In Outlook eine bereits gesendete Nachricht zurückrufen

Vielleicht haben Sie die Outlook-Funktion Nachricht zurückrufen schon entdeckt.

Eigentlich klingt es ja toll: Man ärgert sich über eine Person. In diesen Gemütszustand schreibt man eine E-Mail, ohne groß über die Konsequenzen nachzudenken. Der Ärger ist verraucht. Die E-Mail ist verschickt. Und dann wird einem plötzlich bewusst, dass man mit der bösen E-Mail doch zu weit gegangen ist oder die weittragenden Folgen werden einem erst klar.

Aber zum Glück gibt es in Outlook die Rückruf-Funktion.

Einfach die Nachricht zurückrufen, im Posteingang des Empfängers löschen bzw. mit einer anderen austauschen. ABER!

Diese Funktion ist mit Vorsicht zu genießen bzw. nur unter bestimmten Voraussetzungen möglich.

3 Voraussetzungen, damit das Rückholen klappt

Damit Sie eine erfolgreiche Rückholaktion durchführen können, müssen folgende drei Voraussetzungen erfüllt sein:

Voraussetzung 1

Der Empfänger hat Ihre E-Mail noch nicht gelesen!

 

Voraussetzung 2

Sie arbeiten mit Ihrem Outlook über einen Exchange-Server. Das ist in Firmen in der Regel der Fall.

 

Voraussetzung 3

Sie haben die E-Mail intern versendet, also z. B. innerhalb der Firma. Der Empfänger muss also sein E-Mail-Postfach auf dem gleichen Exchange-Server wie Sie haben.

Wurde die E-Mail an eine externe Person – also an einen externen Mailserver – versendet, darf Ihr Server die Nachricht noch nicht weitergesendet haben.


Wenn diese Voraussetzungen gegeben sind, können Sie Ihre E-Mail zurückholen bzw. durch eine andere ersetzen. Und so geht’s:

  1. Öffnen Sie mit einem Doppelklick die gesendete E-Mail.
  2. Wählen Sie dann Aktionen > Diese Nachricht zurückrufen.


    Ab Outlook 2010 finden Sie den Befehl unter Aktionen.

  3. In dem sich öffnenden Dialogfeld können Sie auswählen, ob Sie die Nachricht im Posteingang des Empfängers löschen oder durch eine neue Nachricht ersetzen wollen:

Wenn Sie auswählen, dass die E-Mail durch eine andere ersetzt werden soll, wird die alte E-Mail geöffnet und Sie können dann die gewünschten Änderungen durchführen.

Aber Achtung: Wenn Ihnen der Empfänger zuvorkommt, kann er nicht nur die alte E-Mail lesen, sondern erfährt auch von Ihrer Rückholaktion sowie der Änderung.


Outlook-Tipps & -Tricks aus der Praxis, für die Praxis!
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Ing. Burkhard Heidenberger


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Kommentare

  • Riccardo Wöß

    Hallo, wie erfahr ich denn, ob die Rückhohlaktion geklappt hat?

    Riccardo Wöß antworten
  • Panda

    Hallo,

    vielen Dank! Ich habe eine schnelle Lösung gesucht und bei Ihnen gefunden. :-) Gut und hilfreich beschrieben.

    Gruß
    Panda

    Panda antworten
  • Elfriede

    Sollte die Mail noch nicht gelesen worden sein, erhält man die Nachricht, dass die Rückholung erfolgreich war.

    Wenn aber der Empfänger die Mail bereits geöffnet hatte, bekommt man die Nachricht, dass die Rückholung fehlgeschlagen ist. Dann allerdings erhält auch der Empfänger eine Mail, in der steht, dass die Mail zurückgeholt wurde und weiß, dass sie nicht für ihn bestimmt war.

    Ich finde diese Aktion als gelungen und hilfreich.

    LG Elfriede

    Elfriede antworten
  • Draho

    Nein, diese Funktion hat bei mir noch nie funktioniert. So gesehen, ist sie überflüssig und eine falsche Sicherheit!

    Wenn ich an einem Feiertag, z.B. 25.12. was abschicke, 2 Stunden später zurückhole, gehe ich doch davon aus, dass erst ab 28.12. wieder (im Büro) gearbeitet wird, oder/und die Nachricht sogar gelesen wurde! Bei mir ist’s bisher immer fehlgeschlagen – sogar bei meinem Test an meine Alternativ-E-Mail-Adresse! Woran liegt das nur?

    Aber die Erklärung oben war informativ.

    Draho antworten
  • Sabrina N.

    Hallo,

    wie ist es wenn ich mit einer Person hin und her schreibe und diese Person dann zum Ende des Gesprächsverlaufes diese komplette eMail an jemand anderes verschickt.

    Habe ich dann auch noch die Möglichkeit, diese zurückzurufen oder geht das nicht mehr, weil es die andere Person weitergeleitet hat?

    Sabrina N. antworten
  • Ben

    Hallo,

    genau diese Funktion nutze ich ab und zu.

    Mich würde es interessieren, ob man diese Funktion in eine automatische Antwort integrieren kann?

    Folgendes Anliegen: Wenn ich bspw. 2 Wochen im Urlaub bin, sind wahrscheinlich 90 % der E-Mails an mich überflüssig. Klar, der Sender sieht in Outlook vorher, dass von mir eine autom. Abwesenheitsmitteilung kommt, trotzdem wird einfach abgeschickt, weil man ja “informieren” möchte etc.

    Ich stelle mir einen Button o. Ä. in der autom. Antwortmail vor, mit dem dem Sender die Möglichkeit geben wird, die E-Mail zu widerrufen: “Der Absender ist bis einschließlich xx.xx.xxxx nicht erreichbar, möchten Sie Ihre E-Mail zurückrufen?”

    Das wäre ein Traum.

    Grüße
    Ben

    Ben antworten
  • Melanie R.

    Ich habe feststellen müssen, dass es selbst innerhalb der Firma nicht einheitlich funktioniert. Habe einen falschen Verteiler gewählt und die E-Mail umgehend zurückgerufen. Bei den meisten hat es geklappt, bei anderen habe ich noch nicht mal eine Benachrichtigung bekommen. Letzteres verstehe ich nicht.

    Melanie R. antworten
  • Asgaard

    Hallo, wird die Mail denn auch gelöscht, wenn sie firmenintern an einen E-Mail-Vertreter des Empfängers weitergeleitet wurde?!

    Also ich meine, ob sie dann im Posteingang derjenigen Person, an die die Nachricht automatisch weitergeleitet wurde, gelöscht wird?

    Asgaard antworten
  • Tina

    Gibt es eine Art “Archiv” für diese Funktion der Rückrufe?

    Also wo man nachlesen kann, welche Mails in der Vergangenheit von mir zurückgerufen wurden!

    Ich soll angeblich eine Mail zurückgerufen haben, aber ich kann mich nicht daran erinnern, dies veranlasst zu haben.

    Danke vielmals.
    Tina

    Tina antworten
  • Stefan

    Ich habe die E-Mail an eine externe Person verschickt und in Cc an einen internen Kollegen. Der Kollege hat die E-Mail bereits gelesen, die externe Person nicht.

    Klappt das Zurückrufen dann für die externe Person?

    Stefan antworten

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