To-do-Listen – ich bin ein Fan davon

Burkhard Heidenberger schrieb am 28.3.2008 zum Thema „Zeitmanagement“.

Ich gebe es ja zu – ich bin ein wahrer Fan von To-do-Listen (Aufgabenlisten). Ich arbeite täglich mit meiner To-do-Liste. Eine solche Liste hat einfach Vorteile, die nicht von der Hand zu weisen sind:

Eine To-do-Liste

ist eine gute Gedächtnisstütze,
macht den Kopf frei,
bringt Struktur in die zu erledigenden Aufgaben,
fördert die Übersichtlichkeit.

Es ist ja so: Von großen Aufgaben wird man manchmal regelrecht „erschlagen“. Solche Aufgaben demotivieren einfach. Mit einer To-do-Liste lassen sich große Aufgaben in Teilaufgaben zerstückeln und die Welt schaut schon wieder anders aus.

Was ich auch sehr schätze an To-do-Listen: Sie zeigen nicht nur auf, was noch zu tun ist, sondern es ist auch ersichtlich, was man schon erledigt hat – also eine Art Erfolgskontrolle.

Für mich ist es immer ein tolles Gefühl, wenn ich eine Aufgabe auf meiner Liste abhaken bzw. durchstreichen kann.

Verschiedene To-do-Listen

Grundsätzlich gibt es zwei Möglichkeiten, eine To-do-Liste zu erstellen. Man kann eine handschriftliche Aufgabenliste anlegen oder auch den Computer dafür nutzen. Beide Methoden haben natürlich ihre Vor- und Nachteile. Dazu eine kurze Aufstellung der Vor- und Nachteile, ohne Anspruch auf Vollständigkeit. Die Vorteile der einen Methode sind die Nachteile der anderen.

Vorteile einer handschriftlichen To-do-Liste:

Jederzeit und überall einfach zu erstellen (im Gegensatz zu einer mit dem PC angelegten Liste),
lässt sich sehr schnell anlegen,
hohe Merkfähigkeit durch handschriftliche Notizen,
lässt sich überall hin mitnehmen.

Vorteile der computerbasierten To-do-Liste:

Automatische Erinnerungsfunktion,
automatische Sortierfunktion,
Möglichkeit der Gruppierung und Kategorisierung,
einfache Nachverfolgung.

Ich nutze beispielsweise für den privaten Bereich eine mit der Hand geschriebene To-do-Liste. Eine solche ist für diese Zwecke vollkommen ausreichend. Im beruflichen Bereich – wo ich viel an Projekten arbeite und auch meist am PC sitze – verwende ich eine mit einer Organisationssoftware (MS Outlook) erstellte To-do-Liste.

Sie können nun die Aufgaben auf Ihrer Liste weiter „werten“, indem Sie

Prioritäten vergeben,
Fälligkeitstermine festlegen,
delegieren,
kategorisieren etc.

Die Anforderungen in dieser Hinsicht sind aber von Fall zu Fall verschieden. Grundsätzlich empfehle ich aber immer: Je einfacher die Liste, desto eher wird sie sich in der Hektik des Arbeitsalltags bewähren. Es bringt nichts, wenn man seine Aufgaben kategorisiert, gruppiert etc. – was ja mit Aufwand verbunden ist – und deshalb nach einer Woche wieder alles hinschmeißt. Hier gilt es, etwas zu experimentieren, bis man den für sich optimalen Mittelweg zwischen Aufwand und Anforderung gefunden hat.

Noch was zu den computerbasierten To-do-Liste: Es gibt zahlreiche Gratis-Programme (To-do-List-Software), von denen ich einige in nächster Zeit hier vorstelle.

Eine To-do-Liste lebt

Eine To-do-Liste „lebt“. Sie verändert sich ständig. Sie muss gepflegt werden. Sie wird laufend ergänzt, überarbeitet, neu sortiert. Nur dann macht sie wirklich Sinn.

Weiteres zum Thema:

Erfahren Sie hier, wie Sie effizient Todolisten anlegen und mit diesen arbeiten.