Hier erfahren Sie 5 starke Tipps für Ihre Terminplanung und weitere wertvolle Tipps aus der Praxis.

5 Tipps für Ihre Terminplanung

Burkhard Heidenberger schrieb am 19.8.2008 zum Thema „Zeitmanagement“.

Wenn Sie in Ihrer Arbeit viele Termine wahrnehmen müssen, dann sind Sie wahrscheinlich schon ein Meister in der Terminplanung. Wenn Sie weniger Erfahrung mit der Terminplanung haben, dann habe ich heute 5 Tipps aus meiner „Termin-Praxis“ für Sie. 

Diese setzen aber voraus, dass Sie selber Einfluss auf die Terminplanung haben und die Termine nicht fix vorgegeben sind. Ok, und hier sind meine Tipps:

1. Termine in Blöcken planen
   Wenn die Möglichkeit besteht, plane ich Termine so, dass ich mehrere Termine nacheinander festlege, unter Berücksichtigung entsprechender Pufferzeiten, z.B. mehrere Termine am Dienstagvormittag, ein weiterer Block am Donnerstagnachmittag. Damit wird ein Tag und auch die Arbeitswoche durch wahllos gesetzte Termine nicht zu stark „zerstückelt“.
2. Einzeltermine möglichst am Tagesanfang oder –ende
   Wenn ich an einem Tag nur einen Termin wahrnehmen muss und diesen zeitlich selber festlegen kann, so plane ich diesen möglichst gleich am Morgen oder gegen Arbeitsende. So kann ich von zu Hause direkt zum Termin bzw. vom Termin direkt nach Hause fahren. Das ist meist wesentlich effektiver, als wenn ich den Arbeitstag durch diesen Termin „zerreiße“.
3. „Verdächtige“ Termine vor der Mittagspause oder Arbeitsschluss
   Abhängig von den Terminteilnehmern können sich Termine oft unnötig in die Länge ziehen.
   Meist kenne ich ja den bzw. die Terminteilnehmer und weiß, wenn ein Termin voraussichtlich wieder länger wie geplant ausfallen wird.
   Hier hat sich für mich Folgendes bewährt: Solche „verdächtige“ Termine setze ich - in Abhängigkeit der geschätzten Dauer – möglichst vor der Mittagspause oder vor dem Feierabend an. Ich bin immer wieder erstaunt, um wie viel effektiver solche Termine ausfallen. Der Grund liegt darin, dass jeder Teilnehmer die Mittagspause oder den Feierabend im Hinterkopf hat und damit Gespräche viel ergebnisorientierter ausfallen. Und ein knurrender Magen hat schon zu so manchen Kompromiss verholfen ;-)
   Übrigens funktioniert dieser Trick auch bei Telefongesprächen mit Personen, die gerne lange und ausführlich plaudern.
4. Termine für Arbeiten im Büro fixieren
   Mir ist es früher gelegentlich passiert, dass ich die ganze Arbeitswoche mit Terminen verplant hatte. Dadurch bin ich dann kaum zum Arbeiten im Büro gekommen. Nun habe ich es mir angewöhnt, in den Kalender auch Termine für Projektarbeiten im Büro einzutragen. Nur als Beispiel: Für kommenden Mittwochnachmittag trage ich einen Termin mit „Büroarbeit“ in meinem Kalender ein. Diese Zeit ist also für Projektarbeit im Büro reserviert. So komme ich nicht in Gefahr, dass ich diese Zeit anderweitig verplane.
5. Termine selber vorschlagen
   Oft hat man die Möglichkeit, den Terminzeitpunkt selber vorzuschlagen. Nehmen Sie diese Möglichkeit unbedingt unter Berücksichtigung der vor genannten Punkte wahr.

Welche Tipps und Tricks haben Sie für eine effektive Terminplanung?