Ein Ablagesystem für Ihren Schreibtisch

Mit einem organisierten Schreibtisch legen Sie den Grundstein für eine effiziente Büroorganisation.

Zum A und O jedes organisierten Schreibtisches gehören ein funktionierendes Ablagesystem und der Papierkorb.

Hier eine Anleitung, wie Sie eine effiziente Ablage schaffen.

Früher hatte ich Stapel an Unterlagen auf meinem Schreibtisch. Die Papiere sollten mich an die damit verbundenen Aufgaben erinnern. Ich hatte befürchtet, etwas zu vergessen, wenn ich das Dokument außerhalb meiner Sichtweite platziere.

Diese Unterlagen auf meinem Schreibtisch hatten aber zwei große Nachteile:

  1. Sie haben mir Arbeitsfläche gestohlen.
  2. Jeder Blick auf ein unerledigtes Papier hat Stress erzeugt, oft unbewusst: „Oh, das muss ich auch noch erledigen!“

„Schiffe“ als Retter in der Not

Das folgend vorgestellte Ablagesystem können Sie beliebig Ihren Bedürfnissen anpassen.

Es ist allerdings nur dann geeignet, wenn die Anzahl der Dokumente, die täglich über Ihren Schreibtisch wandern, ein überschaubares Maß haben.

Besorgen Sie sich vier Kunststoffboxen (Ablagekörbe). Diese kennen Sie vielleicht auch unter den Namen „Schiffe“. Diese Schiffe lassen sich mittels einer Nut-Schiebe-Verbindung übereinander stellen. Natürlich können Sie andere Behältnisse verwenden, die ihren Zweck erfüllen.

Nehmen Sie drei (nicht alle vier!) Ihrer Schiffe und stellen Sie diese übereinander.

Wenn Sie Rechtshänder sind, platzieren Sie Ihre Schiffe rechts auf dem Schreibtisch.

Sie sollen direkten Zugriff ohne Änderung der Sitzposition haben. Sind Sie Linkshänder, dann eben umgekehrt.

Ihre Schiffe werden getauft

Nun zur Bezeichnung der Ablagekörbe.

Wichtig: Beschriften Sie Ihre Ablage-Schiffe mit eindeutigen aussagekräftigen Namen. Wenn Sie ein Papier in der Hand halten, müssen Sie sofort wissen, in welches Schiff es gehört.

Eine Bezeichnung wie „Diverses“ macht den Ablagebehälter zu einem Grab für Dokumente. denn hier landet dann häufig alles, was man auf die Schnelle nicht eindeutig zuordnen kann. Schließlich weiß man nicht mehr, welche Papiere sich alles im Fach „Diverses“ befinden.

Für mich haben sich folgende vier Bezeichnungen in der Praxis bewährt. Hier also meine vier Schiffsnamen:

  1. Unerledigt
  2. Wiedervorlage
  3. Ablage
  4. Eingang

Die Schiffsladung

Ok, was kommt jetzt in die einzelnen Schiffe (Ablagekörbe)?

1. Unerledigt:

Dieses ist mein oberstes Schiff.

Hier gebe ich alle Dokumente, die eine Aufgabe zur Folge haben.

Genau diese Papiere habe ich früher auf meinem Schreibtisch sichtbar platziert, um sie nicht zu vergessen.

Was tun, um „aus den Augen, aus dem Sinn“ zu vermeiden?

Hier meine Lösung: Jede aus einem Dokument resultierende Aufgabe nehme ich in meine To-do-Liste auf. Diese Aufgabe ergänze ich mit einem Vermerk (ein einfaches Kürzel), dass sich das dazugehörige Dokument in der Ablage befindet.

Nutzen Sie für Ihr Zeitmanagement beispielsweise Outlook, dann erinnert Sie Outlook punktgenau an die Aufgabe. Sie brauchen sich nicht weiter darum kümmern.

Noch ein Tipp:

Besteht ein Dokument aus mehreren Blättern, verwenden Sie keine Büroklammern für das Zusammenheften. Durch das Einschieben und Herausnehmen aus der Ablage entsteht schnell ein Durcheinander.

Ich verwende für solche Dokumente Klarsichtfolien (oben und seitlich geöffnet).

2. Nun zum nächsten Schiff, der Wiedervorlage:

In diesem Ablagefach habe ich Formulare, Listen und Dokumente, die ich immer wieder benötige.

Dieses Fach hebt sich farblich von den anderen ab, weil ich darauf oft während eines Telefonates zugreifen muss. Dadurch sticht es mir sofort ins Auge. Beispiele für Dokumente in der Wiedervorlage: Lieferantenliste, Geräteliste etc.

3. Das dritte Schiff trägt den Namen Ablage:

Hier gebe ich alle Unterlagen, die ich ablegen kann, die erledigt sind.

Wenn ich zwischendurch Zeit habe, lege ich diese Dokumente in den entsprechenden Ordnern ab.

So wie Columbus mit seinen drei Schiffen Nina, Santa Maria und Pinta zu neuen Ufern aufgebrochen ist, erobern wir mit unseren drei Schiffen „Unerledigt“, „Wiedervorlage“ und „Ablage“ die neue Welt der Schreibtischordnung.

Das Extraschiff

Sie erinnern sich: Das vierte Schiff haben wir nicht mit den anderen drei zusammengefügt. Dieses Schiff bekommt den Namen Eingang. Es wird getrennt von den anderen positioniert.

Hierein kommen alle Dokumente, die während des Arbeitstages eintrudeln (Post, …), ohne sie weiter zu berücksichtigen und dadurch Zeit zu verlieren.

Erst vor der Mittagspause und vor Arbeitsende arbeite ich diese Eingänge ab. Beansprucht die Abarbeitung für ein eingegangenes Dokument längere Zeit, lege ich hierfür wieder eine Aufgabe an und gebe das Dokument ins Fach „Unerledigt“.

In vielen Firmen gibt es für jeden Mitarbeiter ein Posteingangsfach. Bei Ihnen auch? Dann brauchen Sie kein weiteres anlegen.

Nun ist unsere Schiffstaufe komplett. Natürlich können Sie eigene Namen vergeben.

Wichtig ist nur, dass diese für Sie eindeutig und aussagekräftig sind.

Ein Verbündeter im Kampf gegen das Chaos

Nun stelle ich Ihnen einen Freund vor, der mir stets eine große Hilfe beim Umsetzen der Schreibtischordnung ist: der Papierkorb.

Entsorgen Sie alle Papier, die Sie nicht unbedingt benötigen! Dadurch wird Ihr Kopf frei werden – ich spreche aus Erfahrung!

Das Entsorgen wird Ihnen leichterfallen, wenn Sie sich bei jedem Dokument bewusst fragen:

Wo kann ich es im Notfall herbekommen?

Sie werden feststellen: Schätzungsweise 90 % der Unterlagen können Sie im Bedarfsfall problemlos schnell wiederbesorgen.

Noch etwas zum Papierkorb: Am besten eignet sich eine größere Box (z. B. aus Karton) unter dem Schreibtisch (sollte diese brandschutztechnisch in Ihrem Büro erlaubt sein).

Auch hier gilt wieder: Der Papierkorb wird in direkter Nähe platziert, wenn Sie Rechtshänder sind, rechts von Ihnen. Dadurch fällt das Loslassen viel leichter.

So, nun haben wir eine effiziente Schreibtischablage geschaffen.



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