Hier erfahren Sie viele Tipps, wie Sie Ihre Ablage entschlanken und damit lange Suchzeiten vermeiden, weiters zahlreiche Tipps, Vorlagen und Gratisdownloads zur Büroorganisation.

Büroorganisation: Schluss mit der übervollen Ablage

Burkhard Heidenberger schrieb am 24.4.2008 zum Thema „Büroorganisation“.

Eine effiziente Ablage ist das Herzstück der Büroorganisation. Wenn jeder Mitarbeiter so eine „gesunde“ Ablage vorweisen kann, ist die Gefahr von Dokumentleichen, langen Suchzeiten und daraus resultierenden Stehzeiten gebannt.

Damit es nicht schon am Herzstück krankt, hier vier Tipps:

1. Machen Sie es sich zur Gewohnheit, regelmäßig die Ablage schlanker zu machen. Ich mache das jeden Abend, bevor ich das Büro verlasse. Dauert nicht länger als fünf Minuten. Aber diese fünf Minuten haben es in sich. Der Lohn dafür: eine schlanke Ablage und somit das Fundament für die Büroorganisation. Und glauben Sie mir, es ist eine reine Gewohnheitssache. Wenn es Ihnen hilft, können Sie auch eine Erinnerung stellen.
2. Immer wieder kommt es mal vor, dass sich im Arbeitsalltag kurze Wartezeiten und Pausen ergeben. Auch hier bietet es sich an, in das Ablagefach zu greifen. Und wenn nur ein Dokument dabei seinen Platz findet, ist die Zeit gut genutzt.
3. Fragen Sie sich jedesmal, bevor Sie ein Dokument ablegen, ob dies wirklich erforderlich ist. Wo können Sie die Information bei Bedarf herbekommen? Ok, meist werden Sie einen triftigen Grund für die Ablage finden. Aber oft genug werden Sie feststellen, dass Sie das Dokument nicht wirklich benötigen bzw. falls doch, Sie die Information anderweitig schnell herbekommen. Dieses Fragen ist auch ein probates Mittel für eine gesunde Ablage.
4. Der Papierkorb soll immer in Griffweite sein. Klingt zwar logisch, ist aber nicht immer so. Wir Menschen sind nun mal bequem. Ist der Papierkorb weiter weg, fällt uns das Wegwerfen schwerer und genau solche Dokumente tummeln sich dann ewig lange in der Ablage.

Berücksichtigen Sie diese Tipps und können dazu auch Ihre Mitarbeiter motivieren, können Sie den nächsten Schritt Richtung Büroorganisation angehen.