Hier erfahren Sie, wie Sie richtig einen Beschwerdebrief schreiben. Wirkungsvoll soll er sein, aber wie erreicht man das? Hier 8 Tipps dazu.

So schreiben Sie richtig einen Beschwerdebrief

Burkhard Heidenberger schrieb am 2.3.2008 zum Thema „Büroorganisation“.

Jeder von uns kommt mal in die Situation, in der er einen Beschwerdebrief schreiben will.

Spätestens dann werden wir uns die Frage stellen:

Wie schreibt man einen solchen Beschwerdebrief richtig?

8 Tipps für einen wirkungsvollen Beschwerdebrief

Idealerweise sollte er höflich aber wirkungsvoll sein.

Hier die Tipps, wie Sie einen solchen Brief richtig formulieren:

1. Schicken Sie Ihren Beschwerdebrief wenn möglich nicht sofort ab. Schlafen Sie eine Nacht darüber und werfen Sie dann nochmals einen kritischen Blick über Ihre Formulierungen.
2. Auch wenn es manchmal schwer fällt: Halten Sie sich an die Grundsätze der Höflichkeit. Dazu gehören eine Anrede und eine Grußformel.
3. Beleidigungen haben in einem Beschwerdebrief nichts verloren.
4. Bitten Sie anstatt zu befehlen.
5. Wenn möglich, beginnen Sie Ihren Beschwerdebrief mit etwas Positivem, z.B. dass Sie mit der Leistung grundsätzlich zufrieden waren. Aber…
6. Beim Sachverhalt gilt: Formulieren Sie konkret, anstatt zu verallgemeinern.
7. Bieten Sie in Ihrem Beschwerdeschreiben Lösungsvorschläge an. Ziehen Sie einen Kompromiss-Vorschlag in Erwägung.
8. Auch wichtig: Richten Sie Ihre Beschwerde direkt an die betreffende Person bzw. an die richtige Stelle. Wenden Sie sich an Vorgesetzte nur dann, wenn dies unumgänglich ist.

Ein unter diesen Gesichtspunkten formulierter Beschwerdebrief (gilt natürlich auch für eine Beschwerde per E-Mail) zeigt sicherlich Wirkung. Nehmen wir an, Sie bekommen zwei Briefe mit einer berechtigten Beschwerde. Ein Brief ist nach den genannten Tipps formuliert, der andere ist beleidigend und stillos. Welcher Beschwerde werden Sie wohl eher nachkommen?

Kommentare

faidr
2009-08-06 20:40

Behörden wollen doch auch Kritik, obwohl ich nicht gerne andere kritisiere, deshalb ist es sehr gut dazu Anleitungen und Muster zu haben

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