Sie Ihren Antworttext direkt unter die entsprechende Passage. Damit ist der Zusammenhang klar ersichtlich.
  4. Sollten Sie in Ihrer Antwort auf eine längere Passage der Originalnachricht eingehen, so reicht es, diese Passage nur auszugsweise zu zitieren, indem Sie den Anfang und das Ende belassen und dazwischen folgendes Zeichen einsetzen: […] Bei einem Antwortschreiben hat der Empfänger ohnehin das Original in seiner Ablage und kann gegebenenfalls dort nachlesen.

Die meisten E-Mail-Programme setzen vor dem zitierten Text folgendes Zeichen vor jede Zeile: >

Bei einer Antwort auf eine Antwort wird der Doppelpfeil gesetzt: >>

Einige E-Mail-Programme kennzeichnen den zitierten Text farblich. Der Nachteil der farblichen Kennzeichnung liegt darin, dass nicht jedes Programm Farbtext darstellt.

Deshalb empfehle ich generell das Setzen des Pfeil-Zeichens, auch wenn Ihr Mail-Programm dies nicht automatisch macht. Mit diesem Zeichen wird der zitierte Text wesentlich übersichtlicher und damit leichter lesbar.

Dann gibt es noch E-Mail-Programme, die vor einem zitierten Text den Namen des Autors einfügen. Das ist insbesondere dann angenehm, wenn eine Diskussion per Mail mit mehreren Personen geführt wird.

Und abschließend noch ein vereinfachtes Beispiel einer E-Mail-Antwort mit zitierten Passagen aus der Originalnachricht:

Hallo Julian,

noch kurz zum Treffen am Samstag:

> ich weiß noch nicht, wann ich am Samstag
> kommen kann, ruf mich doch bitte vorher an, dann…

Komm einfach vorbei, ich werde da sein.

>…ach, und vielen Dank für das Essen gestern.

Welches Essen? Meinst du das, von dem ich nur riechen konnte, weil du blitzschnell alles hintergeschlungen hast?

Viele Grüße von immer noch hungrigen

Burkhard




Kommentare

  • Heike Steger

    Hallo Herr Heidenberger,

    ich freue mich immer über Ihren Newsletter – er ist wie ein Highlight in der Woche! Super Themen, Informationen, die sofort umgesetzt werden können. Das oben beschriebene Thema: Antworten auf E-Mails war besonders informativ, da mich diese ewig langen Mails (einer antwortet dem anderen usw.) immer geärgert haben. Jetzt kann ich’s besser machen!

    Viele Grüße aus der schönen Pfalz nach Wien von Heike Steger

    Heike Steger antworten
  • Dia

    Sehr geehrter Herr Heidenberger,

    ich finde Ihre Tipps zum Thema Email-Netiquette sehr hilfreich.

    Können Sie mir mal einen Rat geben? Es hat mit dem Zitieren einer ganzen Reihe von Emails zu tun:

    Ich (A)(im Vorstand eines Vereins) schicke eine Mail (1) an den Vorsitzenden (B), um ihn unter anderem zu fragen, wer sich um einen bestimmten Termin kümmern soll. Der Vorsitzende (B) schickt eine Mail (2) an (C), um diesen Punkt zu klären. Die Mail (2) ist einfach eine Weiterleitung von Mail (1) mit einem Zusatz von (B), also (2+1). (C) antwortet auf (2+1), indem er diese Mail an (D) mit einem Zusatz schickt, also Mail (3+2+1). Schließlich antwortet (D) an (C) auf diese Mail, indem er sie mit einem Zusatz versieht (Mail 4+3+2+1) und in CC an E,F,G und H schickt. Das bedeutet, dass meine ursprüngliche Mail (1) , die ich nur an (B) gerichtet habe, am Schluss an mir unbekannte Personen (E,F,G,H) weitergeleitet wird.

    Muss ich davon ausgehen, wenn ich eine Mail an (B) schreibe, dass er und andere sie aus Bequemlichkeit immer weiterleitet, oder hätte er nach Netiquette eine eigene Mail (2) schreiben sollen, ohne meine Mail (die zum Teil andere Themen ansprach) als Ganzes zu zitieren?

    Vielen Dank!

    Dia

    Dia antworten
    • Liebe Dia,

      es kann durchaus vorkommen, dass der Empfänger einer E-Mail den Inhalt bewusst (aus Bequemlichkeit oder anderen Gründen) oder unbewusst/unabsichtlich weiterleitet.

      Es ist aber unüblich und aus dem Aspekt der Netiquette unangebracht, den Inhalt einer Nachricht, die für eine Person bestimmt war, an andere Personen weiterzuleiten. Die Weiterleitung kann unter Umständen auch einen Eingriff in das allgemeine Persönlichkeitsrecht darstellen – mehr dazu können Sie hier nachlesen.

      Wenn Sie nicht wünschen, dass der Inhalt Ihrer E-Mail wie in dem von Ihnen geschilderten Beispiel weitergeleitet wird, sollten Sie das explizit in Ihrer Nachricht anführen.

      Schöne Grüße

      Burkhard

      Burkhard Heidenberger antworten
  • Dia

    Hallo Burkhard,

    ganz herzlichen Dank für diese prompte Auskunft. Auch der verlinkte Ratschlag eines Rechtsanwaltes in einem offensichtlich schwerwiegenderen Fall ist sehr aufschlussreich.

    Viele Grüße

    Dia

    Dia antworten

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