Hier erfahren Sie, wie Sie richtig ein Jahresgespräch führen und damit das Bestmögliche für Ihr Unternehmen herausholen.

Das Jahresgespräch: So führen Sie es richtig!

Burkhard Heidenberger schrieb am 28.6.2008 zum Thema „Büroorganisation“.

Das Jahresgespräch – also ein jährliches Gespräch zwischen Vorgesetztem und Mitarbeiter – ist oft ein unterschätztes Führungsinstrument. Es dient vor allem der Förderung und Motivation der Mitarbeiter. Ein solches Jahresgespräch richtig geführt kommt nicht nur dem Unternehmen zugute, sondern ist für beide Seiten ein Gewinn.

Wozu überhaupt ein Jahresgespräch (oder auch Mitarbeitergespräch)?

Das Jahresgespräch erfüllt mehrere Zwecke:

• Der Mitarbeiter bekommt Feedback zu seinen Leistungen, zu den Arbeitsergebnissen und zu seinem Verhalten im vergangenen Arbeitsjahr, 
• gegenwärtige Konflikte und Probleme werden analysiert und Lösungen gesucht,
• er wird über die (neuen) Unternehmensziele informiert,
• es werden Leistungsziele vereinbart,
• er erhält allgemeine für die Tätigkeit erforderliche Informationen,
• es werden Weiterentwicklungsmöglichkeiten konkretisiert. 

Man wirft also gemeinsam einen Blick auf die Vergangenheit, Gegenwart und Zukunft.  Das heißt:

Üblicherweise dauert so ein Gespräch ein bis zwei Stunden und läuft nach einem bestimmten Schema ab.

Ein Mitarbeitergespräch bringt folgende Vorteile mit sich:

• Eine gute Gesprächsbasis fördert ein gutes Arbeits- und somit Betriebsklima.
• Man erfährt die gegenseitigen Erwartungen und Wünsche. 
• Richtig geführt schafft das Mitarbeitergespräch eine starke Vertrauensbasis.
• Der Mitarbeiter wird motiviert und damit wird seine Leistung und Effizienz gefördert. 
• Die Loyalität und die Identifizierung mit dem Unternehmen werden gestärkt.

Was ist zu beachten?

Damit Jahresgespräche erfolgreich sind, sollten einige Punkte berücksichtigt werden:

• Vertrauen ist das Um und Auf! Alle im Gespräch weitergegebenen Informationen und getroffenen Vereinbarungen sind streng vertraulich zu behandeln.
• Damit die getroffenen Vereinbarungen auch eingehalten werden, sind entsprechende Rückfragen bzw. Kontrollen erforderlich. Damit wird gewährleistet, dass das Jahresgespräch seinen Zweck erfüllt und nicht zu einer wirkungslosen Pflichtübung verkommt.
• Gegenseitiger Respekt und Wertschätzung sind die Basis für ein fruchtbares Gespräch. 
• Ganz wichtig: Ein Jahresgespräch sollte kein reines Kritikgespräch sein.
• Planen Sie ausreichend Zeit ein und sorgen Sie dafür, dass es keine Störungen (Telefon, Besucher etc.) gibt.
• Es darf nicht als Ersatz für die fehlende Kommunikation zwischen Vorgesetzten und Mitarbeitern herangezogen werden. Es sollte der Glanzpunkt für eine gute Beziehung sein.

Zur Orientierung, wie ein solches Gespräch ablaufen soll, habe ich folgenden kurzen Leitfaden zusammengestellt.

Leitfaden Mitarbeitergespräch

1. Rückblick aufs vergangene Arbeitsjahr
   Machen Sie gemeinsam einen Rückblick auf das vergangene Arbeitsjahr. Wurden die vereinbarten Ziele erreicht? Wenn nein, was waren die Gründe?
   Basis für diese Rückschau bilden die Unterlagen des letzten Mitarbeitergesprächs.
2. Neue Ziele und Vereinbarungen treffen
   Ausgerichtet auf die Unternehmensziele werden für das kommende Jahr neue Vereinbarungen und Ziele getroffen. Dabei wird auch festgelegt, wie die Erreichung der Ziele kontrolliert wird. Alle gesteckten Ziele müssen folgende Kriterien erfüllen:
   - sie sollen realistisch und somit auch erreichbar sein, aber trotzdem eine Herausforderung darstellen,
   - sie sind möglichst konkret zu formulieren und dürfen keine Widersprüche aufweisen,
   - sie sind mit einem Termin zu fixieren,
   - und sie müssen messbar sein.
   Also zusammengefasst: Was genau ist bis wann wie zu erreichen.
3. Feedback geben
   Damit der Mitarbeiter weiß, wo er steht, ist Feedback wichtig. Klären Sie die Stärken und Schwächen. Informieren Sie ihn über Karriere- und Entwicklungsmöglichkeiten. Schenken Sie Ihm Lob aber lassen Sie ihm auch ruhig wissen, womit Sie nicht zufrieden sind bzw. waren. Aber bitte immer fair bleiben und so formulieren, dass der Mitarbeiter „sein Gesicht nicht verliert“.
4. Fördermaßnahmen vereinbaren
   Wie können die Stärken des Mitarbeiters ausgebaut werden? Wie kann er sich im Sinne des Unternehmens möglichst schnell weiterentwickeln? Welche Wünsche und Vorstellungen hat der Mitarbeiter in dieser Hinsicht? Klären Sie diese Fragen und vereinbaren Sie dann konkrete Maßnahmen.
5. Zwischengespräche festlegen
   Ganz essentiell für die Erreichung von Zielen ist eine regelmäßige Fortschrittskontrolle, hier in Form von Zwischengesprächen. So kann man auch bei auftretenden Problemen frühzeitig entgegenwirken und muss sich nicht erst im Nachhinein fragen, wieso es nicht geklappt hat.
   Fixieren Sie deshalb gleich einen Termin für ein solches Zwischengespräch und legen Sie schriftlich fest, was genau kontrolliert wird.
6. Unbedingt schriftlich
   Alle getroffenen Vereinbarungen und Ziele werden schriftlich festgehalten. Nur so kann auch nach einem Jahr noch genau geprüft werden, was genau vereinbart wurde und damit das Ergebnis kontrolliert werden.
   Der Mitarbeiter erhält eine Kopie der Aufzeichnung.

Wenn Sie diese Punkte berücksichtigen, sollte einem erfolgreichen Mitarbeitergespräch in Form eines Jahresgesprächs nichts mehr im Wege stehen.