Standardisierung & Prozessoptimierung : Schritt-für-Schritt-Anleitung

❁ Burkhard Heidenberger (ZEITBLÜTEN-Gründer, Buchautor & Trainer) schreibt zum Thema „Unternehmer-Tipps“:

Hier habe ich bereits zahlreiche Optimierungstipps für Arbeitsprozesse vorgestellt.

Nun ist das Durchführen von Optimierungen das eine, wesentlich schwieriger stellt sich erfahrungsgemäß das Beibehalten dieser Verbesserungen dar. Und genau hier greifen Standards.

Standards dienen dazu, optimierte Prozesse zu etablieren, zu vereinheitlichen und damit die erreichte Qualität zu sichern.

Ich kenne es ja selbst aus meinem Arbeitsalltag. Eine „Baustelle“ (Arbeitsablauf mit Optimierungspotenzial) ist entdeckt, behoben und in kurzer Zeit fällt man in den gewohnten alten ineffizienten Arbeitsablauf zurück.

Man darf aber nicht vergessen, dass Optimierung ein Veränderungsprozess ist und jede Veränderung benötigt nun mal Zeit!

Deshalb gilt es, diese optimierten Arbeitsabläufe zu standardisieren. Damit wird eine konstante (hohe) Qualität erreicht und gewährleistet.

Grundsätzlich sollte jede Verbesserung zum Standard erklärt werden.

Nun gibt es diverse Prozesse, für die Standards entwickelt werden können. Auf den Büroalltag bezogen, hier einige Beispiele:

• Ablage
• Ablauf von Besprechungen
• Abwicklung von Auftragseingängen
• Umgang mit Reklamationen etc.

Noch etwas zu den Hilfsmitteln, die bei der Umsetzung von Standards zum Einsatz kommen. Dazu gehören:

Vorlagen, Formulare & Checklisten erleichtern die Standardisierung

Durch die Verwendung von Vorlagen und Formularen wird beispielsweise ein einheitliches Aussehen gewährleistet, was vor allem für den nach außen transportierten professionellen Eindruck essenziell ist – Stichwort Corporate Identity.

Insbesondere häufig verwendete Dokumente müssen durch Vorlagen nicht jedes Mal neu gestaltet und erstellt werden. Mittels Vorlage (z. B. Rechnung, Brief, Angebot) werden einfach die variablen Daten (Adressdaten, Preise etc.) geändert und die Vorlage als Dokument abgespeichert – fertig!

Auch Checklisten sind ein hilfreiches Instrument zur Standardisierung.

Zu den Vorteilen von Checklisten zählen:

• Arbeitsvorgänge lassen sich damit nachvollziehbar strukturieren
• man muss sich in einen Arbeitsvorgang nicht jedes Mal neu hineindenken
• sie machen umfangreichere Arbeitsprozesse delegierbar
• sie helfen, nichts zu vergessen
• sie zeigen Lösungswege für mögliche (wiederkehrende) Probleme
• sie steigern die Effizienz

Nun aber zur Standardisierung im Detail.

4 Schritte auf dem Weg zur Standardisierung

Grundsätzlich sollte die Standardisierung in 4 Schritten erfolgen:

1. Status quo (Istzustand, aktuelle Situation) dokumentieren
2. Sollzustand definieren
3. erforderliche Maßnahmen ableiten und umsetzen, um aus dem Ist- den Sollzustand zu erreichen
4. aus den Optimierungen Standards ableiten

Standardisierung von Prozessen: Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung

Gehen Sie dabei strukturiert wie folgt vor:

1. Auflistung sich wiederholender Arbeitsabläufe
2. Priorisierung (Reihung) nach Standardisierungsbedarf. Reflexionsfragen:
   Bei welchen Arbeitsabläufen/Tätigkeiten gibt es derzeit die größten Probleme (aus Ihrer Sicht, aus Rückmeldungen von Mitarbeitern, aus Kundenkritik/Reklamationen etc.)? Bei welchen Arbeitsabläufen/Tätigkeiten hätte die Einfügung von Standards wohl die größte Effizienzsteigerung zur Folge? … die größte Hebelwirkung? … die größte positive Wirkung?
3. Entscheidung zur Standardisierung (vorerst) EINER Tätigkeit/eines Arbeitsablaufs auf Basis der vorangegangenen Priorisierung
4. Istzustand der gewählten Tätigkeit/des Arbeitsablaufs erfassen (sinnvollerweise die mit dem Arbeitsablauf vertrauten Personen einbeziehen, da diese in der Regel wertvolle Inputs geben können, die „Außenstehenden“ nicht ersichtlich sind)
5. Sollzustand definieren
6. Maßnahmenplan zu Erreichung des Sollzustands aufstellen
7. Hilfsmittel zur Standardisierung anlegen/ergänzen/anpassen (Vorlagen, Checklisten, Ablaufpläne etc.)
8. Standards auf Basis des Sollzustands und der Maßnahmenaufstellung definieren
9. Testlauf im kleinen Rahmen (z. B. Projektgruppe, …)
10. Standards bei Bedarf anpassen
11. Haben sich die Standards im kleinen Rahmen bewährt, dann skalieren (z. B. auf gesamte Abteilung, Unternehmen, …)
12. Standardisierung weiterer Arbeitsprozesse

Und hier habe ich den gesamten Standardisierungsprozess in ein Ablaufdiagramm gepackt:

Nichts gilt für ewig – das trifft auch auf Standardisierungen zu!

Eingeführte Standards sind natürlich nicht in Stein gemeißelt. So wie sich die Anforderungen im täglichen Geschäftsleben ändern können, ist auch eine Anpassung der Standards notwendig. Auf alle Fälle sollten diese hin und wieder hinterfragt werden, um eventuellen Anpassungsbedarf zu erkunden.

Zugegeben, das war nun alles recht theoretisch. Deshalb werde ich den gesamten Standardisierungsprozess in einem nächsten Beitrag an einem konkreten Praxisbeispiel erläutern.