Vorlagen für Ihre Abwesenheitsbenachrichtigung (Abwesenheitsnotiz)

schrieb zum Thema „Büroorganisation“:

Die Urlaubszeit ist auch die Zeit der automatischen E-Mail-Abwesenheitsmeldungen. Diese sind durchaus sinnvoll.

So wird der Absender umgehend über Ihre Abwesenheit informiert und wartet nicht umsonst auf eine kurzfristige Antwort von Ihnen.

Wurde keine automatische Abwesenheitsmeldung eingerichtet, ist der Absender vielleicht verärgert oder enttäuscht, weil die erwartete Antwort auf seine E-Mail nicht eintrifft.

Folgendes Szenario, das den Ärger verursachen könnte:

Nach der ersten E-Mail sendet Ihnen der Absender eine weitere Nachricht mit der Bitte um kurzfristige Antwort. Wieder nichts. Nun greift er zum Telefonhörer und erfährt von Ihrer Kollegin, dass Sie derzeit auf Urlaub weilen und Ihre E-Mails in Ihrer Abwesenheit weder weitergeleitet noch bearbeitet werden.

Daraus resultiert für den Absender: Wartezeit auf eine Antwort-Mail nach Erstkontakt, Aufwand für die zweite E-Mail, Wartezeit auf Beantwortung der zweiten E-Mail, Anruf, Information über Ihre Abwesenheit erhalten – Ärger ist vorprogrammiert!

Eine Abwesenheitsbenachrichtigung gehört zum guten Ton!

Im Geschäftsbereich ist eine automatische E-Mail-Abwesenheitsbenachrichtigung Usus, insbesondere dann, wenn Sie keine Vertretung haben, die Ihre E-Mails in Ihrer Abwesenheit bearbeitet und Telefonate entgegennimmt.

Nun, was braucht es noch? Genau! Den entsprechenden Text – dazu im Folgenden einige Mustertexte und häufig verwendete Phrasen, die Sie für Ihre Abwesenheitsmeldung nutzen können.

Textvorlagen für Ihre E-Mail-Abwesenheitsmeldung

Natürlich können Sie diese Textvorlagen bei Bedarf auch kombinieren:

Vielen Dank für Ihre Nachricht!

Ich bin am TT.MM.JJJJ  ab hh:mm Uhr wieder erreichbar. Ihre Nachricht wird nicht weitergeleitet! Bitte wenden Sie sich gegebenenfalls an Max Mustermann DW=123, max.mustermann@website.com.

Mit besten Grüßen

[Signatur]


Sehr geehrte Damen und Herren,

ich befinde mich bis zum TT.MM.JJJJ im Urlaub.

Ab dem Montag TT.MM.JJJJ bin ich wieder gerne für Sie erreichbar.

Meine E-Mails werden nicht weitergeleitet. In dringenden Fällen wenden Sie sich bitte direkt an Max Mustermann DW=123, max.mustermann@website.com.

Vielen Dank für Ihr Verständnis!

Schöne Grüße

Guten Tag und vielen Dank für Ihre E-Mail![Signatur]

Ich bin ab dem TT.MM.JJJJ wieder für Sie erreichbar.

Sie können oder möchten nicht so lange warten?

Dann wenden Sie sich bitte an meinen Kollegen max.mustermann@website.com.

[Signatur]


Sehr geehrte Damen und Herren,

ich bin vom TT.MM. bis TT.MM.JJJJ nicht erreichbar. Ihre E-Mail wird nicht weitergeleitet und kann deshalb erst ab dem TT.MM beantwortet werden. In dringenden Fällen hilft Ihnen unser Service-Center gerne weiter: service@website.com, Tel. +43 30 12345-67.

Herzliche Grüße

[Signatur]

Mustertext einer Antwort-Mail vom Service-Center


Liebe Kundin, lieber Kunde,

vielen Dank für Ihre E-Mail.

Wir werden uns schnellstmöglich um Ihr Anliegen kümmern. In der Regel werden E-Mails innerhalb von XX Tagen beantwortet.

Je nach Art und Umfang des Anliegens kann es in Ausnahmefällen etwas länger dauern.

Wir ersuchen Sie um etwas Geduld.

Für weitere Auskünfte stehen wir Ihnen jederzeit gerne zur Verfügung.

Mit freundlichen Grüßen

[Signatur]

Abwesenheitsnotiz auf Englisch


Hallo / Hello,

Zurzeit bin ich abwesend und bin am TT.MM.JJJJ wieder zurück / I’m currently away and will be back on TT.MM.JJJJ.

[Signatur]

Vielen Dank für Ihre E-Mail. Ich bin am TT.MM.JJJJ wieder im Büro. Ihre E-Mails werden nicht weitergeleitet.

I will be back in the office on TT.MM.JJJJ. Your e-mail will not be forwarded. Thank you very much.

Mit freundlichen Grüßen / With best regards

[Signatur]



Vielen Dank für Ihre E-Mail. Ich bin am TT.MM.JJJJ wieder im Büro und werde Ihnen dann schnellstmöglich antworten. Ihre E-Mail wird nicht weitergeleitet. In dringenden Fällen wenden Sie sich bitte an meine Kollegin Frau Musterfrau (musterfrau@website.com).

Thank you for your message. I am currently out of office with no access to e-mail. I will be back on TT.MM.JJJJ and will answer your e-mail as quickly as possible. Your e-mail will not be forwarded. In urgent cases please contact my colleague Ms Musterfrau (musterfrau@website.com).

Abwesenheitsnotiz auf Italienisch und Französisch


Vielen Dank für Ihre E-Mail! Ich bin derzeit abwesend und kehre am TT.MM.JJJJ zurück. Ihre E-Mail wird gelesen. In dringenden Fällen wenden Sie sich bitte per E-Mail an Max Mustermann max.mustermann@website.com oder telefonisch unter +43 30 12345-67.

Freundliche Grüsse

La ringrazio per la Sua e-mail. Al momento sono assente. Sarò di ritorno il TT.MM.JJJJ. Il Suo e-mail viene letto. In casi urgenti Lei può contattare Max Mustermann via e-mail max.mustermann@website.com o via il numero telefonico +43 30 12345-67.

Cordiali saluti

Merci pour votre e-mail. Je suis absent et serai de retour le TT.MM.JJJJ. Votre e-mail ne sera pas lu. En cas d’urgence vous pouvez contacter Max Mustermann par e-mail max.mustermann@website.com ou par téléphone +43 30 12345-67.

Cordialement

Die originelle Variante

[Anrede],

vielen Dank für Ihre Nachricht! Sie ist in meinem Postfach eingegangen und wartet dort geduldig auf meine Rückkehr am TT.MM.JJJJ.

oder:

vielen Dank für Ihre E-Mail! Sie ist wohlbehalten in meinem Postfach eingetroffen …

oder:

Ich bin vom TT.MM bis TT.MM.JJJJ auf Urlaub. Bis dahin wünsche ich Ihnen herrliche Sommertage und verbleibe bis zu meiner Rückkehr

mit freundlichen Grüßen

[Signatur]

oder:

Segeln ist Mühsal und Segeln ist Wonne,
Segeln ist Regen und Segeln ist Sonne.
Segeln ist Wind und Wellen, die schäumen,
Segeln ist Küste und ankern und träumen.
Für mich ist es mehr – mein Glück!

Vom TT.MM. bis zum TT.MM.JJJJ bin ich auf Segeltörn in kroatischen Gewässern …

Ich freue mich, Ihre E-Mail nach meiner Rückkehr zu lesen!

Sonnige Tage

[Signatur] 

oder:

Urlaubszeit!

Ich bin reif für die Insel und auf eine solche hat es mich verschlagen! Nach meiner Rückkehr …

[Signatur]  

Allgemeine ergänzende Phrasen

  • In dringenden Fällen wenden Sie sich bitte an meinen Kollegen Max Mustermann DW=123.
  • Ihre E-Mail wurde empfangen. Sie kann leider erst ab dem TT.MM.JJJJ gelesen und ggf. beantwortet werden.
  • Vielen Dank für Ihre Nachricht! Leider kann ich nicht sofort antworten, da ich aufgrund von … bis TT.MM.JJJJ abwesend bin. Sporadisch rufe ich die E-Mails ab. Ich ersuche Sie um Verständnis!
  • Ihr Anliegen lässt sich nicht aufschieben? Dann wenden Sie sich bitte an…
  • Ihre E-Mail werde ich nach meiner Rückkehr schnellstmöglich bearbeiten. Bitte beachten Sie, dass Ihre E-Mail nicht automatisch weitergeleitet wird.

Zum Weiterlesen: 

Schmökern Sie in weiteren Beiträgen zum Thema „Büroorganisation“. Oder werfen Sie einen Blick auf das gesamte Themen-Menü.


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Kommentare

  • Josiane KLEIN

    Vielen Dank für die Vorlagen!
    Ich erlaube mir, die französische Variante etwas zu korrigieren:

    Merci pour votre e-mail. Je suis absent et serai de retour le TT.MM.JJJJ. Votre e-mail NE sera PAS lu. En cas d’urgence vous pouvez CONTACTER Max Mustermann par e-mail max.mustermann@website.com ou par téléphone +43 30 12345-67.

    Herzliche Grüße aus dem Elsass
    Josiane KLEIN

    • Burkhard Heidenberger

      Vielen Dank für Ihren Hinweis, Frau Klein! Ich habe die Textvorlage im Artikel geändert.

  • Thorsten Grundmann

    So schön und sicherlich hilfreich ein Abwesenheitsnachricht ist, gestatten Sie den Hinweis, dass sie auch eine Einladung für Zeitgenossen sein kann, die man eigentlich nicht einladen wollte. Eine schöne Urlaubsankündigung bedeutet schließlich einen deutlichen Hinweis auf ein (teilweise) unbeaufsichtigtes Haus (Wohnung etc.).

    Auch nicht belebte Geschäftsräume, z. B. von kleineren Firmen, Homeoffices oder dezentrale Büros, können für Personen interessant sein, die es nicht immer so genau mit den Gesetzen nehmen und Schwierigkeiten mit “Mein” und “Dein” haben…

    Also, bitte genau überlegen, welche Mail bei Ihnen eingehen (können), z. B. auch von eigenen Weiterleitungen oder die von Kollegen.

    Ich wünsche allen Lesern eine schöne Sommerzeit ohne “ungebetene Gäste”.

  • Thea Schäfer

    Vielen Dank für die guten Formulierungshinweise, habe sie schon im letzten Jahr genutzt ;-) Noch eine kleine Ergänzung, die ich hinzugefügt habe. Um verständlich zu machen, warum Mails nicht weitergeleitet werden, sollte ein Grund angegeben werden, wenn es nicht offensichtlich ist. Bei mir sind es Datenschutzrechte, denn ich bekomme auch “vertrauliche” interne Mails, die nicht weitergeleitet werden dürfen. Deshalb habe ich “Ihre Mail wird aus Datenschutzgründen nicht weitergeleitet.” eingefügt, aber je nach Anliegen weitere Adressen für eine Bearbeitung angegeben. Ich glaube, auch viele Kunden, die manchmal etwas lockerer korrespondieren, sind froh zu erfahren, dass die Mail nicht weitergeitet wird, sie aber eine geänderte an jemand anderes schicken können :-)

  • Susanna Haller

    Vielen Dank für die Vielfalt der Formulierungsvorlagen.
    Ich möchte den Hinweis von Thorsten Grundmann unterstützen.
    Wichtig wäre bei der Formulierung daran zu denken, dass Abwesenheiten besser nicht allzu genau umschrieben sein sollten. Das gilt eben falls für Anrufbeantworter und auf der Combox.
    Es ist fast wie das Türe sperangelweit offen lassen, dass jeder hineinmarschieren und ausräumen kann.
    Vor allem, wenn man wie ich Freiberufler ist, wo keine Möglichkeit einer Stellvertretung besteht.
    Eine gute Sommerzeit!

Bitte die Kommentarregeln berücksichtigen. Danke!

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