Zeitmanagement: Methoden der Zeitplanung

Im Folgenden gehe ich auf das Thema Zeitplanung etwas näher ein.

Der Tag hat nun mal nur 24 Stunden und darum gilt es, diese uns zur Verfügung stehende Zeit optimal zu nutzen. Zeitmanagement kann dabei unterstützen. Etwas vorab:

Ohne Pufferzeiten keine realistische Zeitplanung

Eine realistische Zeitplanung ist eine mit Pufferzeiten. Ich selbst habe früher kaum Pufferzeiten berücksichtigt und war am Abend enttäuscht und frustriert, wenn ich meine Tagesplanung immer wieder über den Haufen werfen musste.

Faustregel:

Eine „Faustregel“ im Zeitmanagement besagt, dass man nur ca. 60 % der täglichen Arbeitszeit verplanen soll. 40 % sind Pufferzeiten für Unvorhergesehenes wie Arbeiten, die länger dauern und für Störungen bzw. Unterbrechungen.

Bei einem 8,5-Stunden Arbeitstag verplanen Sie also etwa ca. 5 Stunden. Diesen Richtwert dürfen Sie aber nicht so eng sehen.

Die erforderliche Pufferzeit ist von Mensch zu Mensch und von Arbeit zu Arbeit unterschiedlich und hängt von mehreren Faktoren ab: von der Anzahl der täglichen Störungen (Zeitdiebe), ob der Arbeitsalltag mehr aus neuen Aufgaben besteht oder hauptsächlich aus Routine-Tätigkeiten etc.

Wichtig ist nur, dass Sie Pufferzeiten einplanen. Schon nach wenigen Tagen werden Sie ein gutes Maß für Ihre erforderlichen Pufferzeiten gefunden haben.

Ob digital oder handschriftlich – die Zeitplanung hilft dabei, den Überblick nicht zu verlieren …

Methoden der Zeitplanung

Und nun kommen wir zur Tages- bzw. Wochenplanung.

In Phasen, in denen ich an Projekten arbeite, die nicht von besonderer Dringlichkeit gekennzeichnet sind, mache ich „nur“ eine Wochenplanung. Hingegen in Phasen, in denen ich parallel an mehreren Projekten arbeite und auch kurzfristige Fälligkeitstermine anstehen, führe ich täglich eine Tagesplanung durch.

Der Tagesplan fördert die Prioritätensteuerung durch Dringlichkeit. Die Wochenplanung hingegen ist mehr auf das Kriterium Wichtigkeit ausgerichtet und verbindet so mehr die Ziele mit dem Faktor Zeit.

Der Wochenplan

Meinen Wochenplan mache ich am Freitag kurz vor Arbeitsende. Dieser Zeitpunkt hat sich für mich als ideal herausgestellt, weil ich dadurch über das Wochenende einen freien Kopf habe.

Für den Wochenplan nehme ich meine Aufgabenliste zur Hand und schaue, welche Aufgaben ich aufgrund ihrer Priorität und Dringlichkeit die kommende Woche erledigen will bzw. muss und schreibe Sie mir kurz zusammen – das war’s.

Nun zur Tagesplanung

Nehmen wir uns nun die Tagesplanung vor.

Meine Empfehlung:

Erstellen Sie den Tagesplan am Vorabend. Das nimmt nicht mehr als 5 bis 10 Minuten in Anspruch. Deshalb mache ich meine Tagesplanung kurz bevor ich am Abend das Büro verlasse.

Aus folgenden Gründen hat sich für mich die Planung am Vorabend bewährt:

  1. Ich kann dadurch nach der Arbeit besser abschalten, der Kopf ist frei. Mir schwirren zu Hause nicht ständig Gedanken durch den Kopf, was ich morgen noch alles erledigen muss.
  2. Schwierigkeiten und Probleme, die am Vortag schwer lösbar erscheinen, sehe ich am nächsten Tag oft aus einer anderen Perspektive. Das liegt daran, dass das Unterbewusstsein auch in der Freizeit an Lösungen „arbeitet“. Durch den Tagesplan am Vorabend wird das Unterbewusstsein stärker einbezogen.
  3. Ich beginne die Arbeit am nächsten Tag viel motivierter, weil ich den Tag schon strukturiert im Kopf habe.

Am Morgen ist meine Konzentrationsfähigkeit am höchsten und ich bin noch voller Elan. Diese wertvolle Zeit will ich nicht mit der Tagesplanung „verplempern“, sondern nutze sie für Aufgaben, die meine volle Konzentration erfordern.

Nun stelle ich Ihnen noch unterschiedliche Methoden der Tagesplanung vor.

Die einfache Tagesplanung

Der einfache Tagesplan ist – wie der Begriff schon erahnen lässt – sehr einfach gehalten und deshalb auch praxisgeeignet.

Nehmen Sie hierfür Ihre Aufgabenliste zur Hand und schreiben Sie am Vorabend die wichtigsten Aufgaben auf, die Sie am nächsten Tag erledigen wollen.

  • Nummerieren Sie diese Aufgaben in der Reihenfolge ihrer Wichtigkeit.
  • Beginnen Sie den nächsten Tag mit der Aufgabe Nr.1 und bleiben Sie so lange daran sitzen, bis diese erledigt ist.
  • Überprüfen Sie die Prioritäten der Aufgaben nochmals und fahren Sie dann mit der Nr.2 fort. Gehen Sie nicht weiter, bis auch diese erledigt ist. Dann ist die Aufgabe Nr.3 dran.

Auch wenn Sie Ihren Tagesplan nicht ganz einhalten können, ist dies nicht weiter tragisch. Am Ende des Tages werden Sie so wenigstens die allerwichtigsten Aufgaben erledigt haben.

Detaillierte Tagesplanung

Nun zur detaillierten Tagesplanung.

Nehmen Sie wieder Ihre Aufgabenliste zur Hand und übertragen Sie die Aufgaben entsprechend der Priorität und unter Berücksichtigung Ihrer Leistungskurve in Ihren Kalender.

  • Fassen Sie gleichartige Aufgaben in Blöcke zusammen. Termine sollten möglichst auch in einen Block berücksichtigt werden, wenn Sie die Möglichkeit haben, den Zeitpunkt für die Termine selbst festzulegen. Für die Terminplanung habe ich hier noch 5 Tipps zusammengestellt.
  • Beginnen Sie den Tag möglichst mit einer unangenehmen Aufgabe. Mit der Konzentration und dem Elan am Morgen lassen sich solche Aufgaben leichter erledigen und werden nicht ewig auf die lange Bank geschoben.
  • Legen Sie jeweils fest, wann Sie mit der Aufgabe beginnen und wann Sie diese möglichst abschließen möchten.
  • Achten Sie darauf, dass Sie nicht den gesamten Arbeitstag verplanen, also Pufferzeiten berücksichtigen.
  • Alle unerledigten Aufgaben werden dann am Abend auf den nächsten Tag übertragen.

Ein Plan ist immer nur eine Hilfe zum Nachdenken, eine Orientierung. Wenn Sie ihn wegen unvorhersehbarer Dinge nicht einhalten können, muss er eben geändert werden.


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Burkhard Heidenberger


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