Machen Sie einen Test und erfahren Sie, wie Sie Ihre Ablage optimieren und damit Ihre Büroorganisation verbessern können.

Büroorganisation: Wie schaut’s mit Ihrer Ablage aus?

Burkhard Heidenberger schrieb am 27.7.2008 zum Thema „Büroorganisation“.

Ein Kernstück der Büroorganisation bildet die Ablage. Eine gut organisierte Ablage trägt wesentlich zur Arbeitseffizienz bei. Wissen, wo ein Dokument hingehört und wo es zu finden ist, sobald man es benötigt – das kennzeichnet eine „starke“ Ablage.

Sicher wissen Sie es selbst am besten, wie es mit Ihrer Ablage bestellt ist. Nichtsdestotrotz habe ich heute einen kleinen Test, mit der Sie Ihren Status Quo überprüfen können.

Beantworten Sie die folgenden 10 Fragen und zählen dann abschließend die „Ja“ zusammen. Und los geht’s:

1. Ich suche ständig nach Dokumenten und Unterlagen in meiner Ablage, vor allem bei dringender Nachfrage (Telefonate, Besprechungen etc.).
2. Ich finde keine Zeit zum Ablegen der Unterlagen.
3. Ich bin mit meiner Ablage ständig hinten nach.
4. Auf meinem Schreibtisch bilden sich Stapel.
5. Ich lege Unterlagen einfach irgendwo ab, weil ich nicht weiß, wo ich sie hingeben soll.
6. Ich lasse viele Unterlagen auf meinem Schreibtisch, damit ich an die damit verbundene Aufgabe erinnert werde.
7. Ich habe den Überblick über meine Unterlagen längst verloren, da ständig neue Dokumente dazukommen.
8. Mir fällt es schwer zwischen wichtigen und „überflüssigen“ Dokumenten zu unterscheiden.
9. Ich schiebe gerne Aufgaben - vor allem unangenehme - vor mich her („Aufschieberitis“).
10. Ich habe zwar Ablagefächer, weiß aber nicht genau, welches Dokument ich in welchem Ablagefach finde.

Wie viele Fragen konnten Sie mit Ja beantworten? Ok, gehen wir damit zur Auswertung:

0 Ja:
Gratulation! Sie sind ein richtiger Ablage-Spezialist! Durch Ihre perfekt organisierte Ablage haben Sie keine Probleme mit langen Suchzeiten, mit Papierstapel und dergleichen. Und das zeigt sich natürlich auch in Ihrer Effizienz.

1 bis 2x Ja:
Sie sehen das Ziel „Perfekte Ablage“ schon in unmittelbarer Reichweite. Um das Ziel zu erreichen können Sie bei den mit „Ja“ beantworteten Fragen die Hebel ansetzen. Aber das sollte für Sie keine große Schwierigkeit mehr sein. Oft geht es einfach darum, dass man sich bewusst wird, wo noch Schwachpunkte vorhanden sind.

3 bis 4x Ja:
Einiges funktioniert bei Ihnen ja schon ganz gut. Aber es steckt auch noch Verbesserungspotential in Ihrer Ablage – und das wissen Sie wahrscheinlich selbst am besten. Suchen Sie Lösungen für die „Ja“-Fragen und setzen Sie diese sukzessive in Ihrem Arbeitsalltag um. Schritt für Schritt werden Sie es sicher zu einer für Sie zufrieden stellenden Ablage schaffen.

5x und mehr Ja:
Wie heißt es so schön: „Es ist noch kein Meister vom Himmel gefallen.“ Mit dem richtigen System wird es auch Ihnen gelingen, Ordnung in Ihren Unterlagen zu schaffen, dass Sie eine richtige Freude daran haben.

Am Anfang gehört zwar etwas Disziplin und Ausdauer dazu, aber das lohnt sich auf alle Fälle.