So sollte ein Absageschreiben aussehen

Burkhard Heidenberger schrieb am 3.6.2008 zum Thema „Trickkiste & Sonstiges“.

Das Versenden eines Absageschreibens gehört wohl in jedem Unternehmen fast schon zur Routinetätigkeit. Da ist es gut, wenn Sie eine Vorlage bzw. ein Muster parat haben.

Die häufigste Art von Absageschreiben sind wohl jene auf eine Bewerbung. Aber auch eine Absage auf eine Einladung, auf ein Angebot etc. kommt im Büroalltag häufig vor.

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Eine Absage kostet Geld und Zeit – für nichts

Gut, wenn Sie sporadisch mal ein Absageschreiben auf eine Bewerbung verschicken müssen, dann wird das Ihre Kasse und Ihre Zeit nicht sonderlich belasten. Wenn das aber regelmäßig vorkommt und das im größeren Umfang, kann das sehr in die Kosten gehen.

Es kostet ja nicht nur das Porto und das Briefkuvert (wenn das Absageschreiben auf dem Postweg versendet wird), sondern es muss auch die dafür erforderliche Arbeitszeit mit einkalkuliert werden. Dann kann bei mehr als 100 Absageschreiben die 1.000 €-Marke schnell überschritten werden.

Das ist ja nicht wenig Geld für etwas, wovon man eigentlich gar nichts bekommt - so die gängige Meinung.

Aber ganz so ist es nicht

Etwas darf nicht außer Acht gelassen werden. Denn einfach keine Reaktion - beispielsweise auf eine Bewerbung - kann sich negativ auf das Firmenimage auswirken. Nicht unbedingt bei einer einzelnen Bewerbung, aber bei mehr als hundert Bewerbern, die einfach keine Reaktion bzw. kein Absageschreiben erhalten, kann das schnell zu einem Multiplikator werden.

Auch wenn es für den Empfänger offensichtlich ist, dass es sich um ein Standard-Absageschreiben handelt, ist das tausend Mal besser, als gar keine Reaktion.

Die ideale Absage

ist individuell mit Bezug auf die Bewerbungsunterlagen,
wird in einem persönlichen Gespräch übermittelt (das hinterlässt ein besonders gutes Bild auf das Unternehmen),
enthält den genauen Grund für die Absage (keine Standardfloskeln),
enthält ein Feedback zur Bewerbung bzw. zu den Bewerbungsunterlagen,
ist in charmanter Form geschrieben.

Das ist schon klar, dass eine solche Absage in der Praxis in den seltensten Fällen umsetzbar ist. Je größer die Anzahl der zu versendenden Absageschreiben, desto schwieriger ist die „ideale Form“ möglich.

Also zusammengefasst: Möglichst an alle Bewerber ein Absageschreiben mit einem Hauch einer persönlichen Note und einer Prise Charme.

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