Prioritäten: Paretoprinzip, ABC-Analyse und das Eisenhower-Prinzip

Wenn das Gebäude in Flammen steht, mache ich mich nicht an die Lausbuben, die das Hausgerät stehlen! Ich lösche zuerst das Feuer.
Georges Danton (1759-94, frz. Revolutionär)

Das Setzen von Prioritäten ist unerlässlich für ein effektives Zeitmanagement.

So mancher arbeitet oft unbewusst nach dem Prinzip, zuerst die unwichtigen Dinge erledigen. Denn diese sind meist die angenehmeren Aufgaben.

Die zwei bekanntesten Methoden der Prioritätensetzung sind die ABC-Analyse – auch 3er-Prioritätenklassifizierung genannt – und die Prioritätensetzung nach Eisenhower. Probieren Sie beide Methoden aus und entscheiden Sie sich dann für jene, die Ihnen mehr zusagt. Natürlich können Sie auch eigene Prioritäten festlegen.

Nachdem Sie sich für eine Methode der Prioritätensetzung entschieden haben, nehmen Sie Ihre Aufgabenliste zur Hand und vergeben den einzelnen Aufgaben entsprechende Prioritäten.

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Wenn das Haus in Flammen steht, hat das Löschen die höchste Priorität.

Die Basis: das Paretoprinzip (80/20-Regel)

Die diversen Prioritätenklassifizierungen beruhen in der Regel auf dem Pareto-Prinzip.

Vilfredo Pareto (1848-1923) stellte bei einer Untersuchung fest, dass ca. 80 % des Volksvermögens in Italien im Besitz von ca. 20 % der Familien ist. Diese sogenannte 80/20-Regel lässt sich auf mehrere Lebensbereiche umlegen, z. B. 20 % der Waren bringen 80 % des Umsatzes.

Dieses Prinzip auf das Zeitmanagement angewandt, heißt, dass 20 % des Zeitaufwandes bereits 80 % der Ergebnisse bringen. Es geht also darum, die 20 % Erfolgsverursacher (Bsp.: 20 % der Besprechungszeit bewirkt 80 % der Beschlüsse) zu finden.

Die ABC-Analyse (3er-Prioritätenklassifizierung)

Hierbei vergibt man den Aufgaben die Priorität hoch, mittel oder niedrig in Hinblick auf die folgenden Fragestellungen.

  1. Was muss getan werden? A-Aufgaben
  2. Was soll getan werden? B-Aufgaben
  3. Was kann getan werden? C-Aufgaben

Das Eisenhower-Prinzip

Für die Prioritätensetzung nach Eisenhower ist der Unterschied zwischen wichtig und dringend maßgeblich.

Die wichtigen Aufgaben sind selten dringend und die dringenden sind selten wichtig. Auf dringende Aufgaben muss man reagieren, hingegen auf wichtige Aufgaben agiert man.

Wichtig ist eine Aufgabe dann, wenn etwas “auf dem Spiel steht”. Der Zeitpunkt der Erledigung ist von der Dringlichkeit abhängig.

Nach dem Eisenhower-Prinzip unterscheidet man vier Prioritätenklassen (A, B, C, D):

Priorität A:

Die Prioritäten-Kategorie A beinhaltet Aufgaben, die dringend UND wichtig sind. Diese Aufgaben sind von Ihnen persönlich und möglichst umgehend zu erledigen.

Beispiele:

Ein wichtiger Kunde wünscht innerhalb der nächsten Stunde einen Rückruf von Ihnen. Es geht um einen Vertragsabschluss.

Ein Projekt muss morgen eingereicht werden. Wird es nicht pünktlich eingereicht, kommt es zu Verzögerungen, was wiederum eine Pönale für Ihr Unternehmen zur Folge hat. Somit haben alle für die Einreichung erforderlichen Aufgaben die Priorität A.

Priorität B:

Aufgaben der Klasse B sind solche, die im Augenblick nicht dringend wirken, die aber für die Zukunft wichtig sind. Solche Aufgaben müssen im Blick behalten werden; setzen Sie einen Termin für diese Aufgaben.

Beispiele:

Für den Projekteinreichungstermin in einem Monat ist das Erstellen des Einreichplanes erforderlich. Diese Aufgabe ist eine Wanderaufgabe, das heißt, durch das Aufschieben dieser Aufgabe wird sie schließlich zu einer A-Aufgabe.

Eine Neustrukturierung der EDV-Ablage ist erforderlich, um Suchzeiten zu verringern und die Effizienz zu steigern. Diese Aufgabe bleibt eine B-Aufgabe – sie ist also keine Wanderaufgabe.

Priorität C:

In die Aufgabenklasse C gehört das typische Tagesgeschäft. Es handelt sich dabei um solche Aufgaben, die dringend (weil sie kurzfristig erledigt werden müssen), aber langfristig gesehen nicht wichtig sind. Viele solcher Aufgaben können Sie delegieren oder durch eine bessere Organisation verkürzen.

Beispiele:

Ein Bekannter ersucht Sie, ihm innerhalb der nächsten Stunde ein Dokument zu senden.

Priorität D:

D-Aufgaben sind nicht dringend UND nicht wichtig. Das heißt, es entsteht kein Schaden, wenn diese Aufgaben nicht erledigt werden.

Beispiele:

Grünpflanzen für das Büro besorgen. Zeitschriften und Werbematerial lesen.

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