Zeitmanagement: Wie macht das Industrial Engineer Patrick Kirschner?

Zur Person:

zeitmanagement kirschner Patrick Kirschner
Industrial Engineer, Mitarbeiter des Industrial Engineering Vertrieb Original Teile, Volkswagen AG Kassel 

Herr Kirschner, was bedeutet für Sie Stress?

Persönlicher Stress ist, wenn ein Termin den nächsten „jagt“, ich in Terminen ständig auf die Uhr gucken muss und keine Zeit zur Nachbereitung habe. Daher verwende ich ein Outlook-Makro, welches mir bei jedem eingetragenen Termin automatisch eine Vor- und Nachbereitungszeit von 15 Minuten anhängt.

Wie organisieren Sie Ihren Arbeitsalltag?

Meinen Arbeitstag steuere ich komplett über meinen Outlook-Kalender, in dem sowohl berufliche, als auch private Termine stehen.

Die privaten Termine sind auch als solche in Outlook gekennzeichnet, so dass Fremde diese nicht einsehen können. Diese privaten Termine sind auch sehr wichtig, um Freiraum für private Dinge, wie Sport, Familie oder Freunde nicht zu vernachlässigen. Jeden Morgen habe ich einen Block im Kalender, in dem ich Mails lese und gleichzeitig im Büro frühstücke.

Mails, welche erst an anderen Tagen akut werden, verschiebe ich in den Ordner Wiedervorlage, welcher nach Kalendertagen sortiert ist:

zeitmanagement ordner

Jeden Mittag von 11.45 Uhr bis 12.00 Uhr trifft sich unser Team an einer sogenannten Maßnahmenverfolgungswand. Dort werden aktuelle Themen und Verschwendungen im Arbeitsalltag nach einer festen Agenda besprochen.

Welches ist Ihr wichtigstes Zeitmanagement-Tool?

  • Der Ordner Wiedervorlage, welcher nach Kalendertagen sortiert ist.
  • Weiterhin nutze ich das Eisenhower-Prinzip zur Steuerung meiner täglichen Aufgaben nach Dringlichkeit und Wichtigkeit. Auch wenn die Einteilung einen kurzen Zusatzaufwand bedeutet, hilft mir dieses Prinzip doch sehr gut, um meine tägliche Arbeit zu organisieren.

Nach welchen Kriterien legen Sie Prioritäten fest?

  • Meine Einteilung der Aufgaben erfolgt in A-Aufgaben, welche dringlich und wichtig sind.
  • In B-Aufgaben, welche wichtig, jedoch nicht dringlich sind. Diese werden meist terminiert (meist als Abarbeitungsblock im Outlook-Kalender.)
  • In C-Aufgaben, welche dringlich, jedoch nicht wichtig sind. Diese Aufgaben werden meist an Auszubildende delegiert oder im Team verteilt.
  • Und in D-Aufgaben, welche weder dringlich noch wichtig sind. Diese Aufgaben werden entweder morgens beim Frühstück im Büro erledigt, oder wandern gleich in den Papierkorb.

Wie können Sie nach einem anstrengenden Arbeitstag entspannen?

Am besten entspannen kann ich, indem ich nach der Arbeit (meist zwei- bis dreimal pro Woche) Joggen gehe und dabei gute Musik höre.

Haben Sie Zeitmanagement-Tipps für die Leser?

Die besten Erfahrungen habe ich mit dem Eisenhower-Prinzip gemacht.

Vielen Dank, Herr Kirschner!

Zum Weiterlesen:



Kommentare

  • Yvonne van Wezenbeek

    Hallo Herr Kirschner,

    Sie beschreiben ein MS Outlook Makro “…welches mir bei jedem eingetragenen Termin automatisch eine Vor- und Nachbereitungszeit von 15 Minuten anhängt.

    Ist das ein verfügbares oder erwerbbares Systemmodul von Microsoft oder wurde es auf auf Ihren Auftrag hin programmiert. Wie kann ich diese Anwendung realisieren?
    Bzw. haben Sie weitere Informationen, einen link oder eine Kontaktadresse für mich?

    Mit freundlichen Grüßen und vielen Dank im Voraus für Ihre Antwort.

    Yvonne van Wezenbeek antworten

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