Hier erfahren Sie die 10 besten Ablage-Tipps für Ihre Büroorganisation

Büroorganisation: 10 Ablage-Tipps

Burkhard Heidenberger schrieb am 31.10.2008 zum Thema „Büroorganisation“.

Eine effiziente Ablage ist das Herzstück der Büroorganisation. Aber wie schafft man eine solche Ablage? Hier sind meine 10 Tipps:

1. Ablage-Mittel beschriften
   Beschriften Sie jede Ablage. Sei es jetzt ein Ordner, ein Ablagefach oder wo auch immer Sie Dokumente oder andere Medien ablegen.
2. Eindeutige und klare Beschriftung
   Nur beschriften ist zu wenig. Die Beschriftung muss eindeutig sein. „Diverses“ oder „Verschiedenes“ ist alles andere wie eindeutig. Und genau in solch beschrifteten Ablagen „verschwinden“ Dokumente.  Die Beschriftung sollte nicht nur eindeutig sondern auch einheitlich und übersichtlich erfolgen, um Suchzeiten so gering wie möglich zu halten.
3. Ablage schlank halten
   Fragen Sie sich bei jedem Dokument, ob Sie es wirklich ablegen müssen (gesetzlich vorgeschrieben etc.). Wo könnten Sie es im Notfall wieder herbekommen. Je schlanker die Ablage desto effizienter.
4. Datenträger beschriften
   Auch Datenträger sind zu beschriften. Notieren Sie auch das Datum und in Stichworten den Inhalt.
5. 80%-Regel
   Füllen Sie Ablagen – z.B. einen Ordner - maximal bis ca. 80%. Dann  kommt ein neuer Ordner. In einem überquellenden Ordner ist das Suchen nach Dokumenten mühevoll.
6. Trennblätter
   Schaffen Sie zusätzliche Übersicht in Ihrem Aufbewahrungsmitteln, z.B. in Ordner mit Trennblätter, Register etc.
7. Ablagepfad
   Machen Sie es sich zur Gewohnheit, bei jedem Dokument den Dateinahmen und den Pfad mit auszudrucken, beispielsweise in der Fußzeile. Bekommen Sie ein solches Dokument in die Hand, wissen Sie mit einem Blick, wo Sie es in Ihrer EDV-Ablage finden.
8. Mit Wegwerfdatum
   Beschriften Sie Ordner und andere Aufbewahrungsmittel mit dem Wegwerfdatum (abhängig von der Aufbewahrungsfrist), bevor Sie diese ins Archiv verstauen.
9. Einen Entsorgungstermin pro Jahr
   Fixieren Sie im Kalender einen Entsorgungstermin. An diesem Tag werden alle Unterlagen entsorgt, deren Aufbewahrungsfristen abgelaufen sind und die nicht aus anderen Gründen weiter aufbewahrt werden müssen.
10. Beachten Sie die Zugriffsregel
    Die Zugriffsregel besagt: Je häufiger Sie auf eine Ablage zugreifen, desto näher wird diese platziert. Wenn Sie beispielsweise auf einen Projektordner täglich zugreifen müssen, so findet dieser einen Platz in direkter Greifweite.

Haben Sie einen weiteren Ablage-Tipp?