Nicht mehr ärgern! Hier erfahren Sie, wie Sie mit Verspäteten in Besprechungen umgehen.

Besprechungen: Immer Ärger mit den Verspäteten

Burkhard Heidenberger schrieb am 28.7.2008 zum Thema „Büroorganisation“.

Es ist einfach ärgerlich, wenn zu Besprechungen oder zu Meetings Personen zu spät kommen. Und noch ärgerlicher ist es, wenn es immer wieder die gleichen sind.

Was passiert dann häufig? Die Besprechung wird kurz unterbrochen, der Verspätete entschuldigt sich, es gibt eine kurze Zusammenfassung für das bereits Besprochene und erst dann geht es weiter.

Zum einen werden durch diese Verzögerung die pünktlichen Teilnehmer bestraft und zum anderen tragen solche Verzögerungen nicht gerade zur Effizienz bei. Aber was tun gegen solche Zuspätkommer?

1. Bitte um pünktliches Erscheinen – aber mit Nachdruck
   Bereits in der Besprechungseinladung sollte mit Nachdruck auf pünktliches Erscheinen hingewiesen werden.
2. Unbedingt pünktlich beginnen
   Beginnen Sie mit der Besprechung bzw. mit dem Meeting immer pünktlich. Die Zuspätkommer lassen sich häufig gerade deswegen Zeit, weil sie genau wissen, dass nicht pünktlich angefangen wird.
3. Mit den wichtigsten Punkten beginnen
   Beginnen Sie die Besprechung mit den wichtigsten Punkten oder mit jenen Punkten, welche die chronischen Zuspätkommer betreffen. Schon allein damit bekommen diese oft „schnellere Füße“, da sie das Wichtigste nicht versäumen wollen. Natürlich muss aus der Besprechungseinladung die Reihenfolge der Besprechungspunkte hervorgehen.
4. Ungewöhnliche Beginnzeiten
   Ich habe mal an einem Projekt mit regelmäßigen Projektbesprechungen gearbeitet. Das anfangs für mich Unverständliche waren die wechselnden seltsamen Beginnzeiten der Besprechungen: 8,35 Uhr oder 15,10 Uhr etc.
   Als ich den Projektleiter darauf angesprochen habe, hat mich seine Antwort erstaunt: „Durch solche ungewöhnlichen und auch wechselnden Beginnzeiten erreiche ich viel mehr Aufmerksamkeit und Pünktlichkeit!“ Und es war tatsächlich so: Die Teilnehmer sind immer pünktlich erschienen. Ob jetzt allein durch diese Maßnahme, kann ich nicht ganz beurteilen.
5. Laut werden
   Ich habe einmal erlebt, wie ein Besprechungsleiter laut geworden ist und zwar nicht auf die feine Art, als zwei Teilnehmer zu spät gekommen sind. Aber das Zurechtweisen vor der Gruppe hat Wirkung gezeigt. In allen folgenden Sitzungen gab es niemals eine Verspätung.
   Dieses laute Zurechtweisen vor der Gruppe wird wahrscheinlich nicht jedem Leiter liegen. Wenn Sie als Besprechungsleiter das nicht wollen, dann sollten Sie auf alle Fälle eines berücksichtigen: Unterbrechen Sie auf keinen Fall die Besprechung, sollte jemand später dazu stoßen.
6. Die Radikal-Lösung
   Eine sicher nicht überall umsetzbare Möglichkeit gegen unpünktliche Teilnehmer besteht darin, den Besprechungsraum einfach nach Beginn der Sitzung abzusperren. Erst bei der Pause wird dieser wieder geöffnet und unpünktlich erschienene Personen können dazukommen. Möchten Sie das so handhaben, dann sollte entsprechender Hinweis auf der Einladung vermerkt werden.
7. Die Zuspätkommer-Kasse
   Abschließend noch ein Tipp, der vor allem für interne Gruppen, also für firmeninterne Besprechungen gut umsetzbar ist: die Zuspätkommer-Kasse.
   Jeder sich verspätende Teilnehmer hat einen festgelegten Betrag in den Topf einzuzahlen – egal, aus welchen Gründen die Verspätung resultiert.
   Und es sollte ein Beitrag sein, der ein wenig „schmerzt“. Also bei 20€ Einzahlung überlegt man sich gut, ob sich eine Verspätung auszahlt oder nicht.
   Und mit den Einnahmen kann am Ende des Jahres etwas für die Belegschaft finanziert werden, z.B. ein gemeinsames Essen, eine neue Kaffeemaschine etc. 

Diese genannten Tipps sind natürlich von Fall zu Fall verschieden. Es kommt immer auf die Art der Veranstaltung, auch auf die Teilnehmerzahl (sind es zwei oder hundert) und auch auf den Zuspätkommer selbst. Sollte der Verspätete der Chef oder ein wichtiger Kunde sein, wird man ihm wohl kaum „auf die Finger klopfen“ – naja, wer weiß ;-)