Das Zeitmanagement einer Office Managerin, eines Geschäftsführers, eines Controllers, einer Angestellten, eines Schulkoordinators

  • Michaela Mayerhofer, Office Managerin und Trainerin in der Erwachsenenbildung
  • Reiner Mühr, Geschäftsführer, Tschritter Gebäudetechnik GmbH
  • Thomas Reuteler, Leiter Rechnungswesen und Controlling, Folag AG Folienwerke, Sempach Station (CH)
  • Karin Saxer, kaufm. Angestellte, Sika Services AG, Dipl. Kosmetikerin, crème fraîche kosmetik
  • Theo Jung, Schulkoordinator an der Berufsbildenden Schule für Weinbau und Gartenbau in Oppenheim

Was bedeutet für Sie persönlich Stress?

M. Mayerhofer, Office Managerin:
Stress bedeutet für mich keinen Plan, keinen Überblick zu haben und Ängste, nicht mit dem Pensum fertig zu werden. Stress bedeutet für mich aber auch, keine Zeit für meine eigenen Gedanken zu finden.

R. Mühr, Geschäftsführer:
Positiver Stress ist angenehm, geplant und auch voraussehbar. Negativer Stress ist solcher, der von außen erzeugt wird und mich beeinflusst bzw. aus der Bahn wirft.

T. Reuteler, Controller:
Das Gefühl zu haben, den Überblick über die verschiedenen Pendenzen zu verlieren und die unterschiedlichen Bedürfnisse nicht mehr wunschgerecht befriedigen zu können.

K. Saxer, kaufm. Angestellte:

  • Überforderung der Anforderungen von außen oder von mir selber
  • den Überblick zu verlieren
  • keine Luft mehr
  • keine Zeit mehr finden für sich selber, um Energie zu tanken
  • nicht genügen können

T. Jung, Schulkoordinator:
Als Konflikt wahrgenommene Diskrepanz zwischen der situativen An-/Aufforderung an mich und meiner Fähigkeit, angemessen zu reagieren.

Wie organisieren Sie Ihren Arbeitstag?

M. Mayerhofer:
Ich organisiere meinen Arbeitstag schon am Vortag mit den dringendsten bzw. wichtigsten Aufgaben, um genügend „Pufferzeit“ für alle Eventualitäten zu finden.

R. Mühr:
Löhn-Methode früher, jetzt über PC.
Es kommt auf das Unvorhergesehene an, bin ich zu einer Auftragverhandlung geladen ist das positiv. Geht es um einen nicht berechtigten Mangel ist das negativ. Wie auch immer der Kunde bestimmt den Takt.

T. Reuteler:
Sofern möglich schaue ich immer, mir Tagesziele zu setzen und diese abzuarbeiten. Diese müssen aber realistisch gesetzt werden, sonst ist das Frustpotential zu groß, wenn man die Ziele nicht erreicht. Für das Unvorhergesehene muss immer eine kleine Reserve vorbehalten werden.

K. Saxer:
Erledigtes abhaken, falls Unvorhergesehenes kommt, zusätzlich erledigen und eventuell auf meiner Liste anderes streichen. Bei Bedarf Nachtschicht einlegen.

T. Jung:
Ich habe jeweils einen sehr groben Tagesplan mit Festliegendem, jedoch auch vielen Freiräumen, die situativ genutzt werden können.

Welches ist Ihr wichtigstes Zeitmanagement-Tool und warum?

M. Mayerhofer:
Mein wichtigstes Zeitmanagement-Tool ist Outlook, gleich gefolgt von meinen Arbeitsmappen.

R. Mühr:
Smartphone iPhone / Tobit

T. Reuteler:
Software (Outlook) und Smartphone

K. Saxer:
iPhone in Verbindung mit Outlook

T. Jung:

  • A – einfacher Kalender mit Hinweisen (Seitenzahl) auf
  • B – nummeriertes Mitschriftenbuch
  • C – Excel-ToDo-Liste mit fortlaufenden Eintragungen, Terminfestlegungen und Ausdrucken für A und B

Nach welchen Kriterien legen Sie Prioritäten fest?

M. Mayerhofer:
Ich lege meine Prioritäten nach Dringlichkeit fest. Nicht immer stimmen diese Aufgaben mit der Wichtigkeitsstufe überein und so wäge ich bei Bedarf immer wieder ab.

R. Mühr:
A-, B-, C-Prioritäten

T. Reuteler:
Nach den Terminen und den möglichen Konsequenzen, wenn die Aufgabe nicht termingerecht erledigt sein sollte.

K. Saxer:
Zeitliche Prioritäten (was ist am dringendsten oder was kann zusätzlich erldigt werden)

T. Jung:
Folgen für andere und mich falls nicht oder zu spät bearbeitet.

Wie können Sie sich nach einem anstrengenden Arbeitstag am besten entspannen?

M. Mayerhofer:
Am besten entspanne ich mich bei einem Spaziergang mit meinem Hund!

R. Mühr:
Joggen

T. Reuteler:
Nach Möglichkeit mit Freunden gemütlich den Abend zu verbringen oder mit allen möglichen Hobbies den Ausgleich schaffen.

K. Saxer:
In der Badewanne mit Musik oder mit Gartenarbeit, je nach Wetter.

T. Jung:
Bei einem Glas Wein und einem Anruf bei guten Freunden.

Haben Sie Zeitmanagement-Tipps für meine Leser?

M. Mayerhofer:
Meiner Meinung nach bewusst machen, dass es auch noch ein MORGEN gibt und schon hab ich für den heutigen Tag Zeit gespart, die ich in meine Freizeit investieren kann! Und immer wieder erlebe ich, dass sich einige Dinge dann „von selbst erledigen“!

T. Reuteler:
Am Morgen als erstes einen Überblick über die zu erledigenden Sachen und Termine verschaffen und nicht planlos an das Ganze zu gehen. Zwar erfordert dies ein bisschen Zeit zum Beginn des Tages, doch dies lohnt sich auf jeden Fall.

K. Saxer:
Im Geschäft nutze ich den „Terminator“, das sind Hängemappen von 1 – 31 und zusätzlich 12 Hängemappen mit dem jeweiligen Monatsnamen. Wenn ich ins Büro komme, nehme ich jeweils die Mappe mit dem Datum heraus und sehe so was heute ansteht. Zusätzlich habe ich mit verschiedenen Farben der Sichtmappen die unterschiedlichen Gebiete oder Vorgesetzten eingeteilt.
Rot – Personal, Blau – Rechnungen, Grün – Produkte, Gelb – Events. Falls mein Chef nun keine Zeit hat, um etwas zu erledigen, schiebe ich die Unterlagen auf den nächsten Tag / Woche oder Monat. Outlook verwende ich zur Erinnerung.

Das iPhone nutze ich um alle Termine zu koordinieren. Somit kann ich wunderbar meine Kosmetikkunden einteilen und trotzdem meinen Arbeitgeber gerecht werden oder auch einspringen, sofern es früh genug besprochen wird.

Vielen Dank!



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