Hier erfahren Sie die besten Tipps, wie Sie mit Ihren E-Mails einen guten Eindruck hinterlassen, also E-Mail-Netiquette.

E-Mail-Netiquette: So hinterlassen Sie einen guten Eindruck

Burkhard Heidenberger schrieb am 1.6.2008 zum Thema „Büroorganisation“.

Vielleicht können Sie mit den Begriff E-Mail-Netiquette nicht viel anfangen. Klingt ja auch etwas seltsam. Netiquette ist eigentlich ein Kunstwort und setzt sich aus dem englischen Wort für Netz – also net – und aus etiquette (Etikette, Umgangsformen) zusammen.  Es sind also die Benimm-Regeln für den E-Mail-Verkehr. „Ähh, wozu brauch ich Benimmregeln beim E-Mail-Schreiben?“, höre ich schon den einen oder anderen fragen.

Nicht nur beim E-Mail-Schreiben sondern generell beim Schreiben kann das Geschriebene bzw. Getippte leicht missverstanden werden. Im direkten Gespräch sind Aussagen unmissverständlicher, wozu auch das Summenspiel aus Stimme und Körpersprache beiträgt. Und wenn man etwas nicht verstanden hat oder glaubt, falsch verstanden zu haben, kann man gleich nachfragen.

Mit der E-Mail ist das schwieriger. Auch kann beispielsweise ein lockerer Ton in der Mail leicht als respektlos oder gar beleidigend rüberkommen. Damit es zu keinen Missverständnissen in dieser Hinsicht kommt, sollten einige Benimm-Regeln, also die E-Mail-Netiquette beachtet werden.

Was gehört also zum „guten Ton“ in einer E-Mail?

• Benimm-Regel Nr. 1: Höflichkeit ist Trumpf
  Eine freundliche Anrede und eine nette Grußformel sollte in keiner Mail fehlen. Weichen Sie ruhig von den Standard-Grußformeln ab. Anstatt dem üblichen „Mit freundlichen Grüßen“ vermitteln Sie mit einer „Herzliche…, Schöne…., Beste…, Viele Grüße“-Formeln dem Empfänger auch eine Wertschätzung. Ein „Hallo Herr oder Hallo Frau“ wirkt persönlicher und ist auch im geschäftlichen Bereich eine nette Abwechslung - vorausgesetzt, man ist mit dem Empfänger vertraut. Beim ersten E-Mail-Kontakt mit einer Person, die man nicht persönlich kennt, ist eine solche Anrede aber nicht angebracht und kann gar als respektlos verstanden werden – womit wir wieder beim eingangs erwähnten Missverständnis wären.
• Ein aussagekräftiger Betreff
  Ein Betreff, auf dem sich klar auf den Inhalt schließen lässt, gehört nicht nur im geschäftlichen Bereich zum Um und Auf. Zum einen ist vom Betreff abhängig, ob und wann Ihre Mail gelesen wird, zum anderen erleichtert dies dem Empfänger, eine einmal abgelegte Mail schnell wiederzufinden. Manchmal bekomme ich in der Arbeit Mails ohne Betreff. Wenn ich zu einem späteren Zeitpunkt genau nach dem Inhalt dieser Mail suche, tu ich mir schwer beim Blick in den E-Mail-Ordner. Hingegen wenn die E-Mail einen eindeutigen Betreff hat, kann ich daraus sofort auf den Inhalt schließen und werde dementsprechend schneller die gewünschte Information finden. Deshalb ergänze ich den fehlenden Betreff einfach selber – in Outlook ist das leicht möglich.
• In Großbuchstaben – ein absolutes Tabu
  Schreiben Sie niemals alles in Großbuchstaben. Nicht nur aus Gründen der Leserlichkeit, sondern vor allem aus Höflichkeit. Geschriebenes in Großbuchstaben wirkt das Schreien in einem direkten Gespräch.
• Alles in Kleinbuchstaben entspricht nicht der Netiquette
  Alles in Kleinbuchstaben zu schreiben war vor allem zu Beginn der „E-Mail-Zeit“ sehr beliebt. Mittlerweile zum Glück nicht mehr. Kleingeschriebenes ist nicht nur schwer lesbar, sondern vermittelt dem Empfänger immer Zeitnotstand, unterschwellig auch geringere Wertschätzung.
• Cc-Funktion mit Vorsicht nutzen
  Die Cc-Funktion ist an sich sehr nützlich. Doch sie wird auch häufig missbraucht. Einfach mal zig-Personen auf den Cc-Verteiler setzen ist mittlerweile verpönt. Vor allem dann, wenn sie nichts miteinander zu tun haben. Niemanden freut es besonders, wenn seine E-Mail-Adresse in Massen-Mails auftaucht, aus denen andere dann Rückschlüsse auf private oder geschäftliche Kontakte schließen können. 
  Das gleiche gilt für die Funktion „Allen antworten“. Auch diese sollte mit Bedacht gewählt werden.
• Lange E-Mails vermeiden
  Das Feine am Mailen ist ja, dass man kurze Informationen schnell weitergeben kann – mit Betonung auf „kurze“.  E-Mails mit Text „vollgepumpt“ erhält niemand gern und sind nur in Ausnahmefällen angebracht. Schwierige oder umfangreiche Sachverhalte lassen sich immer noch am besten und am schnellsten in einem direkten Gespräch klären.
• Dringend nur, wenn es dringend ist
  Mit den meisten Mailprogrammen lässt sich eine Mail als „dringend“ für den Empfänger kennzeichnen. Nutzen Sie diese Kennzeichnung nur dann, wenn die Mail wirklich dringend ist. Wenn man diese Kennzeichnung missbraucht - also öfters Mails damit kennzeichnet, die nicht dringend sind – dann kann man an Glaubwürdigkeit verlieren.
• Signatur gehört zum Standard
  Eine Signatur in jeder Mail, also die Absenderdaten, gehören heute zum Standard – vor allem im Geschäftsbereich.  In der Signatur gehören Daten wie Adresse, Telefon- und Fax-Nummer. So hat der Empfänger immer mehrere Möglichkeiten, mit Ihnen in Kontakt zu treten und muss sich beispielsweise die Telefonnummer nicht erst mühsam irgendwo raussuchen.
• Keine Kettenbriefe, Spendenaufrufe, Viruswarnungen etc.
  Dazu will ich gar nicht mehr schreiben – solche Mails sind nur ärgerlich und Zeitverschwender.
• Ausschmücken – bitte nicht!
  Die meisten E-Mail-Programme bieten die Möglichkeit unterschiedlichster Formatierungen: Farben, Rahmen, Hintergrundfarbe etc. Darauf sollte aber bewusst verzichtet werden.
• Emoticons – ja und nein
  Sie kennen Sie sicher, die so genannten Emoticons wie z.B.  :-) ;-) :-(
  Sie können eine E-Mail auflockern. Aber sie sind nur dann angebracht, wenn Sie den Empfänger gut kennen. Faustregel: Bei Freunden und Verwandten ja - im geschäftlichen Kontakt nein.
• Rechtschreibung beachten
  Eine E-Mail voller Fehler vermittelt nicht gerade Kompetenz und Verlässlichkeit. Deshalb immer vor dem Abschicken nochmals darüber lesen.
• Absätze wirken Wunder
  Sparen Sie nicht mit Absätzen in einer Mail. Absätze erhöhen die Übersichtlichkeit und somit die Leserlichkeit.

Wenn Sie diese Netiquette- bzw. E-Mail-Benimmregeln beachten, hinterlassen Sie immer einen guten Eindruck – und wer will das nicht :-)

Kommentare

Peter Kirchgasser
2009-05-11 06:15

Sehr geehrter Herr Heidenberger,

Herzlichen Dank für Ihren Newsletter. Die in der "Netiquette" enthaltenen Tips sollten anstelle so mancher sinnloser Plug ins fix in den Mail Programmen verankert sein.
Ich finde, Sie leisten einen hervorragenden Beitrag zum besseren Umgang miteinander.

Herzlichst Ihr
Peter Kirchgasser

Heidenberger Burkhard
2009-05-11 20:15

Vielen Dank für Ihr Lob, Herr Kirchgasser! Es freut mich sehr, wenn Ihnen die Tipps gefallen!

Diesen Beitrag kommentieren

Vor dem ersten Kommentar bitte die Kommentarregeln lesen.