Zeitmanagement: Wie macht das Personalleiter Andreas Pakebusch?

Zur Person:

zeitmanagement Andreas Pakebusch

  • Beruf/Position: Personalleiter
  • Branche: Bekleidungseinzelhandel

Herr Pakebusch, was bedeutet für Sie persönlich Stress?

Ich unterscheide zwischen positiven und negativen Stress. Positiver Stress belastet mich nicht so sehr wie der negative.

Positiver Stress entsteht bei mir manchmal, wenn ich Aufgaben erledige, die mir besonders viel Spaß machen. Dann möchte ich am liebsten mehrere Sachen auf einmal erledigen.

Negativen Stress empfinde ich, wenn ich ungeliebte Dinge unter Zeitdruck erledigen muss. Das nagt dann schon mal am Gemüt. Deshalb versuche ich negativen Stress durch gute Arbeitsplanung zu vermeiden.

Wie organisieren Sie Ihren Arbeitsalltag?

Zunächst einmal notiere ich mir alle Aufgaben schriftlich. Die Aufgaben erhalten Prioritäten (1, 2, 3).

Am Samstag mache ich mir einen Plan für die kommende Woche. Wiederkehrende Aufgaben verteile ich schon auf die entsprechenden Wochentage und Uhrzeiten im Terminplan. So ist die Zeit reserviert für die Erledigung der Aufgaben.

Einzelne Aufgaben plane ich, wenn deren Fälligkeit schon feststeht auch entsprechend vor. Die übrigen Aufgaben für die kommende Woche verteile ich dann erst von einem Tag auf den anderen.

Ich habe mir angewöhnt, abends eine halbe Stunde vor Feierabend den Folgetag zu planen und die Aufgaben im Terminkalender einzutragen.

Grundsätzlich arbeite ich in Blöcken. Zweimal am Tag, einmal kurz vor der Mittagspause und einmal kurz vor Feierabend, erledige ich die elektronische Post und Faxe. Wenn ich geplante Telefonate habe, erledige ich sie auch innerhalb eines Zeitblocks. Für alle anderen artgleichen Tätigkeiten plane ich, wenn ich die Aufgaben nicht delegieren kann, auch entsprechende Zeitblöcke. Ich plane mir auch Ruhezeiten ein, dass reduziert den Stress und erhält die Leistungsfähigkeit.

Prinzipiell verplane ich im Voraus meinen Arbeitstag zu höchstens 60-70%. So habe ich genug Zeit, um weitere Termine zu machen und um auf Unvorhergesehenes zu reagieren und meine Arbeit trotzdem zu schaffen.

Welches ist Ihr wichtigstes Zeitmanagement-Tool und warum?

Für meine Termin- und Aufgabenplanung verwende ich Outlook in Verbindung mit einem Pocket-PC und einem Arbeitsbuch.

Das Planen von Terminen und Aufgaben mittels Papierlösungen (z. B. TimeSystem, Filofax etc.) war mir zu aufwändig. Ich stellte fest, dass die Funktionen von Outlook, z. B. die Möglichkeit Terminserien für wiederkehrende Termine und Aufgaben einzurichten, mir bei der Planung viel Zeit ersparten. Außerdem habe ich, durch die Synchronisation mit dem Pocket-PC, auch unterwegs und zuhause alle wichtigen Daten im Griff.

Das Arbeitsbuch rundet die ganze Sache ab. Ich verwende keine Notizzettel mehr, sondern trage alle Informationen, die ich tagsüber bekomme und mir merken muss, nur noch in das Buch ein. Auch neue Aufgaben und Ideen kommen erstmal in das Buch. Bereits beim Eintragen ins Buch vergebe ich Prioritäten für die Aufgaben. Dafür habe ich mir eine extra Spalte eingerichtet. Abends während meiner halbstündigen Planungszeit übertrage ich die Aufgaben ins Outlook. Auch Kontaktdaten, die ich später noch benötige übertrage ich dann in mein elektronisches Medium.

Nach welchen Kriterien legen Sie (Aufgaben)Prioritäten fest?

  • Aufgaben, die wichtig und dringend oder nur dringend sind, haben bei mir Priorität 1.
  • Aufgaben, die wichtig aber nicht dringend sind, haben Priorität 2.
  • Aufgaben, die weder wichtig noch dringend sind, haben Priorität 3.

Für Aufgaben mit der Priorität 1 plane ich mehr Zeit, für die Aufgaben mit Priorität 2 plane ich etwas weniger Zeit ein. Aufgaben mit Priorität 3 plane ich gar nicht. Die werden erledigt, wenn nichts anderes zu tun ist. Und das kommt so gut wie nie vor ;-)

Wie können Sie sich nach einem anstrengenden Arbeitstag am besten entspannen?

Die beste Entspannung für mich ist ein gemütliches Abendessen mit meiner Frau oder gemeinsam mit Freunden. Aber auch der Italienischunterricht bringt mich auf andere Gedanken. Das trägt ebenso zur Entspannung bei. Motorrad fahre ich zwar selten, dann aber mit sehr viel Freude.

Haben Sie Zeitmanagement-Tipps für meine Leser?

  • Ich habe mir angewöhnt, Aufgaben und Arbeitsabläufe infrage zu stellen. Ich überlege, ob und welchen Nutzen sie bringen und was passieren würde, wenn man sie wegfallen ließe. Abgesehen von Tätigkeiten, die aufgrund gesetzlicher Bestimmungen (z. B. Buchhaltung o. ä.) durchgeführt werden müssen, ist es erstaunlich, welche überflüssigen Dinge man gewohnheitsmäßig macht, weil es schon immer so gemacht wurde. Hier ist ein großes Zeitsparpotenzial.
  • Des Weiteren hilft es mir, gleichartige Tätigkeiten in Blöcken zu erledigen. So arbeite ich effektiver und konzentrierter. Außerdem habe ich mir angewöhnt, im Terminplaner Zeit für die Erledigung der Aufgaben zu blocken. Denn früher als ich das noch nicht tat, passierte es häufig, dass ich viele Termine eintrug und mich später wunderte, dass ich keine Zeit mehr für die Aufgaben hatte.
  • Mit der Verwendung meiner Organisationshilfsmittel Outlook, Pocket-PC und Arbeitsbuch spare ich schon Zeit bei der Zeitplanung. In Outlook lassen sich zum Beispiel Serientermine und Serienaufgaben anlegen. Ich muss also nicht jede Wiederholung manuell eintragen. Außerdem kann man die Aufgaben durch Ziehen mit der Maus in den Kalender übernehmen und muss nicht jede Aufgabe nochmals manuell in den Terminplan eintippen.
    Meine Termine und Kontakte benötige ich auch unterwegs. Mithilfe der Synchronisation zwischen Outlook und dem Pocket-PC spare ich auch hier Zeit, denn ich muss nicht alles erneut aufschreiben. Die Suche nach verlegten Notizzetteln und den darauf enthaltenen Informationen hat mich früher viel Zeit gekostet. Seit der Benutzung des Arbeitsbuches spare ich diese Zeit ein.

Herzlichen Dank, Herr Pakebusch!



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