Mitarbeitergespräch führen: Leitfaden, 17 Fragen, Tipps, Vorlagen PDF, 3 Checklisten

❁ Burkhard Heidenberger (ZEITBLÜTEN-Gründer, Buchautor & Trainer) schreibt zum Thema „Vorlagen + Download + Mustertexte“:

Bei Ihnen im Unternehmen stehen in Kürze Mitarbeitergespräche an? Sie wollen möglichen Stolperfallen geschickt ausweichen, damit beide Seiten zufrieden aus dem Gespräch gehen?

Hier erfahren Sie alles Wissenswerte für die erfolgreiche Vorbereitung und Durchführung. Sie erhalten bewährte Vorlagen, Vordrucke und Checklisten, die ein souveränes Mitarbeitergespräch gewährleisten. Aus der Praxis – für die Praxis!

Mitarbeitergespräch richtig führen:
für beide Seiten ein Gewinn

Was ist ein Mitarbeitergespräch (MAG)?

Zuerst Grundlegendes:

Das Mitarbeitergespräch ist ein Feedbackgespräch zwischen MitarbeiterIn und Führungskraft (Vier-Augen-Gespräch).

Es wird vom direkten Vorgesetzten geführt, seltener von höheren Vorgesetzten oder von Personalern.

Dabei wird gemeinsam ein Blick in die Vergangenheit, Gegenwart und Zukunft hinsichtlich Arbeitssituation, Leistungen und Ziele geworfen.

Grundsätzlich unterscheidet man zwischen zwei Arten:

1. regelmäßig stattfindendes Mitarbeitergespräch, ohne besonderen Anlass (z. B. Jahresgespräch). Der Ablauf dieser institutionalisierten Gespräche erfolgt häufig nach einem firmeninternen, standardisierten Leitfaden.
2. anlassbezogenes Mitarbeitergespräch: Die Besprechung erfolgt zu einem aktuellen Anlass oder Vorfall.

Mitarbeitergespräch: Gründe & Anlässe

Zu periodischen Mitarbeitergesprächen (institutionalisierte Gespräche) zählen:

• Jahresgespräch
• Zielvereinbarungsgespräch
• Personalentwicklungsgespräch
• Leistungsgespräch
• Beurteilungsgespräch

Gründe für anlassbezogene Personalgespräche:

• Gesprächsbedarf seitens der Mitarbeiter: wenn beispielsweise einer Angestellten ein aktuelles Thema unter den Nägeln brennt.
• Konfliktlösungsgespräch: Selten ein Unternehmen, in dem es keine Konflikte gibt. Der beste Weg zur Beilegung führt immer noch über ein Gespräch.
• Lob und Kritik: Sowohl Anerkennung als auch Kritik können in einem Vier-Augen-Gespräch vermittelt werden, etwa aufgrund besonderer Leistungen oder eines gröberen Fehlers.
• Gehaltsgespräch: Ebenso kann die Bitte um eine Gehaltserhöhung Anlass für ein Mitarbeitergespräch sein.
• Auslauf der Probezeit: Es wird über eine mögliche Verlängerung des Arbeitsverhältnisses oder über die Gründe einer Nichtverlängerung gesprochen.
• Kündigung: Der Kündigungsgrund, die Folgen, Aufgaben vor Verlassen des Unternehmens etc. kommen zur Sprache.

Weitere Gründe für anlassbezogene Besprechungen:

Optimierung von internen Prozessen und Arbeitsabläufen, längere Ausfälle, häufige Fehlzeiten, Veränderung der Arbeitszeit, Mobbingsituationen, auffallender Leistungsabfall, Sabbatical– oder Rückkehrwunsch, disziplinarische Erfordernisse, Abmahnung, Wunsch nach Förderung und Entwicklung, Projektübergabe, Potenzialentwicklung, Willkommensgespräch, Onboarding neuer Mitarbeiter etc.

Mitarbeitergespräch: Einen umfassenden Fragekatalog mit über 50 Fragen, einen Gesprächsleitfaden, Beurteilungsbogen und eine Protokollvorlage (inkl. Beispieltexte) erhalten Sie im ZEITBLÜTEN-Downloadbereich → alle Infos: HIER KLICKEN.

Themen für ein Mitarbeitergespräch

Die Themen richten sich danach, ob es sich um ein anlassbezogenes (gegenwärtiger Vorfall) oder ein regelmäßiges Mitarbeitergespräch (z. B. Jahresabschlussgespräch) handelt.

Bei Letzterem erfolgen eine Analyse und ein Feedback zu

• der vergangenen Periode
• erreichten und unerreichten Zielen
• anvisierten Zielen
• Erwartungen
• Verantwortlichkeiten
• Aufgabenbereichen
• Herausforderungen und Schwierigkeiten
• Arbeitsklima
• allgemeiner Zufriedenheit
• Optimierungspotenzial
• Fortbildungs-/Schulungsbedarf
• anstehenden Entscheidungen
• persönlichen Entwicklungswünschen und Anliegen

Aus den genannten Inhalten können Sie eine Agenda für Ihre geplante Besprechung zusammenstellen.

Das Ziel eines Mitarbeitergesprächs

Das Ziel ist stets ein für beide Seiten bereichernder Austausch.

Durch den Dialog erhalten die Mitarbeiter und Sie als Vorgesetze/r wertvolles Feedback, aus dem sich weiterführende Maßnahmen ableiten lassen. Vereinfacht: ein Soll-Ist-Vergleich.

Das dabei erstellte Protokoll bildet die Grundlage für das nächste Mitarbeitergespräch.

Die Umsetzung der vereinbarten Aktionen verbessert im Idealfall die individuelle Arbeitssituation der Beschäftigten und fördert das Erreichen der Unternehmensziele.

Ihre Angestellten wissen, was von ihnen (bis wann) erwartet wird. Und Sie selbst erfahren, was sich das Personal wünscht, wo es Schwierigkeiten gibt und wo Handlungsbedarf besteht.

Mitarbeitergespräch: Einen umfassenden Fragekatalog mit über 50 Fragen, einen Gesprächsleitfaden, Beurteilungsbogen und eine Protokollvorlage (inkl. Beispieltexte) erhalten Sie im ZEITBLÜTEN-Downloadbereich → alle Infos: HIER KLICKEN.

Intervall & Zeitpunkt: Wie oft und wann soll ein Mitarbeitergespräch stattfinden?

Es gibt keine Vorgaben zu der Durchführungshäufigkeit.

Ein anlassbezogenes Personalgespräch erfolgt in der Regel zeitnah zu einem aktuellen Anlass oder Vorfall.

Das Intervall für periodische Gespräche ist u. a. von dem Aufgaben- und Verantwortungsbereich der jeweiligen Mitarbeiter abhängig:

Für einen wenig herausfordernden Tätigkeitsbereich ist in der Regel ein jährliches Mitarbeitergespräch ausreichend (Jahresgespräch). Bei herausfordernden, abwechslungsreichen und verantwortungsvollen Aufgaben kann ein halbjährlicher, vierteljährlicher oder kürzerer Turnus sinnvoll sein.

Grundsätzlich gilt:

Je größer die Abstände zwischen den Gesprächen, desto aufwendiger die Vorbereitung und Durchführung.

Zudem bergen größere Intervalle die Gefahr, dass negative Entwicklungen zu spät erkannt werden, um rechtzeitig effektive Gegenmaßnahmen zu ergreifen.

Mitarbeitergespräch – wann genau?

• Da die Gespräche doch viel Zeit in Anspruch nehmen (Vorbereitung, Durchführung, Nachbearbeitung), sollten Sie diese nach Möglichkeit in weniger hektischen Phasen anberaumen. Beispielsweise in einer saisonal oder aufgrund der Auftragssituation ruhigeren Zeit.
• Zudem kann es sinnvoll sein, die Mitarbeitergespräche vor Beginn eines umfangreicheren Auftrags oder Projekts einzuplanen. Dadurch können Sie bereits im Vorfeld mögliche Probleme im Team oder in Arbeitsabläufen lösen.
• Ebenso empfehlenswert sind Mitarbeitergespräche nach größeren internen Umstrukturierungen, um die Auswirkungen im Detail zu erfassen.

Dauer: Wie lange dauert ein Mitarbeitergespräch?

Die Dauer ist u. a. auch vom Anlass abhängig.

Für ein konventionelles Jahresgespräch können Sie als groben Richtwert 1 Stunde/Mitarbeiter ansetzen (nur die Besprechung, ohne Vor- und Nachbearbeitung).

Das ist doch recht zeitintensiv, insbesondere wenn die Gespräche neben dem operativen Tagesgeschäft durchgeführt werden.

Umso wichtiger ist es, dass Sie die aus den Gesprächen resultierenden Erkenntnisse nutzen und die Umsetzung der vereinbarten Ziele forcieren. Sonst können Sie das Gespräch als reine Zeitverschwendung verbuchen.

Zur Info: Mittlerweile kommen nicht nur in größeren Unternehmen eine HR-Software (Human Resource) und Tools für effizientere Mitarbeitergespräche zum Einsatz.

Vorlagen PDF Mitarbeitergespräch, 3 Checklisten: Ablauf & Struktur

Der Aufbau wird in drei Phasen gegliedert:

1. Planung & Vorbereitung
2. Durchführung
3. Nachbearbeitung

Die einzelnen Abschnitte im Detail:

Mitarbeitergespräch vorbereiten: Checkliste 1 PDF

Unabhängig davon, ob Sie als ChefIn, Führungskraft oder Vorgesetzte/r agieren – mit der Berücksichtigung der folgenden Punkte sind Sie für die Besprechung bestens gerüstet.

Vorbereitung EINIGE TAGE VOR dem Mitarbeitergespräch:

• Besprechungspunkte, Aspekte und Ziele vorab schriftlich festhalten (Was soll mit dem Gespräch erreicht werden? Was soll sich nach dem Austausch ändern? Welche Reaktionen sind zu erwarten? Perspektiven, Minimalziele, wünschenswerte Maximalziele, Meilensteine)
• auf mögliche Diskussionspunkte und Gegenargumente vorbereiten
• notwendige Informationen einholen (z. B. Status quo, Mitarbeiterentwicklung, erreichte Ziele, Verlauf früherer Gespräche)
• erforderliche Dokumente und Unterlagen zurechtlegen (→ der ZEITBLÜTEN-Downloadbereich enthält u. a. einen umfassenden Fragekatalog mit über 50 Fragen, Gesprächsleitfaden, Beurteilungsbogen und eine Protokollvorlage inkl. Beispieltexte)
• Gliederung bzw. Strukturierung des Gesprächsablaufs („roter Faden“ zur Orientierung)
• ungefähre Dauer abschätzen (Pufferzeiten berücksichtigen)
• Datum und Zeitpunkt festlegen
• Entscheidung für Besprechungsort/-raum (mit ruhiger Gesprächsumgebung) – falls nötig reservieren. Steht kein Besprechungsraum zur Verfügung, kann das Gespräch auch direkt am Arbeitsplatz des Mitarbeiters (z. B. im Einzelbüro) stattfinden – vorausgesetzt, die Vertraulichkeit wird gewährleistet.
• Beteiligte informieren, Einladungen inkl. Besprechungspunkte zeitgerecht versenden (Richtwert: 1 Woche vorher); für weniger umfangreiche Gespräche reicht eine mündliche Einladung.

Hier können Sie die Vorbereitungs-Checkliste als PDF-Dokument mit klickbaren Feldern herunterladen. Umgesetzte Punkte einfach abhaken:

Beispieltext: Schriftliche Einladung zum Mitarbeitergespräch

Liebe/r (Name),

am (Datum) um (Uhrzeit) findet das Mitarbeitergespräch statt, zu dem ich Dich hiermit einlade.

Wir werfen gemeinsam einen Blick zurück auf das vergangene Jahr, auf die bei unserer letzten Besprechung getroffenen Vereinbarungen und gesetzten Ziele. Wir sprechen über Deine gemachten Erfahrungen, Deine Vorschläge und Anliegen.

Konkret möchte ich u. a. folgende Punkte ansprechen:

• (Punkt 1)
• (Punkt 2)

Bitte bereite Dich vor, sodass auch alles für Dich Relevante zur Sprache kommt.

Ich freue mich auf unser Gespräch!

Solltest Du vorab Fragen haben, lass sie mich gerne wissen.

Schöne Grüße

Burkhard Heidenberger

Vorbereitung AM TAG des Mitarbeitergesprächs:

• vorsorgen, dass keine Störungen auftreten (Telefon umleiten, Smartphone stummschalten, …),
• erforderliche Unterlagen bereitlegen
• funktionstüchtige Schreibutensilien und evtl. notwendige Geräte (z. B. Beamer) im Besprechungsraum bereitstellen
• Erfrischungsgetränke hinstellen
• Sitzplatzpositionierung: anstatt sich direkt gegenüberzusitzen, besser im 90°-Winkel (wirkt auf Mitarbeiter weniger „bedrohlich“)

Mitarbeitergespräch durchführen – Checkliste 2 PDF

Die folgende Checkliste für eine konstruktive Gesprächsführung basiert auf dem KOALA-Prinzip.

Dabei steht

K für Kontaktphase: Begrüßung, kurzer Smalltalk

O für Orientierungsphase: Erläuterung des Gesprächsanlasses und -ziels

A für Analysephase: beiderseitige Darlegung der persönlichen Sicht der Dinge

L für Lösungsphase: gemeinsame Erarbeitung von Lösungen, Planung der nächsten Schritte

A für Abschlussphase: Protokollierung der Besprechungspunkte, Vereinbarungen und Ziele, freundliche Verabschiedung

Gesprächsführung – Schritt für Schritt:

• eine offene, einladende Körperhaltung einnehmen
• als Einleitung eine freundliche Begrüßung und ein Danke fürs Kommen
• positiver Gesprächseinstieg (Getränk anbieten, kurzer Smalltalk)
• Gesprächsanlass und -ziel kompakt darlegen (auch wenn bereits in der Einladung kommuniziert)
• Gespräch mithilfe eines Gesprächsleitfadens durchführen
• MitarbeiterIn erläutert zu den jeweiligen Besprechungspunkten die eigene Perspektive (die von Ihnen ggf. parallel in Stichworten notiert wird)
• nicht unterbrechen, zuerst ausreden lassen und erst dann auf die dargebrachten Aspekte eingehen
• auf die Wortwahl achten, stets sachlich bleiben, nicht emotional werden
• auf Basis des Gesprächszieles gemeinsam Lösungen oder zukünftige Maßnahmen erarbeiten
• Ziele, Meilensteine und Schritte vereinbaren, den Mitarbeitern die Umsetzung möglichst selberverantwortlich überlassen und sie nicht durch zu detaillierte Vorgaben einschränken
• vereinbarte Ziele sind gemäß der SMART-Methode formuliert: spezifisch (möglichst konkret), messbar, akzeptiert, realistisch und terminiert
• alle wesentlichen Punkte (z. B. Maßnahmen, Etappenziele, Fristen, Feedback) nochmals verbal zusammenfassen, um Missverständnissen vorzubeugen
• Protokollierung der besprochenen Punkte und vereinbarten Aufgaben
• beide Gesprächspartner unterschreiben das Protokoll (kann den Mitarbeitern auch erst nach der schriftlichen Ausformulierung unmittelbar nach dem Gesprächstermin zur Unterzeichnung übermittelt werden)
• evtl. bereits einen Termin für das nächste MAG festlegen
• freundliche Verabschiedung

Hier können Sie wieder die Umsetzungs-Checkliste herunterladen:

Mitarbeitergespräch nachbearbeiten – Checkliste 3 PDF

Erst durch die Nachbearbeitung holen Sie das Maximum aus einem MAG heraus:

• Reflexion des Gesprächs (Was war gut, was wollen Sie bei der nächsten Besprechung besser machen?)
• Klärung evtl. offener Punkte resultierend aus der Unterhaltung
• Mitarbeiter alle Informationen und Ressourcen zur Verfügung stellen, die für die getroffenen Vereinbarungen und Zielsetzungen erforderlich sind
• Protokoll anhand der Gesprächsnotizen ausarbeiten (falls nicht bereits während des Gesprächs geschehen) und an Beteiligte zur Unterzeichnung übermitteln
• Beurteilungsbogen ausfüllen

Fragebogen: Auf die richtigen Fragen kommt es an – 17 Beispielfragen

Inwieweit Sie als Vorgesetzte/r nutzbare Informationen von Ihren Mitarbeitern erhalten, hängt u. a. auch von den Fragen ab, die Sie ihnen stellen.

Im Folgenden habe ich einige Fragen formuliert. Daraus können Sie Ihren individuellen Fragenkatalog zusammenstellen:

1. Gibt es (aktuelle) Probleme und/oder Schwierigkeiten, die aus Ihrer Sicht möglichst zeitnah gelöst werden müssen? (Beispiele: bei einem aktuellen Projekt, Computer-, Software-, Netzwerkprobleme, andere Gerätemängel bzw. Funktionseinschränkungen, Mobbing, …)
2. Was läuft aus Ihrer Sicht gut, womit sind Sie sehr zufrieden? (z. B. Zusammenarbeit im Team, Betriebsklima)
3. Wo sehen Sie noch Optimierungspotenzial? Haben Sie konkrete Vorschläge?
4. Wo bzw. in welchem Bereich wünschen/brauchen Sie Unterstützung und von wem in welcher Form?
5. Wo sehen Sie die Gründe, warum das (Projekt-)Ziel nicht erreicht wurde? (konkretes Projekt/Ziel nennen)
6. Wie kann im Team (oder in der Abteilung) die Zusammenarbeit verbessert werden? Gibt es Schwierigkeiten im Team?
7. Wo sehen Sie Informationsbedarf? Welche Informationen fehlen Ihnen? Wo und wie kann die Kommunikation verbessert werden?
8. Welche persönlichen Entwicklungsmöglichkeiten wünschen Sie sich im Unternehmen? Wie könnte(n) wir/ich Sie dabei unterstützen?
9. Wo sehen Sie sich (im Unternehmen) in den nächsten drei Jahren?
10. Wie zufrieden sind Sie mit Ihrer Tätigkeit? Was könnte(n) wir/ich beitragen, um Ihre Zufriedenheit zu steigern?
11. Wünschen Sie sich bestimmte Fortbildungs-/Schulungsangebote? Wenn ja, in welchem Bereich?
12. Wie/wo könnten Sie die dadurch gewonnenen Kompetenzen in Ihre Tätigkeit einbringen? Was würde sich dadurch gegenüber der aktuellen Situation ändern?
13. Die Anschaffung welcher Arbeitsmittel (Software, Geräte, …) würde Ihre Tätigkeit erleichtern/effizienter gestalten und/oder die Arbeitsergebnisse verbessern?
14. Fühlen Sie sich in Ihrem Tätigkeitsbereich überfordert/unterfordert? Was müsste sich ändern, was könnte(n) wir/ich dagegen unternehmen?
15. Welche Tätigkeit liegt Ihnen besonders, wo sehen Sie Ihre Stärken? Wie/in welchen Bereichen können Sie Ihre Stärken noch mehr einbringen/besser einsetzen?
16. Wo/wann (Arbeits-/Projektabläufe) kommt es häufig zu Verzögerungen und wie könnten diese in Zukunft verhindert/reduziert werden?
17. Funktioniert die Vertretungsregelung in Ihrer Abwesenheit (z. B. Urlaub, Krankheit)? Was könnte besser sein?

Mitarbeiterbeurteilung: Das gilt es zu beachten

Im Zuge des Mitarbeitergesprächs findet häufig eine Beurteilung statt.

Im Idealfall werden damit die Motivation der Mitarbeiter gesteigert, Potenziale und Weiterbildungsbedarf erkannt und die Leistungen und der Personaleinsatz optimiert.

Im Sinne der Transparenz und Fairness informieren Sie das Personal über die Bewertungskriterien, um Unstimmigkeiten und Konflikten vorzubeugen.

Anhand der periodisch vorgenommenen Beurteilung lässt sich die Entwicklung der Mitarbeiter gut nachvollziehen und kann bei Bedarf als Grundlage für personelle Entscheidungen herangezogen werden.

Um eine nachvollziehbare Beurteilung zu gewährleisten, verwenden Sie einheitliche Beurteilungsbögen mit vordefinierten Indikatoren.

Da sich die Anforderungen der Mitarbeiter von Abteilung zu Abteilung oft merklich unterscheiden, sollte der Beurteilungsbogen entsprechend angepasst werden.

Bei der Festlegung von Beurteilungskriterien sind solche zu vermeiden, die sich rein auf die Persönlichkeit beziehen.

Nutzen Sie Indikatoren, die

• primär für den Arbeitsbereich bzw. die Abteilung relevant sind
• unmittelbar wahrnehmbares Verhalten beurteilen
• sich eindeutig voneinander unterscheiden
• von der Anzahl her überschaubar sind (als Richtwert: darstellbar auf einem DIN-A4-Blatt)

Zudem sollten die Kriterien nicht nur die Aufgaben des jeweiligen Mitarbeiters betreffen, sondern allgemein genug sein, dass sie auf weitere Angestellte anwendbar sind.

In einigen Unternehmen ist es üblich, dass dem Mitarbeiter vorab der Beurteilungsbogen zur Selbstbewertung zugestellt wird.

Hier ein Ausschnitt aus dem Beurteilungsbogen (Word) im ZEITBLÜTEN-Downloadbereich, den Sie bei Bedarf individuell anpassen können:

Folgende Bewertungskategorien können in einem Beurteilungsbogen einfließen (und sind in der ZEITBLÜTEN-Vorlage enthalten):

• Arbeitsleistung/Arbeitsweise
• Kompetenzen
• Kommunikation
• Verhalten
• Engagement
• Führungskompetenzen (bei Führungskräften)

7 hilfreiche Vorlagen für ein erfolgreiches Mitarbeitergespräch

Um ein Mitarbeitergespräch strukturiert und zielführend zu führen, können Ihnen Vorlagen eine wichtige Unterstützung bieten.

Durch die Verwendung von Vorlagen gestalten Sie das Jahresgespräch nicht nur professioneller, sondern steigern auch die Effektivität und Nachhaltigkeit der Ergebnisse.

Das sind die üblichen Vorlagen, die in der Praxis verwendet werden: 

1. Gesprächsleitfaden

Der Gesprächsleitfaden bietet Ihnen eine klare Struktur für den Ablauf des Mitarbeitergesprächs. Er enthält die einzelnen Phasen des Gesprächs (Kontaktphase, Orientierungsphase, Analysephase, Lösungsphase und Abschlussphase) sowie Leitfragen, die helfen, den roten Faden beizubehalten.

Nutzen:

Sicherstellung eines strukturierten Gesprächsverlaufs und Vermeidung von Abschweifungen.

2. Fragenkatalog

Ein umfassender Fragenkatalog enthält Vorschläge für offene, spezifische und zielgerichtete Fragen in den Bereichen Rückblick, Zielsetzung, Weiterentwicklung und Zusammenarbeit.

Nutzen:

Unterstützung bei der Erarbeitung von Erkenntnissen und Lösungen sowie bei der Identifikation von Mitarbeiterbedürfnissen.

3. Protokollvorlage

Diese Vorlage dient Ihnen dazu, während des Gesprächs alle wesentlichen Punkte, Vereinbarungen und Ziele festzuhalten. Sie bietet Ihnen eine standardisierte Struktur, um nichts Wesentliches zu übersehen.

Nutzen:

Dokumentation und Nachvollziehbarkeit der besprochenen Inhalte sowie Grundlage für die Nachbearbeitung.

4. Beurteilungsbogen

Der Beurteilungsbogen hilft Ihnen, die Leistungen und das Verhalten der Mitarbeiter anhand einheitlicher und objektiver Kriterien zu bewerten.

Nutzen:

Transparente und faire Bewertung, die sowohl für die Mitarbeiterentwicklung als auch für Personalentscheidungen genutzt werden kann.

5. Checklisten für Vorbereitung, Durchführung und Nachbearbeitung

Diese Checklisten bieten Ihnen eine systematische Anleitung, um jedes Gespräch optimal vorzubereiten, reibungslos durchzuführen und nachhaltig nachzubereiten.

Nutzen:

Unterstützung bei der Planung und Sicherstellung, dass alle relevanten Aspekte berücksichtigt werden.

6. SMART-Ziele-Vorlage

Diese Vorlage unterstützt Sie dabei, spezifische, messbare, akzeptierte, realistische und terminierte Ziele zu definieren.

Nutzen: Erleichterung der Zielvereinbarung und klare Orientierung für die Zielerreichung.

7. Einladungsschreiben

Eine standardisierte Vorlage für die schriftliche Einladung zum Jahresgespräch, die den Termin, die Themen und den Ablauf ankündigt.

Nutzen:

Klare Kommunikation und Vorbereitung der Mitarbeiter auf das Gespräch.

Sollten Sie die Vorlagen nicht selbst erstellen wollen, können Sie im ZEITBLÜTEN-Downloadbereich alle genannten Unterlagen sofort herunterladen:

✓ Gesprächsleitfaden, ✓ Fragenkatalog mit 52 Fragen, ✓ Protokollvorlage (inkl. Beispieltexte), ✓ Beurteilungsbogen, ✓ Checklisten, ✓ Zielvereinbarungsvorlage (inkl. Beispiele), ✓ über 80 weitere Vorlagen und Mustertexte für Ihren Arbeitsalltag.

So sparen Sie Zeit und schonen Ihre Nerven:

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Mitarbeitergespräch – so nicht!

9 Tipps für ein souverän geführtes Mitarbeitergespräch

Von einem erfolgreichen Mitarbeitergespräch profitieren sowohl Sie als Vorgesetzte/r als auch Ihre Mitarbeiter. Behalten Sie hierzu die folgenden Tipps auf dem Schirm:

1. Die Vorbereitung – das A und O!

Mit einer umfassenden Vorbereitung ermöglichen Sie einen reibungslosen Ablauf und weichen potenziellen Stolpersteinen aus.

2. Mitarbeitern Vorbereitungsmöglichkeit bieten

Gewähren Sie Ihrem Personal allein der Fairness halber ausreichend Zeit, um sich vorzubereiten. Also das Gespräch nicht zu kurzfristig anberaumen. Geben Sie vorab auch die konkreten Besprechungsthemen bekannt.

3. Für eine angenehme Gesprächsatmosphäre sorgen

In einer angenehmen Umgebung unterhält es sich leichter. Sorgen Sie für ein Wohlfühl-Ambiente.

Dazu trägt auch bei, wenn Sie Ihren Mitarbeitern nicht direkt gegenübersitzen, sondern in einem 90°-Winkel. Diese Positionierung wird insbesondere bei sensiblen Themen als weniger „angriffig“ wahrgenommen.

4. Themenfokus

Je mehr Themen bei einem Mitarbeitergespräch zur Sprache kommen, desto größer die Gefahr der „Verwässerung“.

Fokussieren Sie sich besser auf ein eingegrenztes Thema und führen Sie bei Bedarf mehrere themenfokussierte MA-Gespräche durch.

5. Wagen Sie einen Perspektivwechsel

Werden heikle Themen angesprochen – z. B. bei einem Kritikgespräch –, erleichtert ein Perspektivwechsel das Finden von Lösungen und gangbaren Wegen.

Versuchen Sie hierzu, die Sache aus der Sicht Ihres Mitarbeiters zu sehen und dadurch seine Beweggründe nachzuvollziehen. Und vielleicht stellen Sie sogar fest, dass dieser aus seiner Warte durchaus recht hat:

Wer hat recht: Mitarbeiter oder Chef?

6. Kritik? Ja, wenn sie konstruktiv ist!

Ein Kritikgespräch kann maßgeblich zur Weiterentwicklung und Verbesserung beitragen.

Allerdings kommt es immer auf die Formulierung an, inwieweit das Feedback – und nichts anderes ist Kritik – Früchte trägt.

Kommunizieren Sie stets offen, fair, sachlich und so, dass Ihr Gegenüber sein Gesicht nicht verliert.

7. Insbesondere bei Kritik: Ich-Botschaften nutzen

Vermeiden Sie bei schwierigen Besprechungen Sätze mit direkter Anrede – also mit „Sie“ am Satzanfang.

Diese wecken beim Gegenüber häufig negative Emotionen – abhängig vom Kontext –, weil sie als Anklagesätze empfunden werden:

„Sie haben nun schon öfter …!“

Ich-Botschaften hingegen fördern einen sachlichen Dialog. Damit berichten Sie von Ihrer persönlichen Wahrnehmung, ohne Ihr Gegenüber unmittelbar zu beurteilen.

Beispiele:

Statt einer Anklageformulierung: „Sie sind in letzter Zeit unmotiviert!“

Besser so: „Ich habe den Eindruck, dass Sie sich in letzter Zeit schwer motivieren können. Oder täusche ich mich?“

Statt einer direkten, pauschalen Anklage: „Sie kommen immer öfter zu spät!“

Besser eine Konkretisierung in Verbindung mit einer Ich-Formulierung:

„Ich habe festgestellt, dass Sie in den letzten zwei Wochen vier Mal zu spät gekommen sind.“

Weitere Beispiele für Ich-Sätze:

„Mir ist aufgefallen, dass Sie in Kundengesprächen eher zurückhaltend agieren.“

„Ich wünsche mir, dass Sie sich bei Konflikten zukünftig direkt an mich wenden.“

„Ich bin davon ausgegangen, dass der Abgabetermin für Projekt X ohne Überstunden zu bewältigen ist.“

8. Aussagen zusammenfassen

Nachdem die Mitarbeiter ihren Standpunkt dargelegt haben, fassen Sie das Gesagte noch einmal in kurzen Sätzen zusammen.

Das setzt natürlich aufmerksames Zuhören voraus. Mit den Wiederholungen beugen Sie Missverständnissen vor:

„Habe ich das richtig verstanden, dass …?“

„Es ist also so, dass …“

9. Sparen Sie nicht mit Lob

Auch wenn Kritik angebracht ist, so gibt es mit Sicherheit auch positive Aspekte hervorzuheben. Vermitteln Sie Ihren Angestellten Wertschätzung und Anerkennung.

Denn Lob ist der Kraftstoff, um den Motivationsmotor am Laufen zu halten. Nutzen Sie das Mitarbeitergespräch, um zwischendurch auch einmal ein aufrichtiges Dankeschön an das Personal zu richten.

Weitere Vorlagen & Downloads: 

• Vorlage für Erstellung Büroleitfaden
• Onboarding-Vorlagen für eine erfolgreiche Mitarbeiterbindung

Fehler, die Sie unbedingt vermeiden sollten

Auf dem Weg zu einem erfolgreichen Mitarbeitergespräch gibt es einige Stolpersteine. Dazu zählen:

1. Unzureichende Vorbereitung

Fehlende Unterlagen, unkonkrete Gesprächsthemen und -ziele, verspätete Einladung – alles schlechte Voraussetzungen für ein fruchtendes Mitarbeitergespräch.

2. Eingeschränkte Privatsphäre

Passiert es, dass vertrauliche Informationen an unberechtigte Personen (z. B. Arbeitskollegen) gelangen, führt das zu einer Verletzung der Privatsphäre und der Persönlichkeitsrechte der Mitarbeiter mit möglichen rechtlichen Konsequenzen.

3. Unterbrechungen und Störungen

Wird das Gespräch immer wieder von eingehenden Anrufen oder Besuchen unterbrochen, stört das jeden konstruktiven Gesprächsverlauf.

4. Schnell, schnell

Betonen Sie Ihrem Gegenüber bereits zu Beginn die knapp bemessene Zeit, erzeugt das Druck.

Während des Gesprächs permanent auf die Uhr sehen, macht es nicht besser. Das sind ungünstige Voraussetzungen für ein zufriedenstellend verlaufendes Gespräch.

5. Gehaltsverhandlungen zulassen

Für Gehaltsverhandlungen gibt es eigens einberufene Gespräche. Deshalb dieses Thema im Mitarbeitergespräch unbedingt außen vor lassen.

Denn dadurch werden häufig relevante Themen (Ziele, Feedback etc.) verknüpft und emotional aufgeladen.

6. Emotional werden

Insbesondere bei heiklen Themen und Ermahnungen kann das Gespräch von beiden Seiten auf eine emotionale Ebene abgleiten.

Sie als Führungskraft sollten allerdings immer sachlich, fair und ruhig agieren. Das zeugt von Souveränität.

7. Keine Vereinbarungen treffen = Placebo-Gespräch

Ein Mitarbeitergespräch, aus dem weder Maßnahmen noch Ziele abgeleitet werden, bleibt ein Placebo-Gespräch: ohne Wirkung.

8. Unzureichende oder keine Dokumentation

Nicht nur zwecks Erinnerungshilfe, sondern ebenso zur Fortschrittskontrolle und Durchführung der getroffenen Vereinbarungen ist eine Protokollierung unumgänglich. Ihr Motto sollte lauten:

„Wer schreibt, der bleibt.“

9. Keine Wertschätzung vermitteln

Das Mitarbeitergespräch bietet eine günstige Gelegenheit, um Ihre Wertschätzung kundzutun.

Zeigen Sie Ihren Angestellten hingegen die kalte Schulter, wird sich das auf deren zukünftige Motivation und Leistungsbereitschaft alles andere als positiv auswirken.

Datenschutz & Aufzeichnung: Das sollten Sie wissen

Nicht unerwähnt lassen möchte ich das Thema Datenschutz:

Aussagen während des Mitarbeitergesprächs sind von beiden Seiten vertraulich zu behandeln.

Es ist durchaus vorgekommen, dass Mitarbeiter, aber auch Vorgesetzte das Gespräch z. B. per Smartphone zu Beweiszwecken heimlich aufgezeichnet haben.

Wichtig:

Eine Audio-/Video-Aufzeichnung des Mitarbeitergesprächs ist für beide Parteien aufgrund der Verletzung des Persönlichkeitsrechts unzulässig. Wird dem zuwidergehandelt, kann das (für Arbeitnehmer) zu einer fristlosen Kündigung führen.

Hingegen ist die schriftliche Protokollierung des Mitarbeitergesprächs üblich und sinnvoll. Dabei ist der Arbeitgeber verpflichtet, das Protokoll vor Einsicht unberechtigter Personen zu schützen (Grundlage: DSGVO, Art. 6).

Die Angestellten erhalten eine Kopie des Protokolls. Mit Zustimmung des Mitarbeiters darf eine Niederschrift mit den vereinbarten Weiterbildungs- und Entwicklungsmaßnahmen an die Personalentwicklung weitergegeben werden.

Protokoll Mitarbeitergespräch: Aufbewahrungsfrist

Das Protokoll wird in der Regel in der Personalakte der jeweiligen Mitarbeiter aufbewahrt. Für das Dokument gilt folgende Aufbewahrungsfrist:

3 Jahre nach Ausscheiden des Mitarbeiters aus dem Unternehmen.

Was sagt der Gesetzgeber?

Nun noch einige Informationen zur rechtlichen Relevanz im Zusammenhang mit Mitarbeitergesprächen:

Sie als Vorgesetzte/r müssen Ihren Arbeitnehmern gemäß Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG, § 82) das Recht auf ein Mitarbeitergespräch zugestehen. Konkret heißt es darin unter Punkt 1:

Der Arbeitnehmer hat das Recht, in betrieblichen Angelegenheiten, die seine Person betreffen, von den nach Maßgabe des organisatorischen Aufbaus des Betriebs hierfür zuständigen Personen gehört zu werden. Er ist berechtigt, zu Maßnahmen des Arbeitgebers, die ihn betreffen, Stellung zu nehmen sowie Vorschläge für die Gestaltung des Arbeitsplatzes und des Arbeitsablaufs zu machen.

Aber auch Sie als Arbeitgeber haben das Recht auf Durchführung von Mitarbeitergesprächen. Die rechtliche Grundlage ist im Weisungsrecht der Gewerbeordnung (§ 106 GewO) verankert.

Darin heißt es u. a.:

Der Arbeitgeber kann Inhalt, Ort und Zeit der Arbeitsleistung nach billigem Ermessen näher bestimmen, soweit diese Arbeitsbedingungen nicht durch den Arbeitsvertrag, Bestimmungen einer Betriebsvereinbarung, eines anwendbaren Tarifvertrages oder gesetzliche Vorschriften festgelegt sind. 

In bestimmten, vom Gesetzgeber geregelten Einzelfällen (BetrVG, § 82) – etwa bei einer Leistungsbeurteilung – kann ein Betriebsratsmitglied hinzugezogen werden. Hierzu bedarf es allerdings einer Einzelfallentscheidung.

Eine Studie über die Wirkung von Mitarbeitergesprächen

Mitarbeitergespräche sind hinsichtlich Effektivität umstritten. Doch eine Studie („Linked Personnel Panel“) kam zu dem Schluss, dass sie einen positiven Einfluss auf die Leistungsbereitschaft, Arbeitszufriedenheit und die Bleibewilligkeit von Mitarbeitern hat.

Die Studie wurde unter Beteiligung des Bundesarbeitsministeriums, des Instituts für Arbeitsmarkt und Berufsforschung, des Zentrums für Europäische Wirtschaftsforschung und der Universität Köln durchgeführt.

Mitarbeitergespräch: Praktische Vorlagen, Vordrucke & Muster

(Checkliste Vorbereitung, Durchführung, Nachbearbeitung | Protokollvorlage | Gesprächsleitfaden | Beurteilungsformular)

Abschließend nochmals sämtliche im Beitrag vorgestellten Unterlagen zu Ihrer Weiterverwendung – für Ihr erfolgreiches Mitarbeitergespräch:

• Checkliste VORBEREITUNG Mitarbeitergespräch
• Checkliste DURCHFÜHRUNG Mitarbeitergespräch
• Checkliste NACHBEARBEITUNG Mitarbeitergespräch

Weitere Mitarbeitergespräch-Vorlagen erhalten Sie im ZEITBLÜTEN-Downloadbereich:

Haben Sie noch Fragen?

Haben Sie noch Fragen zu den Vorlagen, dann schreiben Sie mir einfach!

Ing. Burkhard Heidenberger | ZEITBLÜTEN-Gründer, Buchautor & Trainer

Zeitblueten.com wurde von Trainerlink mit der Höchstbewertung (Note 1) prämiert und in der Verlagspublikation „Die besten Adressen im Weiterbildungs-Web“ aufgenommen. Trainerlink listet redaktionell geprüfte Websites zu den Themen Karriere, berufliche Qualifizierung und Erwachsenenbildung.

Auszug aus der Trainerlink-Bewertung:

Die Note 1 gibt es für absolute Top-Seiten, die nicht nur einen hohen Informationsgehalt aufweisen, sondern umfassende weiterführende Zusatzinformationen und Service-Leistungen bieten.

Zum Weiterlesen: 

• Vorlage Jahresgespräch Download
• Checkliste für den ersten Arbeitstag neuer Mitarbeiter
• Standardisierte Arbeitsabläufe im Büro PDF
• Best Practices für Feedbackgespräche mit Mitarbeitern
• Strategien zur Mitarbeiterzielsetzung PDF