E-Mail-Disclaimer: Pflicht oder nicht? [Fragen/Antworten, inkl. Muster]

Sicher haben Sie auch schon des Öfteren eine E-Mail mit einem sogenannten Disclaimer erhalten. So steht beispielsweise am Ende der Nachricht:

Diese E-Mail ist ausschließlich für den angeführten Empfänger bestimmt. Sie enthält vertrauliche Informationen. Falls Sie diese E-Mail versehentlich erhalten haben, informieren Sie bitte unverzüglich den Absender.

Was hat es mit einem Disclaimer auf sich, welche (rechtlichen) Folgen können daraus resultieren? Dazu mehr im folgenden Beitrag.

Was ist überhaupt ein Disclaimer?

Als Disclaimer bezeichnet man einen Haftungsausschluss.

Der Begriff stammt vom englischen „to disclaim“ ab, was so viel wie „abstreiten“, „von sich weisen“ oder „ablehnen“ heißt.

Ein Disclaimer ist ein Text, der

• am Ende einer E-Mail eingefügt (Haftungsausschluss Bezug nehmend auf den E-Mail-Inhalt)
• oder auf einer Webseite platziert wird (Haftungsausschluss Bezug nehmend auf Inhalte der Webseite).

In Unternehmen werden E-Mail-Disclaimer in der Regel automatisch als Textbaustein eingefügt, wenn die Nachricht an einen externen Empfänger versendet wird. Bei intern versendeten E-Mails wird kein Disclaimer-Text gesendet.

Ist ein Disclaimer in einer E-Mail Pflicht?

Nein!

Etwas ausführlicher:

Für eine private E-Mail gibt es keine Pflichtangaben, für die geschäftliche Korrespondenz hingegen schon.

Zu diesen Pflichtangaben in einer geschäftlichen E-Mail zählt das Impressum (mit Firmennamen, Rechtsform, Firmenanschrift), aber NICHT ein Disclaimer!

Das bedeutet: Enthält eine geschäftliche E-Mail kein Impressum, besteht Abmahngefahr. Bei einem fehlenden Disclaimer ist diese Gefahr nicht gegeben.

Unabhängig davon, ob eine geschäftliche E-Mail einen Disclaimer enthält oder nicht, dürfen vertrauliche Inhalte ohnehin nicht weitergegeben werden. Denn in diesem Zusammenhang greifen bereits gesetzliche Regelungen, wie z. B. Straf-, Datenschutz-, Urheber- oder Wettbewerbsrecht.

Weitere Ausführungen zu den rechtlichen Aspekten:

• Disclaimer und andere Urban Law Legends (Jura-Podcast)
• E-Mail-Disclaimer: nützlich oder überflüssig? (Dr. Stefan Ernst)
• Fehler bei Pflichtangaben und Disclaimern in E-Mails (RA Christian Solmecke)

Welchen Zweck hat ein Disclaimer in einer E-Mail?

Primär dient er folgenden Zwecken:

• Mit einem Disclaimer möchte sich der E-Mail-Absender (das Unternehmen) gegen Haftungen absichern (z. B. Virusklausel). Beispiel: Ein Mitarbeiter versendet per E-Mail unwissentlich einen Anhang mit einem Computervirus. Dieser Virus führt zu einem Datenverlust auf dem Computer des Empfängers. Auch wenn in der E-Mail eine entsprechende Virusklausel im Disclaimer angegeben war, wird diese in der Praxis nicht greifen.
• Der Empfänger soll damit zu Handlungen bzw. Unterlassungen angehalten werden. Beispiel: Der Disclaimer weist den Empfänger auf die Geheim- und Verschwiegenheitspflicht in Bezug auf die übermittelte Information hin. Allerdings gelten ohnehin gesetzliche Bestimmungen, welche die Weitergabe vertraulicher Informationen regeln.

Warum werden Disclaimer in E-Mails trotzdem genutzt?

Mit ein Grund mag einfach Unsicherheit bzw. Unwissenheit sein. Also zur Sicherheit lieber einen Disclaimer einfügen, ist ja kein Aufwand.

Ein weiterer Grund: Der Disclaimer ist insbesondere im angloamerikanischen Raum Usus und dort auch aufgrund der länderspezifischen Rechtslage häufig erforderlich. Viele Unternehmen agieren heute global und haben deshalb den Disclaimer übernommen.

Hat ein Disclaimer Nachteile?

Ja, und zwar folgende:

• Bestimmte Disclaimer-Formulierungen können „möglicherweise sogar zu Abmahnungen führen“ (Quelle).
• Disclaimer können den Lesefluss beeinträchtigen, etwa bei einer umfangreicheren E-Mail-Korrespondenz zwischen zwei Personen.
• Je kürzer der eigentliche E-Mail-Text im Verhältnis zum enthaltenen Disclaimer ist, desto mehr leidet die Übersichtlichkeit.
• Auch wenn die Datenmenge eines einzelnen Disclaimers sehr gering ist – in Summe betrachtet bei einigen Millionen E-Mails, die täglich versendet werden, stellt sie doch eine erhebliche Datenmenge dar. Allerdings ist dieser Nachteil für den einzelnen User kaum relevant.

Fazit

Disclaimer in einer E-Mail sind keine Pflicht! Vielmehr dienen sie zur Abschreckung und sollen den Empfänger von einer Handlung abhalten (z. B. den Inhalt bzw. Informationen der E-Mail weitergeben). Deshalb werden sie häufig auch als Abschreckungs- oder Angstklauseln bezeichnet.

Wenn Sie vertrauliche oder geheime Informationen versenden, dann können Sie auch mit einem Disclaimer nicht ausschließen, dass diese an Unbefugte geraten.

Für die Weitergabe heikler Informationen ist das Medium E-Mail ohnehin ungeeignet, außer Sie verwenden zum Übermitteln ein Verschlüsselungsverfahren.

Allgemeine Muster, Vorlagen und Beispiele für E-Mail-Disclaimer

Vertraulichkeits- und Verschwiegenheitsklauseln

Diese E-Mail ist ausschließlich für den angeführten Adressaten bestimmt. Sie kann Informationen enthalten, welche vertraulich sind und durch die Verschwiegenheit geschützt werden. Diese E-Mail darf nur von den genannten Adressaten gelesen, ausgedruckt, aufbewahrt, kopiert und verbreitet werden. Sollten Sie diese Mitteilung irrtümlich erhalten haben, bitten wir Sie, uns umgehend zu benachrichtigen, sämtliche Ausdrucke zu vernichten und diese E-Mail zu löschen.

Die in dieser E-Mail enthaltenen Nachrichten und Anhänge sind vertraulich und sind ausschließlich für den Adressaten bestimmt. Jeglicher Zugriff durch andere Personen ist nicht zulässig. Falls Sie nicht einer der genannten Empfänger sind, ist jede Verwendung, Veröffentlichung, Vervielfältigung, Verteilung oder sonstige in diesem Zusammenhang stehende Handlung untersagt.

Sollten Sie diese Nachricht irrtümlich erhalten haben, bitten wir Sie, sich mit dem Absender in Verbindung zu setzen und die Nachricht zu löschen. Wir weisen darauf hin, dass über das Internet per E-Mail übermittelte Nachrichten verändert oder verfälscht werden können. Herkömmliche E-Mails sind nicht gegen den Zugriff Dritter geschützt und deshalb ist auch die Vertraulichkeit unter Umständen nicht gewahrt. Von der Übermittlung sensibler Daten sollten Sie daher absehen oder zukünftig verschlüsselt mit uns kommunizieren.

Diese E-Mail ist nur für den Empfänger bestimmt, an den sie gerichtet ist und kann vertrauliches bzw. unter das Berufsgeheimnis fallendes Material enthalten.

Der Inhalt dieser E-Mail ist ausschließlich für den genannten Adressaten bestimmt. Wenn Sie nicht der vorgesehene Adressat dieser E-Mail oder dessen Vertreter sind, beachten Sie bitte, dass jede Form der Veröffentlichung oder Weitergabe des Inhalts unzulässig ist. Wir ersuchen Sie, den Absender sofort zu informieren und diese E-Mail zu löschen.

Beachten Sie bitte, dass jede Form der unautorisierten Veröffentlichung, Nutzung, Vervielfältigung oder Weitergabe des Inhalts dieser Nachricht nicht gestattet ist. Diese E-Mail ist ausschließlich für den genannten Adressaten oder dessen Vertreter bestimmt. Sollten Sie nicht der vorgesehene Adressat oder dessen Vertreter sein, so bitten wir Sie, sich mit dem Absender der E-Mail in Verbindung zu setzen.

Diese E-Mail enthält vertrauliche und/oder rechtlich geschützte Informationen. Wenn Sie nicht der genannte Adressat sind oder diese E-Mail irrtümlich empfangen haben, informieren Sie bitte sofort den Absender und löschen Sie diese Nachricht. Das unautorisierte Kopieren sowie die unbefugte Weitergabe dieser E-Mail sind nicht gestattet.

Diese Nachricht ist ausschließlich für die bestimmungsgemäße Verwendung durch den Adressaten gedacht.  Die Verwendung durch bzw. die Weiterleitung an Dritte ist daher nicht gestattet.

Als Empfänger dieser E-Mail ersuchen wir Sie, diese Informationen geheimzuhalten und ggfls. nur solchen Mitarbeitern oder Beauftragten zu offenbaren, die Sie zur Geheimhaltung verpflichtet haben.

Diese E-Mail und eventuelle Anlagen können Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse oder sonstige vertrauliche Informationen enthalten. Sollten Sie diese E-Mail irrtümlich erhalten haben, benachrichtigen Sie uns in diesem Falle bitte sofort durch eine Antwort-E-Mail und löschen Sie diese erhaltene E-Mail sowie eventuelle Anlagen von Ihrem System. Des Weiteren dürfen Sie diese E-Mail oder ihre Anlagen nicht kopieren oder an Dritte weitergeben.

Diese E-Mail ist ausschließlich für den bezeichneten Empfänger bestimmt. Sie enthält streng vertrauliche Informationen. Jede Verarbeitung des Inhalts, auch teilweise, ist untersagt. Sollten Sie diese E-Mail versehentlich erhalten haben, informieren Sie bitte unverzüglich den Absender und löschen Sie diese Nachricht endgültig von jedem Rechner sowie von Ihrem Mailserver.

Haftungsklauseln

Elektronisch versandte Nachrichten können manipuliert und/oder durch Unberechtigte gelesen werden. Wir schließen deshalb jegliche Haftung aus.

Jegliche in der E-Mail-Nachricht enthaltene Ansicht oder Meinungsäußerung ist die des Autors und stellt nicht notwendigerweise die Ansicht oder Meinung des Unternehmens dar.

Klauseln bez. Computerviren

Wir verwenden aktuelle Virenschutzprogramme. Für Schäden, die dem Empfänger gleichwohl durch von uns zugesandte mit Viren befallene E-Mails entstehen, schließen wir jede Haftung aus.

Es wurden alle angemessenen Vorkehrungen getroffen, um sicherzustellen, dass diese E-Mail keine Computerviren enthält. Wir empfehlen diese vor der Nutzung standardmäßig einer Virenprüfung zu unterziehen.

Hinweise zur Unverbindlichkeit der E-Mail

Über das Internet versandte E-Mails können unter fremdem Namen erstellt oder der Inhalt verändert werden. Aus diesem Grund sind unsere per E-Mail versandten Nachrichten grundsätzlich keine rechtsverbindlichen Erklärungen.

Gerne können Sie uns per E-Mail kontaktieren. Jedoch können aufgrund der technischen Standards nicht verschlüsselte E-Mail-Nachrichten auf dem Wege zum Empfänger abgefangen, verfälscht, nicht oder verspätet zugestellt werden. Deshalb bitten wir um Ihr Verständnis, dass wir per E-Mail keine Verträge mit Ihnen abschließen und Ihre ausschließlich per E-Mail erteilten Aufträge nicht ausführen können. Diese Erklärungen werden – zu Ihrer und unserer Sicherheit – erst nach Ihrer schriftlichen Bestätigung wirksam.

Aus Rechts- und Sicherheitsgründen ist die in dieser E-Mail gegebene Information nicht rechtsverbindlich. Eine rechtsverbindliche Bestätigung reichen wir Ihnen gerne auf Anforderung in schriftlicher Form nach.

Standarddisclaimer in Englisch

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This e-mail and any files transmitted with it are confidential and solely for the use of the individual or entity to whom they are intended. If you have received this e-mail in error please notify the sender either by telephone or by e-mail and delete the material from any computer. Thank you for your cooperation.

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