To-do-Listen – ich bin ein Fan davon

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To-do-Listen – ich bin ein Fan davon

Burkhard Heidenberger schrieb am 28.3.2008 zum Thema „Zeitmanagement“.

Ich gebe es ja zu – ich bin ein wahrer Fan von To-do-Listen (Aufgabenlisten). Ich arbeite täglich mit meiner To-do-Liste. Eine solche Liste hat einfach Vorteile, die nicht von der Hand zu weisen sind:

Eine To-do-Liste

ist eine gute Gedächtnisstütze,
macht den Kopf frei,
bringt Struktur in die zu erledigenden Aufgaben,
fördert die Übersichtlichkeit.

Es ist ja so: Von großen Aufgaben wird man manchmal regelrecht „erschlagen“. Solche Aufgaben demotivieren einfach. Mit einer To-do-Liste lassen sich große Aufgaben in Teilaufgaben zerstückeln und die Welt schaut schon wieder anders aus.

Was ich auch sehr schätze an To-do-Listen: Sie zeigen nicht nur auf, was noch zu tun ist, sondern es ist auch ersichtlich, was man schon erledigt hat – also eine Art Erfolgskontrolle.

Für mich ist es immer ein tolles Gefühl, wenn ich eine Aufgabe auf meiner Liste abhaken bzw. durchstreichen kann.

Verschiedene To-do-Listen

Grundsätzlich gibt es zwei Möglichkeiten, eine To-do-Liste zu erstellen. Man kann eine handschriftliche Aufgabenliste anlegen oder auch den Computer dafür nutzen. Beide Methoden haben natürlich ihre Vor- und Nachteile. Dazu eine kurze Aufstellung der Vor- und Nachteile, ohne Anspruch auf Vollständigkeit. Die Vorteile der einen Methode sind die Nachteile der anderen.

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Vorteile einer handschriftlichen To-do-Liste:

Jederzeit und überall einfach zu erstellen (im Gegensatz zu einer mit dem PC angelegten Liste),
lässt sich sehr schnell anlegen,
hohe Merkfähigkeit durch handschriftliche Notizen,
lässt sich überall hin mitnehmen.

Vorteile der computerbasierten To-do-Liste:

Automatische Erinnerungsfunktion,
automatische Sortierfunktion,
Möglichkeit der Gruppierung und Kategorisierung,
einfache Nachverfolgung.

Ich nutze beispielsweise für den privaten Bereich eine mit der Hand geschriebene To-do-Liste. Eine solche ist für diese Zwecke vollkommen ausreichend. Im beruflichen Bereich – wo ich viel an Projekten arbeite und auch meist am PC sitze – verwende ich eine mit einer Organisationssoftware (MS Outlook) erstellte To-do-Liste.

Sie können nun die Aufgaben auf Ihrer Liste weiter „werten“, indem Sie

Prioritäten vergeben,
Fälligkeitstermine festlegen,
delegieren,
kategorisieren etc.

Die Anforderungen in dieser Hinsicht sind aber von Fall zu Fall verschieden. Grundsätzlich empfehle ich aber immer: Je einfacher die Liste, desto eher wird sie sich in der Hektik des Arbeitsalltags bewähren. Es bringt nichts, wenn man seine Aufgaben kategorisiert, gruppiert etc. – was ja mit Aufwand verbunden ist – und deshalb nach einer Woche wieder alles hinschmeißt. Hier gilt es, etwas zu experimentieren, bis man den für sich optimalen Mittelweg zwischen Aufwand und Anforderung gefunden hat.

Noch was zu den computerbasierten To-do-Liste: Es gibt zahlreiche Gratis-Programme (To-do-List-Software), von denen ich einige in nächster Zeit hier vorstelle.

Eine To-do-Liste lebt

Eine To-do-Liste „lebt“. Sie verändert sich ständig. Sie muss gepflegt werden. Sie wird laufend ergänzt, überarbeitet, neu sortiert. Nur dann macht sie wirklich Sinn.

Weiteres zum Thema:

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Kommentare

martinhuegli
2009-10-16 14:57

Hallo Herr Heidenberger,

was glauben Sie sind die wichtigsten Punkte die eine Online To-Do Liste erfüllen muss, um sich erfolgreich zu etablieren?

ME können folgende Vorteile der handschriftlichen To-Do Liste mit dem zunehmenden Gebrauch von mobilen Endgeräten auch durch online services erreicht werden:

- Jederzeit und überall einfach zu erstellen (im Gegensatz zu einer mit dem PC angelegten Liste),
- lässt sich sehr schnell anlegen,
- lässt sich überall hin mitnehmen.

Danach eine Frage zur Methodik:
- Was kommt auf eine To-Do liste? sind es die "grossen" Dinge wie "Projekt A erledigen" oder sind es jeweils die kleinen Dinge "Buch kaufe, Kapitel 1 lesen, Kapitel 2 lesen, Kapitel 1 zusammenfassen, etc." die drauf sollten? Oder sowohl als auch?

Ich glaube dass To-Do listen nur dann erfolgreich sind, wenn man ein System hat nach welchen man die Listen erstellt. Es gibt wohl kein ultimativ gültiges System, aber sicherlich gibt es best practices?

Heidenberger Burkhard
2009-10-17 19:50

Hallo Herr Hügli,

Sie haben natürlich recht mit den von Ihnen aufgelisteten Vorteilen.

Zu Ihrer Frage, welche Aufgaben auf die Liste kommen:

- "Große" Aufgaben unterteile ich in Teilaufgaben und kommen dann auf die Liste. Damit lässt sich die große Aufgabe leichter abarbeiten.
- Aufgaben, die nicht drauf kommen sind Routineaufgaben wie Postbearbeitung, Mailabarbeitung etc. Die Aufnahme solcher Aufgaben in die Liste würde sie nur unnötig „aufblasen“ und damit unübersichtlich machen. Und eine lange und unübersichtliche Aufgabenliste ist alles andere als motivierend.
- Ebenso kommen folgende nicht auf die Liste: Aufgaben, die man direkt – also sofort - erledigen kann. Das sind normalerweise solche, die man in zwei bis drei Minuten erledigt hat. Die direkte Abarbeitung solcher Aufgaben geht wesentlich schneller, als diese zuerst in die Aufgabenliste aufzunehmen. Aber manchmal ist auch die sofortige Erledigung nicht möglich. Beispielsweise dann, wenn man eine wichtige Arbeit nicht unterbrechen will.

Das ultimativ gültige System gibt es wohl nicht. Jeder arbeitet anders, bevorzugt unterschiedliche Medien, hat unterschiedliche Anforderungen. Hier gilt es einfach ein wenig zu experimentieren, bis man sein System gefunden hat.

Ich arbeite beispielsweise am effektivsten mit dem Superbuch:

http://www.zeitblueten.com/553/das-schriftlichkeitsprinzip/

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