Checklisten machen das Leben leichter

Ich bin ein Checklisten-Fan. Checklisten machen das Leben leichter. Sie unterstützen bei der Organisation und helfen dadurch beim „Zeitsparen“.

Die Bezeichnung Checkliste wurde von Piloten geprägt. Diese nutzen Listen, um alle Funktionen „abzuchecken“, um nichts zu vergessen. Denn gerade im Flugverkehr könnte das schwerwiegende Folgen haben.

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Mit Checklisten strukturiert vorgehen und nichts vergessen …

Wozu Checklisten?

Vieles spricht für diese Art von Listen:

  • Man kann mit ihnen Arbeitsvorgänge strukturieren.
  • Sie helfen, nichts zu vergessen.
  • Man muss sich in einen Arbeitsvorgang nicht erst hineindenken.
  • Sie machen auch umfangreichere Aufgaben delegierbar.
  • Sie sind ein probates Mittel gegen Aufschieberitis. Ein häufiger Grund für das Aufschieben besteht in der Unwissenheit bzw. Unsicherheit, wie man eine Aufgabe am besten angeht.
  • Durch Abhaken werden Arbeitsvorgänge dokumentiert.
  • Sie zeigen Lösungswege für Probleme.
  • Sie steigern die Effizienz.
  • Mit einer Effizienzsteigerung geht in der Regel eine Kostenersparnis einher.

Natürlich sind diese genannten Vorteile einer Checkliste auch von der Art und vom Verwendungszweck abhängig und können deshalb von Fall zu Fall divergieren.

Nutzen Sie diese kleinen Organisationshilfen auch in Ihrer Arbeit? Wenn nicht, denken Sie einmal darüber nach, wo Sie solche Listen einsetzen können.

  • Gibt es umfangreiche sich wiederholende, vielleicht sogar fehleranfällige Arbeiten?
  • Müssen Sie regelmäßig Personen (z. B. neue Mitarbeiter) in Arbeiten einweisen?
  • Organisieren Sie öfter Veranstaltungen (Feste, Schulungen etc.)?
  • Sie müssen in Ihrem Beruf häufig durchgeführte Arbeiten kontrollieren, Unterlagen prüfen?

All das sind Beispiele für den möglichen Einsatz von Checklisten. Sicher finden Sie ausreichend Einsatzmöglichkeiten auch in Ihrer Arbeit. Einmal erstellt, können Sie immer wieder darauf zurückgreifen.

Gut, aber wie legt man eine Checkliste an?

Hier eine kurze Anleitung, wie ich üblicherweise vorgehe, wenn ich wieder eine neue benötige.

  1. Eine Vorlage anlegen

    Da ich recht häufig eine neue Liste erstelle, habe ich mir schon zu Beginn meiner „Checklistenzeit“ eine Vorlage angelegt. Diese bildet stets meine Grundlage. Damit haben alle ein einheitliches Layout, das zur Übersichtlichkeit beiträgt.

  2. Internetrecherche

    Bevor Sie eine neue Liste erstellen, werfen Sie einen Blick ins Internet. Dort finden Sie unzählige Checklisten. Sicher entdecken Sie eine, die Sie nur noch ein wenig Ihren Wünschen und Anforderungen entsprechend anpassen müssen. Damit ersparen Sie sich einiges an Arbeit.

  3. Informationen sammeln

    Sammeln Sie Informationen für Ihre Liste. Fragen Sie sich zuerst selbst, welche Punkte unbedingt berücksichtigt werden sollen, dann fragen Sie Kollegen. Sammeln Sie möglichst viele „Inputs“.

  4. Punkte strukturieren und sortieren

    Wenn Sie dann alle Informationen gesammelt haben, geht’s ans Strukturieren und Sortieren entsprechend der richtigen Reihenfolge.

  5. Testen

    Wenn Sie den Entwurf Ihrer Checkliste fertiggestellt haben, ist das Testen dran. Dabei wird sich noch einiges zum Korrigieren und Verfeinern finden. Hat die Liste einige Testläufe bestanden, ist sie für den Einsatz in der Praxis bereit.

  6. An einem Ort sammeln

    Machen Sie nicht den Fehler, Ihre Checklisten an verschiedenen Orten abzulegen bzw. abzuspeichern. Benötige Sie dann eine Checkliste, müssen Sie erst überlegen, wo genau ich diese abgelegt ist. Legen Sie alle Listen an einem Ort ab, wo Sie unmittelbaren Zugriff haben, z. B. in einem Dateiordner namens „Checklisten“ und mit einer Verknüpfung am Desktop.

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Kommentare

  • Elena

    Hallo Burkhard,

    vielen Dank für diesen übersichtlichen und prägnanten Artikel rund um Checklisten. Ich bin auch ein Fan von Checklisten … bei der Umsetzung hapert es aber noch ein wenig. Was für mich gut funktioniert, sind zeitgesteuerte Auslöser, z.B. jeden Morgen, jeden Freitag etc.

    Schwierig wird es für mich bei Ereignis-bezogenen Auslösern nach dem Motto, “wenn das Ereignis X eintritt, benutze ich Checkliste Y”. Wie gehen Sie damit um? Haben Sie einen Tipp für mich?

    Viele Grüße
    Elena

    Elena antworten
    • Hallo Elena, ich bin nicht sicher, ob ich Sie richtig verstanden habe. Aber bei Ereignis-bezogenen Checklisten ergibt sich der Bedarf ja automatisch durch das Eintreffen des entsprechenden Ereignisses. Also wenn das Ereignis eintritt und ich deshalb Bedarf an der hierfür angelegten Checkliste habe, greife ich eben auf diese zurück.

      Burkhard Heidenberger antworten

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