Hier erfahren Sie, wie Ihnen das Super-Buch Ihr Leben leichter machen kann. Wenig Aufwand, aber große Wirkung!

Das Super-Buch oder - Wer schreibt, der bleibt!

Burkhard Heidenberger schrieb am 13.6.2009 zum Thema „Zeitmanagement“.

Ein bekanntes Sprichwort lautet:

„Wer schreibt, der bleibt.“

Denn etwas zu notieren hilft uns, es nicht zu vergessen. Notizen können Struktur in ein Gedankenknäuel bringen. Aber nicht nur das. Wer etwas Schriftliches nachweisen kann - also etwas schriftlich dokumentiert hat, sitzt bei Streitfällen in der Regel am längeren Ast.

Notizen können uns das Leben leichter machen. Denn im Kopf schwirren ständig unerledigte Aufgaben und Informationen herum, die man nicht vergessen darf. Solche Stress verursachende Gedanken lassen uns auch nach der Arbeit schwer abschalten.

Vielleicht ergeht es Ihnen ähnlich wie es mir früher ergangen ist: Ich hatte meine Notizen auf Post-its und „Schmierzetteln“ verteilt. Diese Zettel waren immer dann nicht auffindbar, wenn ich sie am dringendsten gebraucht hatte.

Ich habe sehr viel Zeit und Nerven aufgewendet, um verschwundene Notizen zu suchen, oder deren Inhalt wieder zu recherchieren. Aus diesem Ärgernis habe ich meine Lehre gezogen und beachte heute folgende Grundsätze für ein effektives Notizmanagement. 

Die drei Grundsätze für ein effektives Notizmanagement

1. Möglichst viel notieren.
2. Alle Notizen an EINEM Ort.
3. Notizen mit System (Übersichtlichkeit) anlegen.

Zu 1, Möglichst viel notieren:

Generell mache ich möglichst viele Notizen während Arbeit. Denn mit dem Aufschreiben überträgt man Gedanken aus dem Kopf auf das Blatt Papier. Dadurch wird der Kopf entlastet und man behält die Übersicht in der Hektik des Arbeitsalltags.

Zu 2, Alle Notizen an EINEM Ort:

Vermeiden Sie den Fehler, den ich anfangs gemacht habe. Ich habe zwar viel notiert, aber an verschiedenen Stellen. Deshalb auch der Grundsatz: Alle Informationen an einem Ort. Wenn Sie dann eine Notiz suchen, wissen Sie immer sofort, wo Sie diese finden werden und müssen nicht an verschiedenen Stellen suchen.

Zu 3, Notizen mit System (Übersichtlichkeit) anlegen:

Das Notieren von Informationen soll aber mit System erfolgen. Nur dann behalten Sie auch den Überblick bei einer Fülle von Notizen.

Nach mehreren Versuchen und Enttäuschungen habe ich endlich das ideale Werkzeug für meine Notizen, meine Ideen gefunden – das Super-Buch. Ein starker Name, der aber hält, was er verspricht.

Was ist das Super-Buch?

Kurz gesagt: Es ist ein Notizbuch mit System. Also ein Notizbuch, in dem ich alle meine Notizen, Ideen und Aufgaben übersichtlich sammle. Damit ist der zweite Grundsatz für ein effektives Notizmanagement erfüllt: Alle Notizen an einem Ort.

Bevor ich Ihnen erläutere, wie Sie ein Super-Buch anlegen, beschreibe ich Ihnen meinen Arbeitsalltag unter Verwendung des Super-Buches:

Mein Arbeitsalltag mit dem Super-Buch

In das Buch schreibe ich stichwortartig Notizen, die während des Arbeitstages anfallen. Ebenso notiere ich darin meine Aufgaben. Sollte ich wieder eine Notiz benötigen, brauche ich nicht lange auf Post-its oder Schmierzetteln suchen, sondern weiß mit Sicherheit, dass ich sie im Super-Buch finde.

Mein Super-Buch hat einen festen Platz auf meinem Schreibtisch, so dass ich mir immer sofort Notizen machen kann - beispielsweise während eines Telefongesprächs. Wenn ich zu Terminen außer Haus muss, nehme ich mein Notizbuch mit. Es ist mein Freund und mein ständiger Begleiter und hilft mir, meinen Kopf frei zu halten, erleichtert mir die Rückverfolgung von ganzen Arbeitstagen und unterstützt mich auch bei der Beweissicherung. Kurz vor Arbeitsende erledige ich die „Buchpflege“ und mache mit Hilfe des Super-Buches den Tagesplan für den kommenden Arbeitstag.

So legen Sie ein Super-Buch an

Soweit so gut! Fangen wir also an:

• Buch besorgen
  Besorgen Sie sich ein dickes, stabiles, fest gebundenes DIN-A4- oder DIN-A5-Notizbuch - ein Geschäftsbuch bzw. eine Kladde.
  Ein kleineres Format wie DIN-A5 kann ich nicht empfehlen.
  Je kleiner das Format, desto mehr leidet die Übersichtlichkeit darunter. Am besten eignet sich hierfür ein so genanntes Geschäftsbuch mit einem seitlichen Rand. Blanko, liniert oder kariert – das bleibt Ihnen überlassen.
  100 Seiten sollte es mindestens haben, besser sind 150 und mehr. Ein Geschäftsbuch ist sehr strapazierfähig und löst sich - im Gegensatz zum Notizblock - nicht gleich in seine Einzelteile auf.
  Sie können anstelle eines gebundenen Buches auch ein DIN-A4- oder DIN-A5-Ringbuch mit öffenbaren Ringen verwenden. Das hat den Vorteil, dass Sie dafür eigene Vorlagen-Blätter entsprechend Ihren Bedürfnissen entwerfen und ausdrucken können. Ein Verstärken der Blattlöcher ist hier unbedingt erforderlich, was wiederum entsprechenden Mehraufwands bedarf.
  Sehr nützlich ist auch ein Leseband. Damit haben Sie immer sofort Zugriff auf die aktuelle Seite.
• Buch etikettieren
  Bei Verwendung beispielsweise als Projekt-Arbeitsbuch etikettieren Sie es leserlich, sei es vorne als auch am Buchrücken. Wenn Sie das Buch später archivieren, soll am Etikett sofort der Projektname ins Auge stechen. Ich habe mir hierfür eine einheitliche Etikettenvorlage angelegt, sei es für den Buchrücken als auch für die Buchvorderseite.
• Nachsendungshinweis
  Auf der Notizbuchinnenseite habe ich einen Verweis angebracht, für den Fall, dass ich es einmal verlieren sollte: „Sollten Sie dieses für mich wichtige Arbeitsbuch gefunden haben, ersuche ich Sie, mich unter der Tel.Nr…. zu kontaktieren. Herzlichen Dank (Unterschrift)!“ Zur „Sicherheit“ habe ich auch meine Visitenkarte mit der Anschrift eingeklebt.
• Projektdaten
  Bei Verwendung als Projektsbuch füge ich am Anfang die wichtigsten Stammdaten des Projekts und die Kontaktdaten der Projektbeteiligten ein. Verwenden Sie für Ihr Arbeitsbuch ein festgebundenes, können Sie auf der Innenseite zwei, drei Klarsichtfolien einheften. Darin können Sie projektspezifische Dokumente einlegen, die sich eventuell ändern können.
  Ich habe auf den Anfangsseiten des Projektsbuches folgende Blätter:
  - Projekt-Stammdaten
  - Kontaktdaten der Projektbeteiligten
  - Miniprojektplan (in der Klarsichtfolie)
  Wenn Sie die Projekt-Stammdaten und die Kontaktdaten hineinschreiben, anstatt einen Ausdruck einzukleben, lassen Sie ausreichend Platz für Erweiterungen.
• Seitenrand
  Sollte kein linker Rand vorhanden sein, ziehen Sie einen solchen auf jedem Blatt. Die Breite des linken Randbereichs beträgt in etwa fünf Zentimeter. In diesem Bereich kommen dann Ihre Kürzel (z.B. Kennzeichnung von Aufgaben etc.), das Datum oder Prioritäten (z.B. mit einem oder mehreren Sternen).
  Der linke Randbereich dient Ihnen also zur Orientierung auf der Seite. Alternativ können Sie dem linken Randbereich noch eine schmale Spalte ankoppeln. Hier können beispielsweise Zuständigkeiten eingetragen werden, also an wem die Aufgabe delegiert wurde.
• Seitennummern
  Nummerieren Sie jedes Blatt. Dies ist eine nicht zu unterschätzende Orientierungshilfe. Ich schreibe die Blattnummer jeweils in der oberen äußeren Blattecke. Das hat sich für mich hinsichtlich Übersichtlichkeit am Besten bewährt.
• Inhaltsverzeichnis
  Die letzten Seiten des Super-Buches nutze ich als Inhaltsverzeichnis. Es kommt immer wieder vor, dass ich eine Notiz eintrage, von der ich genau weiß, dass ich sie öfters benötige. Hier schreibe ich im linken Randbereich die Seitennummer und rechts stichwortartig die entsprechende Notizinformation.
• Kürzel
  Überlegen Sie sich Kürzel und andere Zeichen für Ihr Super-Buch. Diese listen Sie auf der letzten Seite Ihres Arbeitsbuches auf, damit Sie auch später nachvollziehen können, was Sie damit gemeint haben.
  Grundsätzlich empfehle ich: nicht zu viele, möglichst eindeutige, selbsterklärende Kürzel. Ein simples Beispiel ist der Buchstabe T für Telefonat. Wenn Sie Ihr aufgeschlagenes Super-Buch vor sich haben, sehen Sie durch das T im linken Randbereich sofort die Telefonate, die Sie noch führen müssen.
• Vorrat an Lesezeichen
  Sie können auch einen kleinen Vorrat an Lesezeichen in Ihrem Super-Buch einkleben. Hier liegt die Betonung aber auf „kleinen“. Die Verwendung von zu vielen Lesezeichen vermindert die Übersichtlichkeit.
• Erweitern mit Kalender und Adressverzeichnis
  Sie können das Super-Buch in Kombination mit einer Organisationssoftware (z.B. MS Outlook, Lotus etc.) verwenden (dazu mehr im Kapitel Buchpflege). Wenn Sie lieber ohne elektronische Medien arbeiten, können Sie hinten in Ihrem Super-Buch noch ein Adressverzeichnis und ein Kalenderregister einfügen. Entsprechende Vorlagen in den verschiedenen Formaten erhalten Sie im Fachgeschäft.

So, das Super-Buch ist vorbereitet. Anfangs gilt es ein wenig zu experimentieren, bis Sie die optimale Lösung für Ihre Anforderungen gefunden haben.

Damit die Vorbereitung für das nächste Super-Buch einfacher und effizienter vor sich geht, machen Sie am besten eine Checkliste.

Ein weiterer Zweck von Checklisten ist ja, dass sie Aufgaben delegierbar machen und nichts vergessen lassen. Sollten Sie eine Büroassistenz haben, kann diese die Vorbereitung Ihres Super-Buches mittels Ihrer Checkliste übernehmen.

So arbeiten Sie mit dem Super-Buch

Nun geht’s ans Arbeiten mit dem Super-Buch. Um den dritten Grundsatz (=Übersichtlichkeit) des Notizmanagements zu erfüllen, folgend einige Tipps, die sich bei mir bewährt haben:

• Fester Platz
  Sorgen Sie für einen festen Platz für Ihr Notizbuch auf Ihrem Schreibtisch. Es sollte so platziert sein, dass Sie jederzeit losschreiben können, ohne erst die Position zu wechseln. Sind Sie Rechtshänder, gehört das Buch rechts von Ihnen. 
• Tages-Querstrich
  Ziehen Sie nach jedem Arbeitstag einen Querstrich und schreiben Sie das neue Datum über den Querstrich am linken Rand. Damit können Sie sich in Ihrem Super-Buch leichter orientieren. Sie sehen beispielsweise, woran Sie am Mittwoch vor einem Monat gearbeitet haben.
• Aufgaben kennzeichnen
  Kennzeichnen Sie Aufgaben als solche, beispielsweise mit einem davor stehenden A. Diese Aufgaben können Sie später auch in Ihren elektronischen Organizer übertragen und dort mit einer Erinnerung versehen. 
• Telefonnummern hervorheben
  Häufig notiert man aus einem Gespräch heraus schnell mal eine Telefonnummer. Die von Ihnen im Super-Buch notierten Telefonnummern sollen „ins Auge stechen“. Ich verwende für Telefonnummern eine eigene Farbe.
• Unterschiedliche Farben
  Unterschiedliche Farben tragen zur Übersichtlichkeit bei. Verwenden Sie aber nicht mehr als drei Farben in Ihrem Super-Buch. Dies würde wiederum zu einer Verminderung der Übersichtlichkeit führen.  
  Ich arbeite mit einem Drei-Farben-Kugelschreiber – also ein Kugelschreiber mit einer blauen, roten und schwarzen Mine. So brauche ich nicht ständig verschiedenfarbige Stifte bei mir haben.

Was kommt nun in Ihr Super-Buch?

Wahrscheinlich haben Sie sich diese Frage bereits gestellt. Der erste Grundsatz des Notizmanagements besagt ja, dass man möglichst viel notieren soll. Viel ist aber relativ. Für mich hat sich anfangs folgende Fragestellung bewährt:

„Wie komme ich zu dieser Information, wenn ich sie jetzt nicht notiere, sie aber zu einem späteren Zeitpunkt schnell benötige?“

Damit bekommen Sie ein gutes Gefühl für Notizen, die in Ihr Super-Buch gehören.
In meinem finden man Aufzeichnungen zu Telefonaten, Besprechungsnotizen, Skizzen, Aufgaben- und Terminnotizen, Ideen etc.

Machen Sie Notizen in Stichworten. Sie müssen keinen Schönschreibwettbewerb gewinnen – es geht immer um die Steigerung der Effizienz und Übersicht und daraus resultierend um Ihre Entlastung. Achten Sie aber darauf, dass Sie Ihre Notizen auch noch später entziffern können.

Das Super-Buch will gepflegt werden

Ein wesentlicher Bestandteil ist die Buchpflege. Nur dadurch ist ein effizientes Arbeiten mit dem Super-Buch gewährleistet.

Ich habe für die Buchpflege feste Zeiten reserviert – und zwar erledige ich diese in Zeiten eines Leistungstiefs.

Dazu kurz einen Einschub: Sicher ist Ihnen bewusst, dass die eigene Leistungsfähigkeit während des Arbeitstages Schwankungen unterworfen ist. Frisch und ausgeruht am Morgen ist man leistungsfähiger wie beispielsweise nach einem Mittagessen und gegen Abend hin. Für Phasen geringerer Leistungsfähigkeit eignen sich besonders Routinearbeiten, wie beispielsweise die Buchpflege. Ich betreibe üblicherweise zwei Mal am Tag Buchpflege – nach der Mittagspause und vor Arbeitsende.
Folgende Tätigkeiten erfordert die Buchpflege:

• Erledigtes abhaken
  Haken Sie Erledigtes ab bzw. streichen Sie es durch – eventuell mit Erledigungsdatum. Sind alle Informationen auf einer Seite „alt“, machen Sie einen Diagonalstrich über die ganze Seite. Ich genieße immer das Gefühl, eine Aufgabe abhaken zu können.
• Unerledigtes übertragen
  Übertragen Sie Unerledigtes am Ende des Tages auf eine neue Seite, so dass Sie max. immer nur zwei Seiten zurück keinen Diagonalstrich haben.
• Datenübertragung
  Ich nutze mein Super-Buch in Kombination mit einer Organisationssoftware (MS Outlook). Bei der Buchpflege übertrage ich beispielsweise wichtige, während des Tages notierte Telefonnummern in meine Kontaktverwaltung. Natürlich wird nicht jede Nummer übertragen, sondern nur solche in Hinblick auf einen möglichen erneuten Bedarf.
  Ebenso übertrage ich schnell notierte Termine und Aufgaben in Outlook und versehe sie gegebenenfalls mit einer automatischen Erinnerung.
  Kontakte und Termine können Sie aber ebenso in entsprechende beigefügte Register aus Papier übertragen. Wie es Ihnen eben beliebt.

Nun hoffe ich, Ihnen Ansporn und Lust auf Ihr Super-Buch gegeben zu haben. Ich arbeite nun schon einige Jahre damit und bin immer noch begeistert.

Gehen Sie es aber langsam an. Passen Sie das Super-Buch laufend Ihren Anforderungen und Wünschen an. Anfangs wird das Arbeiten damit noch ungewohnt sein. Aber Sie werden es schnell schätzen und richtig Spaß daran finden. Ich bin überzeugt, dass Sie sich schon nach kurzer Zeit nicht mehr vorstellen können, jemals ohne gearbeitet zu haben.

Kommentare

Heinz Hütter
2009-07-09 17:08

Lieber Herr Heidenberger,

ich habe mir erlaubt, für einen Newsletter der Gesellschaft für Arbeitsmethodik e.V. (GfA) in einer kurzen Notiz auf Ihr "Superbuch" bzw. auf Ihren sehr ansprechenden und interessanten Blog hinzuweisen. Ich denke, Sie haben da nichts dagegen.

Den Beitrag finden Sie ab Anfang kommender Woche unter www.gfa-portal.de -> Newsletter.

Viele Grüße von einem Kollegen (s. Website) aus Deutschland

Heinz Hütter
2. Bundesvorsitzender der GfA

Heidenberger Burkhard
2009-07-13 19:11

Lieber Herr Hütter,

herzlichen Dank für den Verweis auf das "Superbuch"!

Elke Schmitt
2009-11-22 14:32

In den unendlich nutzbaren Informationen des World Wide Web hab ich mit Ihren
kompetenten Tipps und Anregungen einen Schatz gefunden.
Allen voran Ihre Idee des Super Buches.

In planerischen Dingen bin ich eher kreativ chaotisch :-), so haben mich die
bisherigen Möglichkeiten an Zeitplan- und organisationsratgebern und -büchern
nicht wirklich begeistert.

Es fehlte der Raum und Platz für bildhafte und individuelle Gestaltung. Doch durch die Anwendung Ihres Super Buches ist das ganz anders!!
Ich habe nun Spaß und Freude an der Planung meiner Termine und Aufgaben. Ideen
sind ebenfalls schnell und wieder auffindbar notiert. Dieses Buch ist zu eines meiner
wichtigsten und schönsten Arbeitsmittel geworden. Neben dem Spaß und der Freude schafft es mir eine große Erleichterung, dass ich alles was die Entwicklung meines Unternehmens betrifft, mit genügend Raum, strukturiert und doch individuell festhalten kann.

Für mich ist dieses Buch das beste Planungsinstrument, das ich kennen gelernt
habe. Ich hoffe, ich konnte Ihnen mit dieser kleinen Schilderung annährend vermitteln, weshalb dieser Tipp so wertvoll für mich ist. Ich danke Ihnen sehr herzlich speziell für diesen Impuls (und natürlich auch für alle anderen tollen Tipps auf Ihrer Website).

Heidenberger Burkhard
2009-11-22 14:34

Vielen Dank für die netten Worte und das Feedback, Frau Schmitt!

Scheppi
2010-06-29 12:47

Lieber Herr Heidenberger

Ich hab mir das Superbuch nun auch angeschafft und bin davon begeistert. Es bietet mir die optimale Ergänzung zu meinen Planinstrumenten im Outlook.

Ich führe das Buch nach Tag, also Aufsteigend fülle ich das passierte oder für mich Wichtige in diesem Buch. Ich habe jedoch noch keine optimale Lösung gefunden wie ich mit Dingen umgehen soll, die ich in einem zukünftigen Meeting brauche am besten eintrage. Also quasi eine Vorbereitung des Tages.
Wie machen sie das damit es nicht an einem unlogischen Ort oder eben wieder auf einem anderen Blatt landet?
Vielen Danke für Ihre Tipps, sind sehr hilfreich für mich.

Heidenberger Burkhard
2010-06-29 20:19

Sehr geehrter Herr Schepperle,

für solche "Dinge" könnten Sie beispielsweise einen eigenen Bereich im Superbuch anlegen. Das kann die hintere Buchhälfte oder ein anderer gekennzeichneter (mit Lesezeichen o. Leseband) Bereich sein. Diesen nutzen Sie dann ausschließlich für solche Informationen.

Wenn Sie dann die Informationen z.B. beim Meeting benötigen, wissen Sie sofort, wo Sie diese finden und müssen Sie nicht erst aus den verteilten Tagesnotizen zusammensuchen.

Andreas Biehl
2010-08-03 14:22

Hallo,

ich beschäftige mich gerade mit dem Superbuch.
Allerdings fällt es noch recht schwer, da ich für mich noch nicht den richtigen Weg zwischen Zeitplanbuch ( Helfrecht ) und der elektronischen Planung gefunden habe. Mit Outlook arbeite ich nicht.
Ich wechsel immer mal zwische elektronisch und Papier, hab aber den richtigen Weg noch nicht gefunden. Wie integriert man nun das Superbuch da zu?
Könnte ich meinen Helfrecht nicht zum Superbuch umbauen? Da hätte ich ja auch gleich die Tagesplanung dabei.

Gruß

Andreas Biehl

Heidenberger Burkhard
2010-08-04 21:10

Hallo Herr Biehl,

Ich habe selber habe lange Zeit mit einem Zeitplanbuch gearbeitet, bin davon aber wieder abgekommen, weil es mir zu „unflexibel“ war und mir fehlte auch ein wenig die Übersicht.

Das Superbuch kann ich genau an meine Anforderungen anpassen.
Auch im Superbuch können Sie eine Tagesplanung durchführen. Grundsätzlich sollten Sie "alles" dort unterbringen.

Wenn Sie zusätzlich ein elektronisches Tool nutzen wollen, dann würde ich dieses nur als Hilfe für beispielsweise automatische Erinnerungen nutzen. Aber generell sollte die Planung in einem Medium erfolgen.

Axwitt
2010-08-24 21:20

Hallo,
leider habe ich bisher noch keine geeignete Methode gefunden meine Notizen anzufertigen und aufzubewahren...
Das hier empfohlene Superbuch klingt interessant. Macht es aus Ihrer Sicht Sinn mehrere Superbücher gleichzeitig zu führen, also kunden- bzw. projektspezifisch?

Grüße,
A. Witt

Heidenberger Burkhard
2010-08-25 17:08

Hallo!

Bei Kunden würde ich es weniger empfehlen, da der daraus resultierende Aufwand doch sehr groß wäre.

Aber für Projekte kann es durchaus Sinn machen.

Sie können also das Superbuch auch als Projekt-Buch nutzen. Damit ist nicht das traditionelle Projekthandbuch gemeint, das für alle Projektbeteiligte an einem zentralen Ort (z.B. Projektbüro)
zur Verfügung steht.
Es ist vielmehr Ihr persönliches Arbeitsbuch für ein spezielles Projekt. Wenn Sie an mehreren Projekten arbeiten, bekommt jedes Projekt sein eigenes Buch. In so einem Projekt-Buch sind also nur zum Projekt gehörende Notizen. Das erhöht die Übersichtlichkeit wesentlich.

Diesen Beitrag kommentieren

Vor dem ersten Kommentar bitte die Kommentarregeln lesen.