Vorlagen für Ihre Abwesenheitsbenachrichtigung (Abwesenheitsnotiz)

Die Urlaubszeit ist auch die Zeit der automatischen E-Mail-Abwesenheitsmeldungen. Diese sind durchaus sinnvoll.

So wird der Absender umgehend über Ihre Abwesenheit informiert und wartet nicht umsonst auf eine kurzfristige Antwort von Ihnen.


Wurde keine automatische Abwesenheitsmeldung eingerichtet, ist der Absender vielleicht verärgert oder enttäuscht, weil die erwartete Antwort auf seine E-Mail nicht eintrifft.

Folgendes Szenario, das den Ärger verursachen könnte:

Nach der ersten E-Mail sendet Ihnen der Absender eine weitere Nachricht mit der Bitte um kurzfristige Antwort. Wieder nichts. Nun greift er zum Telefonhörer und erfährt von Ihrer Kollegin, dass Sie derzeit auf Urlaub weilen und Ihre E-Mails in Ihrer Abwesenheit weder weitergeleitet noch bearbeitet werden.

Daraus resultiert für den Absender: Wartezeit auf eine Antwort-Mail nach Erstkontakt, Aufwand für die zweite E-Mail, Wartezeit auf Beantwortung der zweiten E-Mail, Anruf, Information über Ihre Abwesenheit erhalten – Ärger ist vorprogrammiert!

Eine Abwesenheitsbenachrichtigung gehört zum guten Ton!

Im Geschäftsbereich ist eine automatische E-Mail-Abwesenheitsbenachrichtigung Usus, insbesondere dann, wenn Sie keine Vertretung haben, die Ihre E-Mails in Ihrer Abwesenheit bearbeitet und Telefonate entgegennimmt.

Nun, was braucht es noch? Genau! Den entsprechenden Text – dazu im Folgenden einige Mustertexte und häufig verwendete Phrasen, die Sie für Ihre Abwesenheitsmeldung nutzen können.

Textvorlagen für Ihre E-Mail-Abwesenheitsmeldung

Natürlich können Sie die folgenden Textvorlagen bei Bedarf auch kombinieren.

Standardtexte, die (fast) immer passen

Vielen Dank für Ihre Nachricht!

Ich bin am TT.MM.JJJJ  ab hh:mm Uhr wieder erreichbar. Ihre Nachricht wird nicht weitergeleitet! Bitte wenden Sie sich gegebenenfalls an Max Mustermann DW=123, max.mustermann@website.com.

Mit besten Grüßen

[Signatur]


Sehr geehrte Damen und Herren,

ich befinde mich bis zum TT.MM.JJJJ im Urlaub.

Ab dem Montag TT.MM.JJJJ bin ich wieder gerne für Sie erreichbar.

Meine E-Mails werden nicht weitergeleitet. In dringenden Fällen wenden Sie sich bitte direkt an Max Mustermann DW=123, max.mustermann@website.com.

Vielen Dank für Ihr Verständnis!

Schöne Grüße


Guten Tag und vielen Dank für Ihre E-Mail![Signatur]

Ich bin ab dem TT.MM.JJJJ wieder für Sie erreichbar.

Sie können oder möchten nicht so lange warten?

Dann wenden Sie sich bitte an meinen Kollegen max.mustermann@website.com.

[Signatur]


Sehr geehrte Damen und Herren,

ich bin vom TT.MM. bis TT.MM.JJJJ nicht erreichbar. Ihre E-Mail wird nicht weitergeleitet und kann deshalb erst ab dem TT.MM beantwortet werden. In dringenden Fällen hilft Ihnen unser Service-Center gerne weiter: service@website.com, Tel. +43 30 12345-67.

Herzliche Grüße

[Signatur]


Sehr geehrte Damen und Herren,

vielen Dank für Ihre Nachricht! Sie erreichen mich wieder am Montag, den TT.MM.JJJJ. Ihre E-Mail wird nicht weitergeleitet.

Beste Grüße

[Signatur]


Sehr geehrte Damen und Herren,

vielen Dank für Ihre E-Mail.

Ich befinde mich derzeit außer Haus, bin aber ab TT.MM.JJJJ wieder für Sie erreichbar.

Aus Vertraulichkeitsgründen wurde Ihre E-Mail nicht automatisch weitergeleitet. Vielen Dank für Ihr Verständnis.
In dringenden Fällen wenden Sie sich bitte an meinen Kollegen Max Mustermann (max.mustermann@website.com, DW 123).

Schöne Grüße

[Signatur]


Herzlichen Dank für Ihre Nachricht!

Ich bin ab TT.MM.JJJJ wieder erreichbar und werde mich dann gerne um Ihr Anliegen kümmern. Bitte wenden Sie sich in dringenden Angelegenheiten an meinen Kollegen Max Mustermann (max.mustermann@website.com, DW 123) …


Vielen Dank für Ihre Nachricht!

Aufgrund einer Dienstreise bin ich bis einschließlich TT.MM.JJJJ nicht im Büro und habe nur eingeschränkten E-Mail-Zugriff. Gerne melde ich mich nach meiner Rückkehr bei Ihnen. Bitte beachten Sie, dass Ihre E-Mail nicht weitergeleitet wird.


… Ich bin geschäftlich abwesend und kehre am TT.MM.JJJJ zurück. In dringenden Fällen kontaktieren Sie bitte meinen Kollegen Max Mustermann (max.mustermann@website.com, DW 123) …


… Ich bin wegen Krankheit leider nicht im Büro und lese meine E-Mails nur unregelmäßig. Bitte kontaktieren Sie in dringenden Fällen …


Abwesenheitsnotiz auf Englisch

Hallo / Hello!

Zurzeit bin ich abwesend und bin am TT.MM.JJJJ wieder zurück. / I’m currently away and will be back on TT.MM.JJJJ.

[Signatur]


Ich bin am TT.MM.JJJJ wieder im Büro. Ihre E-Mails werden nicht weitergeleitet.

I will be back in the office on TT.MM.JJJJ. Your e-mail will not be forwarded. Thank you very much.

Mit freundlichen Grüßen / With best regards

[Signatur]


Vielen Dank für Ihre E-Mail. Ich bin am TT.MM.JJJJ wieder im Büro und werde Ihnen dann schnellstmöglich antworten. Ihre E-Mail wird nicht weitergeleitet. In dringenden Fällen wenden Sie sich bitte an meine Kollegin Frau Musterfrau (musterfrau@website.com).

Thank you for your message. I am currently out of office with no access to e-mail. I will be back on TT.MM.JJJJ and will answer your e-mail as quickly as possible. Your e-mail will not be forwarded. In urgent cases please contact my colleague Ms Musterfrau (musterfrau@website.com).


Vielen Dank für Ihre Nachricht. Bitte beachten Sie, dass ich bis zum TT.MM.JJJJ (einschließlich) nicht im Büro sein werde. In dieser Zeit habe ich keinen E-Mail- oder Sprachnachrichtenzugang. Bitte hinterlassen Sie in dringenden Fällen eine Nachricht im Sekretariat bei Frau Musterfrau (musterfrau@website.com ,+43 (0) 123 456 78910).

Thank you for your message. Please note that I will be out of the office until 16th of August 2015 (including). During this time I will not have any access to voice- or email. In urgent cases, please leave a message at the secretary Mrs. Musterfrau (musterfrau@website.com ,+43 (0) 123 456 78910).


Betriebsferien Sommer:

Ab TT.MM.JJJJ bis TT.MM.JJJJ bleiben unsere Büros sowie der Wareneingang geschlossen. Ihre Nachricht wird nicht weitergeleitet. Wir bedanken uns für die gute Zusammenarbeit und wünschen Ihnen eine schöne Sommerzeit.

Summer Holidays:

Our offices as well as the receipt of goods will be closed from TT.MM.JJJJ up to and including of TT.MM.JJJJ. Your message will not be forwarded. We would like to thank you for the cooperative partnership and wish you a wonderful summer time.


Weitere Formulierungen in Englisch:

  • Ihre Nachricht wird weder gelesen noch weitergeleitet. / Your message will neither be read nor be forwarded.
  • Wenn sich Ihr Anliegen nicht aufschieben lässt, wenden Sie sich bitte an meine Kollegin … / If you need immediate assistance, please contact my colleague …
  • Bitte beachten Sie, dass Ihre Nachricht nicht automatisch weitergeleitet wird. / Please notice that your message will not be forwarded automatically.
  • In dringenden Fällen bzw. bei Aufträgen oder Anfragen wenden Sie sich bitte an meinen  Kollegen … / In urgent cases or in case of purchase orders or request for quotation, please go in contact with my colleague …
  • Sollten Sie zwischenzeitlich Fragen haben, wenden Sie sich gerne an meine Vertretung …. / In case you might have any questions you are, of course, welcome to get in contact with … 
  • Ich bin bis TT.MM.JJJJ auf Geschäftsreise. / I’m on a business trip until TT.MM.JJJJ.

Produkt-Tipp – alle wichtigen Formulierungen in Englisch jederzeit griffbereit:


Abwesenheitsnotiz auf Französisch

Vielen Dank für Ihre E-Mail! Ich bin derzeit abwesend und kehre am TT.MM.JJJJ zurück. Ihre E-Mail wird gelesen. In dringenden Fällen wenden Sie sich bitte per E-Mail an Max Mustermann max.mustermann@website.com oder telefonisch unter +43 30 12345-67.

Freundliche Grüsse

Merci pour votre e-mail. Je suis absent et serai de retour le TT.MM.JJJJ. Votre e-mail ne sera pas lu. En cas d’urgence vous pouvez contacter Max Mustermann par e-mail max.mustermann@website.com ou par téléphone +43 30 12345-67.

Cordialement


Vielen Dank für Ihre E-Mail. Ich bin erst ab TT.MM.JJJJ wieder zu erreichen. Ihre E-Mail wird nicht gelesen oder weitergeleitet.

Freundliche Grüße

Merci beaucoup de votre E-Mail. Dès le TT.MM.JJJJ je serais de nouveau très volontiers à votre entière disposition. Votre E-Mail ne sera de ce fait ni lu ni transmis.

Meilleures salutations


Guten Tag!

Besten Dank für Ihr Email. Ich bin bis am TT.MM.JJJJ abwesend. Ich werde nach meiner Rückkehr die eingegangenen E-Mails so schnell als möglich bearbeiten.

Bitte beachten Sie, dass Ihre E-Mail nicht an eine Stellvertretung weitergeleitet wird. Besten Dank für Ihre Kenntnisnahme.

Freundliche Grüße

Bonjour!

J’ai bien reçu votre email et vous en remercie. Je serai absent jusqu’au TT.MM.JJJJ. Dès mon retour, je traiterai tous les emails reçus le plus rapidement possible. 

Nous vous prions d’observer que votre email ne sera pas transmis à une autre adresse. Merci bien pour votre compréhension.

Cordiales salutations


Betriebsferien Sommer:

Ab TT.MM.JJJJ bis TT.MM.JJJJ bleiben unsere Büros sowie der Wareneingang geschlossen. Ihre Nachricht wird nicht weitergeleitet. Wir bedanken uns für die gute Zusammenarbeit und wünschen Ihnen eine schöne Sommerzeit.

Fermeture annuelle:

Nos bureaux et la réception de marchandises seront fermés du TT.MM.JJJJ au TT.MM.JJJJ. Nous serons à votre disposition à partir du lundi 10 août 2015, pour répondre à votre message. Nous vous remercions de votre collaboration et vous souhaitons un été agréable.


Max Mustermann ist außer Haus  von / is out of the office from / est absent du / TT.MM.JJJJ bis / till / au TT.MM.JJJJ. Die E-Mail wird nicht weitergeleitet. Mail is not forwarded. Votre message n’est pas réacheminé.


Weitere Abwesenheitsnotiz in Französisch: 

Je suis absente du bureau du vendredi TT.MM.JJJJ à vendredi TT.MM.JJJJ y compris.

Je n’ai pas accès à ma messagerie pendant cette période. Je prendrai donc connaissance de votre message à mon retour.

En cas d’urgence, vous pouvez contacter … à cette adresse  …


Weitere Formulierungen in Französisch:

  • Ihre E-Mail werde ich nach meiner Rückkehr schnellstmöglich bearbeiten. / Je prendrai connaissance de votre message à mon retour. 
  • Ihre E-Mails werden nicht automatisch weitergeleitet. / Vos messages ne seront pas transférés.
  • Betriebsferien / Fermeture annuelle
  • In dringenden Fällen wenden Sie sich an Frau … / En cas d’urgence veuillez contacter Madame …
  • Für dringende Fragen oder Angelegenheiten, wenden Sie sich bitte an … / Pour toute question ou affaire urgent, n’hésitez pas à contacter …

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Abwesenheitsnotiz auf Italienisch

Vielen Dank für Ihre E-Mail! Ich bin derzeit abwesend und kehre am TT.MM.JJJJ zurück. Ihre E-Mail wird gelesen. In dringenden Fällen wenden Sie sich bitte per E-Mail an Max Mustermann max.mustermann@website.com oder telefonisch unter +43 30 12345-67.

Freundliche Grüsse

La ringrazio per la Sua e-mail. Al momento sono assente. Sarò di ritorno il TT.MM.JJJJ. Il Suo e-mail viene letto. In casi urgenti Lei può contattare Max Mustermann via e-mail max.mustermann@website.com o via il numero telefonico +43 30 12345-67.

Cordiali saluti


Abwesenheitsinfo einmal anders: Die originelle Variante

[Anrede],

vielen Dank für Ihre Nachricht! Sie ist in meinem Postfach eingegangen und wartet dort geduldig auf meine Rückkehr am TT.MM.JJJJ.

oder:

Guten Tag!

Ihre E-Mail wurde automatisch gelöscht!

Nachdem ich mich unlängst eine Woche auf einer Geschäftsreise befand, hatte ich anschließend 167 E-Mails in meinem Posteingang. Wenn ich dies hochrechne, erwarten mich nach meinem zweiwöchigen Urlaub etwa 334 E-Mails.

Deshalb habe ich eine etwas unverschämte Bitte an Sie:

Senden Sie mir bitte Ihre E-Mail erneut ab dem [TT.MM.], soweit sie dann noch relevant ist.

Mir ist bewusst, dass das für Sie eine Erinnerungsnotiz und ein erneutes Senden bedeuten. Dafür habe ich dann umso mehr Zeit, mich mit Ihrer Nachricht zu befassen.

Vielen Dank für Ihr Verständnis!

oder:

vielen Dank für Ihre E-Mail! Sie ist wohlbehalten in meinem Postfach eingetroffen …

oder:

Ich bin vom TT.MM bis TT.MM.JJJJ auf Urlaub. Bis dahin wünsche ich Ihnen herrliche Sommertage und verbleibe bis zu meiner Rückkehr

mit freundlichen Grüßen

[Signatur]

oder:

Segeln ist Mühsal und Segeln ist Wonne,
Segeln ist Regen und Segeln ist Sonne.
Segeln ist Wind und Wellen, die schäumen,
Segeln ist Küste und ankern und träumen.
Für mich ist es mehr – mein Glück!

Vom TT.MM. bis zum TT.MM.JJJJ bin ich auf Segeltörn in kroatischen Gewässern …

Ich freue mich, Ihre E-Mail nach meiner Rückkehr zu lesen!

Sonnige Tage

[Signatur] 

oder:

Urlaubszeit!

Ich bin reif für die Insel und auf eine solche hat es mich verschlagen! Nach meiner Rückkehr …

[Signatur] 

oder:

Hallo und guten Tag,

vielen Dank für Ihre E-Mail, die ich gerne ab TT.MM.JJJJ beantworten werde.

Bis dahin sammle ich wieder neue Energie und danke für Ihre Geduld, da die E-Mail nicht weitergeleitet wird.

Schöne Grüße

oder:

Hallo!

Ich genieße gerade ein paar Ferientage an der Sonne. Ab TT.MM.JJJJ bin ich mit Schwung wieder für Sie da!

oder:

Ich genieße gerade meinen Urlaub. Ab TT.MM.JJJJ werde ich den E-Mail-Berg abtragen. Bitte etwas Geduld mitbringen, oder wenn es eilt, direkt am TT.MM.JJJJ die E-Mail nochmals senden. In ganz dringenden Fällen wenden Sie sich bitte an …

oder:

Ich habe Hemd und Krawatte gegen Rucksack und Wanderschuhe eingetauscht. Am TT.MM. bin ich wieder zurück im Büro, um auf Ihre E-Mail zu antworten, denn weitergeleitet wird sie nicht.

In dringenden Fällen, die meine unmittelbare Aufmerksamkeit erfordern, wissen meine kompetenten und charmanten Kollegen […], wie sie mich erreichen.

Sonnige Grüße aus den Bergen

Allgemeine ergänzende Phrasen

  • In dringenden Fällen wenden Sie sich bitte an meinen Kollegen Max Mustermann DW=123.
  • Ihre E-Mail wurde empfangen. Sie kann leider erst ab dem TT.MM.JJJJ gelesen und ggf. beantwortet werden.
  • Vielen Dank für Ihre Nachricht! Leider kann ich nicht sofort antworten, da ich aufgrund von … bis TT.MM.JJJJ abwesend bin. Sporadisch rufe ich die E-Mails ab. Ich ersuche Sie um Verständnis!
  • Ihr Anliegen lässt sich nicht aufschieben? Dann wenden Sie sich bitte an…
  • Ihre E-Mail werde ich nach meiner Rückkehr schnellstmöglich bearbeiten. Bitte beachten Sie, dass Ihre E-Mail nicht automatisch weitergeleitet wird.
  • Werter Sender, 

    vielen Dank für Ihre Nachricht – sie ist wichtig für mich!

Abschließend eine von einer Leserin eingesandte Zeitblüte passend zum Thema:

Eine kleine Freude per E-Mail

Eine Begebenheit, die sich unlängst zugetragen hat und ich als Zeitblüte empfinde:

Es handelt sich um eine E-Mail von einer Frau, die ich beruflich nur über die E-Mail-Konversation kenne. Als ich ihr letztens eine Nachricht übermittelte, bekam ich eine Urlaubsabwesenheitsmeldung retour, in der auch ihr Rückkehrdatum angeführt war.

Am Tag ihrer Rückkehr schrieb ich ihr folgende E-Mail:

Guten Morgen Frau …,

schön, dass Sie wieder da sind! Ich hoffe, Sie hatten ein paar erholsame Urlaubstage.

Mit besten Grüßen

Isolde

Umgehend kam folgende Nachricht retour:

Liebe Isolde,

vielen Dank, das ist ja nett von Ihnen. Hab mich sehr über Ihre Willkommens-E-Mail gefreut.

Liebe Grüße

Ihre …


Mustertext einer Antwort-Mail vom Service-Center

Liebe Kundin, lieber Kunde,

vielen Dank für Ihre E-Mail.

Wir werden uns schnellstmöglich um Ihr Anliegen kümmern. In der Regel werden E-Mails innerhalb von XX Tagen beantwortet.

Je nach Art und Umfang des Anliegens kann es in Ausnahmefällen etwas länger dauern.

Wir ersuchen Sie um etwas Geduld.

Für weitere Auskünfte stehen wir Ihnen jederzeit gerne zur Verfügung.

Mit freundlichen Grüßen

[Signatur]


Weitere Tipps für ein wirkungsvolles Schreiben: 

Unterteilt nach den inhaltlichen Bausteinen eines Briefes habe ich abschließend hier weiterführende Tipps:

  1. Anrede: Tipps zur Anrede »
  2. Einleitungssatz: Tipps und Beispiele für Einleitungssätze »
  3. Sachinformation: Tipps zur Formulierung »
  4. Schlusssatz: Tipps und Beispiele für stilvolle Schlusssätze »
  5. Grußformel: Tipps für Grußformeln »

Weitere Vorlagen und Mustertexte: 


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Kommentare

  • Thorsten Grundmann

    So schön und sicherlich hilfreich ein Abwesenheitsnachricht ist, gestatten Sie den Hinweis, dass sie auch eine Einladung für Zeitgenossen sein kann, die man eigentlich nicht einladen wollte. Eine schöne Urlaubsankündigung bedeutet schließlich einen deutlichen Hinweis auf ein (teilweise) unbeaufsichtigtes Haus (Wohnung etc.).

    Auch nicht belebte Geschäftsräume, z. B. von kleineren Firmen, Homeoffices oder dezentrale Büros, können für Personen interessant sein, die es nicht immer so genau mit den Gesetzen nehmen und Schwierigkeiten mit “Mein” und “Dein” haben…

    Also, bitte genau überlegen, welche Mail bei Ihnen eingehen (können), z. B. auch von eigenen Weiterleitungen oder die von Kollegen.

    Ich wünsche allen Lesern eine schöne Sommerzeit ohne “ungebetene Gäste”.

    Thorsten Grundmann antworten
  • Thea Schäfer

    Vielen Dank für die guten Formulierungshinweise, habe sie schon im letzten Jahr genutzt ;-) Noch eine kleine Ergänzung, die ich hinzugefügt habe. Um verständlich zu machen, warum Mails nicht weitergeleitet werden, sollte ein Grund angegeben werden, wenn es nicht offensichtlich ist. Bei mir sind es Datenschutzrechte, denn ich bekomme auch “vertrauliche” interne Mails, die nicht weitergeleitet werden dürfen. Deshalb habe ich “Ihre Mail wird aus Datenschutzgründen nicht weitergeleitet.” eingefügt, aber je nach Anliegen weitere Adressen für eine Bearbeitung angegeben. Ich glaube, auch viele Kunden, die manchmal etwas lockerer korrespondieren, sind froh zu erfahren, dass die Mail nicht weitergeitet wird, sie aber eine geänderte an jemand anderes schicken können :-)

    Thea Schäfer antworten
  • Vielen Dank für die Vielfalt der Formulierungsvorlagen.
    Ich möchte den Hinweis von Thorsten Grundmann unterstützen.
    Wichtig wäre bei der Formulierung daran zu denken, dass Abwesenheiten besser nicht allzu genau umschrieben sein sollten. Das gilt eben falls für Anrufbeantworter und auf der Combox.
    Es ist fast wie das Türe sperangelweit offen lassen, dass jeder hineinmarschieren und ausräumen kann.
    Vor allem, wenn man wie ich Freiberufler ist, wo keine Möglichkeit einer Stellvertretung besteht.
    Eine gute Sommerzeit!

    Susanna Haller antworten
  • Die Tipps habe ich mit Interesse gelesen. Aus meiner Sicht ergänze ich Folgendes:

    • Gestattet die vertretende Person die Angabe ihres Namens und der Kontaktdaten?
    • Ist die Angabe einer Durchwahl oder einer Mobilfunknummer durch die Firmenregeln abgedeckt?
    • Ist die Nennung des Abwesenheitsgrundes zulässig? Hier handelt es sich um personenbezogene Daten.

    Diethelm Dahms antworten

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