Todesfall Mitarbeiter/Kollege: Wie im Unternehmen damit umgehen?

❁ Burkhard Heidenberger (ZEITBLÜTEN-Gründer, Buchautor & Trainer) schreibt zum Thema „Unternehmer-Tipps“:

Wie verhält sich der Arbeitgeber im Todesfall eines Mitarbeiters?

Die Antwort auf diese Frage lässt allgemein Rückschlüsse auf die Wertschätzung des Unternehmens gegenüber seinen Mitarbeitern zu.

Unternehmer beherrschen die meisten betrieblichen Herausforderungen aus dem Effeff. Werden sie allerdings mit dem Todesfall eines Mitarbeiters bzw. einer Mitarbeiterin konfrontiert, stehen viele dieser Situation hilflos gegenüber und wissen nicht, wie sie reagieren sollen.

Zeichen der Anteilnahme: Einer Kerze auf dem Schreibtisch des Verstorbenen

Ein unangemessenes Verhalten in Bezug auf das Ableben kann das Betriebsklima und die Mitarbeiterloyalität nachhaltig beeinträchtigen und auch die Hinterbliebenen vor den Kopf stoßen.

Deshalb sollten Sie sich als UnternehmerIn und Führungskraft rechtzeitig Gedanken über einen respektvollen Umgang machen und nicht erst bei Eintreffen der Schreckensnachricht krampfhaft nach einer adäquaten Vorgehensweise suchen.

Trauerfall: Emotionen und Reaktionen sind immer individuell

Die durch den Tod des Mitarbeiters/Kollegen hervorgerufenen Emotionen und Reaktionen (z. B. Gleichgültigkeit, Bedauern, Fassungslosigkeit, starke Trauer, große Verzweiflung) sind immer individuell und hängen von mehreren Faktoren ab, wie etwa

• dem Naheverhältnis zu der verstorbenen Person,
• ob der Todesfall plötzlich und unerwartet (z. B. durch Unfall) oder absehbar (z. B. langwierige schwere Krankheit) war,
• der Todesursache,
• der Persönlichkeit des Verstorbenen (z. B. sein Umgang mit anderen Personen),
• der individuellen Trauerbewältigungsfähigkeit.

Todesfall eines Mitarbeiters: 6 Tipps für den angemessenen Umgang

Mit der Berücksichtigung der folgenden Tipps gelingt Ihnen ein angemessener Umgang.

1. Seien Sie vorbereitet (schriftlicher Maßnahmenplan)

Trauermanagement ist gefragt! Auch wenn dieser Begriff sehr betriebswirtschaftlich und vielleicht unpassend klingen mag, verdeutlicht er doch die Notwendigkeit von gut überlegten Maßnahmen in der Trauersituation.

Machen Sie sich also Gedanken, wie beim Tod eines Mitarbeiters vorzugehen ist und welche Handlungen erforderlich sind.

Dazu 7 Reflexionsfragen:

1. Von wem und wie sollen die Mitarbeiter über den Todesfall informiert werden?
2. Welche Maßnahmen sind im Unternehmen von wem umzusetzen („Trauerkoordination“)?
3. Wie sollte unter gar keinen Umständen reagiert werden, was gilt es zu vermeiden?
4. Wie kann die innerbetriebliche Trauerarbeit gefördert werden?
5. Wie wird den Angehörigen des Verstorbenen die Anteilnahme vermittelt (z. B. Kranz-, Blumenspende, Teilnahme an der Beisetzung, Hinterbliebene persönlich aufsuchen, …)?
6. Welchen kulturellen Hintergrund haben die Mitarbeiter, welche Religionen sind in der Belegschaft vertreten?
7. Wie wird in diesen Religionen mit dem Tod umgegangen, gibt es Tabus? (Ergiebige Informationen dazu finden Sie z. B. im Internet.)

Bringen Sie die Antworten auf diese Fragen zu Papier. Arbeiten Sie – gegebenenfalls in Abstimmung mit dem Personalbüro – einen entsprechenden Maßnahmenplan aus.

Ein Maßnahmenplan kann wesentlich dazu beitragen, dass bei Eintreten eines tragischen Ereignisses souverän reagiert wird.

Vorlagen anlegen

Vorlagen anlegen ist Teil der Vorbereitung. Eine Vorlage für eine Traueranzeige und ein Beileidsschreiben, die mit individuellen Worten zu der Person ergänzt wird, sollten Sie parat haben.

» Beileidsbekundung/Kondolenzschreiben: So finden Sie die richtigen Worte

2. Schulung in Trauerarbeit ist sinnvoll

Mittlerweile gibt es zahlreiche Schulungsangebote (z. B. Inhouse-Schulungen, Vorträge, Workshops, Webinare) zum Thema „Umgang mit Trauer am Arbeitsplatz“.

Entsprechend geschultes Personal kann im Trauerfall angemessen reagieren und gezielt Hilfestellung leisten.

Trauerfälle im Unternehmen können unterschiedliche Ursachen haben. So kann die Trauersituation auch nur einen einzelnen Mitarbeiter betreffen, etwa weil sich in seinem unmittelbaren Umfeld (z. B. Familie) ein tragischer Vorfall ereignet hat, der ihn aus der Bahn wirft.

3. Informieren Sie Ihre Mitarbeiter

In vielen Fällen wird das Unternehmen von einem Familienangehörigen über den tragischen Vorfall informiert. In weiterer Folge muss diese Mitteilung an die Belegschaft weitergeben werden.

Auch wenn die Information über den Todesfall bereits über andere Quellen an die Mitarbeiter gelangt ist, obliegt es den Vorgesetzten, die Mitarbeiter offiziell darüber zu informieren – und das am besten in einem würdevollen Rahmen.

Auf welche Art und Weise die Mitteilung erfolgt, ist auch von der Unternehmensgröße abhängig. In kleinen und mittleren Betrieben kann hierzu extra eine Versammlung einberufen werden.

Dabei darf aber nur das eine Thema zur Sprache kommen und nicht etwa gleich weitere arbeitsrelevante Themen!

In Großunternehmen ist es auch üblich, durch ein internes Schreiben (z. B. per E-Mail) die Belegschaft zu informieren. Dabei soll die Mitteilung konkrete Informationen enthalten und keine vagen Andeutungen, die immer Spielraum für Gerüchte bieten.

4. Lassen Sie Trauer zu und akzeptieren Sie (vorübergehende) Minderleistungen

Beachten Sie:

Lassen Sie (sich und) den Mitarbeitern ausreichend Zeit, die Trauer zu bewältigen. Trauer braucht Zeit und Akzeptanz!

Es kann durchaus sein, dass sich infolge des Todesfalls die Leistungsbereitschaft und damit die Produktivität vorübergehend verringern. Je kleiner das Unternehmen, desto größer die Wahrscheinlichkeit einer merklichen Leistungsminderung.

Mögliche Ausfälle von trauernden Mitarbeitern

Im Zusammenhang mit dem tragischen Ereignis kann es auch zu krankheitsbedingten Ausfällen von Kollegen des Verstorbenen kommen. Ein möglicher Grund: Trauernde Mitarbeiter können die unveränderten Leistungsanforderungen in ihrem emotionalen Zustand nicht bewältigen.

Deshalb sollten Sie als Unternehmer Geduld und Verständnis für die Gefühlslage zeigen und eine eventuelle Minderleistung akzeptieren. Weniger leisten ist letztendlich immer noch mehr Leistung, als krankheitsbedingt länger auszufallen.

Trauernden Personen kann es aber durchaus guttun, auch während der Trauerphase „normal“ weiterzuarbeiten, denn die Arbeit kann Ablenkung, Halt und Struktur bieten.

5. Verhindern Sie Mehrarbeit

Wie erwähnt, kann Trauer eine verminderte Leistungsbereitschaft zur Folge haben. Aber Trauer kann auch das Gegenteil bewirken, also eine Steigerung des Arbeitswillens.

Denn es gibt Menschen, die ihre Trauer in Arbeit zu ersticken versuchen. Sie stürzen sich voll in das Projekt und arbeiten bis zum Umfallen, um sich gedanklich abzulenken und so die Trauer zu bewältigen. Eine Erschöpfung ist vorprogrammiert.

Im ungünstigen Fall führt diese chronische Erschöpfung und die unterdrückte Trauerarbeit zu einer ernsten Depression oder einem Burn-out, was einen längeren Ausfall der Arbeitskraft zur Folge hat.

Sie als Führungskraft sind gefordert. Unterbinden Sie Mehrarbeit, die offensichtlich aus Gründen der Trauerbelastung resultiert.

6. Weihen Sie neue Mitarbeiter in die Situation ein

Wird die freigewordene Stelle mit einem neuen Mitarbeiter besetzt – was meistens der Fall ist –, dann sollten Sie diese Person darüber aufklären, dass sein Vorgänger verstorben ist und die Kollegen um ihn trauern.

Bitten Sie den Neuankömmling um Verständnis für die allgemein niedergedrückte Stimmung und machen Sie deutlich, dass sich das Betriebsklima bald wieder zum Positiven ändern wird.

Ebenso gilt es zu beachten, dass sich auch der/die Neue mit einer schwierigen Situation konfrontiert sieht. Die Mitarbeiter trauern dem verstorbenen Kollegen nach und neigen dazu, einen Neuankömmling mit dem Verstorbenen zu vergleichen. Konfliktpotenzial!

Fordern Sie im unmittelbaren Kollegenumfeld, dem neuen Mitarbeiter ausreichend Zeit zu gewähren, und gehen Sie mit gutem Beispiel voran.

Trauerarbeit im Unternehmen: 7 bewährte Möglichkeiten

Im Folgenden finden Sie 7 Vorschläge, um die so wichtige innerbetriebliche Trauerarbeit zu fördern. Es liegt in Ihrem Ermessen, inwieweit sich diese Möglichkeiten in Ihrem Unternehmen umsetzen lassen.

1. Eine interne Gedenkversammlung

Eine Gedenkversammlung oder Gedenkveranstaltung bietet sich insbesondere in kleinen Unternehmen an. In größeren Unternehmen kann die Versammlung auch auf die Abteilung, in der die verstorbene Person tätig war, begrenzt werden.

In dieser Versammlung haben die Kollegen die Möglichkeit, sich zusammen an den Verstorbenen zu erinnern und die gemeinsame Zeit Revue passieren zu lassen. Jeder darf sich zu Wort melden.

2. Betriebsausflug organisieren

Dieser Vorschlag mag im Zusammenhang mit einem Todesfall im ersten Moment seltsam anmuten, aber ein Betriebsausflug kann durchaus sinnvoll sein. Statt einer Trauerfeier mit Reden und formellen Beileidsbekundungen kann es zielführender sein, sich mit den Kollegen und Mitarbeitern in einem ungezwungenen Rahmen zu treffen und sich dabei dem Gedenken an den Verstorbenen zu widmen.

Vielleicht gab es ein Ausflugsziel, das der Mitarbeiter besonders gerne mochte, oder einen Ort, an dem sich die Kollegen oft getroffen haben? Auch ein gemeinsames Essen in einem Restaurant oder ein Treffen in einem Lokal (das die verstorbene Person des Öfteren aufgesucht hat) und dabei Erinnerungen austauschen, ist eine schöne Form der Trauerarbeit.

In einer fast schon privaten Atmosphäre fällt der gedankliche Austausch leichter, sodass auch eine emotionale Trennung zwischen betrieblich und außerbetrieblich besser möglich ist.

3. Mitarbeiter für die Beisetzung freistellen

Jedem Mitarbeiter sollte die Teilnahme an der Beisetzung ermöglicht werden. Wann, wo und in welcher Form die Beisetzung erfolgt, muss dementsprechend kommuniziert werden, sodass sich die teilnehmenden Personen evtl. für ein gemeinsames Auftreten absprechen können.

4. Den Hinterbliebenen Anteilnahme zeigen

Es gehört zum guten Ton, als Unternehmen einen Kranz und/oder Blumen zu spenden und im Namen aller Mitarbeiter am Grab niederzulegen. Dazu zählen auch eine Traueranzeige im Namen des Unternehmens und aller Kollegen sowie das Versenden einer Beileidskarte an die Hinterbliebenen.

Nehmen Sie aber vorab Kontakt mit dem Beerdigungsinstitut, einem Angehörigen oder einem Kollegen (der mit dem Verstorbenen enger verbunden war) auf, um explizite Wünsche der Hinterbliebenen zu erfragen (z. B. statt Blumen oder Kränze ist eine Spende an eine gemeinnützige Organisation erwünscht).

Apropos Traueranzeige und Beileidskarte:

Achten Sie auf ein fehlerfreies Schreiben – wobei hier weniger orthografische Fehler gemeint sind, sondern Fehler im Zusammenhang mit Angaben zu der verstorbenen Person (z. B. bei akademischen Titeln: statt Dr. ein Mag.).

5. Trauerberater hinzuziehen

Vorgesetzte sind über die Todesnachricht häufig genauso bestürzt wie die Kollegen. Dann fehlen oftmals die Worte und die Kraft, um die Trauernden emotional zu unterstützen.

Wenn auch Sie sich damit schwertun, kann es sinnvoll sein, einen externen Trauerbegleiter zu beauftragen. Hierfür stehen häufig regionale Bestattungsinstitute zur Verfügung. Zudem bieten gerade in diesem Bereich speziell geschulte Unternehmensberater ihre Dienste an.

6. Ein betriebsinternes Kondolenzbuch

Kondolenzbücher bieten den Betroffenen eine Möglichkeit, sich von dem Verstorbenen zu verabschieden und eine persönliche Nachricht zu hinterlassen. Das hilft bei der Bewältigung der Trauer.

Wird ein solches Kondolenzbuch im Unternehmen aufgelegt, kann es dann den Angehörigen übergeben werden, die eine solche Form der Anteilsbekundung sicher gerne annehmen.

7. Ein Erinnerungsplatz

Das Foto des verstorbenen Mitarbeiters an einer gut sichtbaren Stelle im Büro oder im Pausenraum zu platzieren, ist ebenfalls ein schönes Andenken.

Ein solcher Erinnerungsplatz zeugt auch von Wertschätzung des Unternehmens seinen Mitarbeitern gegenüber – ein positives Signal, das von der Belegschaft mit Wohlwollen wahrgenommen wird.

Auch das Anzünden und Platzieren einer Kerze sowie Blumen auf dem Schreibtisch des Verstorbenen unmittelbar nach seinem Tod sind ein sichtbares Zeichen der Anteilnahme.

Umgang mit (elektronischen) Posteingängen

Die Frage, die sich für viele Verantwortliche stellt:

Wie sollen wir mit den E-Mails verfahren, die an den verstorbenen Mitarbeiter weiter eingehen?

Es empfiehlt sich das Einrichten eines Autoresponders (wie bei einer Abwesenheitsmeldung). Als Beispiel:

Vielen Dank für Ihre Nachricht an …

Frau … ist nicht mehr in unserem Unternehmen tätig.

Ihre E-Mail wird nicht weitergeleitet! Sie können sich mit Ihrem Anliegen gerne an Max Mustermann DW=123, max.mustermann@unternehmen.com wenden.

Vielen Dank für Ihr Verständnis!

Durch diese neutrale Benachrichtigung obliegt es dem Absender, eine neue Nachricht zu schreiben, die gleiche an die genannte Person weiterzuleiten oder telefonisch Kontakt aufzunehmen.

Checkliste Vorgangsweise

Abschließend eine Checkliste, die das angemessene Vorgehen bei einem Todesfall eines Mitarbeiters erleichtert. Sie können die einzelnen Punkte natürlich anpassen bzw. um eigene erweitern.

• Die Mitarbeiter umfassend (soweit möglich) informieren:
  • wann verstorben
  • Todesursache
  • wo und wann findet die Beisetzung statt
  • Kernarbeitszeit am Beerdigungstermin aufheben oder generell Mitarbeiter für Beisetzung freistellen („Wird Teilnahme an der Beisetzung als Arbeitszeit gerechnet?“)
  • …
• Beileidsschreiben aufsetzen und an die Angehörigen übermitteln
• Kontakt mit Beerdigungsinstitut (falls bekannt), einem Angehörigen oder einem Kollegen (der mit dem Verstorbenen enger verbunden war) aufnehmen, um Wünsche der Hinterbliebenen zu erfragen (z. B. statt Blumen oder Kränze ist eine Spende an eine gemeinnützige Organisation erwünscht)
• Traueranzeige schalten (Veröffentlichungstermin mit dem Medium (Zeitung) abstimmen, damit die Traueranzeige des Unternehmens nicht vor jener der Familie veröffentlicht wird!)
• Blumen, Kranz, … bestellen
• Personalabrechnungsstelle/Steuerbüro über Ableben informieren
• Mailresponder einrichten
• Gedenkveranstaltung organisieren
• betriebsinterne Zeichen der Anteilnahme umsetzen (z. B. Erinnerungsplatz mit Bild, Kerze/Blumen auf dem Schreibtisch, Kondolenzbuch)
• Klären, wer Aufgaben/Tätigkeiten des Verstorbenen übernimmt (bis Stelle neu besetzt wird)
• Maßnahmen zur Neubesetzung der Stelle
• (Projektübergabe)

Weiterführende Informationen

• Der Tod des Arbeitnehmers: Arbeitsrechtliche Folgen für den Arbeitgeber